Сотрудник идет в отпуск (С. Валова, "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2007 г.)

Сотрудник идет в отпуск

В июне начинается массовая пора отпусков. Алгоритм расчета сложностей не вызывает, однако на практике у бухгалтера возникает много вопросов. Сегодня по просьбам читателей мы рассмотрим начисление суммы отпускных и отражение ее в бюджетном учете.

Основной ежегодный отпуск

Согласно ст. 114 ТК РФ каждый работник имеет право на оплачиваемый основной ежегодный отпуск по истечении шести месяцев работы. Статья 121 ТК РФ предписывает включать в этот стаж:

- время фактической работы;

- время, когда человек фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (в том числе время болезни, оплачиваемого отпуска, выходные и праздничные дни, отгулы и т.п.);

- время вынужденного прогула, если сотрудника уволили или отстранили от работы незаконно.

За время пребывания работника в отпуске за ним сохраняется средний заработок. Он рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 N 213 (далее - Положение).

Определение расчетного периода

Руководствуясь ст. 139 ТК РФ при расчете отпускных учитывается полный календарный год, предшествующий отпуску. Напомним, в расчетный период не включается время, когда сотруднику выплачивался средний заработок в соответствии с законодательством РФ, а также пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам (п. 4 Положения). Кроме того, не включают в расчетный период время, когда работник:

- находился в отпуске без сохранения заработной платы на основании ст. 128, 263 ТК РФ. Закон N 90-ФЗ*(1) внес поправку в ст. 121 ТК РФ в отношении отпуска без сохранения заработной платы, который не включается в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, - он увеличен с 7 до 14 дней;

- освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы (или без оплаты) в соответствии с законодательством РФ;

- не работал в связи с простоем не по его вине, в том числе из-за приостановки деятельности организации, цеха или производства;

- не имел возможности выполнять свою работу из-за забастовки, в которой не участвовал;

- использовал дополнительные выходные дни, которые положены родителю ребенка-инвалида или инвалида с детства на основании ст. 262 ТК РФ;

- был в отпуске, предоставленном в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени при вахтовом методе организации работ;

- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Следовательно, если в расчетном периоде у работника были прогулы, он был отстранен от работы, участвовал в забастовке или отсутствовал по причинам, не установленным в п. 4 Положения, то календарные дни, приходящиеся на это время, включаются в расчетный период.

Выплаты, учитываемые при расчете среднего заработка

Согласно ст. 139 ТК РФ для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в соответствующей организации, независимо от их источников. То есть при расчете среднего заработка учитываются все выплаты, которые предусмотрены нормативными актами организации по оплате труда работников. Если, например, в организации дополнительно к системе оплаты труда согласно приказам выплачиваются единовременные премии за выполнение особо важных работ, несмотря на то, что они входят в заработную плату, не учитываются при исчислении среднего заработка.

В пункте 2 Положения приведен примерный перечень выплат, включаемых в расчет среднего заработка:

- основная заработная плата по тарифным ставкам (окладам), сдельным расценкам, в процентах от выручки и т.д.;

- стимулирующие надбавки и доплаты к тарифным ставкам, должностным окладам за профессиональное мастерство, квалификационный разряд, расширение зон обслуживания, выполнение обязанностей временно отсутствующего работника и другие надбавки, предусмотренные положениями об оплате;

- компенсационные выплаты и доплаты, связанные с условиями труда, - выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (по коэффициентам и процентным надбавкам), повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время, оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы;

- премии и вознаграждения, предусмотренные положениями об оплате труда (премировании) работников организаций, и др.

Обратите внимание: материальная помощь при исчислении средней заработной платы не учитывается. Как правило, она выплачивается в связи с финансовыми трудностями работника и не зависит от количества и качества труда.

Рассмотрим ситуации, когда нужно или не нужно учитывать те или иные моменты исчисления среднего заработка для оплаты отпусков.

Следует ли учитывать при расчете среднего заработка денежную компенсацию, выплачиваемую работодателем работнику при нарушении установленного срока выдачи заработной платы?

Согласно ст. 129 ТК РФ заработная плата - вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера. Под компенсационными выплатами понимаются выплаты, связанные с осуществлением работником трудовой функции.

Денежная компенсация, предусмотренная ст. 236 ТК РФ по данному основанию, выплачивается в процентах от не выплаченной в срок суммы заработной платы. То есть эта компенсация не является заработной платой и, следовательно, оснований для включения ее в расчет нет.

Следует ли учитывать вознаграждения за рационализаторские предложения и изобретения?

Выплата вознаграждения за изобретение предусмотрена Патентным законом РФ от 23.09.1992 N 3517-1*(2). Размер вознаграждения и порядок его выплаты определяются договором между автором и работодателем, который носит гражданско-правовой характер.

В соответствии с Методическими рекомендациями по организации и проведению рационализаторской работы в организациях и учреждениях РФ (Письмо Роспатента и Минпрома РФ от 25.06.1996 N 6/7) вознаграждение за рационализаторское предложение исчисляется и выплачивается в размере, порядке и сроки, установленные в учреждении.

Вознаграждения за изобретения и рационализаторские предложения не относятся ни к вознаграждениям за труд, ни к выплатам компенсационного и стимулирующего характера, поэтому не являются заработной платой и при исчислении среднего заработка не учитываются.

Каким должен быть механизм учета сумм оплаты за сверхурочную работу работникам, если на момент расчета отпускных они не начислены?

Средний заработок рассчитывается без учета оплаты сверхурочной работы, а после начисления соответствующих сумм производится перерасчет с доплатой.

Работник в связи с производственной необходимостью в течение года несколько раз переводился на не обусловленную трудовым договором нижеоплачиваемую работу с оплатой до среднего заработка. Как в этом случае поступить с суммой доплаты и следует ли ее включить в расчет при оплате отпуска?

На основании п. 4 Положения о среднем заработке из расчетного периода исключаются время, а также начисленные за это время суммы, если за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ.

Оплата работы в связи с переводом на нижеоплачиваемую работу в связи с производственной необходимостью не ниже среднего заработка по прежней работе предусмотрена ст. 72 ТК РФ. Поэтому расчет среднего заработка производится без учета периодов работы за время переводов и начисленных за это время сумм в размере среднего заработка. Однако разницу в должностных окладах работников, перешедших на нижеоплачиваемую работу (должность) с сохранением размера должностного оклада по предыдущему месту работы (должности), следует включить при расчете отпускных (п. 2 Положения).

Следует ли учитывать доплаты работникам учреждения на питание, предусмотренные коллективным договором в расчете среднего заработка?

Средний заработок для оплаты отпусков исчисляется исходя из фактически начисленной заработной платы за расчетный период, то есть из того вознаграждения, которое работодатель выплачивает работнику за выполнение им трудовой функции. Поскольку дотации на питание выплачиваются не за труд и не являются заработной платой, при расчете среднего заработка для оплаты отпуска они не должны учитываться.

В связи с производственной необходимостью работник привлекался к работам в праздничные и выходные дни. Следует ли учитывать данные выплаты при расчете ему отпускных?

Согласно ст.112 ТК РФ нерабочими праздничными днями являются:

1,2,3,4 и 5 января - новогодние каникулы;

23 февраля - День защитника Отечества;

8 марта - Международный женский день;

1 мая - Праздник Весны и труда;

9 мая - День Победы;

12 июня - День России;

4 ноября - День народного единства.

Плата за работу в выходной и праздничный день устанавливается не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ), однако работодатель может оплатить ее и в большем размере, если это предусмотрено трудовым или коллективным договором. При расчете отпускных доплату за сверхурочную работу следует учесть в полном размере как выплату, предусмотренную трудовым законодательством.

Зачастую на практике премии начисляются позже, чем это предусмотрено в положении о премировании. В результате в одном месяце бухгалтер начисляет две премии по одному и тому же основанию. По этому поводу в п. 14 Положения сказано, что ежемесячные премии учитываются не более одной за одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода. Если же в одном месяце расчетного периода начислены ежемесячные премии по различным основаниям, то при определении среднего заработка они учитываются все без исключения.

В соответствии с этим же пунктом вознаграждение по итогам работы за год и единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), исчисленные за предшествующий год, учитываются при подсчете среднего заработка в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления.

Если сотрудником в расчетном периоде не отработано ни одного рабочего дня и ему не начислена заработная плата, какой период брать для начисления отпускных?

Если работник за расчетный период не имел фактически отработанных дней либо он состоял из времени, которое исключается из расчетного периода (например, командировка, больничный и т.д.), то для расчета среднего заработка берется фактическая заработная плата за предшествующий период, равный расчетному (п. 5 Положения).

В случае если для начисления отпускных взят предшествующий период времени, равный расчетному, но и он был отработан не полностью, то расчет среднего заработка следует производить с учетом п. 4 Положения. При этом бухгалтер также должен использовать коэффициент 1,4 (Письмо Минтруда РФ от 10.07.2003 N 1139-21).

На практике встречаются ситуации, когда у работника за расчетный период и после нет заработной платы или отработанных дней. В таком случае средний заработок рассчитывается исходя из суммы, начисленной за фактически отработанные дни в месяце, в котором работнику предоставлен отпуск (п. 6 Положения).

Например, сотрудница вышла из декретного отпуска. Проработав 15 дней, она взяла не использованный ранее оплачиваемый отпуск. Бухгалтер будет определять средний заработок исходя из заработной платы, начисленной за 15 дней.

Как рассчитать отпускные для сотрудника, которому установлен индивидуальный график, и он работает, например, 6 часов в день?

Если сотрудник, которому установлен неполный рабочий день, отработал по графику все дни расчетного периода, то отпускные ему надо считать так же, как и другим сотрудникам, - взять зарплату за расчетный период, разделить ее на 12 и на 29,4, а результат умножить на количество дней отпуска.

Если повысили зарплату

Расчет отпускных усложнится для бухгалтера, если в учреждении были повышены тарифные ставки, должностные оклады. В п. 15 Положения представлен порядок расчета среднего заработка, если повышение произошло:

- в расчетный период;

- по окончании расчетного периода до наступления определенного случая;

- в период сохранения среднего заработка.

Когда повышение произошло в пределах расчетного периода, то заработную плату, начисленную работнику до повышения, нужно умножить на коэффициент повышения. Он рассчитывается путем деления тарифной ставки (должностного оклада, денежного вознаграждения), установленной в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, на тарифные ставки каждого месяца расчетного периода.

Пример 1.

Работнику музыкальной школы с 05.04.2007 предоставлен очередной отпуск на 28 календарных дней. Его оклад - 10 000 руб. Расчетный период отработан полностью, и в него войдет период с апреля 2006 по март 2007 г.

Предположим, что с апреля по февраль заработная плата работника не изменялась, а в марте она была увеличена на 2 000 руб.

Определим коэффициент повышения заработной платы. Он составит 1,2 (12 000 руб. / 10 000 руб.).

Рассчитаем средний дневной заработок сотрудника: (10 000 руб. х 11 х 1,2 + 12 000 руб.) / 12 / 29,4 = 408,16 руб.

Отпускные работника составят 11 428,48 руб. (408,16 руб. х 28 дн.).

Если повышение произошло после расчетного периода до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, то увеличивается средний заработок, исчисленный за расчетный период.

Пример 2.

Работнику музея с 05.04.2007 предоставлен очередной отпуск на 28 календарных дней. Его заработная плата за 12 месяцев (01.04.2006 - 01.03.2007) составила 180 000 руб. Расчетный период им отработан полностью. Заработную плату сотрудника повысили с 1 апреля 2007 г., увеличив его оклад на коэффициент 1,2.

Средний дневной заработок для расчета отпуска составит 510,20 руб. (180 000 руб. / 12 мес. / 29,4).

С 1 апреля 2006 г. оклад работника увеличен на коэффициент 1,2.

Сумма отпускных, которая должна быть выплачена работнику, составит 17 142,72 руб. (510,20 руб. х 28 дн. х 1,2). В ситуации, когда повышение зарплаты произошло в период нахождения сотрудника в отпуске, надо скорректировать часть среднего заработка, которая приходится на период с момента увеличения заработной платы и до окончания отпуска.

Пример 3

Работнику библиотеки с 05.04.2007 предоставлен очередной отпуск на 28 календарных дней. Его заработная плата за 12 месяцев (01.04.2006 - 01.03.2007) составила 136 000 руб. Расчетный период им отработан полностью. С 15.04.2007 заработная плата сотрудника увеличена на 1,2.

Определим средний дневной заработок. Он составит 385,49 руб. (136 000 руб. / 12 мес. / 29,4).

Сумма отпускных с учетом повышения составит:

- с 5 по 14 апреля 2007 г. - 3 854,90 руб. (385,49 руб. x 10 дн.);

- с 15 апреля по 3 мая 2007 г. - 8 326,58 руб. (385,49 руб. x 1,2 x 18 дн.).

Всего - 12 181,48 руб. (3 854,90 + 8 326,58).

Обратите внимание: выплатить сотруднику отпускные нужно не позднее чем за три дня до начала его отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Бухгалтерский учет

Основные бухгалтерские записи, производимые при начислении отпускных согласно Инструкции N 25н*(3) будут следующими:

- за счет бюджетных средств:

Дебет счета 1 401 01 211 "Расходы по заработной плате"

Кредит счета 1 302 01 730 "Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате"

- за счет приносящей доход деятельности:

Дебет счета 2 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления готовой продукции (работ, услуг)"

Кредит счета 2 302 01 730 "Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате"

При удержании НДФЛ из суммы отпускных работников производятся следующие бухгалтерские записи:

Дебет счета 1 (2) 302 01 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате"

Кредит счета 1 (2) 303 01 730 "Увеличение кредиторской задолженности по налогу на доходы физических лиц"

Выплата суммы отпускных из кассы учреждения оформляется в бухучете следующими бухгалтерскими записями:

Дебет счета 1 (2) 302 01 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате"

Кредит счета 1 (2) 201 04 610 "Выбытия из кассы"

С. Валова,

зам. главного редактора журнала "Учреждения

культуры и искусства: бухгалтерский

учет и налогообложение"

"Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 30.06.2006 N 90-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании недействующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации".

*(2) Закон действует до 01.01.2008 в связи с принятием Федерального закона от 18.12.2006 N 231-ФЗ "О введении в действие части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации".

*(3) Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина РФ от 10.02.2006 N 25н.