На море по графику (А. Мамонтов, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 6, июнь 2007 г.)

На море по графику

При упоминании слова "отпуск" вряд ли кто-нибудь из нас останется безразличным. Скорее улыбнется и предастся воспоминаниям об отлично проведенном отпуске в прошлом году или размечтается о будущем и о том, как было бы прекрасно провести отпуск всей семьей где-нибудь на море, в горах или хотя бы за городом. Отдыхать человеку хочется всегда, независимо от экономического и политического строя, политических катаклизмов и даже погоды.

Правда, чтобы отправиться куда хочется, нужно сначала получить разрешение на отпуск у работодателя - директора компании. Невероятно, но факт: для россиян стало проблемой уйти в отпуск тогда, когда есть к тому желание. Болезненная тема для работников большинства российских компаний - "отпуск поневоле": когда работника не отпускают, а отправляют в отпуск не в тот период, когда ему хочется, а по графику. Или не оплачивают отпуск полностью, ссылаясь на ограниченный бюджет; урезают период отпуска или вообще отправляют в вынужденный отпуск по производственной необходимости, да еще и без сохранения заработной платы. Ежегодные отпуска относятся к категории мер сохранения здоровья. Во время отпуска люди могут не только отдохнуть от работы, но и избавиться от болезней, развившихся в результате постоянного стресса на работе. Казалось бы, и работникам, и работодателям это известно. Что же происходит на самом деле? В действительности, какой бы радостной ни была история с отпуском в прошлом году, не исключено, что в ближайшем будущем отпуск может прийти не по своей воле, а по воле судьбы, или, скорее, по воле работодателя. Тогда история об отпуске не обязательно станет со счастливым концом.

"В отдыхе отказать"...

В европейских странах работодатели дают работникам 27 дней в год, "классический" же период отпуска для российских работников составляет всего 10-15 дней. В то время как по Трудовому кодексу полагается 4 рабочих недели. Однако часто россияне либо вообще не бывают в отпуске по нескольку лет, либо не используя даже "подаренных" им работодателем или государством дней отдыха. Из наиболее часто встречающихся причин, по которым работник стремится расторгнуть трудовой договор по своей инициативе - ему несвоевременно дается отпуск или вообще бывает отказано в отдыхе. С одной стороны, работнику, не использующему очередной отпуск третий год подряд и нуждающемуся в отдыхе, просто неприлично (и незаконно!) отказывать. С другой стороны, работодатель, вынужденный заботиться не только об этом единственном представителе коллектива, но и о будущем своей компании, о ее развитии и процветании, иногда не в состоянии дать отпуск работнику, потому что его просто некем заменить. И тут работник вправе принять самостоятельное решение - уйти из компании или работать, не покладая рук. Правда, бывают случаи, когда работники сами отказываются менять свои планы, касающиеся отпуска, из-за давления начальства, так как боятся, что их уволят, пока они будут отсутствовать, или их начальник вдруг обнаружит, что они вовсе не такие уж незаменимые.

Отпуск в "несезон"

Лето - пора отпусков. Но этот девиз больше относится к прошлому, советскому периоду жизни России. А в эпоху всеобщей коммерциализации бизнес диктует свои законы, и в отпуска компании вынуждены отправлять работников в "несезон" бизнеса (вовсе не обязательно что он совпадает с традиционно ассоциируемым периодом отпусков). Во многих направлениях бизнеса существует сезон продаж, когда товары продаются быстро, и несезон продаж, когда товары не идут вообще. Именно в этот период руководство и отправляет работников в отпуска в массовом порядке (т.е. утверждает график отпусков с учетом этого обстоятельства). При этом не учитывается полностью или частично пожелание работников, не говоря уже о потенциальной невозможности использования работником отпуска поличным или семейным обстоятельствам.

Отпуск по графику

Это вроде бы удобно - когда все отдыхают одновременно. Правда, это - заблуждение, т.к. чтобы все отдыхали, другие "все" должны работать. А для российских компаний это подобно форс-мажору. Пока российские предприниматели не представляют себе, как можно приостановить бизнес на время отпусков. И потому работодатели направляют работников попеременно, обязательно предусматривая замену работнику, ушедшему в отпуск.

Но как сделать так, чтобы все работники были довольны и счастливы? Как правило, многие работники хотят использовать отпуск в летние месяцы, и желание это усиливается по мере приближения лета. Проблема усугубляется тем, что второй год правительство устраивает нам зимние каникулы, во время которых все успевают как следует отдохнуть, и вторым наиболее желаемым периодом для проведения отпуска становится летний. Руководство иных компаний до сих пор ошибочно полагает не обязательным формирование графика отпусков для работников в конце текущего года, полагая, что в Трудовом кодексе записаны формальные правила, которые вовсе не следует выполнять. На самом деле Трудовой кодекс реально помогает решить проблему предоставления отпусков работникам в тех компаниях, которые это делают давно и ежегодно. Когда планируется график отпусков, предусматриваются заранее все необходимые замены работников, находящихся в отпуске, а также продумывается очередность их предоставления. Работники, заранее обсудившие в семье и в коллективе возможные сроки отпуска на следующий год, как правило, и сами довольны тем, что вдруг по какой-то непонятной причине начальник не подпишет им заявление на отпуск, положенный им по закону. Ну а если случаются непредвиденные обстоятельства и работнику по уважительным причинам срочно необходим отпуск, только тогда приходится искать срочную замену. И это лишь в отдельных случаях, а не в массовом порядке и для всех работников разом.

Отпуск по частям

Еще одна фантастическая идея работодателей, никакие согласующаяся с Трудовым кодексом, - это весьма оригинальное разделение отпуска на части.

Согласно Трудовому кодексу, отпуск работнику положен в количестве 28 календарных дней. Причем деление на части возможно следующим образом: одна часть должна быть не менее 14 дней, остальное можно делить как угодно. Работодатель, предоставляя отпуск по частям, руководствуется чаще своими собственными соображениями. Здесь возможны следующие варианты, часто предлагаемые работодателями своим работникам: делить не более чем на три части, не использовать отпуск в количестве менее пяти дней и т.д. То есть навязываются различные вариации, иногда вовсе не подходящие работнику. Вразрез идти с интересами работника - такой шаг вряд ли повысит т.н. лояльность персонала по отношению к работодателю и к компании. Отпуск, предоставляемый частями, - довольно распространенное явление в коммерческих компаниях. Это считается разрешением проблемы, но если посмотреть на это глазами самого работника, выглядит все не совсем так. Работник, находящийся в отпуске всего неделю, конечно, не сумеет отдохнуть по-настоящему. А ему еще предстоит работать в длительном ожидании предоставления ему положенной оставшейся части отпуска.

Отпуск по "старым" трудовым законам

Новый Трудовой кодекс дает и новое право на использование очередного отпуска не через 11 месяцев, как было ранее установлено в КЗоТ РФ, а через полгода. Но работодатели редко дают использовать данное право работникам. Доводы их просты - а вдруг работник после использования положенного отпуска решит расторгнуть трудовые отношения по своей инициативе? Но данные доводы неясны работнику, который никуда не собирается уходить, а планирует и после отпуска продолжать работать в компании. Практика показывает, что и работники очень редко используют "подаренное" Трудовым кодексом право на получение отпуска через 6 месяцев после начала работы. Хотя работники обращаются к кадровикам за разъяснениями по этому вопросу, ной после этого нередко боятся спросить разрешения у работодателя на реализацию положенного права. Так и продолжая работать по-старому, давно ушедшему в небытие Кодексу законов о труде, в сокращенной аббревиатуре - КЗоТ.

Когда выйти из отпуска

Вспоминается случай из практики, когда инспектор отдела кадров предприятия настаивала на том, чтобы работник вышел после очередного отпуска на работу в воскресенье, так как на субботу приходился последний день очередного отпуска. Понятно, что офис в субботу не работал, и, хотя у работника была обозначена пятидневная рабочая неделя, для данного работника инспектор предполагал открыть офис специально. Абсурдность этой идеи доказывает, насколько догматично, а порой и без понимания подходят к работникам компании работники отделов кадров и служб персонала. По существу, они должны быть скорее сторонниками защиты прав работников, нежели их противниками.

"Белый" отпуск, "черный" отпуск,
или особенности национального расчета

Апофеозом истории об отпусках российских работников является история о размерах отпускных выплат. Одна моя знакомая, устраиваясь в крупную компанию, на вопрос, оплачивается ли очередной отпуск, получила положительный ответ от кадровика. Каково же было ее удивление, когда отпускные она получила в размере "белой" зарплаты, которая существенно отличалась от реальной суммы, получаемой ею на руки ежемесячно "в конверте"! Можно представить, какие чувства она испытала. Путевка на море стоила немалых денег, а расплачиваться оказалось нечем. К сожалению, такие случаи в России не единичны, а стали даже типичным явлением. Выполнение всех условий расчета в соответствии с Трудовым кодексом для российских работодателей остается почти невыполнимым на сегодняшний день. А почему? Якобы велики государственные налоги. Но работнику от этого не легче. Так вот, чтобы не оказываться в ситуации моей знакомой, соискателям при приеме на работу стоит поинтересоваться, каким образом в компании оплачивается очередной отпуск: "по-белому" или "по-черному".

Иметь право на дополнительный отпуск

Режим труда и отдыха является существенным условием трудового договора, согласно статье 57 ТК РФ. Поэтому относящееся к режиму отдыха условие о предоставлении работнику ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска нужно прописывать в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему. Кроме того, если отпуск связан с ненормированным рабочим днем, то такой режим работы для отдельных категорий работников нужно установить в правилах внутреннего трудового распорядка организации. Но в реальности такое отсутствует. Какие могут быть разговоры в российских коммерческих компаниях о дополнительных днях отдыха, когда и право на использование основного отпуска часто не предоставляется?

Уйти, чтобы вернуться

Отозвать работника из отпуска не проблема для работодателя. Действия работодателя в кодексе для этого случая четко определены - заявление и приказ об отзыве, - и работник тотчас вернется на работу. Но для работника бывает серьезной проблемой мгновенно вернуться из отпуска, да к тому же зачастую ему непонятны причины отзыва из долгожданного отпуска. И хотя в приказе об отзыве из отпуска есть обязательный пункт об указании истинных причин, но нередко в нем указываются лишь общие слова, не вызывающие у работника понимания причин его возвращения. Как быть? Конкретный перечень причин, по которым работник может быть отозван из отпуска, в Трудовом кодексе РФ не определен. Потому иногда у работодателей не получается ограничиваться формальными фразами типа "по производственной" или "организационной необходимости". Но работники, находясь в отпуске, не готовы без указания конкретных причин, бросив семью и родных на море или даче, вернуться молниеносно на предприятие.

Среди объективных причин можно бы указать следующие: для предотвращения производственной аварии или немедленного устранения ее последствий, для предотвращения несчастных случаев, простоя, причинения ущерба организации, в случае выездной налоговой проверки либо проверки иных контрольно-надзорных органов. Трудность в том, что не всегда работодателю легко подвести под эти пункты возвращение на работу "отпускника". Хотя существует ряд причин для отзыва работника, которые способны доставить большие проблемы организации в случае "невозвращенца" на работу в скором порядке. Например, главный бухгалтер ушел в отпуск, а его заместитель внезапно решил прекратить свои трудовые отношения с работодателем в отчетный период. Не отозвать главного бухгалтера из отпуска - значит "подставить" фирму под налоговые проверки. Работники же, в свою очередь, считают выход из отпуска чуть ли не геройством. Просят "кисельные реки и молочные берега", и работодатель вынужден обещать им это. А если на вопросы типа "А что мне за это будет?" сгоряча пообещали, мол, все, чего душа пожелает, то и исполнять придется по полной программе. "Душа" может "пожелать" и премиальных, и отпуска летом вместо зимы, и еще непонятно чего. Если работник в этот момент находился в санатории или за границей, придется пообещать ему еще и возмещение стоимости путевки или предложить иной способ компенсации произведенных им расходов. Работодатель порой возмущен таким бесцеремонным поведением работника и его несоразмерными запросами. Для работника нелегко бывает принять решение бросить вдали любимую семью, детей и уехать, начав снова считать, писать, управлять и т.д., словом, делать все то, от чего работник мечтал отдохнуть хотя бы на время своего отпуска. Что ни говори, а лояльность возвратившегося из отпуска работника налицо, и работодатель может с уверенностью причислить его к ответственным работникам организации.

Отпуск по производственной необходимости

Довольно типичным для российских компаний является отправление штата работников в вынужденные отпуска за свой счет. Причины могут быть разные: производственные - остановка оборудования, финансовые - отсутствие средств на выплату зарплаты работникам, или какие-либо другие. Обещания работодателей - вернуть быстро работников на рабочие места - редко сбываются. Период "вынужденного" отпуска, как правило, не указывается работодателем конкретно, и такие отпуска могут бесконечно продлеваться, пока терпение работников не заканчивается и они не начнут по-тихонечку уходить из "застоявшейся" компании.

Расставание с "подрасчетом" и без

Вообще определить, что важнее всего в проблеме отпусков, крайне трудно. И если все остальные вопросы в коммерческих компаниях как-то решаются, то проблема "подрасчета" с учетом отпуска при расставании с работником остается довольно распространенной для России и практически никак не решается. Бухгалтерия как бы "забывает" рассчитать суммы за неиспользованный отпуск в отработанном периоде, и работник уходит без отпускных. (Иногда, чтобы вернуться вместе с исковым заявлением, что в результате выливается в весьма приличные суммы компенсации по решению суда). На самом деле работодатели грешат этим делом, давая указания бухгалтерии не выплачивать деньги за неиспользованный отпуск. Опять работодатель в этом случае "на коне", сохраняя свою прибыль, а работник в очередной раз подвергается дискриминации по какому-то не известному никому признаку. (Ведь далеко не все решаются судиться с работодателем, хотя отстоять свои права в данном случае можно только в суде).

Буква закона об отпусках

Сколько бы ни описывали в трудовом праве права работников, как сделать так, чтобы все работодатели их выполняли, - пока непонятно. Однако законы нас радуют уже тем, что существуют, и, значит, в недалеком будущем работодателей призовут исполнять их. Так, в основные изменения, внесенные в Трудовой кодекс РФ, внесен пункт о новых правилах расчета очередного отпуска. А именно: раньше в стаж работы, дающий право на ежегодный отпуск, не включалось время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышала 7 календарных дней в течение рабочего года. В новой же версии кодекса работник может использовать до 14 дней отпуска без сохранения заработной платы. То есть, если работник использовал отпуск за свой счет в количестве до 14 дней, ему все равно положен отпуск 28 календарных дней. Другой существенной заботой о работнике является статья Трудового кодекса не только о продлении отпуска во время болезни, но и о возможности переноса отпуска в случае болезни работника, что ранее не было регламентировано. Причем срок такого переноса определяется работодателем с учетом пожеланий работника. К таким же замечательным нововведениям можно отнести статью о том, что отпускные будут рассчитывать исходя из годовой зарплаты работника, а не из трехмесячной, как ранее. Из-за того, что праздников в календаре стало больше, коэффициент, на который делится заработок, уменьшается с 29,6 до 29,4. А значит, отпускные станут больше. Что ж, очень оптимистичной видится новая версия Трудового кодекса, единственного пока защитника прав российских работников.

Формула для расчета следующая:

     О = Зг: 12 мес.: 29,4 х Ко

(где О - сумма отпускных, Зг - начисления работника за расчетный период, Ко -количество дней отпуска).

Если какой-то месяц работник отработал не полностью (например, из-за болезни, отпуска, командировки), среднемесячное количество дней в не полностью отработанных месяцах нужно считать по-другому. При расчете отпускных в календарных днях отработанные дни умножают на специальный коэффициент 1,4.

Работник может уйти в отпуск через шесть месяцев работы на новом месте. До истечения этого срока отпуск ему могут предоставить только по согласованию с руководством. Но если работник отработал меньше года, начисления за отработанный период нужно включить в расчет. Но может быть и такая ситуация, что работник проработал в фирме только один день и ушел в отпуск. В этом случае средний заработок определяют исходя из должностного оклада (тарифной ставки).

В расчет среднего заработка нужно включить все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда фирмы. Это зарплата, надбавки и доплаты к тарифным ставкам, выплаты, связанные с условиями труда, премии и вознаграждения, в том числе ежемесячные, квартальные, годовые премии, премии за выслугу лет и другие.

Все премии нужно включать в отпускные пропорционально. То есть квартальную в размере 1/3 на каждый месяц квартала, за который она выплачивалась, годовую - в размере 1/12 на каждый месяц расчетного периода. Обратите внимание, что при расчете среднего заработка годовую премию можно учесть, только если она была начислена в расчетном периоде. Если он отработан не полностью, то премии, начисленные в нем, должны корректироваться в зависимости от количества отработанных дней. В расчет среднего заработка нельзя включать выплаты непроизводственного характера: премии к праздникам, юбилейным датам, материальную помощь, стоимость денежных подарков.

Выплачивать все же надо

Новая редакция статьи 126 Трудового кодекса наконец-то разъяснила вопрос о замене отпуска денежной компенсацией. Теперь по письменному заявлению работнику можно выплачивать компенсации только за дополнительные дни отпуска, положенные работнику сверх 28 календарных. То есть дополнительные оплачиваемые к отпуску дни заменять компенсацией можно, а просто накопившиеся за предыдущие месяцы или годы работы дни неиспользованного отпуска - нельзя. Все, кому полагается отпуск не более 28 календарных дней в году, смогут получить компенсацию за неиспользованный отпуск только при расторжении трудовых отношений.

Порядок расчета компенсаций за неиспользованный отпуск такой же, как и для расчета отпускных. Суммы компенсаций можно учесть в расходах по налогу на прибыль в полном объеме. Обратите внимание: компенсации за дополнительные отпуска, которые выплачивают по заявлению работника, нужно облагать всеми налогами также, как отпускные и зарплату. А вот с компенсаций за неиспользованный отпуск при расторжении трудового договора начисляют только НДФЛ. Не забудьте, что теперь при этом работнику обязательно нужно выдавать записку-расчет Формы Т-61.

Материальная помощь

Во многих фирмах принято к отпуску выплачивать работникам материальную помощь. Как правильно учесть эти суммы?

Материальная помощь не учитывается в расходах по налогу на прибыль (п. 23 ст. 270 НК). А если она не признана расходом в целях налогообложения прибыли, то, соответственно, не облагается ЕСН (п. 3 ст. 236 НК). На суммы материальной помощи не начисляют страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, так как база для расчета та же, что и для ЕСН. Такой позиции придерживается Минфин в письме от 18 августа 2006 г. N 03-03-04/1/637.

Резерв на оплату отпусков: ключевые моменты

Всегда не поздно подумать над созданием резерва на оплату отпусков. Он позволит фирме снизить текущие налоговые платежи.

По общему правилу зарплату выдают после отработанного месяца, отпускные - перед отпуском (ст. 136 ТК РФ). Это приводит к тому, что в сезон отпусков организация несет повышенные расходы на выплаты персоналу.

Чтобы их сгладить, законодатели предоставили компаниям возможность списывать указанные расходы (как расходы на оплату труда) равномерно в течение года: посредством отчислений в так называемый резерв на оплату отпусков. Создавать его целесообразно там, где есть большой штат работников и неравномерный (в течение года) график отпусков.

Как оценить эффект

В конце года предприятие обязано провести инвентаризацию использования резерва. С ее помощью вы и сможете оценить, выгодно ли было его создание. Необходимо сравнить реальные расходы на выплату работникам отпускных с размером сформированного резерва. Возможны два варианта.

Резерв оказался меньше. В этом случае его создание оказалось невыгодным, так как разницу между суммой расходов на выплату отпускных и суммой резерва фирма может отразить в расходах лишь 31 декабря.

Резерв оказался больше. Это говорит о том, что резерв себя оправдал, поскольку организация в минувшем году отнесла на затраты больше, чем фактически истратила.

Отдельно стоит поговорить об остатке неиспользованного резерва на оплату отпусков.

Если в следующем году вы не собираетесь его создавать, остаток резерва в конце года отразите в налогооблагаемых доходах. Иначе дело обстоит, если резерв на оплату отпусков вы создаете и в новом году. Можно ли неиспользованный остаток резерва перенести на следующий год?

По этому вопросу Налоговый кодекс содержит два противоречивых положения. С одной стороны, он говорит, что "недоиспользованные... суммы указанного резерва подлежат обязательному включению в состав налоговой базы текущего периода" (п. 3 ст. 324.1 НК РФ).

С другой стороны, кодекс предписывает относить эти суммы к доходам только в одном случае: фирма в грядущем году резерв на оплату отпусков формировать не собирается (п. 5 ст. 324.1 НК РФ), то есть это не наш случай.

Возникшее противоречие год назад разрешили налоговики. И это радует, разрешили в пользу налогоплательщиков. В своем письме от 15 марта 2004 г. N 02-5-10/13 работники МНС подтвердили право организации переносить недоиспользованную часть резерва на следующий год. Следовать этому письму можно теперь смело, в любом случае оно защитит фирму от штрафов (подп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ).

Как сэкономить

Очевидно, чтобы добиться максимального эффекта от использования резерва, его следует увеличить. Чем больше, тем лучше. То есть надо увеличить процент отчислений в резерв. Как это происходит на практике?

Из вышеприведенных расчетов процента отчислений видно: чем меньше годовой фонд оплаты труда, тем выше процент отчислений. Поэтому необходимо искусственно занизить этот фонд - в расчете указать, скажем, не миллион рублей, а полмиллиона. В смете можно обосновать это так. Дескать, ближе к концу года компания планирует значительно сократить производство и вместе с тем уменьшить штат работников. В связи с этим многие из них будут уволены (например, по сокращению штата).

Расходы на оплату отпусков при этом остаются те же. Ведь по Трудовому кодексу уволить работника можно только после того, как он отгуляет отпуск, который фирма обязана оплатить. В исключительных случаях ему может быть выплачена денежная компенсация. А это равносильно выплате отпускных.

Отметим, что планы по сокращению производства не влекут за собой никаких обязательств. И, конечно, по истечении года инспекция труда не сможет упрекнуть вас в том, что план не реализован. Хотя именно он позволит значительно отсрочить уплату налога на прибыль. Как видите, способ эффективен, прост - и никакого криминала. Воспользоваться им на благо компании вполне возможно.

А. Мамонтов,

кадровик ООО "Смена 8"

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 6, июнь 2007 г.