Формирование дел кадровой службой: как избежать ошибок (В.В. Краснов, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 9, сентябрь 2006 г.)

Формирование дел кадровой службой: как избежать ошибок

В кадровых службах предприятий хранится огромное количество документов. Это приказы о приеме на работу, переводах, о предоставлении отпусков, о дополнительных денежных выплатах, награждении, увольнении и многие другие. К этим документам обращаются не только работники кадровой службы, но и сотрудники остальных подразделений. В процессе работы перед кадровиками всегда стоит задача оперативно и правильно формировать свои документы в дела. Цель автора данной статьи - помочь в этом.

Порядок формирования документов кадровой службы определяется требованиями Основных правил работы архивов организаций от 06.02.2002 г. (далее по тексту - Основные правила). Существенное значение при формировании дел имеет учет сроков хранения документов, которые установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 г. (далее по тексту - Типовой перечень). Помогает в поиске нужной информации о сроке хранения, а также о деле, в которое можно поместить конкретный рассматриваемый документ, и указатель видов документов, помещенный в конце Типового перечня.

На практике очень часто имеют место случаи неправильного формирования документов в дела. В данной статье мы рассмотрим несколько распространенных ошибок и расскажем о способах их устранения.

Ошибки

Ошибка 1. Приказы по основной деятельности сформированы
вместе с приказами по личному составу

Основные правила требуют группировать приказы по основной деятельности отдельно от приказов по личному составу (абзац 3 пункта 3.5.5). Исправить такую ошибку можно, только изменив порядок регистрации приказов: вместо одного журнала завести два, отразив это изменение в номенклатуре дел.

В абзаце 4 того же пункта Основных правил предлагается при больших объемах приказов по личному составу, касающихся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать их в отдельные дела, в соответствии с установленными сроками их хранения.

Ошибка 2. Приказы на отпуск сформированы вместе
с приказами о приеме, увольнении и переводе

При формировании дел также следует учитывать сроки хранения документов. Срок хранения приказов на отпуск составляет, согласно примечанию к статье 66 Типового перечня, 5 лет. А срок хранения приказов о приеме, увольнении и переводе, согласно статье 66 Типового перечня, - 75 лет ЭПК. Нецелесообразно хранить документы лишние 70 лет. Кроме того, требования к обработке данных дел различны. Поэтому эти документы необходимо формировать только в отдельные дела.

Ошибка 3. В папке с приказами по личному составу
сформированы их копии и черновики

В соответствии с абзацем 2 пункта 3.5.1 Основных правил в дело запрещается группировать черновики и вторые экземпляры документов. Исключением могут являться лишь особо ценные документы, но обычно в кадровом делопроизводстве подобные документы встречаются редко. О порядке работы с ними можно ознакомиться в подразделе 4.8 Основных правил.

Таким образом, копии и черновики документов из дела необходимо изымать сразу же при первом их обнаружении. Ведь они являются всего лишь рабочими материалами или материалами, используемыми для подтверждения каких-либо фактов и обстоятельств.

Ошибка 4. Сформирована папка с личными заявлениями сотрудников.
Тематика заявлений различна: о приеме на работу, о переводе, об
увольнении, предоставлении учебных и других отпусков, об участии в
конкурсе на замещение вакантных должностей и т.д.

Заявления сотрудников, указанные выше, имеют различные сроки хранения. Поэтому, как и в ситуации, описанной в тексте под заголовком "Ошибка 2", данные документы необходимо переформировать по тематике, определяющей и сроки их хранения. Информацию о тематике заявлений можно получить в алфавитном указателе к Типовому перечню.

После того, как заявления будут сформированы в отдельные дела, необходимо оперативно внести соответствующие изменения в номенклатуру дел предприятия.

Два возможных варианта формирования дел

Придя на новое место работы, я столкнулась с тем, что в личных делах сформированы подлинники протоколов заседания комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет. У меня возникли сомнения: правильно ли это? Ведь на своей прежней работе мы хранили такие протоколы в отдельном деле. Если формирование этих документов в личных делах является ошибкой, как ее исправить?

В случае, описанном автором письма, возможно действовать двумя способами. Первый - изъять протоколы из личных дел и сформировать в отдельные дела. Второй - оставить в личных делах.

Дело в том, что сроки хранения личных дел и протоколов заседания комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет различны. Первые, в соответствии со статьей 337 Типового перечня, хранятся постоянно (пункт "а") или 75 лет (пункт "б"), а протоколы, в соответствии со статьей 348 Типового перечня, - 15 лет, с учетом примечания к данной статье.

Положительных моментов хранения данных протоколов отдельно от личных дел, безусловно, много.

Во-первых, если протоколы будут сформированы в отдельные дела, то личные дела будут меньшего объема. Вследствие этого уменьшится размер занятых площадей хранилища для личных дел по истечении срока хранения протоколов.

Во-вторых, протоколы сами по себе являются отдельным видом документа и имеют присущую только им индивидуальную тематику. Поэтому в случае, когда они сформированы отдельно от личных дел, впоследствии будет легче найти необходимую информацию.

Однако если вы все же решили воспользоваться вторым вариантом формирования дел, не забудьте при подготовке к передаче дел на архивное хранение отразить ваше решение в предисловии к соответствующей описи.

В.В. Краснов,

заведующий архивом Росжелдорснаба -

филиала ОАО "Российские железные дороги"

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 9, сентябрь 2006 г.