Материальная ответственность работника перед работодателем (Н.Н. Нефедова, "Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", N 4, февраль 2008 г.)

Материальная ответственность работника перед работодателем

Сегодня мы продолжаем начатую в прошлом номере тему о материальной ответственности работника.

Договоры о полной материальной ответственности

С работниками, достигшими восемнадцатилетнего возраста и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество, могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества (ст. 244 ТК РФ). Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (см. Постановление N 85*(1)).

Некоторые группы работников с указанием должностей и профессий из этого перечня приведены в таблице.

Группы работников	Должности и профессии
Работники, выполняющие кассовые операции	Кассиры, контролеры, кассиры-контролеры, другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров)
Работники, осуществляющие инкассаторские функции и перевозку (транспортировку) денежных средств и иных ценностей	Руководители, заместители руководителей, специалисты, водители-инкассаторы, иные работники, выполняющие аналогичные функции
Работники торговых предприятий, общественного питания, бытового обслуживания, гостиниц (кемпингов, мотелей)	Директора, заведующие, администраторы, другие руководители организаций и подразделений (в том числе секций, приемных, пунктов, отделов, залов), продавцы, товароведы всех специализаций
Работники складов, кладовых (пунктов, отделений), ломбардов, камер хранения, других организаций и подразделений по заготовке, транспортировке, хранению, учету и выдаче МЦ	Заведующие, другие руководители, их заместители
Работники, осуществляющие получение, заготовку, хранение, учет и выдачу материальных ценностей	Агенты по заготовке, агенты по снабжению, экспеди- торы по перевозке, другие работники, осуществляю- щие указанные функции

Здесь следует обратить внимание на два момента. Во-первых, письменные договоры о полной материальной ответственности могут заключаться только с теми работниками и на выполнение тех видов работ, которые предусмотрены Постановлением N 85. Названный перечень должностей и работ является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит (см. Письмо Роструда от 19.10.2006 N 1746-6-1).

Во-вторых, если трудовая функция работника связана с обслуживанием материальных ценностей и указана в составе работ или должностей в Постановлении N 85, то заключение договора о полной материальной ответственности с работодателем является обязанностью работника и он не вправе отказаться от его заключения. Как правило, договор о полной материальной ответственности заключается одновременно с трудовым договором, поэтому отказ лица, трудовая функция которого будет связана с обслуживанием материальных ценностей, дает работодателю основания для отказа от заключения трудового договора.

При рассмотрении трудовых споров в случаях, когда договор о полной материальной ответственности за недостачу вверенного работнику имущества не был заключен одновременно с трудовым договором, Пленум ВС РФ рекомендует судам исходить из следующего (см. п. 36 Постановления N 2*(2)):

1) если выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей является основной трудовой функцией работника, что оговорено при приеме на работу, и в соответствии с действующим законодательством с ним может быть заключен договор о полной материальной ответственности, о чем работник знал, то отказ от заключения такого договора следует рассматривать как неисполнение трудовых обязанностей со всеми вытекающими последствиями;

2) если необходимость заключить договор о полной материальной ответственности возникла после заключения с работником трудового договора и обусловлена тем, что в связи с изменением действующего законодательства занимаемая им должность или выполняемая работа отнесена к перечню должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной материальной ответственности, однако работник отказывается заключить такой договор. В этом случае работодатель в силу части третьей ст. 73 ТК РФ (в новой редакции это ст. 74) обязан предложить ему другую работу, а при ее отсутствии либо отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается с ним в соответствии с п. 7 ст. 77 ТК РФ (отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора).

Работник, заключивший с предприятием договор о полной индивидуальной материальной ответственности, несет ответственность за обеспечение сохранности тех ценностей, которые он лично получил по накладной или иному документу. В данном договоре должны быть перечислены непосредственные обязанности работника, возлагаемые на него в связи с принятием полной материальной ответственности. Здесь же должны быть указаны и обязанности работодателя по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества и по созданию работнику условий, необходимых для обеспечения полной сохранности соответствующего имущества. Работодатель должен ознакомить работника с законодательством о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю, с нормативными актами о порядке хранения, приема (отпуска), перевозки, применения в процессе производства и осуществления других операций с вверенным работнику имуществом.

Если работник переводится с одной должности из Перечня, утвержденного Постановлением N 85, на другую должность, также подпадающую под этот Перечень, то договор о полной индивидуальной материальной ответственности с работником должен быть перезаключен. Это связано с тем, что меняются как трудовая функция работника, так и круг его обязанностей по обеспечению сохранности вверенного ему имущества.

При совместном выполнении работниками отдельных видов работ, связанных с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой переданных им ценностей, когда невозможно разграничить материальную ответственность каждого работника и заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности, может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность. Письменный договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности заключается между работодателем и всеми членами коллектива (ст. 245 ТК РФ). Договор оформляется в двух экземплярах, первый из которых находится у работодателя, а второй - у руководителя бригады, и действует на все время работы с вверенными бригаде материальными ценностями.

Материальная ответственность руководителя организации,
его заместителя и главного бухгалтера

Трудовой кодекс содержит ряд положений, касающихся материальной ответственности руководящего состава предприятия - руководителя, его заместителя и главного бухгалтера.

Для заместителя и главбуха это ст. 243 ТК РФ, согласно которой материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером. При этом следует иметь в виду, что если соответствующего положения трудовым договором не предусмотрено, то при отсутствии иных оснований (то есть оснований для полной материальной ответственности, перечисленных в ч. 1 ст. 243 ТК РФ) они могут нести ответственность лишь в пределах своего среднего месячного заработка (п. 10 Постановления N 52).

Вопросу, касающемуся материальной ответственности руководителя организации посвящена ст. 277 ТК РФ, согласно которой он несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации. В случаях, предусмотренных федеральными законами, руководитель организации возмещает организации убытки, причиненные его виновными действиями. При этом расчет убытков осуществляется в соответствии с нормами, предусмотренными гражданским законодательством.

Учитывая, что полная материальная ответственность руководителя организации за причинение ущерба организации наступает в силу закона, работодатель вправе требовать возмещения ущерба в полном размере независимо от того, содержится ли в трудовом договоре с этим лицом условие о полной материальной ответственности (п. 9 Постановления N 52). При этом вопрос о размере возмещения ущерба (прямой действительный ущерб, убытки) решается на основании того федерального закона, в соответствии с которым руководитель несет материальную ответственность (например, на основании или ст. 277 ТК РФ, или п. 2 ст. 25 Федерального закона N 161-ФЗ*(3), или ч. 7 ст. 11 Федерального закона N 98-ФЗ, или п. 2 ст. 44 Федерального закона N 14-ФЗ*(4), или п. 2 ст. 71 Федерального закона N 208-ФЗ*(5)).

Определение размера ущерба
и причин его возникновения

Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям. Они рассчитываются исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества (ст. 246 ТК РФ).

Если день причинения ущерба невозможно установить, то размер ущерба можно определять на день его обнаружения. При этом если размер уже рассчитанного ущерба изменится к моменту рассмотрения дела в суде из-за колебания рыночных цен, то работодатель не может требовать его увеличения, а работник - уменьшения, так как это не предусмотрено Трудовым кодексом (п. 13 Постановления N 52).

Частью 2 ст. 246 ТК РФ указано, что федеральным законом может быть установлен особый порядок определения размера подлежащего возмещению ущерба, причиненного работодателю хищением, умышленной порчей, недостачей или утратой отдельных видов имущества и других ценностей, а также в тех случаях, когда фактический размер причиненного ущерба превышает его номинальный размер. Это, например, касается наркотических и психотропных средств, драгоценных камней, драгметаллов и т.д. Однако на сегодняшний день такие федеральные законы еще не приняты, действует лишь "старый" Федеральный закон N 3-ФЗ*(6), предусматривающий следующую материальную ответственность работников: если неисполнение или ненадлежащее исполнение работниками трудовых обязанностей повлекло за собой хищение либо недостачу наркотических средств или психотропных веществ, то они несут материальную ответственность в 100-кратном размере прямого действительного ущерба, причиненного юридическому лицу (п. 6 ст. 59 Федерального закона N 3-ФЗ).

В феврале 2008 г. на складе была проведена ревизия, по результатам которой обнаружена недостача материалов. Размер ущерба, причиненного работодателю, в соответствии со ст. 246 ТК РФ определили по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен. Он составил 15 000 руб. Ущерб подлежит взысканию с кладовщика Иванова, с которым был заключен договор о полной материальной ответственности. Стоимость недостающих материалов по данным бухгалтерского учета составила 12 000 руб.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Списана сумма недостающих материалов	94	10	12 000
Сумма ущерба отнесена за счет виновного лица	73	94	12 000
Отражена разница при взыскании ущерба по цене выше балансовой стоимости	73	98-4*(1)	3 000
*(1) Субсчет "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей". По мере погашения задолженности, принятой на учет по счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", соответствующие суммы разницы списываются со счета 98 в кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы".

До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель вправе создать комиссию с участием соответствующих специалистов (ст. 247 ТК РФ).

Основным способом проверки соответствия фактического наличия имущества данным бухгалтерского учета является инвентаризация, которая осуществляется по правилам, изложенным в Методических указаниях по инвентаризации имущества*(7). В соответствии со ст. 12 Федерального закона N 129-ФЗ*(8) инвентаризации проводятся как в плановом, так и во внеплановом порядке (например, смена материально ответственных лиц, а также выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества). Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Отсутствие материально ответственного работника при инвентаризации дает ему право оспаривать ее итоги.

При проведении инвентаризации инвентаризационная комиссия устанавливает не только размер причиненного ущерба, но и причины его возникновения путем истребования объяснений от работника. В соответствии со ст. 247 ТК РФ истребование от работника объяснения в письменной форме для установления причины возникновения ущерба является обязательным. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт. Работник и (или) его представитель вправе ознакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в порядке, установленном ТК РФ.

Порядок взыскания ущерба

Сумма ущерба, которая не превышает среднемесячного заработка работника, удерживается из его зарплаты на основании приказа руководителя. Приказ должен быть издан не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного ущерба. Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, а сумма ущерба превышает его среднемесячный заработок, то взыскание может осуществляться только через суд (ст. 248 ТК РФ).

Порядок расчета среднего заработка определен ст. 139 ТК РФ. При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).

Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 НК РФ).

Если ущерб причинен по вине нескольких работников, то его размер определяется для каждого из виновных работников с учетом степени вины, вида и предела материальной ответственности (ст. 238 ТК РФ).

Статьей 245 ТК РФ установлено, что:

- при добровольном возмещении ущерба степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется по соглашению между всеми членами коллектива (бригады) и работодателем;

- при взыскании ущерба в судебном порядке степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется судом.

В случае взыскания ущерба с коллектива (бригады) также следует помнить о том, что член коллектива (бригады) освобождается от материальной ответственности, если докажет отсутствие своей вины (ч. 3 ст. 245 ТК РФ).

При решении вопроса о распределении ответственности между членами коллектива (бригады) работодатель может предложить методику пропорционального распределения суммы ущерба между членами коллектива (бригады), к которой часто прибегают и суды.

Определяя размер ущерба, подлежащего возмещению каждым из работников, суду необходимо учитывать степень вины каждого члена коллектива (бригады), размер месячной тарифной ставки (должностного оклада) каждого лица, время, которое он фактически проработал в составе коллектива (бригады) за период от последней инвентаризации до дня обнаружения ущерба (п. 14 Постановлении N 52).

На товарном складе выявлена недостача на сумму 60 000 руб. На складе работали три человека, с которыми был заключен договор о коллективной материальной ответственности: Алешин (с окладом 12 000 руб.), Кириллов (15 000 руб.) и Тимофеев (18 000 руб.). Сумма ущерба, подлежащая возмещению, распределяется между работниками пропорционально их окладу согласно штатному расписанию.

Общий заработок работников равен 45 000 руб. (12 000 + 15 000 + 18 000).

Удельный вес заработка каждого работника в общем заработке: у Алешина - 0,27 (12 000 / 45 000), у Кириллова - 0,33 (15 000 / 45 000), у Тимофеева - 0,4 (18 000 / 45 000).

Сумма, подлежащая взысканию с каждого работника, равна полученному коэффициенту, умноженному на общую сумму недостачи.

В возмещение ущерба удерживается: с Алешина - 16 200 руб. (60 000 х 0,27), с Кириллова - 19 800 руб. (60 000 х 0,33), с Тимофеева - 24 000 руб. (60 000 х 0,4).

Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. Работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).

С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество.

Воспользуемся условиями примера 2 и предположим, что кладовщик Иванов в феврале уволился, предоставив работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба в течение 3 месяцев равными долями, то есть по 5 000 руб. ежемесячно с марта по май включительно.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Февраль 2008 г.
Списана сумма недостающих материалов	94	10	12 000
Сумма ущерба отнесена за счет виновного лица	73	94	12 000
Отражена разница при взыскании ущерба по цене выше балансовой стоимости	73	98-4*(1)	3 000
С марта по май 2008 г.
Погашение суммы ущерба путем внесения в кассу организации денежных средств (15 000 руб. / 3 мес.)	50	73	5 000
По мере уплаты ущерба разницы, учтенные на счете 98-4, относятся к внереализационным доходам (3 000 руб. / 3 мес.)	98-4	91-1	1 000
*(1) Счет 98 "Доходы будущих периодов", субсчет "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей" и др.

Н.Н. Нефедова,

эксперт журнала "Актуальные вопросы бухгалтерского

учета и налогообложения"

"Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", N 4, февраль 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, и Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества, утв. Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85.

*(2) Постановление Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации".

*(3) Федеральный закон от 14.11.2002 N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях".

*(4) Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".

*(5) Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах".

*(6) Федеральный закон от 08.01.1998 N 3-ФЗ "О наркотических средствах и психотропных веществах".

*(7) Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49.

*(8) Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".