Порядок оформления представительских расходов (О.Н. Якубова, "Консультант бухгалтера", N 10, октябрь 2007 г.)

Порядок оформления представительских расходов

Представительские расходы - расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.

К представительским расходам относят:

- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации, участвующих в переговорах;

- транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

- буфетное обслуживание во время переговоров;

- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся затраты на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут быть:

1. приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

2. смета представительских расходов;

3. первичные документы, подтверждающие стоимость использованных товаров для представительских мероприятий, услуги сторонних организаций, например организаций общественного питания;

4. акт об отнесении затрат к представительским расходам, подписанный руководителем организации, в котором указываются:

- цель представительских мероприятий и результаты их проведения;

- дата и место проведения;

- программа мероприятий;

- состав приглашенной делегации;

- участники принимающей стороны;

- величина расходов на представительские цели.

Рассмотрим порядок документального оформления представительских расходов на конкретном примере.

В ООО "Лиса" 10 октября 2007 г. ожидается прием представителей ООО "Наст". Предполагается буфетное обслуживание во время проведения переговоров. Предполагаемая сумма представительских расходов - 1850 руб. Участник со стороны ООО "Лиса" во время проведения переговоров - начальник коммерческого отдела Гайтерова Е.В. Ответственный за осуществление представительских расходов в ООО "Лиса" - зав. столовой Петрова И.Н. Фактическая сумма представительских расходов -1850 руб.

ООО "Лиса"

Приказ

     г. Москва                                       09 октября 2007 г.

В связи с необходимостью проведения переговоров между ООО "Наст" и ООО "Лиса"

Приказываю:

1. Провести прием представителей ООО "Наст" 10 октября 2007 г.

2. Утвердить смету представительских расходов (приложение N 1 к настоящему приказу).

3. Ответственным за осуществление расходов на предприятии назначить заведующего столовой Петрову И.Н.

4. Участником со стороны предприятия назначить начальника коммерческого отдела Гайтерову Е.В.

5. Бухгалтерии предприятия выдать ответственному за осуществление расходов на предприятии Петровой И.Н. денежные средства под отчет на представительские расходы согласно утвержденной смете.

  Генеральный директор                                    Зяблов И.Н.

Смета на официальный прием и (или) обслуживание представителей

Дата проведения мероприятий	10 октября 2007 г.
Приглашенная организация	ООО "Наст"
Состав приглашенной делегации	Коммерческий директор ООО "Наст" Петренко И.Г.
Участники со стороны организации	Начальник коммерческого отдела Гайтерова Е.В.
Цель представительских мероприятий	Согласование условий и сроков поставки
Место проведения представительских мероприятий	Офис ООО "Лиса"
Сумма предполагаемых затрат	1850 руб.
Предполагаемые расходы по программе мероприятий
расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия)	_
транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно
буфетное обслуживание во время переговоров	1850 руб.
оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий	_

Ответственное лицо

Заведующая столовой                                            Петрова И.Н.

"09" октября 2007 г.

Утверждаю:

Генеральный директор

ООО "Лиса"

___________Зяблов И.Н.

10 октября 2007 г.

Акт об отнесении затрат к представительским расходам

Дата проведения мероприятий	10 октября 2007 г.
Приглашенная организация	ООО "Наст"
Состав приглашенной делегации	Коммерческий директор ООО "Наст" Петренко И.Г.
Цель представительских мероприятий	Согласование условий и сроков поставки
Результаты проведения представительских мероприятий	Подписано дополнительное соглашение к договору, условия поставки согласованы
Место проведения представительских мероприятий	Офис ООО "Лиса"
Сумма расходов на представительские цели	1850 руб.
Расходы по программе мероприятий
расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия)	-
транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно
буфетное обслуживание во время переговоров	1850 руб.
оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий
Первичные документы, подтверждающие стоимость использованных товаров для представительских мероприятий, услуги сторонних организаций	Сумма, руб.
Товарный чек N 45 от 09 октября 2007 г., кассовый чек в т.ч.	350 руб.
	200 руб.
Фрукты
Сок	150 руб.
Товарный чек N 255 от 09 октября 2007 г., кассовый чек
в т ч.:	1500 руб.
Икра	350 руб.
Конфеты шоколадные	200 руб.
Печенье в ассортименте	280 руб.
Чай	140 руб.
Кофе	80 руб.
Нарезка рыбная	150 руб.
Нарезка мясная	260 руб.
Масло сливочное	25 руб.
Батон	15 руб.

Лицо, ответственное за осуществление представительских расходов в организации, оформляет авансовый отчет, к которому прикладывает документы, служащие подтверждением представительских расходов.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового периода) включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Учет отдельных видов представительских расходов вызывает вопросы в практической деятельности бухгалтеров.

Так, например, можно ли отнести к представительским расходам затраты на проживание деловых партнеров? Минфин России придерживается позиции, что расходы на проживание представителей прямо не поименованы в составе представительских затрат, поэтому они не могут уменьшать облагаемую прибыль организации. Аналогичная позиция высказана в Письмах Управления МНС России по г. Москве от 16 января 2003 г., N 26-12/3641, Управления ФНС России по г. Москве от 14 июля 2006 г. N 28-11/62271.

Другой, не менее спорный вопрос: можно ли учесть в составе представительских расходов расходы на приобретение спиртных напитков?

В ответ на частный запрос Минфин России (Письмо от 16 августа 2006 г. N 03-03-04/4/136) изложил свою позицию по данному вопросу следующим образом: расходы на приобретение спиртных напитков могут быть учтены в составе представительских расходов. Указанные расходы должны соответствовать критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 НК РФ.

Нередко в процессе переговоров организации приобретают сувениры для своих партнеров. Позиция Минфина России по данному вопросу высказана в письме от 16 августа 2006 г. N 03-03-04/4/136: расходы на приобретение сувениров пунктом 2 статьи 264 НК РФ не предусмотрены и, следовательно, не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли.

О.Н. Якубова

"Консультант бухгалтера", N 10, октябрь 2007 г.