Кое-что о корпоративных документах (С. Лакина, "Акционерный вестник", N 11, ноябрь 2007 г.)

Кое-что о корпоративных документах

В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации многие действия юридического лица должны находить отражение или оформляться в виде документов. Документы используются для фиксации обязательств и отражения результатов деятельности, для организации системы управления и фиксации принятых решений, для передачи информации и предоставления отчетности, и, наконец, документы являются поводом и объектом для проведения проверок и возникновения претензий, а также и защитой от рисков и тех же претензий.

Документы общества можно разделить на группы:

1. Документы по организации текущей деятельности общества - это документы, которыми исполнительные органы общества координируют его деятельность, работу подразделений и сотрудников, а также бухгалтерские и финансовые документы, кадровая документация и т.д.

2. Корпоративные документы - документы, которые определяют систему управления, структуру и порядок работы органов управления, принятие и фиксацию решений, стратегию развития, раскрытие и предоставление информации, а также правила взаимодействия участников корпоративных отношений.

По документам по организации текущей деятельности хотелось бы отметить, что трудовые и бухгалтерские документы регламентируются соответствующим законодательством, а внутренний документооборот регламентируется, как правило, положением (инструкцией) о документообороте или о делопроизводстве, которое утверждается генеральным директором общества и определяет:

- систему организации делопроизводства общества,

- правила и порядок работы по документированию управленческой деятельности,

- порядок организации работы с документами,

- порядок оформления документов,

- рациональной организации их учета, поиска и создание номенклатуры дел,

- порядок и процедуры контроля исполнения,

- правила хранения документов.

- и т.д.

Действие этих документов распространяется на менеджеров и сотрудников общества и вводится в действие на основании приказа генерального директора. Этот вопрос многократно рассматривался, обсуждался, имеет достаточно много практических наработок и, в той или иной степени, организован каждым юридическим лицом.

В данной статье мы рассмотрим некоторые аспекты, связанные с корпоративными документами. Несмотря на то, что риски, возникающие из-за отсутствия или ненадлежащего оформления корпоративных документов, всегда существенным образом влияют на общество, вплоть до вопроса его существования, этот аспект не нашел должной практической проработки и регламентации. Нормативные требования к этим документам чаще всего устанавливают то, что они должны быть, чем их содержание.

Попытаемся разобраться в этом вопросе. В соответствии с установившимися "обычаями делового оборота", корпоративные документы можно условно разделить на следующие группы:

Структурные документы;

Процедурные документы;

Регламентирующие документы;

Инструментальные документы.

К этим группам можно отнести следующие документы:

Структурные документы:

Устав;

Кодекс корпоративного поведения/управления;

Положение об общем собрании акционеров;

Положение о ревизионной комиссии;

Положение о совете директоров;

Положения об исполнительных органах управления (правление, генеральный директор).

Процедурные документы:

Положение о взаимодействии органов управления;

Положение об информационном обеспечении;

Положение о подготовке годового отчета;

Положения о процедурах подразделений;

Положение о подготовке годового собрания акционеров;

Регламентирующие документы:

Положение о регламенте собрания акционеров;

Положение о регламенте совета директоров;

Положение о регламенте внутреннего инвестиционного фонда;

Положение о регламенте подготовки годового отчета;

Положение о регламенте выдвижения представителей в органы управления (для холдинговых структур).

Инструментальные документы:

Концепция, миссия, стратегия развития общества;

Дивидендная политика;

Инвестиционная политика;

Положение о внутреннем инвестиционном фонде;

Положение о методике оценки деятельности предприятия (подразделений);

Положение о мотивации;

Положение об отчетности;

Положение о раскрытии информации;

В отдельную группу, направленную на повышение инвестиционной привлекательности и устойчивости бизнеса, можно выделить:

- Кодекс корпоративного поведения,

- Документы, фиксирующие корпоративную культуру компании*(1),

- Положение о социальной политике компании.

Структурные, процедурные и регламентирующие документы, в зависимости от принятой в обществе системы оформления документов, могут относиться к одной - структурной группе, т.е. определять структуру и порядок деятельности органов управления, или составлять различные группы, самостоятельно решающие вопросы организации деятельности по отдельным направлениям или процедурам.

Инструментальные документы являются определяющими систему, правила и принципы деятельности общества, устанавливают "правила игры" для всех участников корпоративных отношений, в том числе и для менеджмента, обеспечивают соблюдение интересов акционеров и выполнение стратегических планов и целей, стоящих перед обществом. Кроме того, что документы определяют корпоративное управление и деятельность органов управления, они должны корреспондироваться с документами, определяющими текущую деятельность. То есть они регламентируют деятельность исполнительного органа при организации текущей деятельности и управлении обществом.

Сразу возникает вопрос, каким органом должны утверждаться все эти документы?

Исходя из позиции необходимости соблюдения интересов акционеров, целесообразно утверждать большинство этих документов общим собранием акционеров или советом директоров.

В соответствии с п. 1 ст. 48 ФЗ "Об акционерных обществах", к компетенции общего собрания акционеров относятся:

1) внесение изменений и дополнений в устав общества или утверждение устава общества в новой редакции;

19) утверждение внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества.

Так как формулировки в законе не являются четко определяющими компетенцию ОСА или СД, то представляется рассматривать этот вопрос на уровне внутренней организации деятельности органов управления общества, но хотелось бы четко определить, что наличие таких документов позволит выстроить эффективную систему управления в обществе.

Еще один аспект, на который хотелось обратить внимание, это содержание и структура документов.

В соответствии с ФЗ "Об акционерных обществах" (ст. 63 п. 2):

В протоколе общего собрания акционеров указываются:

- место и время проведения общего собрания акционеров;

- общее количество голосов, которыми обладают акционеры - владельцы голосующих акций общества;

- количество голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании;

- председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.

В протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.

Ст. 68 п. 4. В протоколе заседания совета директоров указываются:

- место и время его проведения;

- лица, присутствующие на заседании;

- повестка дня заседания;

- вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним;

- принятые решения.

Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола.

Ст. 68 п. 1. Заседание совета директоров (наблюдательного совета) общества созывается председателем совета директоров (наблюдательного совета) общества по его собственной инициативе, по требованию члена совета директоров (наблюдательного совета), ревизионной комиссии (ревизора) общества или аудитора общества, исполнительного органа общества, а также иных лиц, определенных уставом общества. Порядок созыва и проведения заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества определяется уставом общества или внутренним документом общества. Уставом или внутренним документом общества может быть предусмотрена возможность учета при определении наличия кворума и результатов голосования письменного мнения члена совета директоров (наблюдательного совета) общества, отсутствующего на заседании совета директоров (наблюдательного совета) общества, по вопросам повестки дня, а также возможность принятия решений советом директоров (наблюдательным советом) общества заочным голосованием.

Таким образом, можно сказать, что закон содержит требования к процедурному оформлению документов, а также дает ссылку на определение существенных вопросов деятельности органов управления и принятия ими решений во внутренних нормативных документах общества. При этом формат и содержание внутренних нормативных документов является вопросом, отнесенным к компетенции органов общества. То есть общество самостоятельно определяет, формат и структуру того или иного внутреннего положения.

Отдельно хотелось бы обратить внимание на вопрос хранения документов. Законодательством уделяется существенное внимание данному вопросу. В качестве документов, регламентирующих этот вопрос можно привести следующие:

ФЗ "Об акционерных обществах".

ФЗ "О коммерческой тайне".

ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 г N 125-ФЗ.

Положение ФКЦБ "Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ" от 16.07.2003 г. N 03-33/пс.

Положение ФСФР "Об утверждении положения о раскрытии информации эмитентами эмиссионных ценных бумаг" от 10.10.2006 года N 06-117пз-н.

Приказ от 12 апреля 2007 г. N 07-44/пз-н "О внесении изменений в Положение о раскрытии информации эмитентами эмиссионных ценных бумаг", утвержденное приказом ФСФР России от 10 октября 2006 года N 06-117/пз-н.

В этих документах регламентируются следующие вопросы:

Документы общества, подлежащие хранению;

Сроки хранения документов общества;

Порядок хранения документов;

Лицо, ответственное за хранение документов;

Уничтожение документов по истечении срока хранения;

Предоставление документов акционерам, членам органов управления общества и третьим лицам: список документов, срок и порядок предоставления.

Например, ФЗ "Об акционерных обществах", в отношении хранения документов, определяет следующее (ст. 89 Хранение документов общества):

1. Общество обязано хранить следующие документы:

договор о создании общества;

устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке, решение о создании общества, документ о государственной регистрации общества;

документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

внутренние документы общества;

положение о филиале или представительстве общества;

годовые отчеты;

документы бухгалтерского учета;

документы бухгалтерской отчетности;

протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, ревизионной комиссии (ревизора) общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции);

бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров;

отчеты независимых оценщиков;

списки аффилированных лиц общества;

списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона;

заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

проспекты эмиссии, ежеквартальные отчеты эмитента и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с настоящим Федеральным законом и иными федеральными законами;

иные документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации

2. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг.

Отдельно хотелось бы обратить внимание на Положение ФКЦБ "Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ" от 16.07.2003 г. N 03-33/пс. В этом положении приведен перечень документов общества, подлежащих хранению (п. 2.1), установлены сроки (пп. 2.1, 2.2, 2.3, 2.4) и порядок хранения, передачи в архив и уничтожения документов. А в п. 3.4 устанавливается, что "Хранению подлежат подлинники документов общества.

В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа.

О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней.

Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности - также главным бухгалтером общества."

В заключение хотелось обратить внимание еще на один аспект: самый хороший и правильный документ будет полезен обществу и приносить конкретные результаты только в том случае, если он будет не только составлен и утвержден, но будет внедрен и применяться в практической деятельности общества, доводиться до сведения его исполнителей, если действует система контроля его исполнения и существует реальная ответственность за неисполнение или несоблюдение положений документа.

Документы должны быть разумными и понятными. Количество документов должно быть необходимым и достаточным для организации эффективной деятельности и зависит от многих факторов. Чрезмерное количество документов принесет обществу скорее вред, чем пользу.

С. Лакина,

директор по корпоративному управлению

ОАО "Холдинг "Оптима-Инвест",

член Экспертного совета

журнала "Акционерный вестник"

"Акционерный вестник", N 11, ноябрь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) В общем случае, корпоративная культура - это комплекс формальных и неформальных социальных институтов, определяющих поведение людей в конкретной организации. Но встречается практика фиксации правил и норм корпоративной культуры в отдельном документе.