Несвоевременная запись в трудовой книжке гендиректора (Ю.Э. Романова, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 4, апрель 2007 г.)

Несвоевременная запись в трудовой книжке гендиректора

Очень часто в организациях не ведется трудовая книжка на генерального директора. Как известно, он назначается решением учредителей (учредителя) и приступает к работе на основании своего приказа о вступлении в должность. Кадровику весьма непросто потребовать от своего руководителя, чтобы тот предоставил трудовую книжку в отдел кадров для ее ведения и хранения в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Многие руководители не уделяют этому вопросу достаточного внимания, не считая данный документ важным и отмахиваясь от него, как от ненужной формальности. Однако при увольнении с руководящей должности данной организации первое лицо часто "спохватывается", что в его документе о стаже есть пробел. И тогда специалист кадровой службы вынужден "догонять ушедшее время".

Ситуация

Для наглядности рассмотрим следующий пример. Предположим, инспектор по кадрам должен отразить в трудовой книжке генерального директора такие сведения:

1998 г. - принят на должность генерального директора организации "А".

2000 г. - принят на должность генерального директора организации "Б" по совместительству.

2004 г. - уволен с должности генерального директора организации "А".

2006 г. - уволен с должности генерального директора организации "Б".

У кадровика сразу возникли вопросы, связанные с тем, что несвоевременную запись нужно отразить в трудовой книжке руководителя, который при этом трудился в другой организации по совместительству и тоже на руководящей должности. Его смущало также то обстоятельство, что часть записей относилась к периоду, когда действовали старые правила ведения трудовых книжек, а другая часть - к периоду действия новых правил.

Рассмотрим подробно, как же найти выход из этой трудной и неразрешимой, на первый взгляд, ситуации.

Принимаем на работу

По общему правилу, если какая-либо кадровая ситуация не была вовремя оформлена и ее оформление производится в настоящий момент, то применяются нормы действующих нормативно-правовых актов. В настоящее время вопросы ведения и заполнения трудовой книжки регулируются:

- Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225;

- Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69.

Следует отметить, что и Правила, и Инструкция во многом воспроизводят положения ранее действовавших подзаконных актов*(1), в том числе в части оформления в трудовой книжке приема на работу. Поэтому работодатель может не опасаться наложения административного штрафа за нарушение порядка ведения трудовой книжки генерального директора (за несвоевременное внесение записи о приеме на работу), если успеет оформить все как положено.

Итак, кадровик открывает блок записей полным и сокращенным наименованием организации, имеющимся на момент приема на работу. Вполне возможно, организация могла быть несколько раз переименована: была ЗАО "Ромашка", затем стала ЗАО "Ромашка Плюс" и т.п. Однако учитываем, что работник был принят именно в ЗАО "Ромашка", и дате его приема на работу соответствовало именно это название*(2).

Заметим, что если бы блок записей открывался в 1998 году, то кадровик внес бы только полное наименование предприятия (п. 2.13 Инструкции от 20 июня 1974 г. N 162). Однако не забываем, что запись вносится "здесь и сейчас", поэтому кадровик должен руководствоваться действующими правилами*(3).

Затем вносится запись о приеме на работу под следующим порядковым номером (графа 1) и под датой, соответствующей дате начала работы согласно приказу о приеме на работу (графа 2).

Таким образом, трудовую книжку следует оформить так:

Пример 1

Сведения о работе

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Закрытое акционерное общество
				"Ромашка"
				(ЗАО "Ромашка")
09	21	08	1998	Назначен на должность генерального	Приказ от 21.08.1998
				директора	N 63

Важная особенность оформления записи о приеме на работу руководителя - формулировка "назначен на должность", а не "принят на должность". Это связано с особой процедурой возникновения трудовых отношений между работодателем - юридическим лицом и его единоличным исполнительным органом.

В графе 4 указывается именно приказ, а не протокол общего собрания или решение единственного участника. Как указано в Инструкции от 1974 года, в графе 4 должна быть воспроизведена дата и номер приказа (распоряжения) администрации. Согласно Инструкции от 2003 года в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Кроме того, КЗоТ РСФСР (ст. 18), равно как и ТК РФ (ст. 68) в настоящее время, требовал в императивном порядке оформления приказа о приеме на работу вне зависимости от категории работника. Поскольку такой приказ к моменту внесения записи о приеме на работу в трудовую книжку должен быть уже издан, то в графе 4 его реквизиты и нужно воспроизводить.

Пример 2

Закрытое акционерное общество

"АСТРА"

     121355. Москва, ул. Ив. Франко. 12  Телефон:  (495)  443-43-43  Факс

(495) 440-00-00

Приказ

     21 августа 1998 г.                                               N 54

О вступлении в должность
генерального директора

В соответствии с решением участника закрытого акционерного общества "Астра" вступаю в должность генерального директора.

     Основание:

     1. Решение от 21.08.1998 г. N 22.

     2. Трудовой договор (контракт) от 21.08.1998 г.

     Генеральный директор             (подпись)               С.С. Иванов

Оформляем совместительство

Далее возникает вопрос о внесении записи о работе по совместительству, начало которой относится к 2000 году. По ранее действовавшим правилам, содержавшимся в постановлении Совмина СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. N 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих", на лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки также велись только по месту основной работы (п. 1).

Согласно п. 2.13 Инструкции 1974 года запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству должна была производиться администрацией по месту основной работы на основании приказа администрации предприятия, учреждения, организации, где работник принят на работу по совместительству.

Иными словами, работник, в нашем случае - генеральный директор, должен был взять копию приказа о приеме на работу и представить ее "основному" работодателю с заявлением о внесении соответствующей записи в трудовую книжку. Запись о работе по совместительству должна была появиться в составе блока записей работодателя, у которого данный работник работал по основной работе. Если сравнить эти положения с положениями Правил 2003 года и Инструкции 2003 года, то становится видно, что оформление совместительства в трудовой книжке не претерпело никаких существенных изменений.

Считаем, что для облегчения задачи кадровику, исправляющему возникшие недочеты, следует ограничиться выдачей архивной справки о периоде работы по совместительству в организации "Б". На основании этой справки любой последующий "основной" работодатель отразит этот стаж в своем блоке записей.

Однако могут быть ситуации, когда работнику такая запись в трудовой книжке жизненно необходима. Поэтому рассмотрим, как это делается.

Запись о начале работы по совместительству может появиться в любой момент, даже спустя несколько лет после приема на работу. И появиться она может уже не в составе блока записей организации "А", а иной организации, например, организации "В" или "Г". Однако дата в графе 2 всегда будет соответствовать дате начала работы по совместительству в организации "Б".

Возможны такие варианты записей:

Пример 3

Сведения о работе

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				закрытое акционерное общество "Астра" (ЗАО "Астра")
09	21	08	1998	Назначен на должность генерального директора	Приказ от 21.08.1998 N 63
10	10	10	2000	Назначен на должность генерального директора общества с ограниченной от-	Приказ от 10.10.2000 N 115лс
				ветственностью "Бегония" по совмести-
				тельству
11	18	03	2004	Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Россий-	Приказ от 17.03.2004 N 25
				ской Федерации
				Инспектор отдела кадров И.И. Рыжова
				Работник (подпись) С.С. Иванов
				печать ЗАО "Астра"

Сведения о работе

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				закрытое акционерное общество "Астра"
				(ЗАО "Астра"
09	21	08	1998	Назначен на должность генерального директора	Приказ от 21.08.1998 N 63
10	18	03	2004	Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Россий- ской Федерации	Приказ от 17.03.2004 N 25
				Инспектор отдела кадров И.И. Рыжова
				Работник (подпись) С.С. Иванов
				печать ЗАО"Астра"
				Общество с ограниченной ответствен- ностью "Василек" (ООО "Василек")
11	19	03	2004	Принят на должность вице-президента	Приказ от 19.03.2004 N 04-0319/к-08

Сведения о работе

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
12	10	10	2000	Назначен на должность генерального директора общества с ограниченной ответственностью "Бегония"	Приказ от 10.10.2000 N 115лс
				по совместительству

Способы оформления записи об увольнении

Оформление записи об увольнении с работы по совместительству зависит от того, кем и когда фактически отражались записи о работе по совместительству. Здесь возможны несколько вариантов:

1. Запись о приеме на работу по совместительству была отражена организацией "А", откуда работник уволился прежде, чем он уволился из организации "Б".

В этом случае запись об увольнении может появиться в составе блока записей любой последующей организации ("В", "Г", "Д" и т.д.), в которой работник будет работать после момента увольнения из организации "Б".

2. Запись о приеме на работу по совместительству в организацию "Б" отражена организацией "В". Если работник на момент увольнения продолжает в ней работать, то он может написать заявление на имя руководителя организации "В" с просьбой внести соответствующие сведения в трудовую книжку с приложением копии приказа об увольнении (справки о периоде работы). Тогда блок записей организации "В" будет выглядеть так:

Пример 5

Сведения о работе

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответствен- ностью "Васелек" (ООО "Васелек")
11	19	03	2004	Принят на должность вице-президента	Приказ от 19.03.2004 N 04-0319/к-08
12	10	10	2000	Назначен на должность генерального директора общества с ограниченной от- ветственностью "Бегония" по совмести- тельству	Приказ от 10.10.2000 N 115лс
13	18	03	2004	Уволен из общества с ограниченной от- ветственностью "Бегония" по собствен- ному желанию, пункт 3 статьи 77 Тру- дового кодекса Российской Федерации	Приказ от 17.03.2004 N 25

При этом данный блок записей может продолжаться любыми записями - о переводе, о переименовании организации и т.п. Печать при отражении сведений об увольнении из организации "Б" не проставляется. Документы, на основании которых внесены записи о работе по совместительству, должны храниться в личном деле работника (или ином месте, определенном в организации для хранения такого рода документов).

Если у совместителя нет основной работы

Необходимо затронуть такой аспект, как отсутствие основной работы после увольнения из организации "А". Трудовое законодательство не предусматривает "автоматической" переквалификации трудового договора по совместительству в трудовой договор по основному месту при увольнении с прежней основной работы. Вполне возможно, что генеральный директор, уволившись из организации "А" в 2004 году, никуда больше не трудоустраивался и работал лишь в качестве совместителя в организации "Б". Эта ситуация вполне допустима. Надо лишь иметь в виду, что запись об увольнении в 2006 году из организации "Б" будет внесена лишь тогда, когда появится следующее основное место работы, куда и будет предъявлена копия приказа об увольнении из организации "Б". Это связано с тем, что существует запрет на ведение трудовой книжки работодателем по совместительству.

Таким образом, кадровик должен проанализировать, какой из приведенных способов наиболее подходит в данной конкретной ситуации. Со своей стороны рекомендуем ограничиться внесением записей об основной работе, относящихся к периоду работы с 1998 по 2004 годы. Помимо записей о приеме и увольнении следует отражать и иные записи, например, о переименовании организации, если организация за это время меняла название или реорганизовывалась. Период работы по совместительству целесообразно подтвердить соответствующей справкой, которую можно предъявить в любой момент по основному месту работы, на которое впоследствии устроится работник.

Итак, любой кадровик должен обеспечивать своевременное внесение записей в трудовую книжку. Иначе в будущем он сам или его преемник могут столкнуться с довольно непростыми ситуациями. Кроме того, не следует забывать и о том, что отсутствие необходимых записей является нарушением порядка ведения трудовой книжки и может повлечь наложение административного штрафа.

Ю.Э. Романова,

консультант по правовым вопросам адвокатского

бюро адвоката В.М. Калинина

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 4, апрель 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) См.: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 N 162.

*(2) Еще один аргумент в пользу воспроизведения прежнего названия, соответствующего дате приема, заключается в том, что запись о переименовании организации (если оно произошло) в составе такого блока записей просто потеряет смысл.

*(3) Не советуем делать вид, что запись вносилась непосредственно на дату приема, то есть в 1998 году. Например, может возникнуть ситуация, что впервые принятому работнику (не обязательно генеральному директору) не была своевременно (в 1998 году) оформлена трудовая книжка, и соответственно, не были внесены записи. Данное нарушение в силу каких-то причин было обнаружено только в 2006 году, когда работник стал увольняться. Многие кадровики начинают искать старые, недействующие бланки трудовой книжки образца 1974 года. Это является ошибкой. Более того, при оформлении титульного листа придется указывать дату ее оформления, и указание неверной даты, относящейся к 1998 году, уже делает документ сфальсифицированным. Стоит учесть, что в 1998 году инспектором по кадрам мог быть работник, который уже не работает в 2006 году в этой организации, и указание его фамилии в левом нижнем углу титульного листа также будет неправомерно. В такой ситуации следует завести трудовую книжку образца 2004 года, отразить в титульном листе настоящую дату ее оформления, соответствующую действительности фамилию инспектора по кадрам, открыть блок записей по действующим правилам и внести в нужном порядке все сведения о стаже, начиная с 1998 года.