Вопрос: Подскажите, как оформить покупку на фирму транспортного средства газель от частного лица? Как учитывать расход бензина и какие документы необходимо оформлять при работе машины на фирме? Требуется ли ежеутреннее прохождение медкомиссии? ("Практическая бухгалтерия", N 3, март 2008 г.)

Подскажите, как оформить покупку на фирму транспортного средства газель от частного лица? Как учитывать расход бензина и какие документы необходимо оформлять при работе машины на фирме? Требуется ли ежеутреннее прохождение медкомиссии?

- Покупка транспортного средства оформляется договором купли-продажи и актом приема-передачи основных средств. Основным документом, определяющим время работы автомашины и расход горюче-смазочных материалов (ГСМ), является путевой лист. Формы путевых листов легковых и грузовых автомобилей для организаций утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 (далее - постановление N 78). Согласно пункту 2 данного постановления, путевой лист применяют организации всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств.

В постановлении N 78 сказано, что путевые листы составляются ежедневно или посменно. На более длительный срок этот документ выдается в случае командировки водителя.

В письме от 3 февраля 2006 г. N 03-03-04/2/23 Минфин России высказал позицию, что первичные документы оформляются с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных затрат. Финансовое ведомство признало возможным оформлять путевые листы ежемесячно. Главное, чтобы используемая периодичность составления путевых листов позволила организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ. В путевом листе обязательно указывают маршрут следования автомобиля, подтверждающий служебный характер поездки, все пункты следования и километраж. Отсутствие сведений о маршруте следования не позволяет cyдить об использовании автомобиля именно в служебных целях.

Что касается расходов на ГСМ, то следует подтверждать их обоснованность, хотя в Налоговом кодексе такой вид расходов не отнесен к нормируемым. Позиция финансовых и налоговых органов сводилась к тому, что необходимо учитывать нормы расходов ГСМ, которые были утверждены Минтрансом России 29 апреля 2003 г. (Р 3112194-0366-03). Но, во-первых, эти нормы были обязаны применять только организации Минтранса, а во-вторых, они действовали только до 1 января 2008 года.

Рекомендуется ориентироваться на техническую документацию завода-производителя автотранспортного средства. Однако, учитывая особенности дорожного движения в Москве, возможно утвердить и собственные нормативы. Для обоснования таких нормативов организация может сделать контрольные замеры. Эти нормативы могут быть определены отдельно для летних и зимних периодов. Оформляются нормативы в качестве самостоятельных документов и утверждаются руководителем организации.

Ежеутреннего прохождения медкомиссии для неспециализированных организаций не требуется.

Ю. Донин,

налоговый консультант ООО "Профит-Аудиторская фирма"

1 марта 2008 г.

"Практическая бухгалтерия", N 3, март 2008 г.