Сверхурочно работаем, сверх нормы получаем ("Актуальная бухгалтерия", N 9, сентябрь 2007 г.)

Сверхурочно работаем, сверх нормы получаем

На любой фирме найдется два-три человека, которые трудятся допоздна. То есть больше времени, чем положено по графику. Бухгалтер - не исключение. В горячую пору сдачи отчетности приходится сидеть на работе до 21, а то и 22 часов. Такую работу называют сверхурочной. Оплачивать ее нужно в повышенном размере.

Правила оплаты

Итак, сверхурочной считают работу, которая превышает нормальную продолжительность трудового дня. Например, сотрудники компании работают по восемь часов в день. Если по тем или иным причинам человек отработал 10 часов, то считается, что два часа он трудился сверхурочно. Причем за этот труд должна быть повышенная оплата. Но первое, о чем нужно помнить, что такая работа должна проходить исключительно по инициативе администрации фирмы. Проще говоря, если сотрудник не успевает выполнить свою работу за восемь часов и в результате задерживается, то это сверхурочным трудом не считают. К слову сказать, как правило, его не оплачивают вообще.

Поэтому прежде чем начислять повышенную зарплату, выясните, был ли издан приказ о привлечении к дополнительной работе тех или иных сотрудников. Специального бланка для такого приказа нет. Его оформляют в произвольной форме (см. образец). Без этого документа работу сверхурочной не считают.

Как правило, сотрудники должны дать свое письменное согласие на такую работу. Например, подписать приказ, в котором сказано, что они не возражают против труда сверх положенной нормы. В трех случаях такого согласия не нужно. Это работа, которая:

- необходима для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения их последствий;

- необходима для устранения непредвиденных обстоятельств, которые нарушают функционирование систем водо- и газоснабжения, отопления, освещения, канализации, транспорта, связи;

- обусловлена чрезвычайным или военным положением, а также бедствием или его угрозой (пожар, наводнение, голод, землетрясение, эпидемии).

Некоторых людей привлекать к сверхурочному труду нельзя в принципе. Это беременные женщины и работники, которым не исполнилось 18 лет. Инвалиды и женщины, у которых есть ребенок до трех лет, могут от такой работы отказаться. С этим правом их нужно ознакомить под роспись.

Максимальная продолжительность сверхурочной работы: четыре часа в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

Порядок ее оплаты устанавливают в трудовом или коллективном договоре. При этом оплата не может быть ниже той, которая определена Трудовым кодексом. По этому документу первые два часа оплачивают в полуторном, а последующие - в двойном размере. Обычно эту норму и прописывают в трудовых договорах. В большинстве случаев компании начисляют зарплату по окладной системе. Поэтому, чтобы правильно рассчитать сумму доплаты, нужно определить часовую ставку работника. Это делают по формуле:

Часовая ставка = Оклад : Количество рабочих часов в месяце

Пример:

По приказу руководителя сотрудник фирмы работал сверхурочно:

- 9 октября - три часа;

- 10 октября - один час.

Оклад сотрудника - 35 тыс. руб. в месяц. Фирма работает по графику пятидневной рабочей недели. Рабочий день с 9.00 до 18.00 с часовым перерывом на обед (8 часов в день). В октябре 184 рабочих часа.

Часовая ставка сотрудника составит:

35 000 руб. : 184 час. = 190,22 руб./час.

Бухгалтер должен начислить доплату за сверхурочную работу в сумме:

за 9 октября:

190,22 руб./час х 1,5 х 2 час. + 190,22 руб./час. х 2 х 1 час. = 951,10 руб.

за 10 октября:

190,22 руб. х 2 х 1 час. = 380,44 руб.

Общая сумма доплаты составит:

951,10 + 380,44 = 1331,54 руб.

Зарплата за октябрь должна быть начислена в сумме:

35 000 + 1331,54 = 36 331,54 руб.

Вместо повышенной оплаты сотрудник может получить дополнительное время отдыха. Причем оно не должно быть меньше количества часов, отработанных сверх нормы.

                                                               ЗАО "Союз"

                                                      8 октября 2007 года

Приказ N 65О привлечении к сверхурочной работе

1. В целях производственной необходимости для подготовки финансовой, бухгалтерской и налоговой отчетности привлечь к сверхурочной работе следующих сотрудников организации:

1) Главного бухгалтера Волкову А.Н.

2) Заместителя главного бухгалтера Сомову Н.Г.

3) Руководителя финансово-планового отдела Соколова А.И.

2. Установить, что время сверхурочной работы составляет:

1) 9 октября 2007 года с 18.00 до 20.00

2) 10 октября 2007 года с 18.00 до 20.00

3. Руководителю кадрового отдела Зайцевой И.Г. ознакомить упомянутых сотрудников с настоящим приказом под роспись.

     Ген. директор ЗАО "Союз"                            /Сикорский И.И./

     С приказом ознакомлены и со сверхурочной работой согласны:

     1)                                                    /Волкова А.Н./

     2)                                                    /Сомова Н.Г./

     3)                                                    /Соколов А.И./

Налоги с доплат

Суммы, начисленные за сверхурочную работу, отражают в составе затрат на оплату труда. На них уменьшают облагаемую прибыль. Ранее Минфин считал, что учитывать в расходах компенсации, которые начислены за сверхурочную работу сверх ее максимальной продолжительности (например, 120 часов в год), нельзя. Финансовое ведомство решило, что это нарушение трудового законодательства.*(1) Следовательно, данные выплаты нельзя считать экономически обоснованными. Однако начислить зарплату - это обязанность компании. Причем так же установленная Трудовым кодексом. А Налоговый кодекс не связывает порядок формирования тех или иных расходов (в данном случае на оплату труда) с выполнением норм других областей законодательства. Главное, чтобы факт сверхурочной работы был документально зафиксирован: отражен в приказе и табелях учета рабочего времени. Впоследствии с этим согласились и в Минфине, и в ФНС.*(2) Доплату облагают "зарплатными" налогами в общем порядке. С ее суммы нужно начислить единый соцналог, взносы "по травматизму" и в пенсионный фонд. Компенсацией доплату не считают. Поэтому с ее суммы удерживают налог на доходы.*(3)

 /-------------------------------------------------------\

 |         Работа сверх нормы рабочего времени           |

 \-------------------------------------------------------/

              |                             |

 /-------------------------\   /-------------------------\

 |          Оклад          | + |         Доплата         |

 \-------------------------/   \-------------------------/

                                     |             |

                /-------------------------\   /-------------------------\

                |  Первые 2 часа работы - |   |Последующие часы работы -|

                |        1,5 ставки       |   |     2 часовой ставки    |

                \-------------------------/   \-------------------------/

"Актуальная бухгалтерия", N 9, сентябрь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Письмо Минфина России от 09.03.2005 г. N 03-03-01-04/1/102

*(2) Письма Минфина России от 02.02.2006 г. N 03-03-04/4/22 от 07.11.2006 г. N 03-03-04/1/724, ФНС России от 23.09.2005 г. N 02-1-08/195

*(3) Письмо Минфина России от 04.06.2007 г. N 03-04-06-01/174