Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
Отпускной круговорот (Ю.С. Келер, "Зарплата", N 5, май 2007 г.)
-
Отпускной круговорот (Ю.С. Келер, "Зарплата", N 5, май 2007 г.)
-
Продолжительность отпуска
-
Продление и перенос отпуска
-
Документальное оформление отпуска
-
Какие выплаты учитывать при расчете отпускных
-
Расчет налогов и бухучет
Отпускной круговорот
Впереди лето - пора массовых отпусков. В связи с его приближением рассмотрим порядок расчета отпускных.
Продолжительность отпуска
Все работники имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Есть категории сотрудников, которым положен удлиненный основной оплачиваемый отпуск (ст. 115 ТК РФ). К ним относятся:
- несовершеннолетние (31 календарный день, ст. 267 ТК РФ);
- педагогические работники (42 или 56 календарных дней, ст. 334 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 01.10.2002 N 724);
- инвалиды (30 календарных дней, ч. 5 ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 N 181-ФЗ).
Расчет продолжительности отпуска и стажа
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск исчисляется в календарных днях (ст. 115 ТК РФ), то есть с учетом выходных дней. Включать в период отпуска праздничные дни не нужно (ст. 120 ТК РФ).
Что такое рабочий год
При назначении отпуска возникает вопрос: какой год имеют в виду законодатели, говоря о ежегодном отпуске? Календарный - с 1 января по 31 декабря или рабочий? Безусловно, это год рабочий, то есть 12 месяцев со дня поступления сотрудника на работу, причем именно к данному работодателю (п. 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР от 30.04.1930 N 169). Значит, для каждого сотрудника рабочий год свой.
Для определения продолжительности отпуска сотрудника режим работы организации (шестидневная или пятидневная неделя) значения не имеет. Важен только стаж работы у данного работодателя, в который входит:
- время фактической работы в организации;
- время, когда сотрудник фактически не трудился, но за ним в соответствии с трудовым законодательством, коллективным или трудовым договором, соглашением, локальным нормативным актом сохранялось его место работы. Например, время ежегодного оплачиваемого отпуска, другие дни отдыха;
- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении;
- период отстранения от работы сотрудника, который не прошел обязательный медицинский осмотр не по своей вине.
В стаж работы, который дает право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается:
- время отсутствия на работе без уважительных причин (прогулы), в том числе вследствие отстранения от работы по причинам, перечисленным в статье 76 ТК РФ);
- время отпусков по уходу за ребенком;
- время отпусков без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года.
Первый отпуск
Сотрудники получают право на отпуск после шести месяцев непрерывного труда (ст. 122 ТК РФ). Однако с согласия руководителя работник может уйти в отпуск раньше этого срока. Есть категории сотрудников, которые вправе получить отпуск до истечения шести месяцев работы. Например, женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, несовершеннолетние сотрудники и др.
Отпуск за второй и последующие годы работы сотрудник может взять в любое время года в соответствии с графиком отпусков, установленным в организации.
Как разбить отпуск
Работник может использовать 28 дней отпуска единовременно или по частям (ст. 125 ТК РФ).
Как показывает практика, чаще всего сотрудники берут отпуск частями - так удобнее и им, и работодателю. Одна часть отпуска не может быть менее 14 дней. Остальные части могут быть любой продолжительности, даже 14 отпусков по одному дню.
Сотрудники, которые претендуют на однодневные отпуска, находятся в более выгодном положении по сравнению с остальными работниками. Ведь они возьмут отпуск в рабочие дни, и одна часть отпуска будет равна 10 рабочим дням (14 календ. дн. - 4 вых. дн.), а остальные - 14 рабочим дням (1 раб. дн. х 14 однодневных отпусков). То есть общая продолжительность отпуска составит 24 рабочих дня, а у сотрудников, которые будут брать отпуск неделями, в расчет включаются выходные дни, и общая продолжительность отпуска составит всего 20 рабочих дней (28 календ. дн. - 8 вых. дн.).
Таким образом, однодневные отпуска невыгодны как самому работодателю, поскольку сотрудник дольше отсутствует на работе, так и бухгалтеру, объем работы которого увеличится. Так как необходимо рассчитывать отпускные за каждый день, когда сотрудник соберется в отпуск, и оформлять соответствующие документы. Поэтому при предоставлении отпуска по частям работодателю нужно учитывать возможные неудобства. Напомним, что согласно статье 125 Трудового кодекса РФ отпуск может быть разделен на части по соглашению между сотрудником и работодателем.
Дополнительный отпуск
Некоторые сотрудники (например, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда, имеющие особый характер работы, ненормированный рабочий день) имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск различной продолжительности (ст. 116 ТК РФ).
Помимо этого любой работодатель вправе самостоятельно установить для своих работников дополнительные отпуска любой продолжительности. Порядок и условия их предоставления следует определить в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
Продление и перенос отпуска
Отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, если работник заболел или исполнял государственные обязанности, для которых трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы. Новый срок отпуска определяет работодатель с учетом пожеланий сотрудника (ст. 124 ТК РФ).
Есть и другие ситуации, когда работодатель обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, - если он своевременно не оплатил отпуск сотрудника или не предупредил о времени его начала (но только в том случае, если работник сам пожелает перенести отпуск).
Работодатель может перенести отпуск сотрудника на другой срок в текущем году. И только в исключительных случаях на следующий год, но только с согласия работника. Например, когда отпуск работника может неблагоприятно отразиться на деятельности организации.
Не предоставлять сотруднику отпуск в течение двух лет подряд запрещено, даже с его согласия. Нельзя переносить отпуск на следующий рабочий год несовершеннолетним лицам и сотрудникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда.
Документальное оформление отпуска
Когда сотрудник берет отпуск, должны быть оформлены следующие документы:
- график отпусков по форме N Т-7;
- приказ руководителя о предоставлении отпуска.
Если в отпуск идет один сотрудник, приказ cоставляется по форме N Т-6 (пример заполнения приведен на с. 48), если несколько - по форме N Т-6а. На основании приказа делаются отметки в личной карточке сотрудника (форма N Т-2) и лицевом счете (форма N Т-54), а также рассчитываются отпускные по форме N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику" (пример ее заполнения приведен на с. 49).
Обратите внимание: работодатель должен сообщить сотруднику под роспись о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Это требование можно выполнить, составив форму N Т-6 за две недели до начала отпуска. Перечисленные выше формы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Кроме того, потребуется заявление на отпуск от сотрудника. Как правило, оно составляется, если сотрудник берет внеплановый отпуск (на заявлении должны быть разрешительная запись и подписи начальника структурного подразделения (отдела, цеха и т.п.) и руководителя компании) или был принят на работу после утверждения графика отпусков. Этот документ имеет произвольную форму и необходим для внесения изменений в график отпусков, которые производятся в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Лучше всего просить сотрудников составить такое заявление при любых обстоятельствах, тогда даже при внесении частых изменений в график отпусков будет легче отследить, кто из сотрудников фактически был направлен в отпуск.
Образец заявления о предоставлении отпуска
Генеральному директору
ООО "Мегаполис"
Г.К. Макаренко
от бухгалтера
К.П. Иванова
Заявление
Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 01
по 28 июня 2007 года.
Иванов К.П. Иванов
-----------
14.05.2007
Сумму отпускных можно определить, умножив средний дневной заработок сотрудника на количество дней отпуска.
Чтобы определить средний дневной заработок, необходимо знать число дней, отработанных в расчетном периоде, и сумму выплат, которую работник получил в расчетном периоде. Расчетный период для оплаты отпуска составляет 12 месяцев. Причем в этот период включается время с 1-го по 30-е (31-е) число каждого месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).
Средний дневной заработок для оплаты отпускных определяется по следующей формуле:
/-----------------\ /---------\
| сумма выплат | /-------\ /----\ | средний |
| работнику в | : |12 мес.| : |29,4| = | дневной |.
|расчетном периоде| \-------/ \----/ |заработок|
\-----------------/ \---------/
Сумму отпускных можно определить таким образом:
/---------\ /----------\
| средний | |количество| /---------------\
| дневной | х | дней | = |сумма отпускных|.
|заработок| | отпуска | \---------------/
\---------/ \----------/
Аналогично рассчитывают и отпускные тем сотрудникам, которые трудятся неполный рабочий день. Для них особого порядка не предусмотрено.
Расчет отпускных отражается на оборотной стороне формы N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику".
Унифицированная форма N Т-6
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. N 1
/-----------\
| Код |
|-----------|
Форма по ОКУД | 0301005 |
|-----------|
по ОКПО | 12500689 |
ООО "Мегаполис" \-----------/
-----------------------------------------------------------------------
наименование организации
/--------------------------------------\
| Номер документа | Дата составления |
|-------------------+------------------|
Приказ | 53/17 | 15.05.2007 |
(распоряжение) \--------------------------------------/
о предоставлении отпуска работнику
/-----------------\
Предоставить отпуск | Табельный номер |
|-----------------|
Иванов Кирилл Петрович | 25 |
---------------------------------------------------------------------------------------------------/
фамилия, имя, отчество
бухгалтерия
-------------------------------------------------------------------------
структурное подразделение
бухгалтер
-------------------------------------------------------------------------
должность (специальность, профессия)
за период работы с " 01 " июня 2007 г. по " 28 " июня 2007 г.
---- -------- -- ---- -------- --
/--------\
А. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск на | 28 | календарных дней
\--------/
с " 01 " июня 2007 г. по " 28 " июня 2007 г.
---- -------- -- ---- -------- --
с выходом сотрудника на работу 2 июля 2007 года
--------------------------------------------------
и(или)
Б.
----------------------------------------------------------------------
ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный,
----------------------------------------------------------------------
без сохранения заработной платы и другие (указать)
/-----------\
на | - | календарных дней
\-----------/
с " " 20 г. по " " 20 г.
---- -------------- --- ---- -------------- ---
/------------\
В. Всего отпуск на | 28 | календарных дней
\------------/
с " " 20 г. по " " 20 г.
---- ------------ --- ---- ------------- ---
с выходом сотрудника на работу 2 июля 2007 года
--------------------------------------------------
Руководитель организации Генеральный директор Макаренко К.Г. Макаренко
------------------------ ------------------ -----------------------
должность личная подпись расшифровка подписи
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен Иванов " 15 " мая 2007 г.
------------------ ---- ----------- ---
личная подпись
Унифицированная форма N Т-60
Утверждена Постановлением Госкомстата
России от 5 января 2004 г. N 1
/-----------\
| Код |
|-----------|
Форма по ОКУД| 0301051 |
|-----------|
по ОКПО| 12500689 |
ООО "Мегаполис" \-----------/
-------------------------------------------------------------------------------
наименование организации
/--------------------------------------\
| Номер документа | Дата составления |
|-------------------+------------------|
| | |
Записка-расчет \--------------------------------------/
о предоставлении отпуска работнику
/-------------------\
| Табельный номер |
|-------------------|
Иванов Кирилл Петрович | 25 |
---------------------------------------------------------------------------------------------------/
фамилия, имя, отчество
бухгалтерия
----------------------------------------------------------------------------------------------------
структурное подразделение
бухгалтер
----------------------------------------------------------------------------------------------------
должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
А. Предоставляетсяежегодный основной оплачиваемый отпуск
за период работы с " 01 " июня 2006 г. по " 31 " мая 2007 г.
---- -------- -- ---- ------- --
/--------\
на | 28 | календарных дней
\--------/
с " 01 " июня 2007 г. по " 28 " июня 2007 г.
---- -------- -- ---- -------- --
с выходом сотрудника на работу 2 июля 2007 года
--------------------------------------------------
/-----------\
Б. и(или) ежегодный дополнительный (другой) отпуск на | - | календарных дней
\-----------/
с " " 20 г. по " " 20 г.
---- -------------- --- ---- -------------- ---
| Ежегодный дополнительный (другой) отпуск |
Количество ка- лендарных дней |
Дата | Основание предоставления ежегодного дополнительно- го (другого) отпуска |
||
| вид | код | начала отпуска | окончания отпуска | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
/------------\
В. Всего отпуск на | 28 | календарных дней
\------------/
с " 01 " июня 2007 г. по " 28 " июня 2007 г.
---- -------- -- ---- -------- --
с выходом сотрудника на работу 2 июля 2007 года
--------------------------------------------------
Работник кадровой службы начальник отдела кадров Огарева И.Т. Огарева
--------------------------- ------------------ -----------------------
должность личная подпись расшифровка подписи
Оборотная сторона формы N Т-60
Расчет оплаты отпуска
/-------------------------------------\ /---------------------------------------------------\
|Расчетный период|Выплаты, учитываемые| | Количество |Средний дневной|
|----------------|при исчислении сред-| |-----------------------------------|(часовой) зара-|
|год | месяц |него заработка, руб.| | календарных дней |часов расчетного| боток, руб. |
| | | | |расчетного периода| периода | |
|----+-----------+--------------------| |------------------+----------------+---------------|
| 1 | 2 | 3 | | 4 | 5 | 6 |
|----+-----------+--------------------| |------------------+----------------+---------------|
|2006| июнь | 15 000 | | | | |
|----+-----------+--------------------| | | | |
|2006| июль | 15 000 | | | | |
|----+-----------+--------------------| | | | |
|2006| август | 15 000 | | | | |
|----+-----------+--------------------| | | | |
|2006| сентябрь | 15 000 | | | | |
|----+-----------+--------------------| \---------------------------------------------------/
|2006| октябрь | 15 000 |
|----+-----------+--------------------|
|2006| ноябрь | 15 000 |
|----+-----------+--------------------|
|2006| декабрь | 15 000 |
|----+-----------+--------------------|
|2007| январь | 15 000 |
|----+-----------+--------------------|
|2007| февраль | 9 437,70 |
|----+-----------+--------------------|
|2007| март | 15 000 |
|----+-----------+--------------------|
|2007| апрель | 7 142,90 |
|----+-----------+--------------------|
|2007| май | 15 000 |
\----------------+--------------------|
Итого| 166 580,60 |
\--------------------/
| Начислено | ||||||||
| за месяц ----------------- текущий |
за июнь месяц ---------------- будущий |
всего, руб. |
||||||
| количест- во кален- дарных дней от- пуска |
сумма за отпуск, руб. | другие начисления |
количество календар- ных дней отпуска |
сумма за отпуск, руб. | другие начисления |
|||
| из фонда оплаты труда |
из фонда оплаты труда |
|||||||
| 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
| 0 | 0,00 | - | 15 000,00 | 28 | 14 360,36 | - | 0,00 | 29 360,36 |
| Удержано, руб. | Причитается к выплате сумма, руб. |
||||||
| налог на доход | всего | ||||||
| 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 |
| 3 817 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 3 817 | 25 543,36 |
К выплате сумма Двадцать пять тысяч пятьсот сорок три руб. 36 коп.
-------------------------------------------------------------- ----------
прописью
по платежной ведомости (расходному ордеру) N 356/48 от " 17 " мая 2007 г.
---------- ---- ---------- --
Бухгалтер Малкина Т.И. Малктна
-------------- -------------------
личная подпись расшифровка подписи
Если в компании установлен особый расчетный период
В коллективном договоре можно установить другой расчетный период, отличный от 12 месяцев. Законодательство этого не запрещает.
Расчет отпускных в данном случае нужно производить так. Во-первых, рассчитать сумму отпускных исходя из периода 12 месяцев, предусмотренного Трудовым кодексом. Во-вторых, определить сумму отпускных с учетом того расчетного периода, который установлен в организации.
После этого нужно сравнить обе полученные величины и выплатить ту сумму, которая окажется большей. Все эти действия направлены на то, чтобы в зависимости от изменения расчетного периода положение работника не ухудшалось (ч. 6 ст. 139 ТК РФ).
Когда расчетный период отработан не полностью
Расчет отпускных усложняется тем, что один или несколько месяцев года, за которые предоставляется отпуск, сотрудник отработал не полностью (например, был в отпуске за свой счет или болел). Тогда среднедневной заработок сотрудника нужно рассчитать так (п. 4 Положения об особенностях исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 N 213, далее - Положение о среднем заработке).
Сначала определим количество полностью отработанных месяцев, которое умножается на коэффициент 29,4. Таким образом, отработанные месяцы переводятся в календарные дни. Рабочие дни в не полностью отработанных месяцах нужно перевести в календарные, умножив на коэффициент 1,4. После этого календарные дни в полностью и не полностью отработанных месяцах складываются.
Теперь фактически начисленную зарплату разделим на итоговую сумму календарных дней. Это и будет средний дневной заработок сотрудника.
Пример 1. Сотруднику ООО "Дело" К.П. Иванову был предоставлен очередной ежегодный отпуск на 28 календарных дней с 1 июня 2007 года. Оклад работника составляет 15 000 руб. и за 12 месяцев, предшествующих отпуску, не менялся. К.П. Иванов за период с июня 2006 года по май 2007 года не полностью отработал два месяца: в феврале он трудился 12 дней, а в апреле - 10 дней. За эти месяцы он получил вознаграждение в размере 9 437,7 и 7 142,9 руб. соответственно.
Решение. В расчетный период бухгалтер включит:
- июнь, июль, август, сентябрь, октябрь, ноябрь и декабрь 2006 года;
- январь, февраль, март, апрель, май 2007 года.
Определим средний дневной заработок К.П. Иванова.
Сотрудник получил за расчетный период вознаграждение в сумме 150 000 руб. (15 000 руб. х 10 мес.) за полностью отработанные и 16 580,6 руб. (7 142,9 руб. + 9 437,7 руб.) за не полностью отработанные месяцы. Общая сумма выплат в пользу сотрудника за 12 месяцев составит 166 580,6 руб.
Рассчитаем количество дней: 10 мес. х 29,4 + 12 дн. х 1,4 + 10 дн. х 1,4 = 324, 8 дн.
Тогда средний дневной заработок К.П. Иванова составит:
166 580,6 руб. : 324,8 дн. = 512,87 руб.
Сумма отпускных К.П. Иванова будет равна 14 360,36 руб. (512,87 руб. х 28 календ. дн.).
Когда в расчетном периоде нет отработанных дней
или начисленной зарплаты
Если в расчетном периоде работнику не была начислена зарплата или у него не было фактически отработанных дней, отпускные нужно рассчитать исходя из его зарплаты за 12 предыдущих месяцев. Такой вывод можно сделать на основании пункта 5 Положения о среднем заработке.
Если сотрудник не работал ни в расчетном периоде, ни в течение 12 месяцев до него (то есть два года), его средний заработок необходимо определить на основании зарплаты за тот месяц, когда он был направлен в отпуск (п. 6 Положения о среднем заработке).
Есть случаи, когда сотрудник уходит в отпуск, не проработав в организации ни одного дня. Например, если он поступил на работу в порядке перевода. В этом случае отпуск необходимо оплатить исходя из установленного должностного оклада или тарифной ставки сотрудника. Так определено пунктом 7 Положения о среднем заработке.
Когда в расчетном периоде была повышена зарплата
Если зарплата была повышена в расчетном периоде (12 календарных месяцев до месяца отпуска), весь заработок за этот период необходимо увеличить на коэффициент повышения окладов (п. 15 Положения о среднем заработке). Обратите внимание: это необходимо сделать, только если заработок подняли во всей организации или ее филиале.
Например, работник идет в отпуск в мае 2007 года. С февраля его зарплата была повышена с 10 000 до 12 000 руб. Значит, зарплату за период с мая 2006 по январь 2007 года необходимо увеличить в 1,2 раза (12 000 руб. : 10 000 руб.).
Если зарплата выросла после расчетного периода, но до того, как работник ушел в отпуск, нужно скорректировать его средний заработок за весь расчетный период.
Оклад вырос за время отпуска
Предположим, в организации повысили оклады, когда сотрудник был в отпуске. Отпускные уже выплачены. Определим, нужно ли их пересчитывать.
На время отпуска за работником сохраняются место и средний заработок (ст. 114 ТК РФ), и если оклад увеличился в этот период сохранения среднего заработка, то "часть среднего заработка повышается с той даты, когда было принято решение о повышении оклада" (п. 15 Положения о среднем заработке). Значит, пересчитывать отпускные придется. Но только в том случае, если повышение окладов коснулось всех сотрудников организации. Согласно пункту 15 Положения о среднем заработке средний заработок сотрудников увеличивается при повышении окладов в организации (филиале, структурном подразделении).
Для этого необходимо определить коэффициент увеличения зарплаты, разделив новый оклад на сумму старого. Затем увеличить сумму отпускных на соответствующий коэффициент и выплатить работнику разницу между суммами.
Обратите внимание: корректировать нужно только часть среднего заработка, которая приходится на период с момента увеличения зарплаты и до окончания отпуска.
Пример 2. Сотрудник фирмы ООО "Весна" В.Ю. Петров ушел в отпуск на период с 21 мая по 3 июня 2007 года. Его средний дневной заработок составлял 567,23 руб.
В.Ю. Петрову были выплачены отпускные в размере 7 941,22 руб.
С 1 июня 2007 года всем сотрудникам организации повысили оклад в 1,2 раза, в том числе и В.Ю. Петрову. Рассчитаем, какую сумму работодатель должен выплатить сотруднику.
Решение. Средний дневной заработок сотрудника с учетом повышения зарплаты теперь составляет 680,68 руб. (567,23 руб. х 1,2).
Доплата за отпуск будет рассчитываться с даты повышения оклада - с 1 по 3 июня 2007 года.
За эти дни сотруднику уже была выплачена сумма в размере 1 701,69 руб. (567,23 руб. х 3 дн.)
Поэтому с учетом выплаченной суммы размер доплаты составит 340,35 руб. (680,68 руб. х 3 дн. - 1 701,69 руб.).
Какие выплаты учитывать при расчете отпускных
Для расчета среднего заработка учитываются все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда организации, независимо от их источников (ст. 139 ТК РФ). Это и зарплата, и премии, и всевозможные доплаты, например за работу в праздничные и выходные дни, ночное время, при совмещении профессий или выполнении обязанностей временно отсутствующего работника. Но при расчете среднего заработка нельзя учесть материальную помощь, так как она выплачивается в связи с финансовыми сложностями сотрудников и не зависит от количества и качества их труда.
Как учесть премии в среднем заработке
Прежде всего отметим, что при расчете отпускных премии можно учитывать только в том случае, если они предусмотрены Положением об оплате труда (премировании) работников организации. Это правило относится и к разовым премиям (письмо Роструда от 05.02.2007 N 274-6-0).
В пункте 14 Положения о среднем заработке сказано, что при расчете среднего заработка учитываются "премии и вознаграждения, фактически начисленные за расчетный период". Если понимать положение буквально, в расчет отпуска, который работнику был предоставлен, например, в апреле, нужно включить квартальную премию, начисленную в июне, поскольку она относится к II кварталу. Однако в апреле о ней еще не было известно, значит в июне необходимо делать перерасчет отпускных.
Другое, более распространенное мнение состоит в том, что в этом случае имеются в виду премии, начисленные в расчетном периоде. Такой позиции придерживается и Минтруд России в письме от 10.07.2003 N 1139-21. "Ежемесячные премии, выплаченные вместе с заработной платой за данный месяц в расчетном периоде, учитываются при подсчете среднего заработка по фактически начисленным суммам". То есть премии при расчете отпускных учитываются, если они начислены в расчетном периоде вне зависимости от того, за какой месяц они выданы.
Исключение из этого правила составляют годовые премии за предшествующий календарный год. Их всегда учитывают в составе заработка за расчетный период (в размере 1/12 за каждый месяц) независимо от даты начисления (п. 14 Положения о среднем заработке). Если премия по итогам работы за год начислена после выплаты вознаграждения за отпуск, сумму отпускных нужно пересчитать. Чтобы избежать перерасчета, необходимо начислять годовые премии как можно раньше, лучше всего - 31 декабря текущего года (раньше это сделать невозможно, так как год еще не закрыт).
Если сотрудник отработал расчетный период не полностью (например, болел или был в отпуске), а премии за эти периоды были начислены, необходимо учесть только ту часть премий, которая приходится на отработанное время. Исключение составляют ежемесячные премии, которые выплачиваются вместе с зарплатой. Их следует включать в расчет исходя из фактически начисленных сумм. Так сказано в пункте 14 Положения о среднем заработке.
Отпускные плюс зарплата
Предположим, работник берет отпуск в середине месяца и хотел бы вместе с отпускными получить часть зарплаты за уже отработанное время. Рассмотрим, имеет ли он на это право.
Во-первых, зарплату нужно выплачивать не реже чем каждые полмесяца. Дни выплаты определяются локальными нормативными актами, коллективным или трудовым договором (ст. 136 ТК РФ). Во-вторых, опускные выплачиваются не позднее трех дней до начала отпуска.
Если возможно совместить обе эти выплаты, часть зарплаты и отпускные выплачивают одновременно.
Расчет налогов и бухучет
НДФЛ
Вознаграждение за основной и дополнительный отпуска признается доходом работника и облагается по ставке 13% (п. 1 ст. 210 НК РФ). При расчете этого налога есть один нюанс. Как налоговый агент, организация должна удержать НДФЛ в момент фактической выплаты дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). Датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который этот доход был начислен (п. 2 ст. 223 НК РФ). Однако согласно законодательству, как мы упоминали ранее, отпускные выплачиваются за три дня до отпуска. То есть дата выплаты отпускных может не совпадать с последним днем месяца. Поэтому налог на доходы физических лиц нужно уплатить в день получения организацией денег из банка на выплату отпускных, либо в день перечисления отпускных на счет работника, либо не позднее дня после выплаты отпускных из кассы. День уплаты НДФЛ зависит от того, как организация выплачивает отпускные: снимает со счета в банке, перечисляет на счет или выплачивает из кассы.
ЕСН, пенсионные взносы и взносы на травматизм
Суммы отпускных (за основной и дополнительный отпуска) облагаются единым социальным налогом (п. 1 ст. 236 НК РФ), взносами в Пенсионный фонд и на страхование от несчастных случаев на производстве (ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ и п. 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184).
А вот отпускные, начисленные за дополнительные отпуска, которые организация предоставляет работникам только на основании коллективного (трудового) договора, ЕСН, а значит, и пенсионными взносами не облагаются. Это связано с тем, что такие расходы не отражаются в расходах по налогу на прибыль (п. 24 ст. 270 и п. 3 ст. 236 НК РФ).
Налог на прибыль
Учет отпускных в составе расходов на оплату труда одинаковый для оплаты основных и дополнительных отпусков. Из этого правила есть одно исключение: если в организации в соответствии с коллективным договором или приказом установлены дополнительные отпуска, которые не предусмотрены законодательством, расходы на их оплату нельзя учесть при расчете налога на прибыль (п. 24 ст. 270 НК РФ).
Метод начисления. Отразить отпускные в составе расходов на оплату труда нужно в том месяце, в котором они начислены, независимо от времени фактической выплаты (п. 7 ст. 255 НК РФ, п. 1 и 4 ст. 272 НК РФ). Нужно распределять сумму отпускных на остатки незавершенного производства или нет, зависит от того, к прямым или косвенным расходам будут отнесены отпускные, а также от специфики деятельности фирмы. Организации, оказывающие услуги, вправе не распределять расходы*(1).
Кассовый метод. Расходы на отпускные необходимо учитывать по мере их выплаты, то есть в том месяце, в котором они фактически были выплачены работнику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).
Бухучет
В бухгалтерском учете отпускные учитываются как расходы по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99):
Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 70
- начислены отпускные.
Пример 3. Работник торговой организации ООО "Весна" С.В. Святов уходит в отпуск с 18 мая 2007 года на 14 календарных дней.
14 мая 2007 года С.В. Святову начислены и выплачены отпускные в размере 18 000 руб.
За отработанные дни мая (с 1-го по 18-й) ему также начислена зарплата 20 000 руб.
К маю совокупный доход работника превысил 40 000 руб., а значит, ни вычет на ребенка в размере 600 рублей, ни тем более стандартный вычет в размере 400 руб. (доход превысил 20 000 руб.) ему больше не предоставляется.
Решение. Бухгалтер отразит выплату отпускных в учете таким образом. В целях упрощения примера начисление взносов на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве не рассматривается:
- 20 000 руб. - начислена зарплата за май 2007 года;
- 18 000 руб. - начислены отпускные;
Дебет 44 Кредит 69 субсчет "Расчеты по социальному страхованию"
- 9 880 руб. [(20 000 + 18 000 руб). х 26%] - начислен ЕСН с суммы зарплаты и отпускных;
Дебет 70 Кредит 68 "Расчеты по НДФЛ"
- 4 940 руб. [(20 000 руб. + 18 000 руб). х 13%] - начислен НДФЛ с суммы зарплаты и отпускных;
- 33 060 руб. (20 000 руб. + 18 000 руб. - 4 940 руб.) - выданы отпускные и зарплата из кассы.
Ю.С. Келер,
налоговый консультант
"Зарплата", N 5, май 2007 г.
-------------------------------------------------------------------------
*(1) О том, как классифицировать расходы на прямые и косвенные, читайте в статье "Компенсация за неиспользованный отпуск" - Примеч. ред.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал "Зарплата"
"Зарплата" - профессиональное практическое издание для бухгалтера и работника отдела кадров. Все материалы и рекомендации журнала нацелены на возможность практического применения, как оперативного, так и долгосрочного.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ N ФС77-23886 от 28.03.2006 г., выданное Федеральной службой по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия
www.zarplata-online.ru