Приказы по личному составу (В. Краснов, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 2, февраль 2008 г.)

Приказы по личному составу

Приказы по личному составу относятся к одним из наиболее важных документов, образующихся в кадровом делопроизводстве. В соответствии с трудовым законодательством, а также законодательством о бухгалтерском учете, по таким документам осуществляются практически все действия, совершаемые юридическим лицом в области кадровой политики: прием на работу сотрудников, перемещение их по должности, увольнение...

На основании приказов по личному составу осуществляется начисление заработной платы, а также производятся иные выплаты, установленные соответствующими нормативными документами. Исходя из значимости приказов по личному составу, качеству их подготовки следует уделять особое внимание. Тем не менее, при их составлении все еще встречаются ошибки.

Рассмотрим их на отдельных примерах. Примеры взяты мной из конкретных документов конкретных организаций. Имена, отчества и фамилии сотрудников, безусловно, изменены.

Краткое содержание приказа

Иногда в приказе по личному составу не указывается краткое содержание документа. В соответствии с пунктом 2.6.16 Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536 (далее - Типовая инструкция), определяющей, что "заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа". В соответствии с указанным пунктом, заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), например:

                                  Приказ

                     Об изменении штатного расписания

Дата документа и редакция текста

Рассмотрим следующий пример.

ООО "Электротехника"

Приказ
О продлении срока действия трудового контракта

     01.04.2007                                                  N 27

                                   г. Москва

Николаеву Евгению Петровичу, газоэлектросварщику службы сантехсистем, вентиляции и контрольно-измерительных приборов и автоматики продлить срок действия трудового контракта с 01.04.07 по 01 мая 2007 г. с окладом 19 000 рублей в месяц.

Основание: личное заявление Николаева Е.П.

     Генеральный директор                           М.А. Михеев

Приведенный случай является одним из примеров того, когда в документе неправильно указывается дата. В пункте 2.6.9 Типовой инструкции приводятся следующие способы написания даты:

"Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например:

14.03.2005

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 марта 2005 г."

Указанный пункт, правда, носит название "дата документа". Но, ведь, это не означает, что в тексте самого документа способ написания даты может быть произвольным. Хотя, к сожалению, лучшим аргументом тому на сегодняшний день является, пожалуй, только указанный пункт Типовой инструкции.

Таким образом, если применяется цифровой способ написания даты, то год указывается полностью ("01.04.2007", а не "01.04.07"). А если применяется словесно-цифровой способ, то число месяца, имеющее одну цифру, указывается без применения первой цифры "0" ("1 мая 2007 г.", а не "01 мая 2007 г.").

Составляя приказ, необходимо также обращать внимание на унификацию принятых обозначений дат. Так, если вы избрали цифровой способ написания даты, то такой способ должен использоваться во всем документе. Можно избрать и другой способ, но использовать его нужно по аналогии.

Таким образом, правильно оформленный приказ, рассматриваемый нами в данном примере, должен выглядеть следующим образом:

ООО "Электротехника"

Приказ
О продлении срока действия трудового контракта

     01.04.2007                                                  N 27

     г. Москва

Николаеву Евгению Петровичу, газоэлектросварщику службы сантехсистем, вентиляции и контрольно-измерительных приборов и автоматики продлить срок действия трудового контракта с 01.04.2007 по 01.05.2007 с окладом 19 000 рублей в месяц.

Основание: личное заявление Николаева Е.П. от 01.04.2007.

     Генеральный директор                                  М.А. Михеев

Встречаются недостатки и в редакции текстов приказов. Приведу пример. В организации одним из пунктов приказа был зафиксирован факт увольнения сотрудника. Но несколькими днями позже сотрудник был восстановлен в этой организации в прежней должности. Факт его восстановления был зафиксирован следующим образом:

"7. Пункт N 4 приказа 105-к от 26.12.2000 об увольнении Федорова Сергея Ивановича считать недействительным".

С точки зрения кадрового делопроизводства, возможно, в тексте приказа нет ничего зазорного. Работник увольнялся, потом - передумал, и по устному соглашению сторон его на прежней работе восстановили, закрепив это решение соответствующим документом. Но с точки зрения делопроизводства в данной формулировке есть недостатки:

1. При указании пункта не указывается знак "N" (номер). В этом нет абсолютно никакой необходимости. При составлении приказов пункты указываются только в виде цифр, знак "N" не указывается.

2. После наименования вида документа более высокую актуальность имеет дата его регистрации, и только потом - его номер. Поэтому в данном случае необходимо поменять эти реквизиты местами.

3. Также, после наименования вида документа необходимо указывать название организации, издающей этот документ (можно использовать официально сокращенное, только если оно соответствует учредительным документам организации).

Таким образом, данная формулировка приказа может звучать следующим образом:

7. Пункт 4 приказа ООО "Электротехника" от 26.12.2000 N 105-к об увольнении Федорова Сергея Ивановича считать недействительным".

Оформление реквизита "Подпись"

Иногда в приказах по личному составу неправильно указывается реквизит "Подпись". Встречаются такие варианты:

     Генеральный директор                       М.П. Алексеев

     Генеральный директор                       Алексеев М.П.

     Ген. Директор                              М.П. Алексеев

     Генеральный директор                       М.П. Алексеев

Требование Типовой инструкции не предусматривает в реквизите "Подпись" наличие отступа "с красной строки". Также Типовой инструкцией определен способ расшифровки подписи: сначала идут инициалы, а затем фамилия; причем, интервал между инициалами не делается, а делается, наоборот - между инициалами и фамилией. Наименование должности лица, подписавшего приказ, как правило, не сокращается.

Правда, в некоторых организациях внутренними инструкциями по делопроизводству установлены несколько иные требования; в частности - и к реквизитам "Подпись". В целом организации имеют право издавать и свои инструкции по делопроизводству, ведь об этом упоминается и в Типовой инструкции. Так, согласно инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО "РЖД", утвержденной приказом ОАО "РЖД" от 05.01.2006 N 1, не предусмотрен пробел между инициалами и фамилией и т.п.

Но согласно требованиям Типовой инструкции правильным является следующее оформление реквизита "Подпись":

     Генеральный директор                                 М.П. Алексеев

Оформление листа согласования

Встречаются ошибки и в заполнении листа согласования, например:

     /Начальник ДПО                             С.Н. Михайлова

     Заместитель начальника отдела кадров       Н.М. Медведева

     отв. исполнитель

     старший инспектор ОК Листьева М.А.

В первом случае - две характерные ошибки. Во-первых, в соответствии с пунктом 2.6.20 Типовой инструкции косая черта перед наименованием должности не допускается. В случае если документ визирует или подписывает сотрудник, замещающий конкретное должностное лицо, перед наименованием должности указывается наименование его фактической должности, например: "Заместитель директора", а если замещение оформлено распорядительным документом организации как исполнение обязанности ее руководителя, указывается обозначение "и.о." (исполняющий обязанности). Согласно приведенному пункту, исправления можно внести как от руки, так и машинописным способом.

Во-вторых, сокращение в наименовании структурных подразделений организации допускается только в том случае, если это установлено распорядительными документами самой организации. Но с юридической точки зрения со временем может возникнуть проблема сохранности тех документов, которыми предусмотрены указанные сокращения. Поэтому считается более целесообразным при подготовке распорядительных документов подобных сокращений не использовать.

Рассмотрим еще один реквизит - "Отметка об исполнителе". Согласно пункту 2.6.24 Типовой инструкции отметка об исполнителе, которая проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа, не включает в себя наименование его должности. Отметка включает в себя только фамилию исполнителя, размещаемая на одной строке, и номер телефона исполнителя на другой, без применения слов "Исп. (исполнитель) и "т." или "тел." (телефон).

Таким образом, лист согласования приказа по личному составу в данном случае и при отсутствии внутреннего распорядительного документа организации, предусматривающей наличие сокращений в наименованиях подразделений, должен выглядеть следующим образом:

     Заместитель начальника договорно-

     правового отдела                                   М.Н. Федорова

     Заместитель начальника отдела кадров               Н.М. Медведева

     М.А. Листьева

     376 84 45

Резервные номера

Иногда делопроизводители кадровых служб оставляют для регистрации резервные (незаполненные) номера. Причины для этого могут быть разные, например: хотели послать в командировку руководителя организации или кого-либо из сотрудников, а позже надобность в этом отпала и т.п. В этом случае факт отсутствия каких-либо регистрационных номеров необходимо отражать в предисловии к описи.

Обеспечение сохранности приказов по личному составу при их изъятии
сторонними организациями

Иногда производится изъятие приказов по личному составу правоохранительными, судебными и т.п. органами. В большинстве таких случаев документы организации не возвращаются (формируются в дела изымающих органов в качестве оснований для принимаемых решений, что, безусловно, неправильно: ведь, они являются только основанием; но не каждая организация согласится оспаривать подобные решения - это уже, скорее, вопрос этический). В таких случаях, помимо оформления процедуры изъятия актом с приложением оснований к указанному мероприятию необходимо оставлять копии приказов, желательно - с приложением факсимиле и аналогичным отражением фактов изъятия в предисловии к описи.

Формирование документов в дело и передача на архивное хранение

Теперь рассмотрим вопрос формирования документов в дела и передаче их на архивное хранение.

Приказы формируются в дело согласно номенклатуре дел. При больших объемах приказов по личному составу Основные правила (абзац 6 пункта 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций (решение Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее - Основные правила) рекомендуют формировать приказы по личному составу раздельно:

приказы о приеме, увольнении, перемещении по должности; о предоставлении длительных (кроме очередных, учебных и т.п.) отпусков, зарубежных командировках;

приказы о предоставлении очередных, учебных отпусков (кроме указанных в первой группе), дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках.

Такое деление объясняется различием категорий данных приказов и различием в сроках их хранения и устанавливается из необходимости уменьшения объемов документов, хранящихся в ведомственном архиве, оптимизацией и удобством их выделения к уничтожению по истечении срока их хранения.

При формировании приказов в дела следует также учитывать, что основаниями к ним являются документы временного (до 10 лет) хранения, поэтому если для второй группы приказов это еще допустимо, то это никак не допустимо для первой группы, имеющей срок хранения 75 лет ЭПК.

Иногда приказы по личному составу формируют вместе с приказами по основной деятельности организации. Это - грубое нарушением требований как Типовой инструкции, так и абзаца 3 пункта 3.5.5 Основных правил. Уполномоченные органы исполнительной власти в области архивного дела (в частности, например - Главное архивное управление города Москвы) перед приемом таких документов на госхранение требуют обязательного разделения приказов по основной деятельности от приказов по личному составу, независимо от того, к какой части архивного фонда, предусмотренной Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ (государственной, муниципальной или частной) относится издающая их организация.

В. Краснов,

ведущий специалист архивного отдела Западного

административного округа Главархива Москвы

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 2, февраль 2008 г.