О наличных денежных расчетах (Т.М. Панченко, "Официальные материалы для бухгалтера. Комментарии и консультации", N 1, 2, январь 2007 г.)

О наличных денежных расчетах

Основные положения о денежных средствах и видах расчетов в Российской Федерации сформулированы Гражданским кодексом Российской Федерации, поскольку денежные средства являются объектом гражданского оборота (как вид имущества).

Вопросы наличного денежного обращения на территории Российской Федерации регулируются Федеральным законом от 10.07.02 N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" (с изм. и доп.), а также нормативными актами Банка России.

Согласно ст. 140 ГК РФ платежи на территории Российской Федерации осуществляются путем наличных и безналичных расчетов.

Наличные расчеты - это расчеты, в которых реально участвуют наличные деньги. Произведены они могут быть только в форме передачи денежных банкнот и монет одним лицом другому лицу во исполнение какого-либо гражданско-правового обязательства.

Безналичные расчеты производятся через банки и иные кредитные организации, в которых открыты соответствующие счета, если иное не вытекает из закона и не обусловлено используемой формой расчетов (п. 3 ст. 861 ГК РФ). Так, например; безналичными расчетами признаются также переводы денежных средств по поручению физических лиц без открытия банковского счета (п. 1.2 Положения "О порядке осуществления безналичных расчетов физическими лицами в Российской Федерации", утвержденного Банком России от 01.04.03 N 222-П). Данное Положение регулирует только безналичные расчеты физических лиц, не связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности.

Законным платежным средством на территории Российской Федерации является рубль (п. 1 ст. 140 ГК РФ), поэтому по общему правилу все наличные расчеты должны производиться в рублях.

При оформлении денежного обязательства (в том числе и обязательства выплатить наличную сумму денег) стороны договора по общему правилу должны указать сумму в рублевом выражении. В то же время не возбраняется указать и сумму в иностранной валюте (или в условных денежных единицах) с разъяснением, что денежное обязательство подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной названной сумме в валюте или в условных денежных единицах.

Если в договоре не имеется дополнительных указаний, то рублевая сумма при оплате рассчитывается исходя из официального курса соответствующей валюты или условных денежных единиц на день платежа (п. 2 ст. 317 ГК РФ).

В настоящее время все расчеты в иностранной валюте за реализуемые физическим лицам товары (работы, услуги) на территории Российской Федерации запрещены.

Запрещена и выдача заработной платы в иностранной валюте.

Порядок приема и выдачи наличных денежных средств из кассы

Для осуществления расчетов наличными денежными средствами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Касса - специально оборудованное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денежных средств.

Прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов регламентируются разделом II Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 N 40.

Прием наличных денежных средств в кассу организации производится по приходным кассовым ордерам.

При оприходовании денежных средств в кассу оформляются следующие бухгалтерские записи:

Дебет сч. 50 "Касса", Кредит сч. 75 "Расчеты с учредителями", субсчет 1 "Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал"

оплата учредителями (акционерами) приобретенных долей (акций);

Дебет сч. 50 "Касса", Кредит сч. 51 "Расчетные счета" (сч. 52 "Валютные счета")

снятие денежных средств с расчетного, валютного, бюджетного и других видов счетов в банке;

Дебет сч. 50 "Касса", Кредит сч. 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"

оплата покупателями (заказчиками) реализованных товаров, выполненных работ, оказанных услуг и получение авансов от них;

Дебет сч. 50 "Касса", Кредит сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

возврат подотчетными лицами остатка денежных средств, полученных под отчет;

Дебет сч. 50 "Касса", Кредит сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

оплата работниками организации реализованных им товаров и услуг, погашение работниками причиненного ими материального ущерба;

Дебет сч. 50 "Касса", Кредит сч. 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" (сч. 67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам")

получение заемных средств;

Дебет сч. 50 "Касса", Кредит сч. 58 "Финансовые вложения", субсчет 3 "Предоставленные займы" (сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 1 "Расчеты по предоставленным займам")

получение средств в погашение выданных ранее займов и ссуд;

Дебет сч. 50 "Касса", Кредит сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

возврат поставщиками и подрядчиками полученных ранее авансов.

Организации могут получать наличные денежные средства в учреждениях банков, в которых открыты соответствующие счета на цели, установленные федеральными законами, иными правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации, и нормативными актами Банка России (п. 2.8 Положения Банка России от 05.01.98 N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации...").

Организация вправе самостоятельно решать, на какие цели она может получать наличные денежные средства со своего счета, так как действующими нормативными актами Банка России такие цели не регламентированы.

При приеме денежных билетов и монет в платежи кассиры организаций обязаны руководствоваться установленными Банком России признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России.

Выдача наличных денег из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам (РКО) или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денежных средств, счетам и др.).

При использовании вместо расходного кассового ордера одного из альтернативных документов на них проставляется штамп с реквизитами расходного кассового ордера.

Форма и реквизиты штампа законодательством, регламентирующим ведение кассовых операций, не установлены, поэтому они могут быть произвольными и содержать основные реквизиты расходного кассового ордера.

При выдаче денежных средств из кассы оформляются следующие бухгалтерские записи:

Дебет сч. 75 "Расчеты с учредителями", субсчет 1 "Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал", Кредит сч. 50 "Касса"

выплата участнику действительной стоимости доли при его выходе из общества;

Дебет сч. 51 "Расчетные счета" (сч. 52 "Валютные счета"), Кредит сч. 50 "Касса"

сдача неиспользованных денежных сумм в банк;

Дебет сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами", Кредит сч. 50 "Касса" выдача денежных средств под отчет;

Дебет сч. 58 "Финансовые вложения", субсчет 3 "Предоставленные займы" (сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 1 "Расчеты по предоставленным займам"), Кредит сч. 50 "Касса"

предоставление займов и ссуд;

Дебет сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (сч. 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"), Кредит сч. 50 "Касса"

оплата поставщикам (подрядчикам) за приобретенные товары (работы, услуги) и предоплата по соответствующим договорам;

Дебет сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", Кредит сч. 60 "Касса"

выплата работникам средств на оплату труда, пособий, стипендий;

Дебет сч. 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" (сч. 67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам"), Кредит сч. 50 "Касса"

возврат полученного ранее займа.

Документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или лицами, на это уполномоченными.

Отсутствие подписи руководителя организации на РКО допускается только в случаях, когда его подпись имеется на прилагаемых к РКО документах (заявлениях, счетах и т.д.).

Денежные средства выдаются из кассы по предъявлении получателем этих средств документа, удостоверяющего его личность (паспорта или иного документа).

В том случае, если получателем является работник организации, деньги ему могут быть выданы и по удостоверению, выданному данной организацией, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Наименование предъявленного документа (или документа, его заменяющего) и его реквизиты (номер, дата, орган, выдавший документ, и место выдачи) указываются в соответствующей графе РКО.

Если документ, заменяющий РКО, составлен на группу лиц (например, платежная ведомость), то никаких записей о предъявленном каждым лицом документе, удостоверяющем его личность, в нем не делается. Получатель денежных средств расписывается в соответствующей графе платежных документов.

Расписка в получении денежных средств может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами.

При получении денежных средств по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Наряду с выдачей денежных средств из кассы непосредственно лицу, указанному в РКО (документе, его заменяющем), допускается выдача денежных средств по доверенности, оформленной в установленном порядке.

При выдаче денежных средств по доверенности в тексте РКО после фамилии, имени и отчества получателя денежных средств указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денежных средств.

Если деньги выдаются по ведомости, то после того, как кассир сделал в соответствующей графе запись "По доверенности", доверенное лицо расписывается в получении денежных средств. Доверенность остается в организации (она прилагается к РКО или к платежной ведомости).

Выдача средств на оплату труда, пособий по социальному страхованию и стипендий может осуществляться по платежной или расчетно-платежной ведомости. В том случае, если на ведомости будет проставлен штамп с реквизитами РКО, сам расходный ордер организация вправе не составлять.

Руководитель организации на титульном листе платежной ведомости делает разрешительную надпись ("Оплатить") и визирует ее своей подписью. Кроме того, платежная ведомость должна быть подписана главным бухгалтером организации или иным лицом, на это уполномоченным.

Разовые выдачи денежных средств на оплату труда отдельным лицам производятся по расходным кассовым ордерам.

При выплате денег лицам, не состоящим в штате организации; отдельный РКО может быть выписан либо на каждое лицо, либо на всех лиц, выполняющих работы по конкретному договору, либо составляется отдельная ведомость.

Здесь следует обратить внимание на то, что по одной ведомости деньги штатным работникам и лицам, не состоящим в штате предприятия, выплачивать не допускается.

Если средства на оплату труда, пособия по социальному страхованию, стипендии не были получены работниками в течение трех рабочих дней, включая день получения денежных средств в учреждении банка (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, этот срок продлен до пяти дней), то по истечении этого срока кассир обязан закрыть платежную (расчетно-платежную) ведомость, а невыданные (депонированные) суммы наличных денежных средств сдать в учреждения банков, оформив на общую сумму сдаваемых средств один общий РКО.

Инкассация выручки

Доставку наличных денежных средств из кассы организации в банк выполняет служба инкассации. Доставлять в банк наличные могут как инкассаторы обслуживающего организацию банка, так и сотрудники Российского объединения инкассации (Росинкас), с которыми организация должна заключить специальный договор. В договоре указываются адреса магазинов, принадлежащих организации, время приезда инкассаторов и стоимость услуг, которая обычно определяется в процентах от суммы инкассированной наличности.

Порядок оформления и передачи наличных денежных средств инкассаторам предусмотрен Положением Банка России от 09.10.02 N 199-П "О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации" (с изм. и доп.).

После заключения договора организация должна заказать для каждого магазина свой отдельный специальный пломбир и приобрести свинцовые пломбы. На пломбире должны быть выгравированы номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак.

В подразделение инкассации организация представляет два экземпляра образцов оттиска каждого пломбира, которым будут пломбироваться сумки с денежной наличностью в каждом магазине.

Руководитель подразделения инкассации банка заверяет все представленные экземпляры образцов оттисков. Для этого на шпагат ниже пломбы организации накладывается пломба банка.

Один экземпляр каждого заверенного образца пломбы передается организации. Этот экземпляр кассир организации будет предъявлять инкассаторам при передаче им сумок с наличностью. На каждую точку инкассации первоначально выдаются две сумки. Далее происходит их "кругооборот". Забрав одну сумку с наличностью, при следующем заезде инкассаторы привозят пустую сумку и забирают заполненную.

На каждой сумке служба инкассации проставляет порядковый номер.

Подготовив денежную наличность, кассир организации должен заполнить в трех экземплярах препроводительную ведомость. Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку, второй экземпляр передается инкассатору вместе с сумкой. На третьем экземпляре препроводительной ведомости при передаче сумки инкассатор ставит свою подпись и печать подразделения инкассации. Этот экземпляр остается у кассира организации (магазина).

Сумку необходимо опломбировать после того, как в нее уложены денежная наличность и первый экземпляр препроводительной ведомости.

Инкассатор, приехавший за выручкой, предъявляет кассиру свое служебное удостоверение, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и пустую сумку.

Кассир записывает в явочную карточку сумму наличных денежных средств (цифрами и прописью), уложенную в сумку и записанную в препроводительной ведомости, дату и номер сумки, показывает инкассатору заверенный образец оттиска пломбы и передает два экземпляра препроводительной ведомости.

Инкассатор проверяет правильность записей в явочной карточке, ставит дату, свою подпись и печать на третьем экземпляре ведомости и возвращает этот экземпляр кассиру.

Записи в явочной карточке должен делать только кассир организации.

Если при этом кассир допустил ошибку, то ему необходимо зачеркнуть неправильную запись, сделать правильную и заверить своей подписью.

Третий экземпляр препроводительной ведомости с подписью и печатью инкассатора служит основанием для составления бухгалтером расходного кассового ордера (форма N КО-2) и отражения в кассовой книге расхода наличных денежных средств по кассе организации.

Порядком ведения кассовых операций предусмотрено, что в организации ведется только одна кассовая книга. Именно поэтому если выручка инкассируется, например, из магазинов, а кассовая книга ведется в центральном офисе организации, то третьи экземпляры препроводительных ведомостей передаются в центральный офис, где и составляются расходные кассовые ордера.

Наличные денежные средства, переданные инкассатору для зачисления на счет организации, но еще не зачисленные по назначению, отражаются на счете 57 "Переводы в пути".

За услуги по инкассации взимается плата, которая определяется в процентах от инкассированной суммы наличности. Данную сумму обычно списывают со счета организации в безакцептном порядке в начале месяца, следующего за расчетным.

Услуги по инкассации относятся к банковским операциям.

По общему правилу банковские операции освобождены от обложения НДС, но инкассация в данном случае является исключением по пп. 3 п. 3 ст. 149 НК РФ и облагается НДС в общеустановленном порядке.

Все услуги банка, включая и услуги по инкассации, в бухгалтерском учете относятся к операционным расходам (п. 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации"). Согласно п. 18 ПБУ 10/99 они отражаются в том периоде, к которому относятся, независимо от времени их оплаты.

Стоимость оказанных услуг по инкассации учитывается по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы" в корреспонденции со счетами учета расчетов. Стоимость услуг, списанная со счета организации, отражается по дебету счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" в корреспонденции с кредитом счета 51 "Расчетный счет" (пример 1).

При получении от банка счетов-фактур по инкассации организация может предъявлять уплаченные суммы НДС к вычету.

При исчислении налога на прибыль затраты на оплату услуг по инкассации учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Как списать фальшивую купюру

На практике нередки случаи, когда после сдачи выручки инкассатору банк обнаружит фальшивые купюры.

В этом случае купюры, вызвавшие сомнения у сотрудника банка, должны быть отправлены на экспертизу в расчетно-кассовый центр Банка России. При этом составляются акт и мемориальный ордер (п. 10.3 Положения Банка России от 09.10.02 N 199-П "О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации").

Если подтвердится, что купюры поддельные, то их необходимо изъять из оборота. Банк должен выдать организации копию акта экспертизы, который будет являться основанием для отражения недостачи в бухгалтерском учете организации.

Как только организация узнала о том, что в сданной выручке были обнаружены фальшивые купюры, следует взять с кассира письменное объяснение (ст. 247 ТК РФ). Это необходимо для установления причины происшедшего и определения источника покрытия недостачи (пример 2).

Лимит остатка кассы

Денежные средства организаций хранятся в банках на счетах, которые открываются на основании договора банковского счета. Порядок заключения такого договора, совершения операций по счету, оплаты расходов банка на их совершение и т.д, регулируется главой 45 Гражданского кодекса Российской Федерации.

Порядок работы с денежной наличностью регулируется Положением Банка России от 05.01.98 N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" и Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 N 40.

Пример 1

Предположим, что организация заключила договор с банком на инкассирование наличной выручки, согласно которому стоимость услуг определена в размере 0,5% от суммы инкассированной наличности, включая налог на добавленную стоимость 18%.

На начало дня 7 августа 2006 г. в кассе магазина N 1, принадлежащего организации, имелся остаток наличных денежных средств в сумме 3200 руб. Лимит остатка наличных денежных средств для этого магазина на 2006 г. установлен в сумме 9000 руб.

В течение рабочего дня в магазине была получена наличная выручка на общую сумму 64000 руб. В конце рабочего дня кассир-операционист передал инкассаторам сумму 65000 руб., а копия препроводительной ведомости на следующий день была передана в центральную кассу организации. Стоимость услуги по инкассации составила 325 руб. (65000 руб. 0,5%), в том числе налог на добавленную стоимость - 49 руб. 58 коп.

8 августа 2006 г. эта сумма была зачислена на расчетный счет организации в банке.

В бухгалтерском учете организации были сделаны следующие записи.

7 августа 2006 г.:

Дебет сч. 50 "Касса", Кредит сч. 90 "Продажи", субсчет 1 "Выручка"

64000 руб. - оприходовано поступление наличной выручки в кассу организации;

Дебет сч. 57 "Переводы в пути", Кредит сч. 50 "Касса"

65000 руб. - отражена сумма выручки, переданная инкассаторам.

8 августа 2006 г.:

Дебет сч. 51 "Расчетные счета", Кредит сч. 57 "Переводы в пути"

65000 руб. - зачислены наличные деньги на расчетный счет организации;

Дебет сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 2 "Прочие расходы", Кредит сч. 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет "Расчеты с банком по инкассации"

275 руб. 42 коп. - отражены расходы по инкассации;

Дебет сч. 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", Кредит сч. 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет "Расчеты с банком по инкассации"

49 руб. 58 коп. - отражен налог на добавленную стоимость со стоимости расходов по инкассации.

Пример 2

Предположим, что у организации после сдачи выручки инкассатору кассир банка при пересчете денежных средств обнаружил две фальшивые купюры по 500 руб. От банка получена копия акта экспертизы купюр.

В учете организации были сделаны следующие записи:

Дебет сч. 50 "Касса", Кредит сч. 90 "Продажи", субсчет 1 "Выручка"

20000 руб. - оприходована выручка в кассу компании;

Дебет сч. 57 "Переводы в пути", Кредит сч. 50 "Касса"

20000 руб. - сдана выручка в банк;

Дебет сч. 51 "Расчетные счета", Кредит сч. 57 "Переводы в пути"

19000 руб. (20000 руб. - (500 руб. х 2 шт.) - зачислена выручка на расчетный счет за минусом номинальной стоимости фальшивых купюр;

Дебет сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", Кредит сч. 57 "Переводы в пути"

1000 руб. - на основании копии акта экспертизы отражена недостача.

Поскольку виновным оказался кассир, он возместил ущерб, о чем в бухгалтерском учете сделаны следующие записи:

Дебет сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", Кредит сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

1000 руб. - отнесена на взыскание с кассира недостачи;

Дебет сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", Кредит сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"

1000 руб. - сумма недостачи удержана из зарплаты кассира.

Если бы вина кассира не была доказана (на его рабочем месте не было бы детектора, позволяющего определить подлинность купюр), то недостачу следовало бы списать за счет собственных средств:

Дебет сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 2 "Прочие расходы", Кредит сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

1000 руб. - списана недостача за счет собственных средств организации.

Так, согласно п. 2.2 Положения Банка России от 05.01.98 N 14-П наличные деньги, принятые в кассу организации, подлежат сдаче в банк для последующего зачисления на счет организации. Сумма наличных денежных средств, которую организация может оставить в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Данное ограничение называется лимитом остатка наличных денежных средств в кассе.

Размер лимита остатка наличных денежных средств в кассе (лимит кассы) ежегодно устанавливает банк, в котором у организации открыт счет. Для этого организация представляет в банк, осуществляющий ее расчетно-кассовое обслуживание, Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денежных средств из выручки, поступающей в его кассу, по форме N 0408020. Данная форма представлена в приложении 1 к Положению Банка России от 05.01.98 N 14-П. Бланки Расчета для заполнения обычно выдает обслуживающий организацию банк.

Установленный лимит кассы банк письменно сообщает организации.

Организация представляет в банк Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы в двух экземплярах.

Банк, устанавливая лимит, на обоих экземплярах Расчета делает запись о его величине, указывает цели, на которые организация может расходовать наличную выручку, и заверяет подписью руководителя и своей печатью. Второй экземпляр Расчета возвращается организации и служит подтверждением установленного лимита остатка кассы.

Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года по обоснованной просьбе организации, например при увеличении объемов наличной выручки или условий ее сдачи.

Если организация только начинает свою деятельность и еще не имеет выручки за последние три месяца, то по соответствующей строке указанного Расчета необходимо указать предполагаемую сумму выручки.

Поскольку организации имеют право открывать несколько счетов в различных банках, то для установления лимита кассы им необходимо обратиться в один из обслуживающих банков по их выбору.

После установления лимита кассы в выбранном организацией банке она должна уведомить об этом другие банки, открывшие ей счета. При проведении проверки соблюдения кассовой дисциплины все банки будут руководствоваться этим лимитом остатка наличных денежных средств в кассе.

Если организация не представит Расчета на установление предприятию лимита кассы ни в один из обслуживающих ее банков, то лимит остатка кассы считается равным нулю, а вся не сданная в банк денежная наличность - сверхлимитной.

Организации могут иметь обособленные подразделения как с самостоятельным балансом, так и не выделенные на самостоятельный баланс.

Для организаций с обособленными подразделениями, не выделенными на самостоятельный баланс, устанавливается единый лимит остатка кассы в целом по организации, но в означенный Расчет включаются обороты наличных денежных средств в целом по организации, включая обособленные подразделения.

Получив из банка утвержденный размер лимита кассы в целом на организацию, его распределяют на головную организацию и каждое обособленное подразделение приказом руководителя организации. Если в состав организации входят обособленные подразделения, выделенные на самостоятельный баланс и имеющие счета в банках по месту их нахождения, то лимит остатка кассы устанавливается каждому такому подразделению банком, в котором ему открыт счет.

Сверх установленного лимита организация может хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты зарплаты и социальных пособий работникам, в течение трех рабочих дней (включая день получения денежных средств в банке), а для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера, - пяти дней. По истечении этих сроков не выданные работникам наличные деньги организация обязана сдать в банк для зачисления на расчетный счет.

Обслуживающие банки не реже одного раза в два года проверяют соблюдение установленного порядка ведения кассовых операций, работы с денежной наличностью и лимита остатка кассы.

Остаток в кассе определяется на конец рабочего дня после отражения в кассовой книге всех операций по приходу и расходу наличных денежных средств.

Нередки ситуации, когда в организации в нарушение установленного порядка операции с наличными деньгами отражают в кассовой книге не за каждый день, а суммарно за несколько дней. В этом случае вероятность нарушения установленного лимита остатка кассы увеличивается.

Оформив один лист кассовой книги сразу за несколько дней, бухгалтер выводит остаток на конец последнего дня. Сравнив его с установленным банком лимитом, он приходит к выводу, что превышение отсутствует. Однако при проверке может быть выявлено превышение лимита на какой-либо из дней этого периода.

Несоблюдение лимита остатка кассы является административным правонарушением, за которое на организацию и (или) ее должностных лиц может быть наложен штраф.

Предел расчетов наличными

Говоря о покупках, оплаченных наличными, нельзя умолчать о максимальном пределе расчетов наличными по одному договору. Уже несколько лет этот предел не меняется и составляет 60 000 руб. (Указание Банка России от 14.11.01 N 1050-У).

Предельный размер расчетов наличными относится к расчетам, осуществляемым в рамках одного договора. Сказанное означает, что лимит нельзя превышать и в том случае, если организация рассчитывается по нескольким расчетным документам.

Ограничены размеры расчетов наличными только между юридическими лицами.

Расчеты юридических лиц с гражданами-предпринимателями, а также расчеты граждан между собой могут осуществляться в наличной форме без ограничений.

Независимо от срока, на который заключен договор, и общей суммы максимальный платеж наличными деньгами по нему будет равен 60 000 руб. Данная сумма может быть уплачена и единовременно, и в несколько этапов (пример 3).

При необходимости ограничение установленного размера расчета наличными деньгами между юридическими лицами можно и обойти, оформляя долгосрочные обязательства несколькими разовыми договорами на небольшие суммы. Также можно разбить на этапы работы и услуги, при этом каждый этап будет выполняться по отдельному договору.

Если оплатить наличными необходимо один дорогостоящий объект, то можно привлечь для расчетов посредника - физическое лицо. Таким посредником может быть либо работник, либо учредитель фирмы. Организация, которой необходимо за наличные купить, например, основное средство стоимостью больше 60 000 руб., заключает агентский договор со своим работником, который, будучи агентом, от своего имени оплачивает товар деньгами, полученными от организации-принципала. В результате правила наличных платежей не нарушаются, поскольку установлены только для расчетов между юридическими лицами (организациями). В предложенном случае и продавец, и покупатель имеют дело с физическим лицом, которое вправе вносить в кассу организации сколь угодно большую сумму.

Посреднику следует выплатить вознаграждение, размер которого должен примерно соответствовать рыночным ценам на подобные услуги. Вознаграждение посредника, способствовавшего покупке основного средства, и в бухгалтерском, и в налоговом учете включается в первоначальную стоимость купленного объекта. С такого вознаграждения необходимо удержать налог на доходы физических лиц, а также начислить на него единый социальный налог и пенсионные взносы. Если в качестве посредника выступает предприниматель без образования юридического лица, то налоги с посреднического вознаграждения он будет платить самостоятельно.

Пример 3

Предположим, что между организациями заключен договор аренды помещения сроком на один год. Величина арендной платы - 30 000 руб. в месяц. В рамках такого договора сумма, которую арендатор может заплатить наличными арендную плату только за два месяца, составит именно 60 000 руб. Остальная сумма должна быть перечислена арендодателю безналичным путем.

Материальная ответственность работников

Трудовым кодексом Российской Федерации предусмотрена обязанность работника возместить ущерб, причиненный работодателю.

В большинстве случаев законодательством установлена ограниченная материальная ответственность, при которой ущерб возмещается в сумме не более среднего месячного заработка. Только в особо оговоренных Трудовым кодексом Российской Федерации или иным законом случаях на работника возлагается обязанность возместить ущерб в полном размере независимо от размеров заработной платы.

Существуют различные основания полной материальной ответственности. В частности, в соответствии с п. 2 ст. 243 ТК РФ полная материальная ответственность работника наступает при выявлении недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора.

Договор о полной материальной ответственности должен заключаться с кассирами, контролерами, кассирами-контролерами (в том числе старшими), а также другими работниками, выполняющими обязанности кассиров (контролеров).

Предметом договоров о полной индивидуальной материальной ответственности является возмещение работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества.

Подписание договора о полной материальной ответственности с кассирами целесообразно проводить одновременно с подписанием трудового договора. В тексте трудового договора необходимо оговорить и условия работы, и то, что она будет связана с приемом и выдачей наличных денежных средств на условиях полной материальной ответственности работника.

При подписании договора могут быть оговорены конкретные обязательства работодателя, которые он обязан выполнить для создания условий хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ).

Необходимо под расписку ознакомить кассира с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, проинформировать его о функциональных обязанностях и о порядке документального оформления кассовых операций с использованием контрольно-кассовой техники, а также о порядке сдачи денежной выручки инкассаторам или в кассу организации.

До заключения договора о полной материальной ответственности необходимо провести инвентаризацию (проверку наличия) имущества, вверяемого работнику. Инвентаризация (проверка) может также проводиться при уходе материально ответственных лиц в отпуск, возвращении из отпуска, продолжительной болезни и увольнении.

Взысканию ущерба, причиненного недостачей, должно предшествовать определение его размера.

Работнику, который согласен добровольно возместить ущерб, может быть предоставлена рассрочка. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием сроков платежей.

Трудовой кодекс Российской Федерации допускает также, что для возмещения ущерба работник с согласия работодателя предоставляет равноценное имущество.

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к другим видам ответственности, поэтому суммы, уплаченные работником в порядке административной и уголовной ответственности, не уменьшают сумму возмещения ущерба.

Работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника (ст. 240 ТК РФ).

Инвентаризация денежных средств

Общий порядок проведения инвентаризации имущества организации изложен в ст. 12 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изм. и доп.) и детализирован в Методических указаниях о проведении инвентаризации имущества и обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.95 N 49.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

В организации кроме ежегодной инвентаризации необходимо проводить и регулярные внезапные проверки денежной наличности. В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров проводится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Фактический остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

Документы по кассовым операциям

Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 N 88 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций:

приходный кассовый ордер (форма N КО-1);

расходный кассовый ордер (форма N КО-2);

журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3);

кассовая книга (форма N КО-4);

книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5).

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера или заменяющие их документы выписываются в одном экземпляре. Заполняться эти документы могут вручную (чернилами, шариковой ручкой) или с помощью средств вычислительной техники (пишущей машинки).

Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются (п. 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Операции с наличными средствами должны производиться только в день составления приходных и расходных кассовых ордеров.

В приходных и расходных кассовых ордерах должны быть указаны основания для их составления, а также перечислены реквизиты (номера и даты) прилагаемых к ним документов.

Кассовые документы считаются надлежащим образом оформленными только после их подписания. Приходный кассовый ордер заверяется подписью главного бухгалтера или лица, уполномоченного на это письменным распоряжением руководителя предприятия.

Документы на выдачу денежных средств (расходный кассовый ордер или заменяющие его документы) должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или лицами, на то уполномоченными.

Передача приходных и расходных кассовых ордеров (или документов, их заменяющих) на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Кассовые приходные и расходные ордера должны иметь раздельную нумерацию.

Кассовая книга предназначена для учета поступлений и выдач наличных денежных средств организации в кассе и должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последнем листе кассовой книги делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано листов", которая заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги заполняется в двух экземплярах: первый экземпляр остается в кассовой книге, второй экземпляр является отрывным и служит отчетом кассира, который под расписку в кассовой книге вместе с приходными и расходными кассовыми документами в конце рабочего дня передается в бухгалтерию.

Первому и второму экземпляру листов присваиваются одинаковые номера.

Записи в кассовую книгу вносятся кассиром сразу же после получения или выдачи денежных средств по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

В организации может вестись только одна кассовая книга.

Если организация имеет территориально удаленные от головной организации обособленные подразделения, то в этих подразделениях могут открываться операционные кассы. Наличные деньги из кассы головной организации выдаются под отчет кассирам подразделений с установлением сроков отчета по выданным средствам.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

Под нарушением кассовой дисциплины (нарушение работы с денежной наличностью) и порядка ведения кассовых операций подразумевается:

осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленного лимита;

неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности;

несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств;

накопление в кассе наличных денежных средств сверх установленных лимитов.

Ответственность за такие нарушения предусмотрены ст. 15.1 (КоАП РФ). За них налагается административный штраф:

на должностных лиц - в размере от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ) (т.е. от 4000 до 5000 руб.);

на организацию - в размере от 400 до 500 МРОТ (т.е. от 40 000 до 50 000 руб.).

Здесь следует обратить внимание на то, что административная ответственность за превышение лимита расчетов наличными между организациями распространяется на обе организации - и на плательщика, и на получателя платежа.

Штрафы суммировать нельзя (п. 2 ст. 4.4 КоАП РФ). Если в ходе проверки будет обнаружено сразу несколько нарушений, то может быть наложен только один штраф в пределах сумм, указанных в ст. 15.1 КоАП РФ.

Налагать штрафы за нарушения кассовой дисциплины (работы с денежной наличностью) и порядка ведения кассовых операций имеют право органы внутренних дел (ст. 23.3 КоАП РФ) и налоговые органы (ст. 23.5 КоАП РФ).

Согласно ст. 4.5 КоАП РФ административное взыскание может быть наложено не позднее двух месяцев со дня совершения правонарушения, а при длящемся правонарушении - в течение двух месяцев со дня его обнаружения.

Нарушение порядка работы с денежной наличностью, как подтверждает судебная практика, не является длящимся правонарушением и считается оконченным в момент его совершения. Именно поэтому если налоговые органы опоздают с постановлением о привлечении к административной ответственности, то по истечении двух месяцев взыскать штраф будет уже нельзя.

Однако о давности привлечения к административной ответственности в п. 2 ст. 4.5. КоАП РФ сказано, что при длящемся административном правонарушении срок в два месяца начинает исчисляться со дня обнаружения административного правонарушения.

Проводить проверки по соблюдению организациями кассовых операций - это обязанность банков. За неисполнение этой обязанности штраф в размере от 2000 до 3000 руб. налагается на банки (ст. 15.2 КоАП РФ).

Если в ходе проверки организации банк выявит нарушения, то он должен проинформировать об этом налоговый орган, который и наложит на организацию и ее должностных лиц штраф.

Использование контрольно-кассовой техники при расчетах наличными денежными средствами

Согласно Федеральному закону от 22.05.03 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и(или) расчетов с использованием платежных карт" все организации и индивидуальные предприниматели при наличных денежных расчетах и расчетах по платежным картам при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг обязаны использовать контрольно-кассовую технику (ККТ).

С помощью ККТ контролируются полнота и своевременность отражения наличной выручки в бухгалтерской отчетности и исчисления налогов.

Кассовые аппараты должны быть зарегистрированы в налоговых органах по месту учета организации в качестве налогоплательщика, а также состоять на техническом обслуживании в специализированных центрах технического обслуживания.

На территории Российской Федерации разрешается использовать только те виды ККТ, которые включены в Государственный реестр.

С завода-изготовителя ККТ поступает к пользователю в нефискальном режиме. Фискальный режим обеспечивает регистрацию сведений о работе кассовой машины в фискальной памяти.

В процессе фискализации налоговый инспектор вводит такие реквизиты, как заводской номер ККТ, регистрационный номер ККТ, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), дату проведения фискализации, пароль доступа к ККТ. После этого фискальный режим уже нельзя отключить.

С кассиром, работающим на ККТ, администрация организации обязательно заключает договор о материальной ответственности.

Перед началом работы кассир обязан проверить исправность ККТ, заправить чековую и контрольную ленты, установить текущую дату, перевести нумератор на нули.

Контрольно-кассовая лента оформляется на начало и конец рабочего дня. На ней проставляются: дата, время начала работы, номер контрольно-кассовой машины, а в конце рабочего дня - клише и сумма выручки за день, которые заверяются подписями кассира и представителя администрации организации.

Если в процессе работы произошел обрыв контрольной ленты, то проставляются время обрыва, указанные реквизиты и подписи названных лиц. Затем кассир может пробить несколько нулевых чеков для проверки четкости и правильности печати всех реквизитов на чековой и контрольной лентах. Нулевые чеки необходимо приложить в конце дня к кассовому отчету.

Существуют режимы работы ККТ, такие, как "касса", снятие сменного Х-отчета и Z-отчета (гашение показаний).

В режиме "касса" кассир пробивает суммы денежных средств и печатает кассовые чеки, которые он обязан выдавать покупателям. Одновременно с этим печатается контрольная лента, на которой ККТ складывает все пробитые суммы.

На выдаваемом покупателям чеке должны отражаться следующие реквизиты кассового чека: наименование организации, ее ИНН, заводской номер ККТ, порядковый номер чека, а также дата, время и стоимость покупки (услуги), признак фискального режима. Нередко на чеке можно увидеть и другие реквизиты, например сумму сдачи, идентификатор секции, наименование или код товара, шифр кассира и т.д.

Х-отчет - это дневной отчет без обнуления информации в оперативной памяти. Х-отчет представляет собой часть чековой ленты, на которой ККТ печатает содержание своих счетчиков, но при этом счетчики не меняют своих значений. Х-отчеты снимаются для контроля поступления выручки организации в течение смены по требованию администрации или для периодической сдачи наличной выручки в кассу организации или старшему кассиру. При такой сдаче выручки оформляется приходный ордер по форме N КО-1, квитанция которого остается у кассира для подтверждения факта передачи указанной на нем суммы денежных средств. В течение смены можно сколько угодно раз пробивать Х-отчеты.

Z-отчет - это дневной отчет с обнулением информации в оперативной памяти и занесением ее в фискальную память. Z-отчет снимается представителем администрации в присутствии кассира только один раз в конце смены (или дня), когда происходит изъятие последней части дневной (сменной) выручки из денежного ящика кассовой машины. В Z-отчете отражаются не только показания контрольных регистров на начало и конец рабочего дня и сумма дневной выручки, но и общая сумма денежных средств и чеков, возвращенных покупателям, суммы скидок и аннулированные чеки. Сумма дневной выручки должна совпадать с информацией на контрольной ленте и с суммой денежных средств, сданных кассиром-операционистом старшему кассиру, а в случае инкассации соответствовать сумме денежных средств, уложенных в инкассаторскую сумку.

При расчетах с покупателем по кредитным картам (талонам, чекам или другим аналогичным документам) обязательно пробивается особым образом (на отдельную секцию) чек ККТ на сумму, оплаченную по картам, и в Z-отчете обычно отдельно отражается общая сумма, оплаченная по документам. При этом сумма наличных денежных средств, сданных старшему кассиру, не будет совпадать с показаниями счетчиков ККТ, она будет отличаться на сумму продаж по документам (платежным картам), которая обязательно должна отражаться в журнале кассира-операциониста.

Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132 "Об утверждении форм первичной учетной документации по учету торговых операций" утверждены унифицированные формы, которые являются обязательными при эксплуатации кассовых машин.

Z-отчеты за каждый рабочий день, контрольные ленты, журнал кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие факт проведения денежных расчетов с покупателями, должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее пяти лет. Ответственность за их сохранность несет руководитель организации.

Использование при наличных расчетах бланков строгой отчетности

Организации и индивидуальные предприниматели, которые оказывают услуги непосредственно населению, могут не использовать ККТ при условии обязательной выдачи покупателям бланков строгой отчетности.

Вместо ККТ бланки строгой отчетности могут использоваться только при оказании услуг населению, т.е. физическим лицам. Если наличная оплата производится от имени покупателя - юридического лица, то при продаже товаров (работ, услуг) применение ККТ обязательно.

Обязательным условием, позволяющим вместо ККТ использовать бланки строгой отчетности, является наличие утвержденного Министерством финансов Российской Федерации бланка строгой отчетности для данного конкретного вида услуг. Самостоятельно разрабатывать бланки строгой отчетности ни организация, ни индивидуальный предприниматель не имеют права.

Порядок утверждения форм бланков строгой отчетности, а также порядок их учета, хранения и уничтожения должны быть разработаны и установлены Правительством Российской Федерации.

Бланки строгой отчетности могут изготавливаться в любых типографиях при условии обязательного соблюдения ими требований к изготовлению документов строгой отчетности и должны содержать следующие выходные данные: краткое название типографии, место ее размещения, номер заказа, год выполнения заказа, тираж.

В настоящее время Министерством финансов Российской Федерации установлено более 200 форм бланков строгой отчетности. Однако никаких актов, систематизирующих бланки строгой отчетности, не издано. Формы бланков строгой отчетности содержатся в различных нормативных правовых актах Министерства финансов Российской Федерации.

Поступление аванса в кассу

Если наличные денежные средства поступают в кассу организации (индивидуального предпринимателя) в виде аванса, предоплаты или задатка, то принимать их в кассу можно только по приходному кассовому ордеру и чек ККМ можно не пробивать, так как под термином "наличные денежные расчеты" для целей Федерального закона от 22.05.03 N 54-ФЗ понимается продажа товаров, выполнение работ, оказание услуг. Однако налоговые органы придерживаются позиции, что кассовые чеки должны пробиваться при любых наличных денежных расчетах, в том числе и при получении аванса.

Президиум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации поставил точку в вопросе, следует ли применять ККТ при получении от покупателей предоплаты. Выводы, сделанные судьями в постановлении ВАС РФ от 21.03.06 N 13854/05, не порадуют организации. Главный арбитражный суд страны решил, что пробивать кассовый чек на предоплату следует, а невыдача чека должна караться как неприменение ККТ по ст. 14.5 КоАП РФ.

Президиум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации в своем постановлении указал следующее. Продавец обязан применять ККТ, если реализует товары, работы или услуги (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.03 N 54-ФЗ), причем выдать чек покупателю он обязан именно в момент оплаты, а не в момент, когда предоставляет покупателю товар (работу или услугу). На этом основании суд решил, что Федеральный закон от 22.05.03 N 54-ФЗ не освобождает организации и предпринимателей от применения ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов, если деньги получены до того, как товар предъявили покупателю. Сказанное означает, что при получении предоплаты организация должна выдавать кассовый чек.

Кроме того, в данном постановлении указано, что штрафовать за неприменение ККТ можно уже с того момента, когда кассир не выдаст чек. Такой вывод Президиум ВАС РФ сделал на основании ст. 14.5 КоАП РФ и ст. 5 Федерального закона от 22.05.03 N 54-ФЗ.

Позиция Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации означает, что теперь те организации и предприниматели, которые выдают бланки строгой отчетности, должны будут приобрести кассовый аппарат, если решат брать с покупателей полную или частичную предоплату.

Раньше судьи на местах считали, что при получении предоплаты достаточно оформить приходный кассовый ордер. Следовательно, не шло и речи о нарушении закона о ККТ. Именно поэтому организации, которые имеют право применять при расчетах бланки строгой отчетности (например, оказывающие медицинские или туристические услуги), не использовали ККТ, даже если работали по предоплате. При получении аванса они выдавали покупателю приходный кассовый ордер, а при полной оплате товара такие продавцы уже выдавали бланк строгой отчетности.

Организациям, не желающим иметь проблемы с налоговыми органами, можно посоветовать следующее: они могут выбивать чеки ККМ при получении любых наличных сумм, включая и авансы.

Ответственность за неприменение ККТ

За неприменение ККТ законодательством установлена административная ответственность.

В силу ст. 14.5 КоАП РФ продажа товаров (выполнение работ, оказание услуг) в организациях, осуществляющих реализацию товаров, выполняющих работы либо оказывающих услуги, а равно индивидуальными предпринимателями без применения в установленных законом случаях контрольно-кассовых машин влечет наложение административного штрафа:

на граждан - в размере от 15 до 20 минимальных размеров оплаты труда;

на должностных лиц - от 30 до 40 минимальных размеров оплаты труда;

на юридических лиц - от 300 до 400 минимальных размеров оплаты труда.

Под неприменением контрольно-кассовых машин следует понимать:

фактическое неиспользование контрольно-кассового аппарата (в том числе по причине его отсутствия);

использование контрольно-кассовой машины, не зарегистрированной в налоговых органах;

использование контрольно-кассовой машины, не включенной в Государственный реестр. В случае исключения из названного Государственного реестра ранее применявшихся моделей контрольно-кассовых машин их дальнейшая эксплуатация осуществляется до истечения нормативного срока их амортизации;

использование контрольно-кассовой машины без фискальной (контрольной) памяти, с фискальной памятью в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти;

использование контрольно-кассовой машины, у которой пломба центра технического обслуживания отсутствует либо имеет повреждение, свидетельствующее о возможности доступа к фискальной памяти;

пробитие контрольно-кассовой машиной чека с указанием суммы, менее уплаченной покупателем (клиентом).

НДС при реализации товаров (работ, услуг) за наличный расчет

Организации, применяющие контрольно-кассовую технику в своей деятельности при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, должны выдавать покупателям товаров (работ, услуг) в момент оплаты отпечатанные ККТ кассовые чеки. Такая обязанность установлена ст. 5 Федерального закона от 22.05.03 N 54-ФЗ.

По общему правилу для вычета НДС необходим счет-фактура поставщика с выделенной суммой данного налога (п. 1 ст. 172 НК РФ).

При отсутствии счета-фактуры НДС к вычету принять нельзя. Вычет без счета-фактуры можно сделать только в исключительных случаях (например, по командировочным расходам).

Если покупателем является организация или индивидуальный предприниматель, то продавец должен выдать ему и кассовый чек, и счет-фактуру.

При этом Министерство финансов Российской Федерации указывает, что при приобретении товаров за наличный расчет основанием для принятия к вычету уплаченных сумм НДС является не только счет-фактура, но и выданный покупателю кассовый чек с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость независимо от наличия квитанции к приходно-кассовому ордеру.

Большинство моделей ККТ могут пропечатывать в кассовых чеках сумму НДС, входящую в стоимость товара (работы, услуги). Однако при осуществлении наличных денежных расчетов с населением этого не требуется. Именно поэтому на практике данную функцию ККТ зачастую не используют, но при желании ее можно легко настроить путем перепрограммирования ККТ. С этой целью необходимо обратиться в центр технического обслуживания и ремонта ККТ, с которым у организации заключен договор.

Нередко организации сталкиваются с ситуацией, когда работник, оплативший товары (работы, услуги) за наличный расчет, приносит в бухгалтерию счет-фактуру, товарный чек и кассовый чек, в котором сумма НДС не выделена.

Можно предложить три возможных варианта действий.

Вариант первый - для тех, кто не хочет иметь никаких проблем с налоговыми органами. В этом случае необходимо выделить из стоимости покупки сумму НДС (она указана в счете-фактуре). Приобретенные товары (работы, услуги) следует принять к учету по стоимости без НДС, а сумму НДС отнести в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы" и не предъявлять ее к вычету. В результате данная сумма НДС фактически будет оплачена за счет чистой прибыли организации, поскольку она не будет учтена ни в составе расходов при налогообложении прибыли, ни в составе вычетов при исчислении НДС.

Вариант второй - для тех, кто готов поспорить с налоговыми органами. В этом случае организация может предъявлять к вычету сумму НДС при наличии счета-фактуры, оформленного должным образом, и кассового чека, в котором НДС отдельной строкой не выделен.

Арбитражная практика показывает, что у налогоплательщика имеются хорошие шансы отстоять такую точку зрения в суде, особенно если у него имеются и иные документы (накладная, акт, квитанция к приходному кассовому ордеру и др.), в которых сумма НДС выделена отдельной строкой. Арбитражные суды при решении данного вопроса поддерживают организации (постановления ФАС ЗСО от 17.08.05 N Ф04-5457/2005 (13979-А27-25), ФАС УО от 26.07.05 N Ф09-3161/05-С2), указывая, что невыделение в кассовых чеках суммы НДС отдельной строкой не является основанием для отказа налогоплательщику в праве на налоговый вычет по НДС.

Вариант третий - для тех, кто не готов спорить, но и сумму НДС терять не хочет. В таком случае организация может подшить к авансовому отчету только кассовый чек без выделенной суммы НДС, а счет-фактуру не прикладывать. Если в кассовом чеке сумма НДС отдельной строкой не выделена, то приобретенные товары (работы, услуги) принимаются к учету по покупной стоимости с учетом предполагаемого НДС. Невозмещенные суммы НДС в этом случае будут учитываться при налогообложении прибыли в составе стоимости товаров.

С 1 января 2006 г. налог на добавленную стоимость можно принимать к вычету без оплаты. Однако в своих письмах Министерство финансов Российской Федерации высказало мнение, что НДС по покупке, оплаченной наличными, нельзя принять к вычету, если в счете-фактуре не указаны реквизиты кассового чека.

Особенности заполнения счета-фактуры Министерство финансов Российской Федерации изложило в письме от 24.04.06 N 03-04-09/07, в котором сказано, что в счете-фактуре, который получен работником в магазине, обязательно должны быть указаны реквизиты кассового чека (дата, номер). Для этого предназначена строка (5) "К платежно-расчетному документу". Если таких реквизитов в счете-фактуре не будет, то вычет НДС, по мнению работников финансового ведомства, невозможен. Такой вывод обоснован ссылкой на состав показателей счета-фактуры, представленный в Правилах ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.00 N 914. Новая редакция этих Правил также предписывает указывать в счете-фактуре реквизиты кассового чека. Однако строго обязательные реквизиты счета-фактуры перечислены не в означенном постановлении Правительства Российской Федерации, а в п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ, где сказано, что в счете-фактуре следует указывать номер платежно-расчетного документа лишь в том случае, когда покупатель сделал предоплату за покупку. В розничных магазинах, как правило, товары отпускаются сразу же после оплаты, поэтому у продавца имеется полное право строку (5) счета-фактуры не заполнять.

Тем не менее вступать в спор с налоговыми органами из-за незаполненной строки в счете-фактуре не стоит, поскольку можно попросить продавца, который не указал в счете реквизиты кассового чека, исправить этот счет-фактуру. Скорее всего, отказа в такой просьбе не будет, а покупатель избавит себя от лишнего конфликта с проверяющими. Кроме того, реквизиты чека можно вписать в счет-фактуру, отпечатанный на компьютере, самостоятельно. Теперь это разрешено Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур... (утверждены постановлением Правительства РФ от 02.12.00 N 914). Вычет НДС на основании счетов-фактур, которые заполнены частично на компьютере, а частично от руки, возможен был и ранее (письмо Минфина РФ от 08.12.04 N 03-04-11/217). Поскольку в 2006 г. факт оплаты купленных товаров на вычет не влияет, кассовый чек для вычета НДС не нужен.

Купленные товары должны быть оприходованы - это еще одно условие для вычета НДС. Подтвердить, что товар оприходован, можно внутренними бумагами фирмы: приходный ордер по материалам (форма N М-4) или акт о приемке-передаче основных средств (форма N ОС-1).

Таким образом, для того чтобы гарантированно избежать споров с налоговыми органами, организации, предъявляющие к вычету суммы НДС по товарам (работам, услугам), приобретенным за наличный расчет, должны иметь следующие документы:

кассовый чек, в котором сумма НДС выделена отдельной строкой;

счет-фактуру, в строке 5 которого отражены реквизиты (номер и дата) кассового чека.

Книга продаж организаций, реализующих товары за наличный расчет

Организации (предприниматели) наличные расчеты оформляют либо чеками ККТ, либо бланками строгой отчетности.

В книге продаж в этом случае регистрируются итоговые показатели лент ККТ и выданные покупателям бланки строгой отчетности (п. 16 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.00 N 914).

Правилами ведения книг покупок и книг продаж предусмотрены два возможных варианта регистрации в книге продаж бланков строгой отчетности.

Если количество бланков невелико, то в книгу продаж может заноситься каждый бланк в отдельности. При большом количестве выданных в течение месяца бланков организация по итогам месяца может составить опись всех выданных за месяц бланков. В книге продаж в этом случае регистрируется итоговая сумма продаж за месяц на основании описи выданных бланков строгой отчетности (п. 21 Правил ведения книг покупок и книг продаж, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.00 N 914). В книге продаж необходимо регистрировать все выставленные покупателям счета-фактуры. Если организация (предприниматель) продает товары (работы, услуги) только организациям и предпринимателям, то показатели лент ККТ в книге продаж регистрировать не нужно (поскольку все прошедшие по этой ленте продажи продублированы счетами-фактурами, следовательно, они уже отражены в книге продаж).

Сложнее всего приходится тем организациям (предпринимателям), которые реализуют товары (работы, услуги) и населению, и организациям (предпринимателям). При реализации товаров (работ, услуг) населению им достаточно выдавать чеки либо бланки строгой отчетности. Если покупателем является организация или предприниматель, то ему придется выдать и кассовый чек, и счет-фактуру.

При заполнении книги продаж продавцу в этой ситуации необходимо руководствоваться следующим порядком, закрепленным в п. 16 Правил ведения книг покупок и книг продаж.

В первую очередь в книге продаж необходимо зарегистрировать все выданные покупателям счета-фактуры. Показания контрольных лент ККТ регистрируются в книге продаж без учета сумм, указанных в соответствующих счетах-фактурах.

Таким образом, продавцу необходимо вести раздельный учет наличных продаж населению (по чекам ККТ) и организациям и предпринимателям (по чекам ККТ и счетам-фактурам).

Вести раздельный учет можно по-разному. На практике чаще всего либо применяются два кассовых аппарата (один - для расчетов с населением, второй - для расчетов с организациями и предпринимателями), либо применяется один кассовый аппарат, но платежи от населения и от организаций (предпринимателей) пробиваются на разные секции (отделы).

Продавцы, которые товары населению продают редко, могут принять решение о выписке счетов-фактур всем покупателям, приобретающим товары (работы, услуги) за наличный расчет, не делая различий между населением и организациями (предпринимателями), поскольку п. 7 ст. 168 НК РФ не запрещает выписывать счета-фактуры при реализации товаров (работ, услуг) непосредственно населению. В этом случае все продажи будут оформлены соответствующими счетами-фактурами, которые и регистрируются в книге продаж, и показания контрольных лент ККТ регистрировать в книге продаж уже не нужно.

Документальное подтверждение в налоговом учете расходов,
оплаченных наличными

С 1 января 2006 г. расходы можно признать на основании любых документов, которые хотя бы косвенно подтверждают произведенные затраты. В ст. 252 НК РФ даже представлены примеры таких "косвенных" бумаг: таможенная декларация, приказ о командировке, отчет о выполненной по договору работе.

Согласно ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, по которым у налогоплательщика, в частности, имеются документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы. Расходами признаются любые затраты при условии, что они использованы в деятельности, направленной на получение дохода. Так, например, чтобы исключить из доходов стоимость материалов, оплаченных за наличный расчет, достаточно иметь кассовый или товарный чек либо счет-фактуру. При этом у организации-налогоплательщика может и не быть накладной, оформленной в соответствии с российским законодательством.

Начиная с 2006 г. при определении налоговой базы по налогу на прибыль можно учесть в составе затрат расходы, подтвержденные не только документами, оформленными в соответствии с законодательством, но и другими документами. Так, например, если кассовый чек со временем выцвел и восстановить его данные невозможно, то организация может отстоять свое право не исключать суммы расходов, указанные в кассовом чеке, из налогооблагаемой базы при исчислении налога на прибыль, подтвердив покупку товаров или материалов за наличный расчет товарным чеком или счетом-фактурой.

На практике организации сталкиваются с тем, что по истечении определенного времени текст кассовых чеков либо бледнеет, либо выцветает и становится полностью нечитаемым. В таком случае, если не имеется твердой уверенности в том, что кассовые чеки сохранятся, во избежание различного рода недоразумений необходимо сделать копии кассовых чеков, заверить их подписью руководителя и печатью организации. В копии проставляется дата, делается надпись "Копия верна" и дается расшифровка ФИО руководителя организации.

Т.М. Панченко,

аудитор

"Официальные материалы для бухгалтера. Комментарии и консультации", N 1, 2, январь 2007 г.