Вопрос: Организация арендовала у физического лица автомобиль. Его владельцу ежемесячно выплачивается арендная плата. Нужно ли в конце каждого месяца составлять акты об оказании услуг по аренде? Можно ли в путевых листах не указывать данные о пробеге автомобиля (в километрах), если по договору арендодатель сам несет расходы на ГСМ? ("Российский налоговый курьер", N 4, февраль 2007 г.)

Организация арендовала у физического лица автомобиль. Его владельцу ежемесячно выплачивается арендная плата. Нужно ли в конце каждого месяца составлять акты об оказании услуг по аренде? Можно ли в путевых листах не указывать данные о пробеге автомобиля (в километрах), если по договору арендодатель сам несет расходы на ГСМ?

При аренде имущества стороны договора имеют право не составлять ежемесячные акты об оказании услуг. Факт арендных правоотношений подтверждается такими документами, как договор аренды, акт приема-передачи имущества от арендодателя арендатору, счета на оплату арендных платежей, соответствующие платежно-расчетные документы. Об этом говорится в письмах ФНС России от 05.09.2005 N 02-1-07/81 и Минфина России от 09.11.2006 N 03-03-04/1/742.

Учет работы на автомобильном транспорте ведется с помощью путевых листов. Существует унифицированная форма путевого листа, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78. Ее в обязательном порядке используют в специализированных автотранспортных организациях. Остальные организации, не оказывающие транспортные услуги, могут разработать собственные формы путевых листов. Это разъясняется в письме Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129. В письме также подчеркивается, что первичные документы необходимо составлять таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенного расхода.

В путевом листе отражаются обязательные сведения о работе автомобильного транспорта:

- марка и государственный регистрационный номер автомобиля;

- фамилия, имя, отчество водителя;

- место следования автомобиля;

- длительность поездки (время работы и километраж);

- иные необходимые данные.

Сведения о пробеге автомобиля, как правило, требуются для расчета расходов на приобретение горюче-смазочных материалов. Особенность рассматриваемой сделки в том, что ГСМ приобретает арендодатель. Значит, расходы на ГСМ, необходимые арендатору для использования арендованного автомобиля, возмещаются автовладельцу через арендную плату.

В данной ситуации сведения о пробеге арендованного автомобиля, указанные в путевых листах, служат экономическим обоснованием уплаченной владельцу транспортного средства суммы арендной платы.

Если в путевых листах не будет данных о расстоянии и километраже, организация не сможет подтвердить факт использования арендованного автомобиля. Поэтому при налоговой проверке расходы организации-арендатора в виде арендных платежей могут быть не признаны из-за их несоответствия требованиям пункта 1 статьи 252 Кодекса.

М.С. Полякова,

аттестованный преподаватель ИПБ России,

эксперт журнала

15 февраля 2007 г.

"Российский налоговый курьер", N 4, февраль 2007 г.