Профессия главный бухгалтер. Управление рабочим временем и личная организованность (Т.С. Фролова, "Горячая линия бухгалтера", N 23-24, декабрь 2007 г.)

Профессия главный бухгалтер.
Управление рабочим временем и личная организованность

Таймменеджмент - управление временем, на сегодня одно из особо популярных направлений бизнеса - тренингов и курсов. Но главный бухгалтер, привыкший годами работать без минуты свободного времени, не может сходу поверить в то, что можно успевать делать больше и при этом иметь достаточно свободного времени, без привлечения дополнительных кадров.

Однако в теориях управления временем есть вполне действенные приемы, позволяющие сократить сверхурочные работы и при этом добиваться лучших результатов своего труда.

И, что удивительно, некоторые из них покажутся вам слишком простыми и очевидными. А если они так просты, попробуйте их на практике, убедитесь сами в их действенности.

Главная проблема всех бухгалтеров - это огромный по своему размеру документооборот. И вот как раз его-то и надо грамотно организовать, ведь иначе никак не избежать авралов в работе.

Бухгалтерия - это участок производства, который работает с документами, отражающими уже свершившийся факт хозяйственной деятельности. Поэтому быстрота и четкость обработки данных, отчетов зависят от работы всех подразделений предприятия. И они тоже должны проявлять профессионализм и оперативность. От правильности оформления поданных ими документов и от срока их подачи во многом зависит работа бухгалтерии.

Основная задача главного бухгалтера здесь заключается в том, чтобы как раз заставить другие подразделения вовремя предоставлять нужные документы и отчеты в бухгалтерию.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота в обязательном порядке утверждается приказом руководителя предприятия. При этом график должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Данный график должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии. Он служит для усиления контрольных функций бухгалтерского учета, повышения уровня механизации и автоматизации учетных работ. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Все работники предприятия, начиная от начальников цехов и заканчивая подотчетными лицами, должны создавать и представлять документы на основании графика документооборота, разработанного на предприятии. На руках у каждого ответственного должна быть выписка из существующего графика. Ответственность за выполнение графика, а значит, за качественное создание документов, своевременность их передвижения, несут лица, создавшие и утвердившие данный документ.

И если при этом есть необходимость автоматизированной обработки информации, в схемы графика должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники. А организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов с возможностями этих средств.

Каждое предприятие самостоятельно, в зависимости от своей специфики разрабатывает такой график. По мере необходимости он подлежит корректировке. На главного бухгалтера возложен контроль над соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию.

Задача хорошо организованного графика документооборота состоит в ускорении движения документов. А ведь правильное представление о документообороте может позволить определить необходимую численность работников всего предприятия, при этом он может стать основой нормирования труда работников.

Конечно же, главный бухгалтер больше всего заинтересован в составлении такого графика для своего отдела бухгалтерии.

При этом упорядочить документооборот очень важно не только при поступлении документов в бухгалтерию, но и в обратном направлении. Например, вам необходимо в установленные сроки сдать отчеты, отчитаться своевременно в налоговую инспекцию, подготовить отчет о проделанной работе руководителю. При составлении графика главный бухгалтер должен руководствоваться Законом "О бухгалтерском учете" и Положением по ведению бухгалтерского учета. Порядок организации документооборота в бухгалтерском учете организаций и учреждений определен также п. 5 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. N 105.

График подготовки документов для представления их руководителю предприятия может выглядеть следующим образом.

Примерный график документооборота.

N	Наименование работ	Срок предоставления
1	Отчет об уплаченных в прошлом месяце налогах	до 5 числа каждого месяца
2	Отчет о предполагаемых налоговых платежах в текущем месяце	до 5 числа каждого месяца
3	Отчет о выданных в прошлом месяце сумм в подотчет	до 5 числа каждого месяца
4	Отчет о движении денежных средств по кассе предприятия за прошлый месяц	до 10 числа каждого месяца
5	Отчет о движении денежных средств на расчетном счете за прошлый месяц	до 10 числа каждого месяца
6	Отчет о дебиторской задолженности	до 15 числа каждого месяца
7	Отчет о предстоящих платежах кредиторам	до 15 числа каждого месяца
8	Отчет по выполнению договоров	до 25 числа каждого месяца
9	Справка о выплаченной заработной платы	до 25 числа каждого месяца

Данный график в зависимости от специфики предприятия может быть различным.

Естественно, что единой схемы организации документооборота просто не может быть. Каждому предприятию придется разработать ее самостоятельно. При этом многое зависит от объема хозяйственных операций и от специфики предприятия.

График вы можете даже разработать по начислению заработной платы. И это тоже облегчит участь бухгалтера. Ведь тогда в бухгалтерии и табели будут попадать своевременно, и приказы на отпуска и премирование.

Примерный график по начислению заработной платы.

N	Наименование работ	Срок предоставления
1	Предоставление приказов на отпуска	до 5, 25 числа каждого ме- сяца
2	Предоставление приказов на перемещение, прием, увольнение	по мере перемещения, прие-
3	Предоставление материала на премирование	до 28 числа каждого месяца
4	Предоставление табелей учета рабочего времени	до 26 числа каждого месяца
5	Предоставление больничных листов	до 26 числа каждого месяца
6	Предоставление приказов на поощрение	до 20 числа каждого месяца
7	Приказ начальника об оплате за сверхурочные работы	до 27 числа каждого месяца

А вот малым предприятиям, например с небольшим документооборотом, все можно свести просто к составлению отдельных памяток для сотрудников. В них необходимо определить, какие документы привезти из командировки, потребовать от контрагента при закупке товара или при его доставке, как отчитаться за деньги, выданные в подотчет и т.д. Обычно такие памятки делают экспедиторам, водителям, а также работникам, получающим деньги под отчет или отправляющимся командированным лицам. Это значительно упрощает работу бухгалтерии. Ведь им представят в нужный срок нужные первичные документы, которые сразу же можно пускать в обработку.

Вторым не менее важным моментом в управлении рабочим временем является четкое планирование поставленных перед вами задач, а также оптимальное распределение обязанностей между всеми работниками бухгалтерии.

Чего скрывать, на практике часто бывают случаи, когда главному бухгалтеру приходится выполнять обязанности более низкой квалификации. Например, посещать банк, налоговую инспекцию. А иногда им еще приходится самим оформлять платежно-расчетные операции. Но если правильно распределить обязанности, то этого можно избежать. Например, оформление платежных документов возложить на кассира. А поездки в банк и налоговую инспекцию поручить рядовому бухгалтеру. Таким образом освободить себя для решения более глубоких проблем. И если руководитель будет не согласен с таким решением главного бухгалтера, его придется убедить на примерах.

Для гармоничной работы бухгалтерии необходимо распределить обязанности, закрепить их должностной инструкцией. Каждый сотрудник должен знать, что именно он должен сделать и в какие сроки. Особенно это важно в период подготовки и сдачи отчета. Поэтому не лишним будет составить график закрытия финансовой отчетности. Главное при составлении такого графика - это четко определить сроки и порядок закрытия участков.

В этом графике должны быть задействованы сотрудники других подразделений, таких, как технический отдел, отдел кадров. Они представляют в бухгалтерию первичную документацию, а значит, должны участвовать в данном графике. Такой график позволит рационально распределять обязанности не только в бухгалтерии, но и на всем предприятии. Значительную роль в этом сыграет авторитет и влияние главного бухгалтера.

Облегчить и упростить труд бухгалтера невозможно без автоматизации учета. Да и не только бухгалтера, но и всего предприятия в целом. Эта ответственность тоже ложится на главного бухгалтера.

Что можно посоветовать в планировании рабочего времени?

Полностью распланировать свой рабочий день главный бухгалтер просто не сможет, ведь производство не стоит на месте, все движется, а значит, меняется. И порой, запланировав одно, делаешь совсем другое. Но все же 60% своего времени надо планировать. 20% времени необходимо оставить на непредвиденные дела, оставшиеся 20% - на завершение вчерашних дел либо на планирование новых.

А как правильно спланировать новые дела? Их надо разделить по степени значимости:

1) самые срочные;

2) не самые срочные, горячие;

3) повседневные.

И вот, в отведенное для этого время, начните с первого. Найдите на этот день самое срочное дело и работайте над ним до полного решения.

Лишь закончив срочное дело, приступайте ко второму, менее срочному, и также доделайте его обязательно до конца. При этом не надо делать одновременно сразу два дела, пусть они и будут совсем простые. Это только займет больше времени. Делайте все по порядку, закончили одно - приступайте к следующему, и так до тех пор, пока есть на это время. После этого переходите к повседневным делам, звоните коллегам, решайте мелкие, но необходимые проблемы, оформляйте различные документы. И если в конце дня все же получится так, что вы не успели выполнить намеченное, не расстраивайтесь, ведь главное, самое важное вы выполнили. Если при этом план будет составляться письменно, то это будет Вам на пользу, даст возможность легко контролировать свое рабочее время. Ключ к успеху состоит в следующем: тщательно проверяйте относительную значимость предстоящих задач, правильно определяйте их приоритет, составьте список и отразите его в плане. Сумейте правильно определить время, необходимое для выполнения каждого вида работ. Сначала это будет непросто, в дальнейшем вы привыкнете, это будет занимать мало времени, зато поможет больше сделать намеченных дел. Это, несомненно, приведет к снижению сверхурочных работ. Ведь вы самое главное сделали, а порой повседневные дела можно и отложить на день-два и уйти домой пораньше.

Прошла трудовая неделя. В пятницу вечером найдите время и подведите итог работы за неделю и составьте план на последующую рабочую неделю.

Итак, мы уже определили, что одной из главных задач главного бухгалтера является правильная, рациональная организация рабочего времени, причем как своего, так и своих подчиненных. Но ведь главный бухгалтер несет определенную ответственность и за рабочее время работников всего предприятия. Он должен контролировать оплату их работы. При этом он четко должен знать режим работы своего предприятия, который устанавливается локальным актом, "Правилами распорядка рабочего дня".

Продолжительность рабочего времени - одно из условий трудового договора и оно может быть разным. Одни работают посменно, другие - только с утра, а третьи могут иметь и ненормированный рабочий день.

В целях рационального использования и управления рабочим временем на предприятиях разрабатываются специальные графики работы. Каждый график должен быть утвержден руководством и согласован с профсоюзным органом, если таковой имеется на предприятии.

Рабочее время регулируется Трудовым кодексом РФ, гл. 15, ст. 91-105. Также на основании ст. 423 Трудового кодекса РФ сохраняют свою силу и ранее изданные нормативные акты. Однако действовать они могут в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.

Что такое рабочее время, можно узнать, прочитав ст. 91 Трудового кодекса РФ. Это время, в течение которого работник должен выполнять свои трудовые обязанности. Но в рабочее время включаются и простои по независящим от работника причинам (ч. 1 ст. 74 Трудового кодекса РФ), время, выделенное матери для кормления грудного ребенка (ст. 258 Трудового кодекса РФ), а также время на принятие пищи в месте выполнения работ, где по технологии работ нельзя сделать перерыв (ст. 103 ст. 108 Трудового кодекса РФ).

Конечно же, вопрос о том, что включать в рабочее время, а что - нет, стороны трудовых отношений могут решить самостоятельно. Однако принятое решение должно быть обязательно закреплено в правилах внутреннего трудового распорядка.

Обычное нормированное рабочее время ни у кого не вызывает сложностей. Существует норма не более 40 часов в неделю. Все, что свыше, считается сверхурочным временем.

А вот порядок учета времени у сменщиков заслуживает отдельного внимания.

Ведь бухгалтеры нередко сталкиваются с тем, что вахтерам, диспетчерам, продавцам и охранникам достаточно сложно составить графики работы, не нарушая при этом законодательства. Вот для этого-то и существует понятие "суммированный учет рабочего времени". Такой учет рабочего времени может применяться там, где не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени для определенной категории работников. Применяя данный учет времени, нельзя забывать, что число рабочих дней за учетный период не должно превышать установленного для данных работников еженедельного количества трудового времени (ст. 104 Трудового кодекса РФ).

Поэтому на предприятии составляется график сменности. Предприятием он разрабатывается самостоятельно. Он обязательно должен отображать и продолжительность рабочего времени, и перерывы для отдыха и питания.

Данный график утверждается и не позднее одного месяца с момента утверждения доводится до сведения работников (ст. 103 Трудового кодекса РФ). Составляя такой график, надо учитывать, что продолжительность рабочего непрерывного времени в неделю не может превышать 42 часов (ст. 102 Трудового кодекса РФ), длительность смены перед праздничным днем и в ночное время должна быть уменьшена на один час (ст. 95 и 96 Трудового кодекса РФ). На основании ст. 103 нельзя планировать работу двух смен подряд.

Необходимо учесть, что работа в праздничные дни также входит в месячную норму рабочего времени.

А если у вас на предприятии есть вахтовый метод работы, то в учет времени будет входить время в пути до места работы, а также время отдыха на данный календарный отрезок времени (ст. 300 Трудового кодекса РФ).

Конечно же, ни одно предприятие не обходится без сверхурочных работ. Главное, чтобы они были по инициативе работодателя. Но есть определенные ограничения, они не могут превышать четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год. Но ведь это можно посчитать только в конце года.

Перед главным бухгалтером стоит задача: а как же их оплачивать в течение всего года? Есть несколько вариантов оплаты.

В случае если работник трудился каждый рабочий день в учетном периоде не более двух часов сверхурочно, то это время оплачивается не менее чем в полуторном размере. А вот остальные переработки оплачивать необходимо не менее чем в двойном размере.

В другом случае оплата производится по окончании учетного периода. При этом определяют общее количество часов сверхурочной работы. И первые два часа оплачиваются не менее чем в полуторном размере, а остальные оплачиваются не менее чем в двойном размере.

Пример.

Работник работает по суммированному учету рабочего времени. К примеру, учетный период - 2-й квартал 2007 г. Во 2-м квартале 2007 г. работник трудился 510 часов. Часовая тарифная ставка составляет 70 руб.

Нормальное число рабочих часов - 496 ч (апрель 168 ч + май 1684 ч + июнь 160 ч).

Оплата за нормальное число рабочих часов - 34 720 руб. (496 ч х 70 руб.).

Сверхурочно сотрудник отработал 14 часов (510 ч - 496 ч).

1-й вариант расчета сверхурочных

Оплата за сверхурочное время равно 1470 руб. (14 ч х 70 руб. х 1,5).

Всего начислено: 36 190 руб. (34 720 руб. + 1 470 руб.).

2-й вариант расчета сверхурочных

Оплата за сверхурочное время равно 1 890 руб. (2 ч х 70 руб. х 1,5 + 12 ч х 70 руб. х 2).

Всего начислено: 36610 руб. (34 720 руб. + 1 890 руб.).

Из примера мы видим, что во втором варианте оплата за сверхурочные часы выше. А поскольку сверхурочная работа - превышение нормального числа рабочих дней всего учетного периода, следует пользоваться вторым вариантом.

Однако в своих нормативных актах вы имеете право установить одинаковую оплату за сверхурочные работы не менее чем в двойном размере.

При суммированном рабочем времени непростой расчет больничных листов.

Так, при таком учете пособие должно начисляться за рабочие часы, пропущенные вследствие нетрудоспособности, по утвержденному графику сменности. Выплату надо производить исходя из среднечасового заработка за 12 предшествующих месяцев. Напомним, максимальный размер пособий по временной нетрудоспособности в 2007 г. составляет 16 125 руб. (Закон от 19 декабря 2006 г. N 234-ФЗ "О бюджете Фонда социального страхования Российской Федерации на 2007 год").

А вот как правильно определить период нетрудоспособности, оплачиваемый за счет средств работодателя, для сотрудников с почасовой платой?

На это ответил Фонд социального страхования. В своем Письме от 15 февраля 2005 г. N 02-18/07-1243 он это объяснил. И за счет предприятия подлежат оплате часы, предусмотренные графиком и пропущенные работником за первые два календарных дня болезни.

С 1 января 2007 г. при расчете пособия по нетрудоспособности продолжительность непрерывного стажа работника не имеет значения (Определение КС от 2 марта 2006 г. N 16-О). Теперь размер пособия зависит от "страхового стажа". Он включает в себя период работы застрахованного лица, в течение которого гражданин подлежал обязательному социальному страхованию (Закон от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ).

Но ведь при таком учете рабочего времени и отдых должен быть суммированным.

В настоящее время начислять такие суммы надо из расчета среднего дневного заработка. И согласно последней редакции Трудового кодекса РФ данную величину рассчитывают из последних 12 календарных месяцев. А для определения среднего дневного заработка необходимо начисленную сумму оплаты труда разделить на 12 месяцев и на 29,4 дня (ст. 139 Трудового кодекса РФ). А если в течение года были не полностью отработанные месяцы, как тогда правильно рассчитать отпускные? Ведь по графику работы трудно понять, сколько рабочих дней в неделе. На это пока нет никаких разъяснений, а потому предприятию придется самостоятельно принимать решение, как производить начисление отпускных. И главный бухгалтер, конечно же, здесь главный ответчик перед работником.

Что касается отражения отпускных в БУ, то здесь мало сложностей.

Они являются расходами по обычным видам деятельности предприятия. И если дни отдыха приходятся на один календарный месяц, то вся сумма списывается на затраты в том же месяце:

На дебет счетов производства 20, 23, 25, 26, 44 кредит счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

В случае же если отпуск начался в одном периоде, а закончился в другом, то начисленные суммы вместе с налогами и взносами, попадающие на следующий месяц, следует учитывать на счете 97 "Расходы будущих периодов".

При этом учетная запись выглядеть так.

Дебет счета 97 "Расходы будущих периодов",

Кредит счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

Что касается налогового учета, то здесь сумма начисленных отпускных включается в состав расходов пропорционально дням отдыха, попадающим на каждый отчетный период, и относится к затратам на оплату труда (Письмо Минфина от 4 апреля 2006 г. N 03-03-04/1/315).

Оплата труда за ночное время всем известна. Она регулируется Трудовым кодексом, ст. 154. При этом каждый час ночного времени (с 22 часов до 6 утра) оплачивается в повышенном размере

Оплата труда за работу в ночь регламентируется ст. 154 Трудового кодекса РФ. Так, каждый час такого труда оплачивается в повышенном размере по сравнению с работой в обычных условиях. Ночным признается время суток с 22 до 6 часов. Величина компенсации должна быть указана в коллективном или трудовом договоре с работником. Доплата за каждый час работы в ночное время определена в размере 40% часовой тарифной ставки оклада.

Но ведь на предприятии может быть и сокращенная продолжительность рабочего времени. При этом она не может быть установлена по соглашению сторон.

А сократиться она может лишь для работников в возрасте до 16 лет - на 16 часов в неделю и в возрасте от 16 до 18 лет на 4 часа в неделю (ст. 92 Трудового кодекса РФ).

При этом продолжительность труда учащихся общеобразовательных учреждений в возрасте до 18 лет, работающих в течение учебного года в свободное от учебы время, не может превышать половины нормы, установленной для соответствующих категорий несовершеннолетних. (Постановление Правительства РФ от 25.02.2000 г. N 163 "Об утверждении списка работ, осуществляемых во вредных или тяжелых условиях и на которых запрещается труд работников, не достигших 18 лет").

Работники - инвалиды I и II групп работают также на сокращенном рабочем дне. Норма им снижена на 5 часов в неделю (ст. 23 ФЗ от 24.11.1995 г. N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в РФ" (с изм. и доп. от 24 июля 1998 г., 4 января, 17 июля 1999 г., 27 мая 2000 г., 9 июня, 8 августа, 29, 30 декабря 2001 г., 29 мая 2002 г., 10 января, 23 октября 2003 г., 22 августа, 29 декабря 2004 г., 31 декабря 2005 г.)).

Работники, труд которых связан с вредными условиями труда, также находятся на сокращенном режиме рабочего времени. Для них норма снижена на 4 часа в неделю.

Главный бухгалтер должен знать: если работнику установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, то это никак не влияет на размер оплаты его труда, так как он отрабатывает положенную ему норму рабочего времени. О сокращенной продолжительности рабочего времени необходимо указать в трудовом договоре, потому что не всегда известно заранее, будет ли работник занят, например, на работах с вредными или опасными условиями труда и т.п.

Четко главный бухгалтер должен знать и не путать понятия неполного и сокращенного рабочего времени.

Так, неполное рабочее время может устанавливаться по соглашению между работником и работодателем при приеме на работу или в течение действия трудового договора. Закон не ограничивает круг лиц, для которых может быть установлен режим неполного рабочего времени.

И в отличие от сокращенного рабочего времени оплата труда при неполной продолжительности рабочего времени производится пропорционально отработанному времени или в зависимости от объема выполненных работ (ч. 2 ст. 93 Трудового кодекса РФ). При этом работа на условиях неполного рабочего времени не ограничивает работников ни в продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска, ни при исчислении трудового стажа, ни в других трудовых правах. Есть определенный перечень работников, которых можно перевести на неполное рабочее время. Но при этом они должны написать заявление.

Также неполное рабочее время может устанавливаться и по инициативе работодателя. Так, согласно ст. 73 Трудового кодекса РФ, работодатель, чтобы не допустить массового увольнения работников, вправе вводить режим неполного рабочего времени на предприятии сроком до 6 месяцев. Введение на предприятии такого режима является частным случаем, и это считается изменением по инициативе работодателя существенных условий трудового договора. А это означает, что работника об этом нужно уведомить в письменной форме за два месяца (ч. 2 ст. 73 Трудового кодекса РФ).

Неполное рабочее время может устанавливаться в следующих формах. Оно может быть установлено в неполной рабочей неделе, неполном рабочем дне. А может одновременно в неполной рабочей неделе и неполном рабочем дне одновременно.

Если вы устанавливаете режим неполного рабочего времени женщинам, то руководствуйтесь Постановлениями Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 29.04.1980 г. N 111/8-51 "Об утверждении Положения о порядке и условиях применения труда женщин, имеющих детей и работающих неполное рабочее время", от 06.06.1984 г. N 170/10-101 "Об утверждении Положения о порядке и условиях применения скользящего (гибкого) графика работы для женщин, имеющих детей", в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.

Главный бухгалтер как никто должен знать, что же на самом деле означает понятие ненормированный рабочий день и, конечно же, кому он полагается.

Ненормированный рабочий день - это особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами нормальной продолжительности рабочего времени (ст. 101 Трудового кодекса РФ). Для этого на предприятии в коллективном договоре оговаривается список должностей, которые по производственной необходимости могут привлекаться к работе сверх нормальной продолжительности времени. Эта переработка уже не считается сверхурочным временем и дополнительной оплате не подлежит. Однако это не означает, что работники могут привлекаться во внеурочное время систематически. Компенсацией за такую работу служит дополнительный отпуск, размер которого оговорен коллективным договором предприятия. А если таких компенсаций не предусмотрено, это может рассматриваться как сверхурочная работа. И работник вправе за это требовать дополнительную оплату в двойном размере.

Т.С. Фролова

"Горячая линия бухгалтера", N 23-24, декабрь 2007 г.