Заполняем отчет перед "соцстрахом" ("Актуальная бухгалтерия", N 10, октябрь 2007 г.)

Заполняем отчет перед "соцстрахом"

В октябре бухгалтеры практически всех компаний должны сдать ведомость по взносам на социальное страхование. Причем недавно ее форма вновь изменилась. Поговорим об особенностях заполнения обновленной отчетности перед "соцстрахом".

Прежде чем заполнять ведомость 4-ФСС РФ, проверьте ее актуальность. Прежде всего посмотрите на титульный лист. Там должно быть указано, - в документе учтены поправки, одобренные фондом в августе. Напомним, что "соцстраховская" отчетность менялась тремя постановлениями.*(1) Большинство очередных новшеств внесены в таблицы 3 и 6 "Расходы на цели обязательного социального страхования с начала года". Они касаются работодателей, выплачивающих пособие по уходу за ребенком, которому не исполнилось 1,5 лет. От них потребовали сообщать количество получателей таких пособий. Причем отдельно выделяют тех, кто получает пособие по уходу за первым ребенком. Эти данные приводят в строках 5-8 таблицы 3 (или 5-7 таблицы 6 - для спецрежимников).

Для остальных компаний и предпринимателей новшеств нет. Но старый бланк в любом случае у вас не примут.

Титульный лист

С титульным листом формы особых проблем не возникает. Большинство данных, которые необходимы чтобы их заполнить, берут из информационного письма, выданного отделением статистики. Сложности бывают с полем "Адрес". Какой из них указывать, если реальное место нахождения расходится с уставным (юридическим)? Ответ дан в Порядке заполнения расчетной ведомости. Записывать надо адрес регистрации, взятый из учредительных документов. Фактический адрес нужно указать в отчетности, сданной обособленным подразделением компании. Ее предоставляют только по филиалам, которые зарегистрированы в фонде, начисляют выплаты физлицами имеют отдельный баланс, а также расчетный счет.

Раздел I

В нем показаны расчеты по ECH, предназначенному для соцстраха. Обратим внимание на среднесписочную численность работающих (строки 1 и 2 таблицы 1).Она не всегда сходится с действительной численностью работающих по состоянию на конец отчетного периода. Поясним сказанное на примере.

Пример

Фирма зарегистрирована в июле. Трудовые договоры с девятью сотрудниками начали действовать 10 июля. До конца месяца новых контрактов не заключалось. С 1 августа привлечено еще пять работников. С 1 сентября - еще восемь.

Определим среднесписочную численность за девять месяцев. За июль этот показатель составит:

9 чел. х 22 дн.: 31 дн. = 6 чел. За август - 14 человек (9 + 5). За сентябрь -22 работающих (14 + 8). Сумму этих значений делим на количество всех месяцев, прошедших с начала года. То есть на девять. Так мы узнаем среднесписочную численность. Она будет равна:

(6 чел. + 14 чел. + 22 чел.): 9 мес. = 5 чел. Ее и внесем в строку 1 таблицы 1 ведомости. По такому же алгоритму определяют среднесписочную численность женщин (строка 2 таблицы 1).

Вслед за численностью, в форму нужно вписать базу, облагаемую единым соцналогом (строка 3 таблицы 1). Ее берут из графы 4 строки 0100 раздела 2 расчета по соцналогу. Из той же графы берут и сумму льгот. Их переносят в строку 4 таблицы 1.

С отчетностью по ECH сопоставляют и данные таблицы 2. В частности, это сведения из строки 3 ("Начислен единый социальный налог"). Они должны соответствовать сумме из графы 4 строки 0600 раздела 2 расчета по соцналогу.

Расходы на социальное страхование также дублируют. Их одновременно показывают в строке 15 таблицы 2 ведомости и в строке 0700 раздела 2 расчета по ECH.

К данным строки 15 прибавляют налог, перечисленный в соцстрах и отраженный по строке 16 таблицы 2. Полученный результат увеличивают на задолженность фонда, учтенную на начало 2007 года (строка 12). Так выводят итог для строки 17 ("Всего зачтено и уплачено"). Если долгов фонда нет, то суммируют лишь значения по строкам 15 и 16. В последней дополнительно указывают перечисления единого "соцналога" за отчетный квартал. В нашей ситуации - за июль, август и сентябрь. Их надо подтвердить копиями платежек, прилагаемых к ведомости.

Те суммы, которые перечислены в октябре, в строке 16 не приводят. Даже если это налог, рассчитанный за третий квартал. Ведь ЕСН, начисленный, но не погашенный на 30 сентября формирует "кредитовое сальдо по счету 69 субсчет "Расчеты по социальному страхованию". Его отражают как "задолженность за страхователем на конец отчетного периода". То есть по строке 18 таблицы 2.

Это последняя строка. После нее расшифровывают сведения из второй таблицы. А точнее из строки 15 "Расходы на цели обязательного социального страхования". Их детализируют в таблице 3 раздела I.

Расходы по соцстраху

Чаще всего в этой таблице заполняют строку 1. В ней отражают расчеты по выплате пособий по временной нетрудоспособности. В этой таблице чаще всего и допускают ошибки. В частности, неверно показывают количество дней выплат пособий (графа 3) или общую сумму расходов (графа 4).

Пример

С января по август предприятие не начисляло больничных. В сентябре было назначено пособие менеджеру. Его средний заработок - 45 000 руб. Пособие причитается за 11 календарных дней: с 17 по 27 сентября (вкл.). Предположим, что он имеет право на пособие в размере 100 процентов заработка. Заполним графу 3 "Количество дней выплат...". Там фирма указывает не 11 дней, а лишь девять. Ведь два дня оплачены не фондом, а из средств компании. Девять дней мы учтем, определяя сумму пособия. Если рассчитать сумму пособия без ограничений, то она составит: 45 000 руб.: 30 дн. х 9 дн. = 13 500 руб. За счет соцстраха разрешено выдать лишь сумму, что не превышает 16 125 рублей в расчете на весь месяц. За девять дней подобная выплата составит: 16 125 руб.: 30 дн. х 9 дн. = 4837,50 руб. Их и покажем в графе 4 строки 1 таблицы 3. Та же величина будет отражена в строке 15 таблицы 2 (если отсутствовали другие затраты, компенсируемые за счет "соцстраха"). При этом показатели не нужно округлять до полных рублей. Ведомость заполняют с учетом копеек.

Ограничения максимальной суммы пособий Конституционный Суд признал неправомерным. Однако, его решение прямо относится к пособиям по беременности и родам. Крайне сложно доказать недопустимость лимита в других ситуациях. Поэтому до того как сумма максимального пособия будет увеличена (такие изменения пока лишь планируются) сверхнормативные больничные финансируют из средств компании. Поэтому в расчетной ведомости их не отражают.

Заполняя ведомость, стоит проверить верность расчета минимальной выплаты. Не все учли, что с 1 сентября повышен минимальный размер оплаты труда. Теперь он равен 2300 рублей. Эту сумму учитывают при расчете больничных пособий тем сотрудникам, у которых страховой стаж не достиг полугодия. Есть и другие случаи, когда пособие определяют по минимуму.*(3) В частности, при заболеваниях, наступивших из-за алкогольного опьянения.

Пример

В июле компания приняла в штат водителя. Ранее он нигде не работал. У него отсутствовал страховой стаж. С 27 августа по 10 сентября (вкл.) шофер ушел на больничный. Пособие за три дня августа (пять дней болезни минус первые два дня, которые оплачивает фирма) рассчитывают от прежней "мини-малки". Она равнялась 1100 руб. Сумма пособия составит: 1100 руб. х З дн. : 31 дн. = 106,45 руб. Данную величину приведем в строке 15 таблицы 2 среди выплат за август. В расчетах за сентябрь используем новый норматив - 2300 руб. Пособие составит: 2300 руб. х 10 дн.: 30 дн. = 766,67 руб. Его внесем в строку 15 таблицы 2. В составе выплат за сентябрь.

Допустим, что у фирмы нет других расходов, которые компенсирует соцстрах. Тогда в строке 1 таблицы 3 ставим единицу, как показатель "числа случаев временной нетрудоспособности". В графе 3 той же строки пишем количество дней, за которые производились выплаты - 13. В графе 4 указываем общую сумму расходов. Она будет равна: 106,45 + 766,67 = 873,12 руб.

Обратим внимание на строку 2 таблицы 3. Она предназначена для больничных пособий, которые выдают совместителям не по основному месту работы. Сейчас они вправе получать пособие на каждом предприятии, с которым заключен трудовой договор. Эта норма введена сравнительно недавно, а именно с 2007 года.*(4) Поэтому она еще не всеми освоена. Бывает, компания начисляет больничные тем работникам, которые трудятся не по трудовому, а по гражданско-правовому договору. Например, подряда или возмездного оказания услуг. Такие суммы фонд к зачету не примет. Пособие по временной нетрудоспособности положено лишь тем сотрудникам, которые работают по трудовым контрактам.

Выдавая пособия по беременности и родам, тоже надо делить получателей на основной персонал и совместителей. Выплаты первым показывают в строке 3, вторым - в строке 3 и 4.

С. Шаповал,

генеральный директор юридической компании "Налоговая помощь":

Говоря о действиях страховщика (фонда), Президиум ВАС РФ указывал, - "привлечение к ответственности осуществляется в порядке, предусмотренном главой 15 НК РФ".*(5) При этом ВАС ничего не говорит про главу 14 НК РФ, в которой находится статья 101 "Вынесение решения по результатам рассмотрения материалов...". Это создает неопределенность. То ли, по мнению Президиума ВАС РФ, статья 101 не распространяется на фонд социального страхования. То ли суд не упомянул статью 101 и другие статьи главы 14 НК РФ, поскольку полагал очевидной их связь с привлечением к налоговой ответственности. Ведь вынесение решения - это один из элементов процедуры привлечения к ответственности. Соответственно, при таком подходе нормы статьи 101 НК РФ должны применяться, даже если речь идет об опоздании с предоставлением ведомости в отделение ФСС России.

Раздел III

Если первый раздел заполняют лишь плательщики ЕСН, то третий - все работодатели. В нем отражают расчеты по платежам на страхование от несчастных случаев. Его оформление начинается с таблицы 9. Упомянутую там среднесписочную численность работающих (графа 1) мы возьмем из строки 1 таблицы 1 ведомости. Численность инвалидов (графа 2) определяют по правилам, которые установлены Росстатом. Они аналогичны тем, что и по обычным сотрудникам (алгоритм расчета дан в начале материала). Кроме того, в этой таблице указывают численность сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными производственными факторами (графа 3). Перечень таких факторов утвержден Минздравсоцразвития.*(6)

Выплаты, облагаемые страховыми взносами, приводят в графе 4 таблицы 9.

Пример

В компании работают восемь человек по трудовым договорам. Еще трое - по соглашениям о возмездном оказании услуг. Для удобства допустим, что их доход одинаков - по 15 000 руб. в месяц. С выплат по гражданско-правовым договорам взносы в "соцстрах" не начисляют. Сами выплаты надо отразить справочно - в графе 6 таблицы 9. В нее заносим суммы, выданные по договорам возмездного оказания услуг. Они составят:

15 000 руб. х 3 чел. х 9 мес. = 405 000 руб. Среди сотрудников, с которыми заключены трудовые контракты, есть один инвалид. Его доход полностью учитывают для расчета суммы, которую облагают страховыми взносами. Значит, мы должны определить общий фонд оплаты труда за девять месяцев. Он будет равен:

15 000 руб. х 8 чел. х 9 мес. = 1 080 000 руб. Эту сумму приводят в строке 3 таблицы 1 и в графе 4 таблицы 9. Далее определяют всю зарплату инвалида. Она составит: 15 000 руб. х 1 чел. х 9 мес. = 135 000 руб. Эту сумму отражают в графе 5 таблицы 9. В льготах по ЕСН (строка 4 таблицы 1) пишут всего 100 000 руб. Оставшийся заработок инвалида от налога не освобожден.

Взносы на страхование от несчастных случаев берут с общего дохода инвалида, но по пониженной ставке. Она составляет 60 процентов от той, которая утверждена для компании. Эта льгота действует только по тем средствам, которые выплачивает организация. На предпринимателей она не распространяется.

Тариф, установленный для инвалидов, в ведомости не указывают. Заполняя таблицу 9, нужно привести общую ставку взносов на страхование, установленную для работодателя. Ее запишем в графу 7. Как правило, именно этот показатель переносят в графу 11. Там показывают тариф, рассчитанный с учетом скидок и надбавок, которые установлены отделением фонда. Обычно фонд их определяет для компании в редких случаях.

Заключительной из заполняемых таблиц обычно бывает десятая. В ней отражаем расчеты по платежам на страхование от несчастных случаев. Ее оформление в целом близко к таблице 2 ведомости. Среди средств, перечисленных в фонд, указываем лишь суммы, внесенные до 30 сентября 2007 года (вкл.).

O штрафе за опоздание

Не позднее 15 октября ведомость надо сдать в отделение соцстраха. В противном случае компанию могут оштрафовать на 1000 рублей. Санкция будет в 5 раз больше - при повторном нарушении, допущенном в календарном году.

Выявив опоздание, сотрудники фонда должны вынести решение о штрафе. На его основании пишут специальное требование. Его направляют фирме -страхователю. Так сказано в методичке по камеральным проверкам.*(7) В ней не предусмотрено оформление какого-либо акта. Сотрудники фонда могут его оформить, но это для них не обязательно.*(8)

Чем больше указаний, тем хуже их исполняют. Так получилось и с документами соцстраха. Сейчас акты составляют не все отделения фонда. И даже те, кто их оформляет, могут не соблюдать нормы, введенные Налоговым кодексом. Например, не предоставлять сотрудникам оштрафованной компании возможность присутствовать при рассмотрении акта. А эти нормы работники "соцстраха" соблюдать обязаны.

Кстати, нарушение налоговых правил иногда становится причиной для отмены решения фонда. Это видно из постановлений судов.*(9) Ошибки, допущенные фондом, автоматически от санкций не избавят. Известны случаи, где ссылки на них оказывались бесполезными. Вместе с тем, для защиты от штрафов полезны любые аргументы. И раз чиновники нарушили статью 101 Налогового кодекса (в ней говорится о вынесении решений по результатам проверки), на это как минимум стоит ссылаться. Такой довод увеличит шансы на победу в суде.

А. Родионов,

эксперт журнала

"Актуальная бухгалтерия", N 10, октябрь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Пост. ФСС России от 31.03.2006 г. N 37, от 19.01.2007 г. N 11 от 27.07.2007 г. N 165, от 21.08.2007 г. N 192.

*(2) Пост. Росстата от 20.11.2006 г. N 69

*(3) П. 20 и 21 Положения, утвержденного пост. Правительства РФ от 15.06.2007 г. N 375

*(4) Ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 г. N 255-ФЗ

*(5) Приложение N 1 к приказу Минздравсоцразвития России от 16.08.2004 г. N 83

*(6) Утв. пост. ФСС России от 29.07.2003 г. N 87

*(7) Письмо ФСС России от 28.02.2005 г. N 02-18/07-1657

*(8) Пост. ФАС Восточно-Сибирского округа от 10.07.2007 г. N А69-2091/06-8-Ф02-3644/2007; Уральского округа от 13.08.2007 г. N Ф09-6415/07-С1 и др.

*(9) Письмо Президиума ВАС РФ от 20.02.2006 г. N 105