Заработная плата: как избежать ошибок. Читаем Трудовой и Налоговый
кодексы
Каждому бухгалтеру приходится решать, на какие выплаты в пользу работников можно уменьшить базу по налогу на прибыль, а на какие нет. И конечно, здесь не обходится без сомнений, ошибок и споров. Нашим читателям, которые посетили издательский семинар, помогла разобраться в тонкостях оплаты труда Елена Вячеславовна Воробьева, ведущий специалист в области трудового и налогового законодательства.
Как принять правильное решение
Елена Вячеславовна начала семинар с того, что разъяснила слушателям принцип принятия правильных решений. Она отметила, что выплаты в пользу работников настолько разнообразны, что все они не могут быть поименованы в Налоговом кодексе. А значит, бухгалтеру надо руководствоваться не только законами и разъяснениями финансового и налогового ведомств, но и здравым смыслом.
Решая вопрос, можно или нельзя включить выплаты в пользу работников в состав расходов, которые уменьшают базу по налогу на прибыль, бухгалтеры должны помнить о следующем. Налоговый кодекс в целом и глава 25 "Налог на прибыль" в частности являются комплексным документом, отдельные положения которого взаимосвязаны и дополняют друг друга. Это четко прослеживается на примере двух статей - 270 "Расходы, не учитываемые в целях налогообложения" и 252 "Расходы. Группировка расходов".
Статья 252 НК РФ указывает, каким критериям должны соответствовать затраты налогоплательщика для того, чтобы их можно было признать расходами, и уточняет: налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ. А статья 270 НК РФ определяет, какие выплаты никогда не признаются расходами в целях налогообложения прибыли. При этом пункт 49 статьи 270 НК РФ отсылает к пункту 1 статьи 252 НК РФ: "При определении налоговой базы не учитываются расходы, не соответствующие критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 НК РФ". Таким образом, для того чтобы при формировании налоговой базы по налогу на прибыль можно было учесть затраты, необходимо, чтобы они соответствовали критериям статьи 252 и не были перечислены в статье 270.
Статья 252 НК РФ установила три основных критерия для признания понесенных затрат расходами в целях налогообложения. Затраты должны быть экономически оправданны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода. "То есть с производственной деятельностью, ради которой организация была создана", - подчеркнула Е.В. Воробьева. Если затраты соответствуют перечисленным признакам, их смело можно признавать расходами для целей налогообложения прибыли.
Вопрос. Сотрудник уволился в марте 2006 года, а потом снова поступил на работу в сентябре. Как определить расчетный период, если в октябре сотрудник заболел?
Ответ. Как только сотрудник уволился, отношения между ним и работодателем прекратились. Поэтому период предыдущей работы и суммы, которые зачислены за этот период, не учитываются в расчете среднего заработка после нового поступления сотрудника в организацию. В расчет войдут суммы, которые начислены начиная с сентября, то есть за время последней работы.
Елена Вячеславовна отметила, что остальные статьи 25-й главы Налогового кодекса, в которых перечислены отдельные виды расходов, лишь уточняют и дополняют статьи 252 и 270, но не могут им противоречить. Поэтому нельзя вырывать из Кодекса отдельные положения и, принимая решение, руководствоваться только ими.
В частности, это касается пункта 25 статьи 255 НК РФ, согласно которому к расходам на оплату труда относятся любые выплаты в пользу работника, если они предусмотрены трудовым или коллективным договором. Многие налогоплательщики полагают, что можно относить к расходам, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, все перечисленные в трудовых договорах и иных соглашениях с работниками выплаты. "Это ошибка. Расходами можно признавать не любые выплаты, а только те, которые соответствуют критериям 252-й статьи", - отметила консультант.
Вопрос. Какие показатели премирования можно установить бухгалтеру?
Ответ. Есть категории работников, которых премировать не за что. К ним относятся и бухгалтеры. Бухгалтер обязан разбираться в налоговом, бухгалтерском и трудовом законодательстве и грамотно заполнять соответствующие формы. Также он должен вовремя сдавать отчеты и правильно вести учет в соответствии со своими прямыми должностными обязанностями. Поэтому премия бухгалтеру, например за своевременную сдачу годового баланса, не отвечает критериям стимулирующей выплаты. Более правильное решение - установить бухгалтеру адекватную высокую зарплату и не выплачивать премии. Идеальная система премирования не может предусматривать премии всем работникам. Она создается только для тех, кому действительно можно определить дополнительные производственные задачи. Однако пока любые премии, связанные с трудовой деятельностью бухгалтера, не вызывают нареканий у контролирующих структур.
Выплаты за отработанное и неотработанное время
Все выплаты в пользу работников Е.В. Воробьева разделила на две основные группы: выплаты за отработанное и неотработанное время. Среди выплат за неотработанное время она выделила те, которые работодатель обязан произвести, и те, которые работодатель может осуществлять добровольно в соответствии с условиями трудовых или коллективных договоров. По ее мнению, такая классификация наиболее проста и удобна, когда нужно определить состав расходов на оплату труда.
Выплаты за отработанное время всегда относятся к расходам, которые уменьшают базу по налогу на прибыль. Такие выплаты могут быть предусмотрены как законодательством, так и коллективными и трудовыми договорами. Главное, чтобы условия договоров не ухудшали положение работников и не снижали уровень гарантий, установленный нормами трудового законодательства. Экономическая оправданность этих выплат и их связь с получением дохода не вызывают сомнений.
Что же касается выплат за неотработанное время, то они изначально не связаны с получением дохода. Здесь основным критерием является их обязательность или необязательность.
Обязательные выплаты, то есть выплаты, которые работодатель должен произвести в соответствии с законодательством, хотя и не связаны с получением дохода, но экономически оправданны. Это единственный случай, когда затраты не соответствуют одному из основных критериев, но тем не менее признаются для целей налогообложения прибыли. А вот необязательные выплаты за неотработанное время не будут признаны расходами.
Елена Вячеславовна привела два примера. Первый касался отпускных. Очевидно, что оплата любого отпуска не принесет организации дохода. Однако предоставлять отпуска и оплачивать их работодатели обязаны. Поэтому отпускные учитываются в составе расходов, которые уменьшают базу по налогу на прибыль. На это прямо указывает пункт 7 статьи 255 НК РФ. В то же время работодатели могут предоставлять сотрудникам дополнительные отпуска и по собственной инициативе. Признать оплату таких отпусков для целей налогообложения прибыли нельзя. На это установлен запрет в пункте 24 статьи 270 Налогового кодекса.
Второй пример был посвящен выходному пособию. Выплатить выходное пособие, если работник увольняется в связи с сокращением штата, работодателя обязывает статья 178 ТК РФ. И в этом случае сумма пособия будет отнесена к расходам. Но многие фирмы выплачивают выходные пособия работникам, которые уволены по иным основаниям (например, по собственному желанию, инициативе работодателя или соглашению сторон), и считают это обоснованным расходом. "Такие налогоплательщики лукавят, - прокомментировала Е.В. Воробьева, - ведь по сути выходное пособие в данном случае не что иное, как плата за лояльность уволенного работника или отступное. Работодатель не обязан производить такие выплаты по законодательству. И они никоим образом не ведут к получению дохода, поскольку выплачиваются за неотработанное время и в пользу лица, которое уже не является работником. Поэтому признать такие выплаты расходами для целей налогообложения прибыли нельзя".
Компенсации и стимулирующие выплаты
Е.В. Воробьева напомнила, что зарплата - это в первую очередь вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера. Как правило, больше всего вопросов возникает с налогообложением двух последних составляющих зарплаты, отметила она.
Слово "компенсация" можно встретить как в трудовом, так и в налоговом законодательстве. И каждый раз оно употребляется в различных значениях. Главное помнить, что от налогообложения освобождаются только те компенсации, которые подпадают под определение статьи 164 Трудового кодекса. Это прежде всего денежные средства, которые организация возмещает (возвращает) работнику, если тот понес материальные затраты в связи с исполнением трудовых обязанностей, а также выплаты, призванные компенсировать вред, причиненный здоровью или жизни работника.
В то же время в статье 129 ТК РФ перечислены компенсационные выплаты, которые облагаются НДФЛ и ЕСН. К ним относятся составные части заработной платы, которые отражают условия труда работника. Это районные коэффициенты и процентные надбавки к зарплате за стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. К этой же категории относятся доплаты за вредные условия труда, работу в ночное время, выходные и праздничные дни, сверхурочную работу и др. "Работодатель в данном случае возмещает физические, а не материальные издержки работника", - пояснила консультант.
Стимулирующие выплаты - самая сложная группа выплат. Дело в том, что работодатели самостоятельно определяют, как назвать выплаты, как установить порядок их начисления. Поэтому и возникает так много ошибок.
Экономический смысл зарплаты предполагает, что сотрудник должен выполнить все обязанности по трудовому договору и получить за это оплату, размер которой определяется исходя из установленных трудовым договором тарифных ставок, окладов, сдельных расценок. Если же сотрудник работает больше, лучше, быстрее, экономнее, то за дополнительные усилия ему нужно выплатить премию, доплату, надбавку стимулирующего характера.
На сегодняшний день, даже если показатели, за которые выплачена премия, сформулированы некорректно, в большинстве случаев проблем с налоговыми органами при проверке не возникает. Обычно признаются обоснованными расходами премии за любые показатели, хотя бы косвенно связанные с трудовой деятельностью.
Елена Вячеславовна сказала, что ей приходилось сталкиваться с ситуацией, когда работодатель устанавливал премии, лишь формально связанные с трудом. Например, премии "за дисциплину труда", которые выплачивались работникам при условии, что они будут вовремя приходить на работу и наводить порядок на своем рабочем месте. "Подобные стимулирующие выплаты неправильны. Терпение у налоговиков и представителей финансового ведомства не безгранично. Поэтому ситуация меняется", - отметила специалист.
Новая редакция статьи 129 Трудового кодекса, по мнению Елены Вячеславовны, содержит в себе одно противоречие. Теперь к стимулирующим выплатам относятся как доплаты и надбавки стимулирующего характера, так и премии и иные поощрительные выплаты. "Законодатель поставил знак равенства между стимулирующими и поощрительными выплатами. Хотя знака равенства здесь нет и быть не может", - заметила она.
Вопрос. Как рассчитать средний заработок для оплаты отпуска совместителю, если он работал не полный месяц - меньше 80 часов?
Ответ. Сначала определяем зарплату, которая начислена сотруднику за отработанное в расчетном периоде время, включая не полностью отработанный месяц. А дальше необходимо установить, мог ли сотрудник отработать в расчетном периоде все рабочие дни. Другими словами, нужно выяснить, были ли у сотрудника дни временной нетрудоспособности, командировки, отпуска, другие периоды, которые нужно исключить из расчетного.
Если указанных дней не было, то зарплату за расчетный период нужно разделить на 12 месяцев и на 29,4 дня. Таким способом мы определим средний дневной заработок, умножим его на количество дней отпуска и получим сумму отпускных.
Если же у бухгалтера есть сведения о том, что работник-совместитель не мог отработать все дни расчетного периода, нужно рассчитать количество дней в не полностью отработанных месяцах. Для этого количество дней, которое сотрудник мог бы отработать по графику 5-дневной рабочей недели, умножается на коэффициент 1,4. И не имеет значения, являлись эти дни для работника в соответствии с его индивидуальным графиком рабочими или нет.
Замечу, что аналогичный порядок нужно применять и при расчете отпускных сотрудникам, которым установлен суммированный учет рабочего времени. Ведь после того, как Верховный суд РФ выпустил решение от 13.07.2006 N ГКПИ06-637, таким работникам отпускные нужно считать в общем порядке.
Поощрения предусмотрены главой 30 "Дисциплина труда" Трудового кодекса и заработной платой не являются. Поскольку стимулирующие выплаты призваны заинтересовать работников делать больше и трудиться лучше, чем в случае простого соблюдения условий трудового договора, к стимулирующим выплатам можно отнести только те поощрительные выплаты, которые производятся в качестве награды за труд, достижение определенных производственных показателей, то есть являются заработанными.
Вопрос. Сотрудник нашей организации умер. А значит, трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. Нужно ли в таком случае рассчитывать компенсацию за неиспользованный отпуск?
Ответ. Да, нужно. Сумму компенсации за неиспользованный отпуск работодатель должен выплатить членам семьи умершего работника вместе с зарплатой, которая причитается за отработанное время. Напомню, что согласно статье 141 ТК РФ заработная плата, которая не получена ко дню смерти работника, выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на его иждивении. Выдать заработную плату нужно не позднее недельного срока со дня, когда работодателю будут поданы соответствующие документы.
Провокация 191-й статьи Трудового кодекса
Статья 191 "Поощрение за труд" входит в раздел "Трудовой распорядок. Дисциплина труда" Трудового кодекса и призывает работодателя поощрять сотрудников, которые добросовестно исполняют трудовые обязанности. Это можно сделать с помощью объявления благодарности, выплаты премии, вручения подарка или почетной грамоты. Е.В. Воробьева считает, эта статья написана неудачно. "Данная норма как будто пришла из времен застоя, когда в ходу было выражение "мы делаем вид, что работаем, а вы делаете вид, что платите нам зарплату", - отметила она.
Не следует поддаваться на провокацию. На самом деле за добросовестное выполнение трудовых обязанностей работник получает заработную плату. Поощрять же работников можно и нужно за иные (не производственные) заслуги перед организацией. Поэтому при составлении приказа на премирование надо быть внимательным, чтобы не попасть в налоговую ловушку.
Например, если в приказе будет написано: "По случаю 50-летия, за высокие достижения в труде, многолетний плодотворный труд и высокие производственные показатели наградить работника денежной премией", то налоговые органы не примут эту премию в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, потому что она связана не с работой, а с днем рождения работника. Но в то же время налоговики могут потребовать начисления ЕСН, потому что премия выплачена за высокие трудовые показатели. В данном случае лучше написать так: "По случаю 50-летия выдать работнику денежную премию. За высокие показатели и многолетний добросовестный труд наградить работника почетной грамотой". Аналогичные принципы премирования должны быть соблюдены, когда празднуется юбилей организации и работодатель желает премировать всех работников.
Е.В. Воробьева дала такой совет. "Если вы хотите признать премию в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, как можно более подробно обоснуйте ее выплату. Подчеркните, что премия выдается за трудовые результаты. И наоборот. Если вы не будете включать премию в расходы, сократите мотивы поощрения до минимума".
Вопрос. Нужно ли в трудовом договоре указывать конкретную сумму заработной платы или можно дать ссылку на штатное расписание?
Ответ. Споры по этому поводу идут очень давно. Одни специалисты считают, что сумму зарплаты обязательно нужно фиксировать в трудовом договоре. Другие утверждают, что достаточно ссылки на штатное расписание.
С 6 октября 2006 года, то есть с даты вступления в силу поправок в Трудовой кодекс, данная проблема снята. В статье 57 ТК РФ, которая посвящена содержанию трудового договора, появилась новая норма. Если обязательные для включения в трудовой договор условия не были учтены в нем при заключении, это не влечет признания такого договора недействительным. Напомню, что условия оплаты труда обязательно должны быть включены в трудовой договор. Поэтому конкретную сумму зарплаты нужно указать в приложении к трудовому договору (без ссылки на штатное расписание).
Начисление выплат с помощью табеля
Бухгалтеру при начислении зарплаты следует руководствоваться первичными документами, напомнила Е.В. Воробьева. Прежде всего это табель учета рабочего времени. Зарплата начисляется только в том случае, если по данным табеля работник находился на рабочем месте и выполнял свои обязанности.
А когда в документе указано, что сотрудника на рабочем месте нет (он болен, в отпуске, командировке), зарплата за эти дни не начисляется. Потому что работодатель не может оплатить время и работу, которые не учтены. В этом случае речь может идти только о возмещении утраченного заработка по уважительной причине (предусмотренной законодательством).
Размер возмещения законодатель определил так. Работнику необходимо заплатить столько, сколько он в среднем может получить за один день. "Поэтому средний заработок - не плата за работу, а возмещение утраченного заработка", - отметила специалист.
Указывая в ведомости причины отсутствия работника, табельщик должен руководствоваться только документами (больничным листом, приказом на командировку, приказом на отпуск и т.д.). Устные сообщения (например, работник звонил и сказал, что заболел) нельзя принимать на веру. В этом случае можно сделать в табеле только предварительную отметку (карандашом), а затем, после получения необходимых документов, изменить ее на постоянную. "У трудовой и налоговой инспекций может возникнуть вопрос, насколько обоснованна та или иная выплата. Ответ на этот вопрос должны подтверждать оправдательные документы. А их не всегда можно будет представить, если неправильно оформлять "первичку", - подчеркнула ведущая семинара.
Вопрос. Вознаграждение по итогам работы за 2005 год начислено в декабре, а выплачено в январе 2006 года вместе с зарплатой за декабрь. Если при расчете среднего заработка январь будет попадать в расчетный период, как должна учитываться годовая премия?
Ответ. Эта премия должна быть учтена при расчете среднего заработка для оплаты событий, которые начинаются в 2006 году. При этом не следует брать по 1/12 вознаграждения и прибавлять к заработной плате за каждый отдельный месяц расчетного периода. Так можно запутаться в расчетах. Годовое вознаграждение прибавляется к начисленной в целом за расчетный период заработной плате в полной сумме. Ведь умножение 1/12 вознаграждения на 12 месяцев как раз дает такой результат. Но если расчетный период отработан не полностью, премию нужно учесть пропорционально отработанному времени. Если же событие, с которым связана выплата среднего заработка, начинается в 2007 году, данная премия не учитывается, потому что она за позапрошлый год. Таким образом, может возникнуть следующая ситуация. Работник идет в отпуск в январе 2007 года, когда годовое вознаграждение за 2006 год еще не выплачено. Работнику нужно рассчитать отпускные без учета этой премии. Затем, когда годовая премия будет выплачена (к примеру, в марте), отпускные нужно будет пересчитать и с очередной зарплатой выплатить сотруднику недостающую сумму.
Вопрос. Можно ли платить сотрудникам премии, если фирма убыточна?
Ответ. Премии в такой ситуации выплачивать не можно, а нужно, если они обещаны сотруднику в соответствии с трудовым или коллективным договором. Безусловно, это увеличит убыток компании. Но вины сотрудника в том, что у работодателя финансовые проблемы, нет. Не забудьте, что на суммы премий (если они производственного характера) нужно начислить единый социальный налог, пенсионные взносы и взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Налоги и взносы организация также включит в состав расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, а в вашем случае увеличивают
