Компенсация за использование личного транспорта сотрудника (Н. Рачева, "Финансовая газета", N 32, август 2007 г.)

Компенсация за использование личного транспорта сотрудника

Выплата компенсации за использование личного автотранспорта производится в случаях, когда работа сотрудников по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

Согласно ст. 188 ТК РФ, письма Минфина России от 21.07.92 г. N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок" и МНС России от 2.06.04 г. N 04-2-06/419@ "О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта" для обоснования выплат необходимо иметь следующие документы:

1) отдельное письменное соглашение или указание в трудовом договоре, устанавливающее размер компенсации;

2) приказ руководителя организации;

3) копию паспорта транспортного средства, заверенную нотариально;

4) доверенность собственника автомобиля (если работник использует транспорт по доверенности);

5) должностные инструкции сотрудников, из которых понятно, что их работа связана с постоянными служебными разъездами.

Рекомендуется также составлять ежемесячный расчет суммы компенсации, свидетельствующий о том, что ее размер определялся применительно к каждому работнику исходя из марки автомобиля, цены топлива за литр (либо прилагать чеки с АЗС), расхода топлива на 100 км, количества рабочих дней в месяце, пробега автомобиля.

Кроме того, для определения суммы компенсации работник представляет в бухгалтерию организации также другие документы, подтверждающие использование автомобиля в служебных целях, например путевые листы по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.97 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".

Многие организации не оформляют путевые листы, ссылаясь на письмо Минфина России от 21.07.92 г. N 57, где в составе документов, предоставляемых в бухгалтерию для получения компенсации, они не указаны.

В арбитражной практике встречаются случаи в пользу таких организаций, например в постановлении ФАС Центрального округа от 10.04.06 г. по делу N А48-6436/05-8 суд признал правомерность включения в расходы суммы компенсации, выплаченной работнику за использование личного автомобиля для служебной поездки без оформления путевого листа.

Вместе с тем о возможности признания данных расходов в целях налогообложения прибыли лишь при наличии путевых листов свидетельствуют письма Минфина России от 29.12.06 г. N 03-05-02-04/192, от 16.11.06 г. N 03-03-02/275, от 13.04.07 г. N 14-05-07/6 "О компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок".

Такой же точки зрения по вопросу применения путевых листов придерживаются специалисты налоговой службы (письмо МНС России от 2.06.04 г. N 04-2-06/419@ "О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта", письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.05 г. N 20-12/66690 "О порядке учета затрат, связанных с содержанием, ремонтом и эксплуатацией арендованных транспортных средств").

В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 17.02.06 г. по делу N А66-7112/2005 суд указал, что необходимо обязательно оформлять путевые листы с отметками о служебных поездках.

Таким образом, в целях избежания споров с налоговыми органами рекомендуется оформлять путевые листы в соответствии с постановлением Госкомстата России N 78.

Путевой лист можно составлять ежемесячно в случае, если такая периодичность его составления позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов (письмо Минфина России от 20.02.06 г. N 03-03-04/1/129).

В сумме компенсации работнику учитывается возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт). Поэтому руководитель организации в приказе самостоятельно устанавливает конкретный размер компенсации в зависимости от интенсивности использования личного автомобиля для служебных поездок. Дополнительно данные затраты не могут быть учтены в составе расходов.

Независимо от фактически скомпенсированной организацией работнику суммы его затрат, связанных с использованием в течение месяца личного автомобиля для служебных поездок, для целей налогообложения прибыли указанные расходы будут признаны только в пределах норм, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 8.02.02 г. N 92. Для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 см3 компенсацию учитывают в пределах 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 см3, то сумма компенсации составит 1500 руб. в месяц.

Следует обратить внимание на то, что за время отсутствия работника на рабочем месте, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается. Это подтверждено письмом Минфина России от 15.09.05 г. N 03-03-04/2/63, в котором, в частности, указано, что если работник использовал личный автомобиль для служебных поездок неполный месяц (например, работал несколько дней в месяце, а остальное время был в отпуске), то и фактические расходы по использованию им личного автомобиля для служебных поездок за эти несколько дней будут значительно меньше, чем если бы он использовал автомобиль в течение всего месяца, и, следовательно, эти компенсационные выплаты будут ниже нормы компенсации, установленной постановлением Правительства Российской Федерации N 92.

Пример. Торговому агенту, использующему в служебных целях личный автомобиль с объемом двигателя до 2000 см3, приказом руководителя установлена компенсация в размере 1200 руб. в месяц. В период с 1 по 9 февраля 2007 г. торговый агент был в отпуске.

Рассчитаем компенсацию за использование личного автомобиля.

Поскольку в феврале 2007 г. 19 рабочих дней, то за один рабочий день сумма компенсации составит 63,16 руб. (1200 руб. / 19 дн.), а за 12 отработанных дней - 757,92 руб. (63,16 руб. х 12 дн.).

В целях налогообложения прибыли в расходы можно включить сумму 757,92 руб.

От обложения налогом на доходы физических лиц освобождены выплаты в пределах норм, установленных постановлением Правительства Российской Федерации N 92.

Начислять единый социальный налог и взносы на пенсионное страхование не нужно и при выплате компенсации сверх норм. Связано это с тем, что единым социальным налогом (пенсионными взносами) не облагают:

все виды компенсаций (в том числе за использование личного автомобиля), выплачиваемых в пределах установленных норм (п. 1 ст. 238 НК РФ);

любые выплаты, которые не учитываются при налогообложении прибыли (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Компенсация за использование автомобиля, выплачиваемая сверх установленных норм, налогооблагаемую прибыль не уменьшает и, следовательно, единым социальным налогом не облагается (письмо Минфина России от 29.12.06 г. N 03-05-02-04/192).

Н. Рачева,

аудитор ООО "Столичный аудиторъ"

"Финансовая газета", N 32, август 2007 г.