Расчеты наличными по новым правилам ("Актуальная бухгалтерия", N 9, сентябрь 2007 г.)

Расчеты наличными по новым правилам

Многие фирмы и предприниматели рассчитываются наличными. Для них это - один из удобных и быстрых способов оплаты товаров или услуг: не надо составлять "платежку", нести ее в банк, ждать, когда продавец получит деньги. Но порядок таких расчетов достаточно жестко регламентирован.

Один из основных запретов - наличными можно заплатить лишь строго определенную сумму. Не так давно она составляла 60 тыс. руб. Банк России изменил этот лимит. Теперь он составляет 100 тыс. руб.*(1) Причем новшества коснулись и порядка расходования наличных средств из кассы. Новые правила начали действовать с 22 июля 2007 года.

Наличные запреты

Есть три основных ограничения, которые так или иначе касаются наличных. Так, фирме запрещается:

расплачиваться наличными деньгами с другими компаниями или предпринимателями в сумме, которая превышает 100 тыс. руб. по одному договору;

хранить наличные деньги свыше лимита, который установлен для нее банком;

расходовать наличную выручку на те цели, которые не предусмотрены законодательством.

Если фирма нарушит два первых запрета, ее могут оштрафовать. Причем санкции по этим нарушениям установлены немалые. Подробнее о них, о том, кто их платит и как избежать штрафов, читайте на 34 и 37 страницах нашего журнала. Мы же остановимся на каждом из упомянутых ограничений.

"Динамика изменения лимита расчетов наличными денежными средствами"

Расчеты по сделке-договору

Итак, компания может рассчитаться наличными в пределах 100 тыс. руб. Причем ранее это ограничение касалось платежа "по одной сделке"*(2). Теперь - расчетов "по одному договору". Это уточнение следует признать логичным. Причем и раньше как Банк России, так и налоговая служба говорили об идентичности этих понятий*(3). Для тех, кто был с ними согласен, в этой части ничего не поменялось. Изменилась лишь предельная сумма. Как мы сказали выше, она увеличилась с 60 тыс. до 100 тыс. руб. Причем не нужно считать, что договор - это некий документ, подписанный покупателем и продавцом (говоря юридическим языком - сторонами сделки) и скрепленный их печатями. Совсем не обязательно.

"О письменной форме договора"

Действительно, подпункт 1 пункта 1 статьи 161 Гражданского кодекса гласит, что сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны заключаться в простой письменной форме (за исключением тех из них, которые требуют нотариального заверения). Однако статьи 434 и 438 кодекса приравнивают к заключению договора в письменной форме совершение определенных действий. А именно - направление оферты (предложения) и ее акцепт (оплата).

Иными словами, если вам выставлен счет, в котором есть все необходимые условия, чтобы считать его офертой, и вы его оплачиваете, то договор можно считать заключенным в письменной форме.

Также договор считается заключенным в письменной форме и в том случае, когда между сторонами произошел обмен документами, письмами. Причем это может быть не только почтовый обмен, но и электронная переписка и даже телефонная связь.

Также не следует думать, что фирма вправе оплатить товар наличными сверх лимита в течение нескольких дней. Возьмем следующую ситуацию. Вы покупаете оборудование стоимостью 120 тыс. руб. Фирма каждый день вносит в кассу продавца по 40 тыс. руб. Каждый платеж не превышает установленного ограничения. Однако общая сумма наличных, которая была выплачена "по одному договору" будет больше лимита. Поэтому покупателя товара вполне могут оштрафовать.

На кого же распространяется установленный лимит? На первый взгляд ответ очевиден. Но это не совсем так. До недавнего времени продолжались споры о том, нужно ли его учитывать предпринимателям. Виной тому название прежнего указания Банка России. А звучало оно так: "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке". Как вы видите, здесь упомянуты только одни лица - юридические. Про предпринимателей в названии нет ни слова. Не говорится о них и в тексте самого документа. Поэтому многие индивидуальные предприниматели справедливо решили, что данное ограничение не для них. Правда, Банк России неоднократно пытался исправить эту оплошность. В частности, он выпустил письмо, в котором было сказано, что лимит должны соблюдать и они.

Из документа

... нормы Указания N 1050-У (примеч. редакции - в нем говорится о лимите) распространяются на случаи расчетов наличными деньгами между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями и между индивидуальными предпринимателями

Письмо Банка России от 17.07.2006 г. N 08-17/2540

Впоследствии Банк России почему-то всячески от этого документа "открещивался". Так, департамент внешних связей банка официально заявил, что данное письмо никакой юридической силы не имеет. Это всего лишь частный ответ на частный запрос. Поэтому получалось, что применять его положения вроде как никто и не обязан. Причем чем был вызван "испуг" банка, не совсем понятно. Дело в том, что еще в 2004 году в этом споре поучаствовал даже Верховный суд. По мнению ВС РФ лимит на предпринимателей все же распространяется*(4).

Из документа

В ответ на Ваш запрос с просьбой дать разъяснение о статусе письма Банка России от 17.07.2006 N 08-17/2540 в Департаменте платежных систем и расчетов нам сообщили следующее.

Указанное письмо не является нормативным актом Банка России и не может применяться в качестве такового.

Письмо Департамента внешних и общественных связей Банка России от 17.10.2006 г. N 36-3/1993

Более того, банком было выпущено еще одно письмо, в котором было указано, что предприниматели соблюдать лимит не должны.

Как и с первым документом, впоследствии выяснилось, что и оно не имеет никакой юридической силы, так как является ответом на частный запрос. В результате этой неразберихи споры продолжались. И, наконец, новое указание поставило в них точку. И называется оно правильно ("О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя"), и предприниматели в тексте документа упомянуты.

Подытожим. Не имеют права платить наличные деньги из кассы сверх 100 000 рублей по одному договору: фирмы другим компаниям;

фирмы предпринимателям;

предприниматели другим фирмам;

предприниматели другим предпринимателям.

Добавим, что любое правило не обходится без исключений. В одном случае предприниматели могут платить деньги без каких-либо ограничений. А именно - если покупка не связана с их коммерческой деятельностью. То есть, когда те или иные товары (независимо от их стоимости) предприниматель покупает лично для себя. Кроме того, фирмы могут оплачивать товары, купленные у обычных людей (тех из них, которые не зарегистрированы как предприниматели), или покупать личное (скажем так - некоммерческое) имущество у предпринимателей, независимо от его стоимости.

Из документа

Ст. 161:

"1. Должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения: 1) сделки юридических лиц между собой и с гражданами;"

Ст. 434 ГК РФ:

"2. Договор в письменной форме может быть заключен... также путем обмена документами посредством почтовой, ..., телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору."

"3. Письменная форма договора считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 438."

Ст. 438:

"3. Совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.) считается акцептом."

Гражданский кодекс РФ

"Расчеты наличными свыше 100 тыс. руб."

Кассовый лимит

Требование хранить в кассе деньги только в тех пределах, которые установил для компании обслуживающий ее банк, осталось неизменным. Если сумма наличных превысила лимит даже на 1 рубль, то компанию могут оштрафовать.

Если банк лимит остатка кассы не установил, то вся наличность считается сверхлимитной. Следовательно, на конец каждого рабочего дня наличные деньги должны быть внесены на расчетный счет, потрачены или выданы сотрудникам (например, в подотчет). В данном случае остаток по кассе должен быть равен нулю.

Предположим, у компании есть несколько расчетных счетов в разных банках. Какой из них должен установить лимит? Любой, по выбору фирмы. Данные о лимите нужно сообщить остальным банкам. Они и будут принимать его во внимание при проверках кассы компании.

Записи в кассовую книгу вносят в те дни, когда у компании были приходные или расходные операции с наличными. Причем бухгалтеры некоторых компаний, экономя время и бумагу, вносят записи в кассовую книгу за тот или иной промежуток времени. Например, на одном листе книги написано "с 10 по 30 октября". Причем как на начало, так и на конец этого периода остаток средств может и не превышать лимита. Однако такое превышение может возникнуть "внутри" этого периода. В этой ситуации фирма также нарушает установленные ограничения. Небольшой пример см. на соседней странице.

Из документа

2.5. В кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Положение Банка России от 5.01.1998 г. N 14-П

Пример

/-------------------------------\  /-------------------------------\  /----------------------------\

|Для компании "Актив" установлен|  |Бухгалтер "Актива"  в нарушение|  |По  состоянию на 12  октября|

|лимит наличных в кассе в  сумме|  |действующего порядка составил и|  |лимит  не  превышен.  Однако|

|20 000 руб. Остаток  денег на 1|  |заполнил кассовую книгу за пе- |  |такое превышение было:      |

|октября  составляет 15 000 руб.|  |риод с  5 по  12 октября. На 12|  | /------------------------\ |

|В течение октября были проведе-|  |октября  остаток  наличных сос-|  | |  Дата    |Приход|Расход| |

|ны следующие операции по кассе:|  |тавил:                         |  | |          |(руб.)|(руб.)| |

|                               |  |                               |  | |----------+------+------| |

|                               |  |                               |  | |на 5 октя-|15 000|      | |

|                               |  |                               |  | |бря       |30 000|      | |

|                               |  |                               |  | |          |      |20 000| |

| /--------------------------\  |  | /---------------------------\ |  | |------------------------| |

| |    Дата    |Приход|Расход|  |  | |Приход (руб.)|Расход (руб.)| |  | |Остаток: 25 000         | |

| |            |(руб.)|(руб.)|  |  | |-------------+-------------| |  | |------------------------| |

| |------------+------+------|  |  | |   15 000    |             | |  | |с 9  по 11|15 000|      | |

| |  5 октября |30 000|      |  |  | |   30 000    |             | |  | |октября   |30 000|      | |

| |  6 октября |      |40 000|  |  | |             |   40 000    | |  | |          |      |40 000| |

| |  9 октября |60 000|      |  |  | |   60 000    |             | |  | |          |60 000|      | |

| | 12 октября |      |62 000|  |  | |             |   62 000    | |  | |          |      |20 000| |

| |--------------------------|  |  | |---------------------------| |  | |------------------------| |

| |Остаток: 15 000           |  |-| |Остаток: 3 000             | |-| |Остаток: 40 000         | |

| \--------------------------/  |  | \---------------------------/ |  | \------------------------/ |

\-------------------------------/  \-------------------------------/  \----------------------------/

Если бы в данной ситуации бухгалтер вел книгу по правилам, он бы увидел сумму превышения.

Несколько слов о "разветвленных" компаниях. То есть тех из них, в состав которых входят филиалы или подразделения. Если у филиала нет отдельного баланса и расчетного счета, то лимит устанавливают в целом по компании. То есть сумма наличных в кассе головного офиса и филиала не должна его превышать. Если у филиала есть отдельный баланс и расчетный счет, то для него устанавливают свой лимит.

В некоторых ситуациях разрешено хранить "наличку" и сверх лимита. Это допустимо, если деньги необходимы для выплаты:

зарплаты;

тех или иных пособий (например, больничных или декретных);

стипендий.

В данном случае сверхлимитные деньги могут находиться в кассе три рабочих дня. Для компаний, которые работают в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях сделана еще большая поблажка. Они могут хранить деньги свыше установленного лимита пять рабочих дней.

На деньги можно все купить. Их надо тратить, а не копить

До недавнего времени наличную выручку можно было расходовать на определенные цели*(5). А именно:

выдачу зарплаты, трудовых и социальных пособий;

закупку сельхозпродукции;

скупку тары и вещей у населения.

Согласитесь, довольно экзотический перечень. Причем даже его требовалось согласовать с банком, обслуживающим компанию (который кстати мог в этом и отказать). А что делать, если фирма решила за счет выручки купить, например, газету в ближайшем ларьке? И не согласовывать подобные действия с банком. В этом случае наличную выручку нужно сдать в банк и тут же ее снять по чеку. Только после этого деньги можно было потратить на хознужды компании. А в кассовой книге необходимо было отразить аж три операции: расходную, приходную и вновь расходную.

Но теперь ситуация поменялась. Банк России разрешил расходовать деньги без каких либо согласований, например, на:

зарплату и любые другие выплаты работникам;

стипендии;

командировочные расходы;

оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ или услуг.

Кроме того, фирма или предприниматель вправе выдать наличные любому лицу за возвращенные им товары. Или вернуть деньги если заказчик отказался от тех или иных услуг, которые ему оказала компания.

Пример:

Компания получила наличную выручку в сумме 80 тыс. руб. Лимит наличных в кассе составляет - 20 тыс. руб. Фирма может потратить всю выручку, например, на хозяйственные нужды (покупку канцтоваров, той или иной офисной техники и т.д.). Согласовывать порядок расхода денег с банком не нужно. Если деньги потрачены не были то, как минимум 60 тыс. руб. (80 000 - 20 000), нужно внести на расчетный счет. В противном случае компанию могут оштрафовать.

"Расходование наличной выручки"

"Актуальная бухгалтерия", N 9, сентябрь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Указание Банка России от 20.06.2007 г. N 1843-У

*(2) Указание Банка России от 14.11.2001 г. N 1050-У

*(3) Письмо МНС и Банка России от 01.07.2002, 02.07.2002 N 24-2-02/252, 85-T

*(4) Решение ВС РФ от 26.02.2004 г. N ГКПИ04-163

*(5) Порядок ведения кассовых операций, утв. решением Совета Директоров Банка России 22.09.1993 г. N 40