Как признать расходы на аренду движимого имущества (Е.В. Яковлева, "Российский налоговый курьер", N 17, сентябрь 2007 г.)

Как признать расходы на аренду движимого имущества

Организации нередко используют в своей деятельности арендованные объекты движимого имущества - транспортные средства, оргтехнику и т.д. Как следует учитывать при исчислении налога на прибыль расходы на аренду и содержание такого имущества?

По договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) предоставляет арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. Об этом сказано в статье 606 Гражданского кодекса.

Сразу оговоримся: рассматривать вопросы финансовой аренды (лизинга) не будем, поскольку у этого вида аренды немало специфических особенностей, в том числе касающихся налогового учета.

Арендовать можно только непотребляемые вещи (не теряющие натуральных свойств в процессе использования). Это установлено в пункте 1 статьи 607 ГК РФ. В аренду нельзя сдать (получить) сырье, полуфабрикаты, материалы, используемые и (или) образующие основу либо являющиеся необходимым компонентом при производстве товаров (выполнении работ, оказании услуг).

В соответствии с пунктом 3 статьи 607 ГК РФ в договоре аренды необходимо указывать данные, позволяющие установить имущество, подлежащее передаче арендатору в качестве объекта аренды. При отсутствии таковых договор не считается заключенным.

Договор аренды, согласно которому арендатором является организация, независимо от срока аренды и вида арендуемого имущества заключается только в письменной форме (п. 1 ст. 609 ГК РФ). Нотариальное удостоверение договора движимого имущества или его государственная регистрация не требуется.

Посмотрим, каковы основные обязанности сторон по договору аренды, имеющие значение для целей налогового учета.

Арендатор вносит плату за пользование имуществом. Порядок, условия и сроки ее внесения отражают в договоре аренды (п. 1 ст. 614 ГК РФ). Арендная плата подразумевает не только периодические или единовременные платежи, которые установлены в твердой денежной сумме. Это может быть и определенная доля продукции, плодов или доходов, полученных в результате использования арендованного имущества, оказание арендатором арендодателю каких-либо услуг, передача имущества в собственность или аренду. В качестве арендной платы также могут выступать обусловленные договором затраты на улучшение арендованного имущества. В рамках одного договора стороны вправе предусмотреть различные формы арендной платы.

Арендодатель предоставляет арендатору имущество в состоянии, соответствующем условиям договора аренды и назначению имущества (п. 1 ст. 611 ГК РФ). На основании пункта 2 статьи 616 ГК РФ арендатор должен поддерживать имущество в исправном состоянии, за свой счет проводить текущий ремонт и содержать предмет аренды. Капитальный ремонт имущества осуществляет арендодатель. Иногда в договоре аренды закрепляют иные правила. Например, арендатор за свой счет проводит и капитальный, и текущий ремонт или все виды ремонта осуществляет арендодатель.

Исключение - аренда транспортных средств. Обязанности и расходы, связанные с их ремонтом, стороны договора не могут произвольно распределить между собой. В этом вопросе следует руководствоваться нормами Гражданского кодекса.

Аренда транспортных средств бывает двух видов - с экипажем (с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации транспортного средства) и без экипажа (без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации). В первом случае поддержание надлежащего состояния сданного в аренду транспортного средства, включая текущий и капитальный ремонт и предоставление необходимых принадлежностей, - обязанность арендодателя (ст. 634 ГК РФ), во втором - арендатора (ст. 644 ГК РФ).

В отношении расходов на содержание транспортного средства и расходов, связанных с его эксплуатацией (в том числе затрат на приобретение ГСМ), действует общее для всех видов аренды правило. Подобные расходы арендатор осуществляет за свой счет, если иное не предусмотрено в договоре аренды. И не важно, как арендуется транспортное средство - с экипажем или без экипажа. Основание - статьи 636 и 646 ГК РФ.

Транспортное средство является источником повышенной опасности. Поэтому необходимо застраховать как само транспортное средство, так и ответственность за ущерб, который может быть причинен им или в связи с его эксплуатацией. Речь идет не только об обязательном страховании, но и о добровольном страховании, закрепленном в договоре аренды.

При аренде транспортного средства с экипажем расходы, связанные со страхованием, несет арендодатель (ст. 637 ГК РФ), а при аренде без экипажа - арендатор (ст. 646 ГК РФ). Однако стороны вправе установить в договоре иные условия при распределении расходов на страхование.

Предположим, организация берет напрокат имущество у специализированной организации, которая в качестве постоянной предпринимательской деятельности сдает в аренду имущество. В такой ситуации в договоре следует предусмотреть, что арендатор использует имущество в предпринимательской деятельности. Это определено в пункте 1 статьи 626 Гражданского кодекса. Капитальный и текущий ремонт имущества, арендованного по договору проката, - обязанность арендодателя. Так сказано в пункте 1 статьи 631 ГК РФ.

Расходы арендатора

Арендные платежи за арендуемое имущество организация-арендатор относит к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом расходы в виде арендной платы должны быть экономически оправданны, документально подтверждены и направлены на получение дохода. Такие требования содержатся в пункте 1 статьи 252 НК РФ.

Значит, арендные платежи учитываются в расходах при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль, если организация-арендатор использует арендуемое имущество в деятельности, направленной на получение дохода. Датой осуществления таких расходов при методе начисления признается одна из следующих дат (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ):

- день расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;

- день предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов;

- последнее число отчетного (налогового) периода.

Как применять приведенную норму Кодекса на практике?

Затраты в виде арендных платежей отражаются в составе прочих расходов в тот день, когда по договору осуществляются расчеты. Если в договоре такого условия нет, расходы признаются на дату предъявления организации-арендатору документов, служащих основанием для произведения расчетов по договору, либо в последний день отчетного (налогового) периода. Аналогичная позиция изложена в письме Минфина России от 04.07.2005 N 03-03-04/1/50. Но не стоит забывать о положениях пункта 1 статьи 272 Налогового кодекса. Допустим, в договоре предусмотрена уплата арендных платежей реже одного раза в течение отчетного периода. Тогда расходы в виде арендных платежей учитываются на конец отчетного (налогового) периода исходя из принципа равномерности признания доходов и расходов.

Пример 1

ООО "Восход" для управленческих нужд арендует у ЗАО "Техносервис" компьютеры и принтеры. Срок аренды - с 2 апреля 2007 года по 31 декабря 2008-го. Сумма арендной платы - 24 000 руб. в год (без учета НДС). По договору арендная плата вносится тремя равными частями (по 8000 руб.) в течение года: до 10 апреля, до 10 августа и до 10 декабря. ЗАО "Техносервис" выставляет ООО "Восход" счета, которые арендатор оплачивает в оговоренные сроки. ООО "Восход" применяет метод начисления, отчетные периоды у общества - квартал, полугодие и 9 месяцев календарного года. В налоговом учете организация-арендатор признает расходы в виде арендной платы в равных суммах на конец каждого отчетного периода.

В 2007 году расходы учитываются начиная с отчетного периода - полугодия, поскольку договор был заключен только в апреле. Расход в виде арендной платы в сумме 8000 руб. ООО "Восход" признает 10 апреля, 10 августа и 10 декабря 2007 года.

В 2008 году договор действует в течение всего налогового периода. Поэтому расходы будут признаваться на конец каждого отчетного периода в равных суммах по 6000 руб. (24 000 руб. : 4) на 31 марта, 30 июня, 30 сентября и 31 декабря 2008 года.

Кстати.
Нужно ли оформлять акты по услугам аренды

Некоторые налогоплательщики-арендаторы считают необходимым ежемесячно или ежеквартально составлять акты об оказании и потреблении (приеме-передаче) услуг аренды в целях документального подтверждения обоснованности расходов на аренду. ФНС России и Минфин России неоднократно высказывали мнение о том, что наличие указанных документов для подтверждения расходов не требуется (например, письма Минфина России от 09.11.2006 N 03-03-04/1/742, от 04.07.2005 N 03-03-04/1/50 и письмо ФНС России от 05.09.2005 N 02-1-07/81).

В целях налогового законодательства предоставление имущества в аренду считается услугой. Это деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе ее осуществления (п. 5 ст. 38 НК РФ).

Итак, когда заключен договор аренды и подписан акт приема-передачи имущества, являющегося предметом аренды, из этих документов уже однозначно следует, что услуга оказывается и потребляется сторонами договора. Подтверждать данный факт дополнительными регулярными актами об оказании (потреблении) услуг аренды не нужно. Тем более что составление таких актов не предусмотрено ни гражданским, ни налоговым законодательством. При определении даты признания расходов на аренду имущества такие акты также не играют роли.

Обратите внимание: нередко организации арендуют транспортные средства для доставки используемых при производстве продукции сырья и материалов, для транспортировки готовой продукции покупателям и (или) перевозки до своего склада покупных товаров и других материально-производственных запасов. В этой ситуации сумма арендной платы включается в транспортные расходы. Порядок их налогового учета имеет свои особенности и ведется в соответствии со статьями 318-320 НК РФ. Он зависит от того, в какой деятельности - производственной или торговой организация - арендатор транспортных средств осуществляет транспортные расходы и с доставкой каких МПЗ они связаны*(1).

Документальное подтверждение расходов на аренду

Любые расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли, организация подтверждает документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Предположим, налогоплательщик арендует имущество на территории России. Тогда расходы на аренду подтверждаются в первую очередь договором аренды, заключенным в письменной форме. Необходимо также подтвердить факт использования арендованного имущества в деятельности, направленной на получение дохода.

Заметим, что в Гражданском кодексе не содержится требование составлять какой-либо документ о передаче арендодателем арендатору предмета аренды - движимого имущества. Подобное требование предусмотрено лишь при аренде зданий (сооружений) и предприятий. В то же время все хозяйственные операции необходимо оформлять оправдательными документами (первичными учетными документами). Об этом сказано в статье 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Требования к первичным документам перечислены в пункте 2 той же статьи. Напомним, что первичные учетные документы служат подтверждением данных не только бухгалтерского, но и налогового учета (ст. 313 НК РФ).

Следовательно, фактическое получение организацией имущества в аренду от арендодателя должно быть отражено в первичном учетном документе, как того требует законодательство. Унифицированной формы этого документа нет (формы N ОС-1 и ОС-14 не применяются в отношении арендованных основных средств). Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить форму такого документа, обязательно указав в нем реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 названного закона. Например, это может быть акт приема-передачи имущества по договору аренды. Кроме того, нужно документально подтвердить фактическое использование арендованного имущества арендатором. Так, если речь идет об арендованной офисной технике, целесообразно составить внутренний акт (накладную) о передаче конкретного объекта в определенный отдел организации. Использование имущества в деятельности, направленной на получение дохода, организация может подтвердить и косвенно.

У организации должны быть и документы, свидетельствующие о сумме расхода и о том, что затраты фактически произведены. Если арендодатель - юридическое лицо, трудностей с получением подобных документов обычно не возникает. При аренде же имущества у физических лиц организациям-арендаторам нужно быть предельно внимательными. Ведь физическое лицо - арендодатель не всегда имеет статус индивидуального предпринимателя. Соответственно такой арендодатель не обязан выставлять арендатору счета на оплату арендных платежей. Расчеты могут производиться наличными денежными средствами. В этом случае важно, чтобы в договоре аренды (или в дополнительном соглашении к нему) были четко прописаны сумма арендной платы или правила ее определения, а также порядок уплаты. Факт наличных расчетов с арендодателем подтверждается расходным кассовым ордером. Таково требование пункта 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 N 40. При этом необходимо подтвердить основание выдачи денежных средств конкретному физическому лицу. Так, в графе "Основание" расходного кассового ордера (унифицированная форма N КО-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88) делается ссылка на соответствующий договор аренды.

Расходы на содержание и ремонт арендованного имущества

Расходы на ремонт основных средств рассматриваются как прочие расходы и признаются для целей налогообложения в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат. Так сказано в пункте 1 статьи 260 НК РФ. Согласно пункту 2 той же статьи указанные положения применяются и в отношении расходов арендатора амортизируемых основных средств. Правда, при условии, что в договоре (соглашении) аренды не предусмотрено возмещение подобных расходов арендодателем.

Допустим, арендатор ремонтирует арендованное основное средство за свой счет. Тогда следует руководствоваться либо нормами Гражданского кодекса, согласно которым конкретный вид ремонта (текущий или капитальный) проводится за счет арендатора, либо условиями договора (дополнительного соглашения к нему), устанавливающими иные, чем в законодательстве, правила распределения расходов на ремонт между сторонами. Имеются в виду ситуации, когда нормы гражданского законодательства позволяют закрепить иной порядок. В противном случае расходы арендатора на ремонт не признаются обоснованными.

Пример 2

ООО "Альфа" оказывает транспортные услуги. Организация арендует грузовой автомобиль с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации. В период аренды ООО "Альфа" за свой счет провело текущий ремонт автомобиля.

Учесть расходы на текущий ремонт при определении налоговой базы по налогу на прибыль нельзя. Ведь в соответствии с императивной нормой Гражданского кодекса (ст. 634) такие расходы осуществляет арендодатель. ООО "Альфа" вправе потребовать от арендодателя возместить их.

При решении вопроса об обоснованности затрат на ремонт арендуемого имущества нужно помнить, что арендодатель предоставляет арендатору имущество в состоянии, соответствующем условиям договора аренды и назначению имущества (п. 1 ст. 611 ГК РФ). Предположим, объект аренды, полученный арендатором, требует срочного ремонта. Тогда, даже если нормы Гражданского кодекса и договора аренды возлагают расходы по ремонту на арендатора, такой ремонт проводит арендодатель либо он возмещает соответствующие расходы арендатору. Основание - статья 612 ГК РФ. Арендатор не учитывает данные расходы на ремонт в целях налогообложения прибыли.

Обратите внимание: в пункте 2 статьи 260 НК РФ речь идет о расходах на ремонт амортизируемых основных средств. Но это не значит, что расходы на ремонт арендованного имущества, не являющегося амортизируемым, нельзя признать в налоговом учете. Подобные расходы, если они соответствуют требованиям статьи 252 НК РФ, также относятся к прочим расходам (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 17.05.2003 N 04-02-03/32.

Помимо затрат на ремонт у арендодателя могут быть и другие расходы, связанные с содержанием арендованного имущества, например на оплату услуг автостоянки, гаража, мойки. Такие расходы признаются экономически обоснованными у арендатора, если он осуществляет их согласно законодательству и (или) договору.

Обратите внимание.
Компенсация за использование в служебных целях личного
имущества сотрудников

Нередко организации заключают с работниками договоры по аренде принадлежащих им транспортных средств (с экипажем или без экипажа). Данную ситуацию следует отличать от той, когда сотрудник в рамках трудовых обязанностей для служебных поездок использует личный автотранспорт. В аналогичном порядке организация вправе использовать и иное имущество работников: компьютеры, принтеры, технические средства и материалы (ст. 188 Трудового кодекса). В данном случае отношения организации-работодателя и работника, связанные с эксплуатацией его имущества, регулируются не договором аренды, а трудовым договором и (или) отдельным соглашением. На основании статьи 188 ТК РФ работодатель выплачивает работнику компенсацию за использование и износ его имущества, а также возмещает расходы, связанные с эксплуатацией этого имущества. Затраты организации-работодателя на выплату компенсации учитываются при исчислении налога на прибыль при соблюдении требований, перечисленных в статье 252 НК РФ. В частности, компенсация за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, поименована в числе прочих расходов в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Расходы, связанные с эксплуатацией арендованного имущества

Эксплуатация арендованных основных средств нередко требует дополнительных затрат, в частности на приобретение топлива. Причем их не всегда можно отнести к расходам на содержание арендованного имущества, ведь они связаны именно с его эксплуатацией.

Порядок распределения названных расходов урегулирован в законодательстве только в отношении аренды транспортных средств с экипажем. Расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства (в том числе затраты на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов), несет арендатор (ст. 636 ГК РФ). Тем не менее в договоре эта обязанность может быть возложена и на арендодателя.

Общих правил распределения дополнительных расходов между арендатором и арендодателем в Гражданском кодексе не установлено. Следовательно, стороны имеют право по своему усмотрению урегулировать данный вопрос в договоре аренды. Затраты признаются обоснованными у арендатора, если по договору он осуществляет их за свой счет. При отсутствии в договоре таких условий нужно исходить из того, что арендатор использует имущество в деятельности, направленной на получение дохода. Дополнительные затраты, без которых эксплуатация арендованного имущества невозможна, являются обоснованными*(2). Конечно, при условии, что в договоре не предусмотрено их возмещение арендодателем.

Отделимые и неотделимые улучшения арендованного имущества

Кроме ремонта арендодатель иногда осуществляет так называемые улучшения арендованного имущества*(3). Различают отделимые и неотделимые без вреда для имущества улучшения (ст. 623 ГК РФ).

Ситуация 1. Организация арендует производственное оборудование. В процессе его эксплуатации она заменила одну из деталей на более современную. Это улучшило качество продукции, выпускаемой на данном оборудовании.

В дальнейшем при возврате предмета аренды арендодателю эту деталь можно снять без вреда для оборудования. То есть произведенное улучшение имущества является отделимым.

Ситуация 2. Организация в целях повышения технических показателей производит замену нескольких взаимосвязанных узлов и деталей на арендованном оборудовании.

Впоследствии детали нельзя снять без вреда для оборудования. Значит, такое улучшение является неотделимым.

Отделимые улучшения имущества признаются собственностью арендатора (если договором не установлено иное), а неотделимые - собственностью арендодателя (как составляющие части имущества, переданного в аренду). Если договор не содержит иных правил, арендодатель возмещает арендатору стоимость неотделимых улучшений по окончании срока действия договора аренды. Но только при условии, что улучшения произведены с согласия арендодателя. Соответственно если арендодатель возмещает арендатору стоимость неотделимых улучшений, то у арендатора нет оснований признавать в налоговом учете расходы на улучшение предмета аренды. Ведь фактически их осуществляет арендодатель.

Теперь поговорим о неотделимых улучшениях, стоимость которых арендатору не возмещается. Возможны две ситуации.

Предположим, неотделимые улучшения произведены без согласия арендодателя и их стоимость арендатору не возмещается.

Подтвердить экономическую оправданность расходов арендатора и учесть их в целях налогообложения прибыли очень сложно: ведь фактически они осуществлены в нарушение условий договора.

Допустим, неотделимые улучшения произведены с согласия арендодателя, но их стоимость не возмещается арендатору по договору.

Возможность учета расходов на улучшения арендованного имущества прямо предусмотрена в пункте 1 статьи 256 Кодекса. В нем сказано, что амортизируемым имуществом признаются в том числе капитальные вложения в предоставленные в аренду объекты основных средств в форме неотделимых улучшений, произведенных арендатором с согласия арендодателя. Иными словами, стоимость таких неотделимых улучшений арендованного имущества погашается через механизм начисления амортизации. Но в названной норме речь идет не обо всех улучшениях арендованного имущества, а только о тех, которые произведены в форме капитальных вложений.

Налоговый кодекс не раскрывает понятие "капитальные вложения". Поэтому на основании пункта 1 статьи 11 Кодекса оно применяется в том значении, в котором используется в других отраслях законодательства. Определение капитальных вложений приведено в статье 1 Федерального закона от 25.02.99 N 39-ФЗ "Об инвестиционной деятельности в Российской Федерации, осуществляемой в форме капитальных вложений". Это инвестиции в основной капитал (основные средства), в том числе затраты на новое строительство, расширение, реконструкцию и техническое перевооружение действующих предприятий, приобретение машин, оборудования, инструмента, инвентаря, проектно-изыскательские работы и другие затраты.

Основными средствами является часть имущества, используемого в качестве средств труда для производства и реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) или для управления организацией (п. 1 ст. 257 НК РФ).

Таким образом, осуществляемые организацией-арендатором неотделимые улучшения арендованного имущества, которое подпадает под понятие основного средства, могут квалифицироваться как капитальные вложения. Конкретный вид работ в отношении арендованного имущества, в которое организация инвестирует средства, не ограничивается только расширением, реконструкцией и техническим перевооружением. Ведь перечень затрат в приведенном определении капитальных вложений является открытым.

Следовательно, стоимость неотделимых улучшений в арендованные объекты основных средств арендатор погашает путем начисления амортизации. Причем арендатор амортизирует улучшения в течение срока действия договора аренды исходя из нормы амортизации, рассчитанной с учетом срока полезного использования предмета аренды. Он определяется в соответствии с Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1. Так установлено в пункте 1 статьи 258 Кодекса. Тот факт, что само основное средство у арендатора не относится к амортизируемому имуществу, значения не имеет.

Обратите внимание: на капитальные вложения в виде неотделимых улучшений в арендованные объекты основных средств не распространяются положения пункта 1.1 статьи 259 Налогового кодекса о так называемой амортизационной премии.

Расходы на страхование арендованного имущества

Расходы на обязательное и добровольное страхование имущества, учитываемые в целях налогообложения прибыли, перечислены в статье 263 НК РФ. Страховые взносы по обязательному страхованию имущества признаются у арендатора, если по законодательству о соответствующем виде обязательного страхования он вправе выступать страхователем и согласно договору это не считается обязанностью арендодателя.

Что касается добровольного страхования имущества, то при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций признаются, в частности, расходы на добровольное страхование средств транспорта (водного, воздушного, наземного, трубопроводного), в том числе арендованного, затраты на содержание которого включаются в расходы, связанные с производством и реализацией. Кроме того, учитываются расходы на добровольное страхование основных средств производственного назначения (в том числе арендованных), нематериальных активов, объектов незавершенного капитального строительства (включая арендованные).

При добровольном страховании арендатор также вправе учесть соответствующие расходы лишь тогда, когда по договору страхование имущества не является обязанностью арендодателя.

Расходы по обязательным видам страхования включаются в состав прочих расходов в пределах страховых тарифов, утвержденных в соответствии с законодательством Российской Федерации и требованиями международных конвенций. Если тарифы не утверждены, расходы по обязательному страхованию отражаются в составе прочих расходов в размере фактических затрат. Расходы по добровольным видам страхования признаются как прочие расходы в размере фактических затрат.

Е.В. Яковлева,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

"Российский налоговый курьер", N 17, сентябрь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Подробнее об этом читайте в статье "Налоговый учет транспортных расходов у поставщика" // РНК, 2007, N 11. - Примеч. ред.

*(2) Об условиях признания расходов на ГСМ и их документальном подтверждении читайте в статье "Расходы на содержание служебного транспорта: налоговый учет" // РНК, 2007, N 9. - Примеч. ред.

*(3) См. статью "Ремонт, модернизация и прочие улучшения ОС: налоговый учет" // РНК, 2007, N 7. - Примеч. ред.