Составление и оформление штатного расписания организации (И.Э. Гущина, "Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 18, сентябрь 2006 г.)

Составление и оформление штатного расписания организации

В результате принятия Федерального закона от 30 июня 2006 г. N 90-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации" около трехсот статей ТК РФ изложены в новой редакции и введено свыше десятка новых.

Одно из изменений, внесенных в Трудовой кодекс РФ, - обновление содержания понятия "трудовая функция". Согласно прежней редакции ст. 15 ТК РФ трудовая функция - это работа по определенной специальности, квалификации или должности.

В новом варианте это определение звучит так: трудовая функция - это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы.

Статья 57 ТК РФ в редакции Закона N 90-ФЗ определяет, что трудовая функция является обязательным условием трудового договора. Если согласно федеральным законам с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиями и требованиям, которые указаны в квалификационных справочниках, утверждаемых в устанавливаемом Правительством РФ порядке. Следовательно, и при составлении штатного расписания необходимо использовать утвержденные в установленном порядке наименования должностей.

Общие вопросы оформления штатного расписания

Штатное расписание - первичный документ по учету кадров. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров, использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Согласно п. 2 данного Положения унифицированные формы по учету кадров должны применять юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом - все юридические лица, кроме бюджетных учреждений.

Таким образом, штатное расписание (унифицированная форма N Т-3) следует формировать всем организациям независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Оно может составляться как в виде единого документа для организации в целом, так и для ее отдельных структурных подразделений.

Штатное расписание оформляет, как правило, работник бухгалтерии (или другое уполномоченное должностное лицо организации) в необходимом количестве экземпляров. Подписывают штатное расписание руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. При необходимости штатное расписание могут подписывать руководители структурных подразделений. Как и в любой унифицированный бланк, в штатное расписание можно добавлять новые реквизиты*(1). Обратите внимание: все внесенные изменения следует утвердить учетной политикой организации.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица и является основным документом, определяющим организационную структуру и закрепляющим должностной и численный состав организации. Изменения в штатное расписание также вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица.

Общество с ограниченной ответственностью "Звездный путь"

Приказ N 69

 "01" сентября 2006 г.                                          г. Москва

Об утверждении штатного расписания

В целях определения организационной структуры, должностного и численного состава и утверждения ежемесячного фонда заработной платы ООО "Звездный путь" приказываю:

1. Утвердить штатное расписание (прилагается) с "01" сентября 2006 г.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Н.А. Свиридову и начальника отдела кадров Е.Г. Смирнову.

Приложение: штатное расписание на 1 листе.

     Генеральный директор 000 "Звездный путь"                С.Б. Москвин

     С приказом ознакомлены:

     главный бухгалтер       Н.А. Свиридова         "01" сентября 2006 г.

     начальник отдела кадров Е.Г. Смирнова          "01" сентября 2006 г.

Составление и изменение штатного расписания

Рассмотрим порядок и особенности заполнения некоторых позиций штатного расписания.

В графе "Номер документа" проставляется очередной номер штатного расписания.

Обратите внимание: штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать последовательно из года в год, т.е. бессрочно. В этом случае для работы с документом следует учитывать все изменения и дополнения, вносимые распоряжениями (приказами) руководителя. На практике это не всегда бывает удобно. В силу того, что никаких ограничений на количество изменений штатного расписания для коммерческих организаций не существует, лучше вводить при каждом изменении новое штатное расписание (в приказе об утверждении штатного расписания, например, N 5 должен быть пункт об отмене штатного расписания N 4).

Для учета количества штатных расписаний организации бухгалтерия или отдел кадров должны вести специальный регистр, форму которого организация разрабатывает и утверждает самостоятельно.

В графе 3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации" прописываются должности и профессии согласно принятой организационной структуре.

Следует иметь в виду, что наименования должностей, профессий и специальностей, которые указываются в штатном расписании организации, работодатель устанавливает самостоятельно. Однако при этом необходимо учитывать требования ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации. Выполнение работ по определенным должностям, специальностям или профессиям может быть связано с предоставлением льгот либо установлением ограничений. Например, право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день за вредные условия труда имеют работники, указанные в Списке производств, цехов, профессий и должностей, утвержденном Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25 октября 1974 г. N 298/П-22.

При определении наименований должностей, включаемых в штатное расписание организации, следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. N 367. В этом классификаторе, в частности, приведены должности служащих в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37).

При необходимости штатным расписанием могут быть утверждены и должности, не предусмотренные классификатором, но отвечающие требованиям конкретного производственного процесса.

В графе 4 "Количество штатных единиц" указывается количество штатных должностей (специальностей, профессий) в полных числах или в долях (0,4; 0,5), когда штатным расписанием предусмотрена неполная штатная единица (например, для работы по совместительству).

Обратите внимание: при необходимости количество штатных единиц можно изменять (исключать либо вводить новые). Для этого руководитель организации должен издать соответствующее распоряжение (приказ).

Общество с ограниченной ответственностью "Звездный путь"

Приказ N 73

 "01" октября 2006 г.                                       г. Москва

О внесении изменений в штатное расписание

В целях рационализации штатной структуры должностей 000 "Звездный путь" приказываю:

Внести в штатное расписание следующие изменения:

1. Исключить с "01" октября 2006 г. из штатного расписания вакантную должность секретаря (подразделение "Администрация", код 01) в количестве 1 единицы, оклад - 7000 руб. 00 коп.

2. Ввести с "01" октября 2006 г. в штатное расписание должность водителя (подразделение "Транспортный отдел", код 04) в количестве 2 единиц, оклад - 8000 руб. 00 коп.

3. Установить, что штатное расписание от "01"сентября 2006 г. N 1, утвержденное приказом от "01" сентября 2006 г. N 69, с момента введения нового штатного расписания не действует.

4. Утвердить новое штатное расписание (прилагается) с "01" октября 2006 г.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Н.А. Свиридову и начальника отдела кадров Е.Г. Смирнову.

Приложение: штатное расписание на 1 листе.

     Генеральный директор 000 "Звездный путь"                С.Б. Москвин

     С приказом ознакомлены:

     главный бухгалтер       Н.А. Свиридова         "01" сентября 2006 г.

     начальник отдела кадров Е.Г. Смирнова          "01" сентября 2006 г.

В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации и утвержденной положением об оплате труда и материальном стимулировании, указывается (в рублях) месячная заработная плата по тарифной ставке, окладу (должностному окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, коэффициенту распределения.

Следует иметь в виду, что в настоящее время согласно действующему трудовому законодательству организация может установить тарифную и бестарифную системы оплаты труда*(2).

В графах 6-8 "Надбавки" штатного расписания показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (в частности, северные надбавки), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда: за работу в выходные, выслугу лет, командировки). Условия получения надбавок, премий и иных выплат определяются положением об оплате труда и материальном стимулировании.

В графе 9 "Всего в месяц" расчетным путем определяется общий фонд заработной платы исходя из штатной структуры организации и тарифных ставок (окладов).

Унифицированная форма N Т-3
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                               Форма по ОКУД|  0301017  |

                                                            |-----------|

                ООО "Звездный путь"                  по ОКПО| 12131415  |

---------------------------------------------------         \-----------/

                  наименование организации

        Штатное расписание        /-------------------------\

                                  |   Номер    |    Дата    |

                                  | документа  |составления |

                                  |------------+------------|

                                  |     2      | 01.10.2006 |

                                  \-------------------------/

                                                   Утверждено

                                                   Приказом организации от "07" октября 2006 г. N 73

                                                   Штат в количестве 75 единиц

 на период   с "01" октября 2006 г.

            -------------------------

/--------------------------------------------------------------------------------------------------\

| Структурное |   Должность   | Количество|Тарифная|    Надбавки, руб.    | Всего, руб. |Примечание|

|подразделение|(специальность,|  штатных  | ставка |                      |   (гр. 5 +  |          |

|-------------|  профессия),  |   единиц  |(оклад) |----------------------|гр. 6 + гр. 7|          |

|наимено-|код | разряд, класс |           | и пр., |за  выс-|за коман-|   |  + гр. 8) х |          |

|вание   |    |  (категория)  |           |  руб.  |лугу лет| дировки |   |    гр. 4)   |          |

|        |    | квалификации  |           |        |  10%   |   5%    |   |             |          |

|--------+----+---------------+-----------+--------+--------+---------+---+-------------+----------|

|    1   | 2  |       3       |     4     |    5   |    6   |   7     | 8 |      9      |    10    |

|--------+----+---------------+-----------+--------+--------+---------+---+-------------+----------|

|Админис-| 07 |Генеральный    |     7     | 20 000 |2 000   |   -     | - |    22 000   |    -     |

|трация  |    |директор       |           |        |        |         |   |             |          |

|--------+----+---------------+-----------+--------+--------+---------+---+-------------+----------|

|Админис-| 07 |Коммерческий   |     7     | 18 000 |1 800   |  900    | - |    20 700   |    -     |

|трация  |    |директор       |           |        |        |         |   |             |          |

|--------+----+---------------+-----------+--------+--------+---------+---+-------------+----------|

|Админис-| 07 |Главный        |     7     | 17 000 |1 700   |   -     | - |    18 700   |    -     |

|трация  |    |бухгалтер      |           |        |        |         |   |             |          |

|--------+----+---------------+-----------+--------+--------+---------+---+-------------+----------|

|Админис-| 07 |Секретарь      |     7     |  7 000 |        |   -     | - |    7 000    |    -     |

|трация  |    |               |           |        |        |         |   |             |          |

\-----------------------------+-----------+--------+--------+---------+---+-------------+----------/

                    Итого     |    15     | 210 00 |        |         |   |   210 000   |

                              \---------------------------------------------------------/

 Руководитель кадровой службы Начальник отдела кадров                       Е.Г. Смирнова

                              ----------------------- ------------------ -------------------

                                 должность              личная подпись   расшифровка подписи

 Главный бухгалтер                                        Н.А. Свиридова

                              --------------- ----------------------------------------------

                               личная подпись            расшифровка подписи

И.Э. Гущина,

доцент кафедры бухгалтерского учета и аудита Академии

труда и социальных отношений, канд. экон. наук

"Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 18, сентябрь 2006 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) регламентирует Постановление Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20.

*(2) Подробнее см.: Гущина И.Э. Положение об оплате труда и материальном стимулировании сотрудников организации // НБУ. - 2006. - N 16.