Об учете горюче-смазочных материалов (О.А. Королева, "Официальные материалы для бухгалтера. Комментарии и консультации", N 23, 24, декабрь 2007 г.)

Об учете горюче-смазочных материалов

Расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) - это основная часть расходов организации, связанных с эксплуатацией автомобилей.

Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов

Горюче-смазочные материалы представляют собой материально-производственные запасы (МПЗ) (п. 2 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного приказом Минфина России от 09.06.01 N 44н (с изм. и доп. от 26.03.07).

Бухгалтерский учет ГСМ ведется на субсчете 3 "Топливо" счета 10 "Материалы" (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденный приказом Минфина России от 31.10.00 N 94н), причем в организациях, которые имеют большой автопарк, целесообразно разработать свой рабочий план счетов и субсчетов, который позволил бы вести учет ГСМ по видам, маркам и местам хранения. Кроме того, необходимо вести раздельный учет ГСМ, полученных в натуральной форме и в виде талонов (пример 1).

Если горюче-смазочные материалы приобретаются за наличный расчет

Приобретать горюче-смазочные материалы на автозаправочной станции предприятия могут либо за наличный расчет, либо путем безналичного перечисления денежных средств специализированным предприятиям, торгующим ГСМ.

В случае заправки автотранспорта через АЗС за наличный расчет бухгалтерия выдает денежные средства под отчет водителям. Распоряжением руководителя необходимо утвердить в организации список тех лиц, которые имеют право получать деньги под отчет, а также сроки представления авансовых отчетов в бухгалтерию.

В течение установленного срока водители должны отчитаться за те суммы, которые им были выданы под отчет. Для этого составляется авансовый отчет по утвержденной форме. К авансовому отчету необходимо приложить чеки ККМ, выданные АЗС и подтверждающие приобретение ГСМ.

Следующая сумма под отчет на приобретение ГСМ выдается только после полного отчета подотчетного лица по предыдущему авансовому отчету.

На чеке ККМ, который прилагается к авансовому отчету, должна иметься надпись "АЗС". Кроме того, в чеке должны быть указаны:

наименование АЗС;

ИНН продавца;

номер ККМ;

дата выдачи чека;

марка ГСМ;

стоимость 1 л ГСМ;

количество отпущенных литров;

общая стоимость оплаченных ГСМ.

Если на чеке не имеется данных об отпущенном количестве и марке ГСМ, то водитель должен обратиться на АЗС с просьбой выдать ему документ, который бы подтверждал, сколько было куплено бензина и по какой цене. Таким документом, например, может быть товарный чек.

При покупке ГСМ за наличный расчет организация не может на основании чеков ККМ принять к вычету уплаченный НДС даже в том случае, если его сумма выделена в чеке.

Напомним, что глава 21 "Налог на добавленную стоимость" НК РФ не содержит специальной нормы, позволяющей выделить расчетным методом сумму НДС по ГСМ и принять ее к вычету. По общим правилам одним из обязательных условий для принятия "входного" НДС к вычету является наличие счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ). Если продавец бензина пробил кассовый чек, то счет-фактуру он выписывать не будет (п. 7 ст. 168 НК РФ), поэтому сумма НДС учитывается в стоимости ГСМ как невозмещаемый налог (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного приказом Минфина России от 09.06.01 N 44н (с изм. и доп. от 26.03.07) - пример 2 .

В налоговом учете ГСМ отражаются по покупной стоимости (ст. 254 НК РФ), а НДС, включаемый в розничную цену, по сути, является частью этой цены.

Те организации, которых не устраивает ситуация с НДС, могут поступить следующим образом: им необходимо заключить договор купли-продажи с автозаправочными станциями, где они обычно покупают бензин. Расплачиваясь за ГСМ, водитель будет выступить не от своего имени, а от имени организации, т.е. от имени юридического лица (что будет подтверждено доверенностью, которую организация оформит на имя водителя). В этом случае автозаправочная станция должна будет выдавать накладную и счет-фактуру на приобретенное горючее. На основании полученного счета-фактуры организация сможет предъявить "входной" НДС со стоимости приобретенных ГСМ.

Горюче-смазочные материалы по пластиковым картам

Наиболее удобной формой расчетов за приобретенные ГСМ, на наш взгляд, является приобретение пластиковых карт.

Для получения пластиковых карт организация должна заключить с продавцом ГСМ смешанный договор, который будет включать в себя договор купли-продажи топливных карт и ГСМ, а также агентский договор. Суть агентирования будет состоять в следующем. Организация поручает специализированной организации за вознаграждение и от своего имени, но за счет предоплаты клиента за нефтепродукты оформлять с предприятиями нефтепродуктообеспечения сделки по приобретению ГСМ по топливным картам.

Право собственности на топливо переходит к организации в момент заправки автотранспорта по пластиковым картам, поэтому в бухгалтерском учете пластиковые карты отражаются на счете 50, субсчет "Денежные документы" по фактическим затратам на приобретение.

При отпуске ГСМ по пластиковым картам работники АЗС выдают водителю документ, подтверждающий оплату топлива, - слип или терминальный чек. Водитель собирает терминальные чеки и передает их в бухгалтерию, при этом составлять авансовый отчет на стоимость заправленного топлива у него не имеется необходимости.

Специализированная организация ежемесячно отчитывается о количестве ГСМ, проданных организации в течение месяца. При этом суммы, указанные в ежемесячном отчете продавца ГСМ, должны совпадать с суммами, указанными в слипах (терминальных чеках).

К отчету прилагаются документы на отгрузку ГСМ (накладная или акт приема-передачи) и счет-фактура. На основании полученных документов организация приходует приобретенный ГСМ и предъявляет "входной" НДС к налоговому вычету (пример 3).

Порядок отражения в учете списания горюче-смазочных материалов

Самые сложные проблемы возникают у бухгалтеров при списании ГСМ на затраты на основании отчетов водителей об использовании полученного топлива.

Списание ГСМ в производство по каждому конкретному автомобилю может осуществляться двумя способами:

горюче-смазочные материалы списываются на основании данных о фактически выработанном топливе. При этом остатки топлива в баках автотранспортных средств необходимо ежемесячно подтверждать актом о снятии остатков, т.е. путем инвентаризации;

горюче-смазочные материалы списываются по нормам расхода, утвержденным руководителем предприятия. Такие нормы устанавливаются с учетом марки, модификации эксплуатируемых автомобилей, степени износа, условий работы и т.д. Кроме того, можно использовать Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (руководящий документ Р3112194-0366-03), утвержденные приказом Минтранса России от 20.04.03.

Основным документом для учета использования ГСМ являются путевые листы, оформленные в установленном порядке за отчетный период, а также требования-накладные на получение масел с отметкой о пробеге автомобиля с момента последней заправки.

Документами первичного учета работы грузового автомобиля, помимо форм 4-с и 4-п, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 N 78, являются товарно-транспортные накладные при перевозке товарных грузов, номера которых вписываются в путевой лист, а один экземпляр этих товарно-транспортных накладных прилагается к путевому листу.

Списание ГСМ, использованных в отчетном периоде для профилактики и ремонта автомобилей, производится на основании утвержденных норм на такие виды работ; лимитно-заборных карт, накладных на отпуск ГСМ или актов на проведение таких работ, утвержденных руководителем предприятия (пример 4).

В нашем примере фактический расход топлива, т.е. указанный водителем в путевом листе, оказался больше, чем норма, установленная руководителем предприятия. Здесь важно определить, что произошло: хищение или неверно определена норма. Для этого предприятие должно провести экспертизу автомобиля и при необходимости пересмотреть нормы расхода топлива. Если все-таки окажется, что водитель умышленно искажал данные о расходе топлива, то предприятие вправе взыскать с него ущерб в полном размере (ст. 238 НК РФ) - пример 5.

Пример 1

Предположим, что ООО "Светлый путь" имеет большой парк автотранспорта. В качестве ГСМ используются несколько видов бензина, масел и дизельного топлива.

Рабочий план счетов в бухгалтерском учете ООО "Светлый путь" может быть построен следующим образом:

Субсчет 10-3/1 "Бензин" (аналитический учет по видам):

10-3/1-1 "Бензин "Аи-76" (аналитический учет по маркам);

10-3/1-1/1 "На складе" (аналитический учет по местам хранения);

10-3/1-1/2 "Под отчет";

10-3/1-2 "Бензин "Аи-92";

10-3/2-2/1 "На складе" (аналитический учет по местам хранения);

10-3/2-2/2 "Под отчет";

10-3/1-3 "Бензин "Аи-95";

10-3/1-3/1 "На складе" (аналитический учет по местам хранения);

10-3/1-3/2 "Под отчет";

Субсчет 10-3/2 "Дизельное топливо";

Субсчет 10-3/3 "Масла".

Горюче-смазочные материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости и отражаются следующей бухгалтерской записью:

Дебет 10, субсчет 3 "Топливо", Кредит 60 (71) - оприходованы приобретенные горюче-смазочные материалы.

Пример 2

Допустим, что водителю служебного автотранспорта ЗАО "Мустанг" выдано под отчет 100 руб. на приобретение ГСМ на АЗС за наличный расчет.

В бухгалтерском учете ЗАО будут сделаны следующие записи:

Дебет 71, Кредит 50 - 100 руб. - выданы наличные деньги по расходному кассовому ордеру.

Водитель сдает авансовый отчет с приложением кассовых чеков АЗС о приобретении 10 л бензина "Аи-95" на сумму 94,4 руб. В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Дебет 10, субсчет 3 "Топливо", субсчет "Бензин "Аи-95" в баках автотранспорта", Кредит 71 - 94,4 руб. - от водителя получен авансовый отчет, приобретенный бензин в количестве 10 л оприходован;

Дебет 50, Кредит 71 - 5,6 руб. - принят в кассу остаток наличных денежных средств.

Расходы на содержание служебного транспорта, в том числе затраты на приобретение ГСМ, включаются в состав прочих расходов организации (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если организация использует автотранспорт в основной деятельности, то расходы на приобретение топлива отражаются в составе материальных расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Для целей налогообложения расходы на бензин не нормируются и учитываются в полном объеме. Обязательными условиями признания расходов в целях налогообложения прибыли являются их экономическая обоснованность, документальное подтверждение и направленность на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Особое внимание следует обратить на заполнение строк показаний спидометра на начало и конец дня, величины пробега, количества и целей поездок. Неправильно оформленные или неполностью оформленные путевые листы могут привести к разногласиям с налоговыми органами по поводу обоснованности включения затрат по ГСМ в расходы. В этом случае организации придется обратиться к постановлению ФАС Московского округа от 30.08.99 N КА-А40/2683-99, в котором указано следующее: нарушение организацией порядка заполнения путевых листов не является основанием для применения к ней налоговых санкций, поскольку расходы организации по эксплуатации автомобилей подтверждены.

Пример 3

Предположим, что ООО "Свобода" заключило договор с ЗАО "Нефтезолото" о заправке автотранспорта и перечислило аванс на приобретение ГСМ в размере 30 000 руб.

В рамках заключенного договора ООО "Свобода" получило две топливные карты, стоимость изготовления каждой из которых составила 200 руб. Карты были выданы водителю автомобиля "ВАЗ-2107" и водителю автомобиля "ВАЗ-2110" (автомобили принадлежат организации на праве собственности).

Через месяц от ЗАО "Нефтезолото" был получен отчет о топливе, отпущенном за месяц.

В автомобиль "ВАЗ-2107" было залито 800 л бензина "Аи-92" на сумму 18 880 руб., а в автомобиль "ВАЗ-2110" - 300 л на сумму 7 080 руб.

Всего было приобретено топлива на сумму 25 960 руб., в том числе НДС - 3960 руб.

Итоговая сумма, которая отражена в терминальных чеках, полученных водителями от автозаправочных станций, совпадает с суммой, указанной в отчете.

В бухгалтерском учете ООО "Свобода" были сделаны следующие записи:

Дебет 60, субсчет "Расчеты по авансам выданным", Кредит 51 - 30000 руб. - перечислен аванс за ГСМ ЗАО "Нефтезолото";

Дебет 50, субсчет 3 "Денежные документы", Кредит 60, субсчет "Расчеты по авансам выданным" - 400 руб. (200 руб. х 2 карты) - отражена стоимость полученных пластиковых карт;

Дебет 71, Кредит 50, субсчет 3 "Денежные документы" - 400 руб. - пластиковые карты выданы водителям;

Дебет 10, субсчет 3 "Топливо", Кредит 60 - 22 000 руб. - на основании отчета ЗАО "Нефтезолото" и накладной отражена стоимость бензина, заправленного в топливные баки автомобилей организации;

Дебет 19, субсчет 3 "НДС по приобретенным МПЗ", Кредит 60 - 3960 руб. - выделена сумма НДС;

Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДС", Кредит 19, субсчет 3 "НДС по приобретенным МПЗ" - 3960 руб. - сумма "входного" НДС предъявлена к налоговому вычету;

Дебет 60, Кредит 60, субсчет "Расчеты по авансам выданным" - 26360 руб. (25960 руб. + 400 руб.) - зачтена часть аванса, перечисленного в начале месяца ЗАО "Нефтезолото".

Пример 4

Предположим, что ООО "Стрела" владеет легковым автомобилем. Приказом руководителя предприятия для автомобиля "ВАЗ-2109" установлена следующая норма расхода топлива: 10 л на 100 км пробега. Согласно путевому листу пробег автомобиля составил за день 220 км.

Водителю автомобиля была выдана под отчет 1000 руб. на приобретение бензина. Водитель представил в бухгалтерию авансовый отчет, в котором указано, что все деньги потрачены на покупку 40 л бензина "Аи-95". К отчету приложен кассовый чек АЗС на сумму 1000 руб.

Руководствуясь утвержденной нормой, бухгалтерия рассчитала объем выработанного за день бензина: 10 л : 100 км х 220 км = 22 л. Водителем в путевом листе было указано, что израсходовано 24 л бензина. Стоимость израсходованного бензина составит:

1000 руб. : 40 л х 24 л = 600 руб.

В бухгалтерском учете ООО "Стрела" были сделаны следующие записи:

Дебет 71, Кредит 50 - 1000 руб. - выдано водителю под отчет для приобретения бензина;

Дебет 10, субсчет 3 "Топливо", Кредит 71 - 600 руб. - оприходовано 40 л приобретенного на АЗС бензина марки "Аи-95";

Дебет 26, Кредит 10, субсчет 3 "Топливо" - 600 руб. - списано в производство 24 л бензина марки "Аи-95".

Пример 5

Предположим, что в результате проведенной экспертизы оказалось, что водитель ООО "Стрела" завысил данные о расходе бензина на 2 л. Стоимость 1 л бензина составила 25 руб.

В бухгалтерском учете ООО "Стрела" были сделаны следующие записи:

Дебет 26, Кредит 10, субсчет 3 "Топливо" - 50 руб. (2 л х 25 руб.) - сторнирована стоимость излишне списанного бензина;

Дебет 94, Кредит 10, субсчет 3 "Топливо" - 50 руб. - учтена недостача бензина;

Дебет 73, субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", Кредит 94 - 50 руб. - недостача отнесена на водителя;

Дебет 50, Кредит 73, субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" - 50 руб. - сумма недостачи внесена в кассу организации.

Нормы расхода топлива

Налоговые инспекции при проверках обоснованности расходов организации на ГСМ обычно используют Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, которые утверждены Минтрансом России от 20.04.03 (руководящий документ Р3112194-0366-03). Данные нормы действуют до 1 января 2008 г. и применяются как для марок автомобилей отечественного производства, так и зарубежных.

Базовая норма расхода топлива и ГСМ устанавливается согласно технической документации на автомобиль. Учет дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов производится с помощью ряда поправочных коэффициентов, регламентированных в форме процентов повышения или снижения исходного значения нормы.

Нормы включают расход топлива, необходимого для осуществления транспортного процесса. Расход топлива на гаражные и прочие хозяйственные нужды, не связанные непосредственно с технологическим процессом перевозок пассажиров и грузов, в состав норм не включается и устанавливается отдельно.

Нормы расхода топлива устанавливаются для каждой марки и модификации автомобиля, причем размер базовых норм может меняться - увеличиваться или уменьшаться в зависимости от различных условий, например времени года, при работе в горных местностях, в поселениях с большой численностью населения и т.д. Для этого применяются специальные поправочные коэффициенты.

Право на повышение норм расхода ГСМ предоставляется в случаях:

движения с пониженными скоростями при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов;

работы в городах в зависимости от количества населения;

работы в зимнее время года в зависимости от климатических районов;

если срок эксплуатации транспортного средства составляет более 5 лет;

работы в сложных климатических и тяжелых дорожных условиях;

использования кондиционера.

Для легковых автомобилей нормируемое значение расхода топлива в литрах (Qн) рассчитывается по следующей формуле:

Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D),

где Hs - базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

S - пробег автомобиля, км;

D - поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме в процентах.

Нормы расхода ГСМ по легковым автомобилям отечественного производства представлены в табл. 1, а по автомобилям иностранного производства - в табл 2.

Таблица 1

Модель, марка, модификация автомобиля	Базовая норма, л/100км
ВАЗ-1111	6,5
ВАЗ-2104	8,5
ВАЗ-21043 (ВАЗ-2103-4L-1,45-71-5М)	8,3
ВАЗ-2105, -21051, -21053	8,5
ВАЗ-2106 (ВАЗ-2106-4L-1,57-75,5-5М)	8,5
ВАЗ-2106 (ВАЗ-2106-4L-1,57-75,5-4М)	9
ВАЗ-21061	9
ВАЗ-21063 (ВАЗ-2130-4L-1,77-82-5М)	9
ВАЗ-2107 (ВАЗ-2103-4L-1,45-72,5-4М)	8,6
ВАЗ-21072 (ВАЗ-2105-4L-1,3-63,5-4М)	8,9
ВАЗ-21074 (ВАЗ-2106-4L-1,57-75,5-5М)	8,5
ВАЗ-2108, -2108 Спутник, -21081, -21083, -2109	8
ВАЗ-21093; -21099 1,5i (ВАЗ-21083-20-4L-1,5-71-5M)	7,5
ВАЗ-21099 (ВАЗ-2111-4L-1,499-79-5M)	7,7
ВАЗ-2110 1,5i (ВАЗ-21083-20-4L-1,5-71-5M)	7,4
ВАЗ-2110-010 (ВАЗ-2110-4L-1,499-73-5M)	7,8
ВАЗ-21102 (ВАЗ-2111-4L-1,499-79-5М)	7,5
ВАЗ-2111 (ВАЗ-2111-4L-1,499-79-5M)	7,6
ВАЗ-2112 (ВАЗ-2112-4L-1,499-92-5M)	7,7
ВАЗ-21150 (ВАЗ-2111-4L-1,499-79-116-5M)	7,4
ВАЗ-2120 (ВАЗ-2130-4L-1,774-82-5М)	10,7
ВАЗ-2121, -21211	12
ВАЗ-21213 (ВАЗ-21213-4L-1,690-80-5М)	11,5
ВАЗ-21213Б брон. (ВАЗ-21213-4L-1,69-79-5М)	12,1
ВАЗ-21218 (ВАЗ-21213-4L-1,69-79-5М)	11,9
ВАЗ-212182 брон. (ВАЗ-21213-4L-1,69-79-5M)	12,3
ВАЗ-2131 (ВАЗ-21213-4L-1,69-80-5М)	11,3
ВАЗ-2302 Бизон (ВАЗ-2121-4L-1,57-78-4M)	11,5
ГАЗ-13	20
ГАЗ-14	22
ГАЗ-24, -24-10, -24-60	13
ГАЗ-24-01, -24-03, -24-11, -24-14, -24Т	13,5
ГАЗ-24-02, -24-04	14
ГАЗ-24-07	16,5
ГАЗ-24-12, -24-13 (с двигателем ЗМЗ-402, -402.10)	13,5
ГАЗ-24-12, -24-13 (с двигателем ЗМЗ-4021, -4021.10)	14
ГАЗ-24-17, -24-25	16,5
ГАЗ-3102 (с двигателем ЗМЗ-4022.10)	13
ГАЗ-310200 (Toyota-6V-3,378-194-4A)	13,8
ГАЗ-310200 (Rover-8V-3,95-182-5M)	13,5
ГАЗ-3102, -3102-12 (ЗМЗ-4062.10-4L-2,3-150-4M)	12,5
ГАЗ-3102-12; ГАЗ-3102 (ЗМЗ-4062.10-4L-2,3-150-5M)	12
ГАЗ-31022; ГАЗ-31023 (мед., ЗМЗ-402-4L-2,44-100-4M)	13,5
ГАЗ-31022 (ЗМЗ-4021.10-4L-2,445-90-4M)	13,9
ГАЗ-31029 (Rover-4L-1,994-140-5M)	11,5
ГАЗ-31029 (ЗМЗ-402-4L-2,445-100-4M)	13
ГАЗ-310221 (ЗМЗ-40210D-4L-2,445-81-5M)	13,1
ГАЗ-3105 (8V-3,4-170-5M)	13,7
ГАЗ-3110 (ЗМЗ-4026.10; -40200O-4L-2,445-100-4M)	13
ГАЗ-3110 (Rover-4L-1,996-136-5M)	10,7
ГАЗ-3110 (ЗМЗ-4020 OM-4L-2,445-100-5M)	12,2
ГАЗ-3110 (ЗМЗ-4062.10-4L-2,287-150-5M)	11,4
ЗАЗ-1102	7
ЗИЛ-114	24
ЗИЛ-117	23
ЗИЛ-4104	26
ЗИЛ-41047 (8V-7,68-315-3A)	26,5
ИЖ-2125, -21251, -2126	10
ИЖ-2717 (ВАЗ-2106-4L-1,569-75-5M)	9,4
ИЖ-27156-016 (УЗАЗ-412Э-4L-1,584-80-4M)	10
EoAC-1302	11
Москвич-2136, -2140, -2141 (все модификации)	10
Москвич-2141-22 (OCAI-3317-4L-1,7-85-5I)	9,4
Москвич-2141-22 (OCAI-3320-4L-2,0-91-5I)	9,6
Москвич-214145 Святогор (Renault-4L-1,998-113-5M)	8,8
Москвич-2141 Юрий Долгорукий (Renault-4L-1,998-113-5M)	8,6
Москвич-21412-01 (УЗАМ-331.10-4L-1,478-72-5М)	8,5
Москвич-2142 Eiycu Владимир (Renault-4L-1,988-113-5M)	8,9
Москвич-2142 Eaai Калита (Renault-4L-1, 988-145-5М)	10,2
OAC-469, -469A, -469A; -315100, -315101, -31512-01, -315201	16
OAC-31512 (ЗМЗ-4025.10-4L-2,45-90-4M)	15,5
OAC-31514 (ЗМЗ-4025.10-4L-2,445-90-4M)	16,7
OAC-31517 (HR 492 НТА фирмы VM-4L-2,393-100-4M)	11
OAC-31519 (УМЗ-4218.10-4L-2,89-98-4M)	14,5
OAC-31519 (УМЗ-4218-4L-2,89-84-4M)	15,9
OAC-3159 Барс (ЗМЗ-4092.10-4L-2,7-133-5M)	16,5
OAC-31601 (УМЗ-421.10-10-4L-2,89-98-5M)	15,3

Таблица 2

Модель, марка, модификация автомобиля	Базовая норма, л/100км
Alfa Romeo 166 2.5 V6 24V (6V-2,492-190-4A)	13,1
Audi 80 1.6 (4L-1,595-75-5M)	8,5
Audi 100 2.3 (5L-2,309-133-5M)	10,1
Audi A4 1.8 (4L-1,781-125-4A)	10
Audi A4 1.8 (4L-1,781-125-5M)	9,5
Audi A6 2.0 (4L-1,984-115-5M)	9,4
Audi A6 2.5 TDI (5L-2,461-140-6M)	6,9
Audi A6 2.6 (6V-2,598-150-5M)	10
Audi A6 2.8 (6V-2,771-193-5A)	11,5
Audi A6 2.8 quattro (6V-2,771-193-5A)	13
Audi A8 2.8 (6V-2,771-174-5A)	11,5
Audi A8 4.2 quattro (8V-4,172-300-4A)	14,4
Audi A8 4.2 (8V-4,172-300-4A)	14,2
BMW M3 (6L-3,201-321-5M)	11
BMW M3 (6L-3,201-321-6M)	10,7
BMW 316i (4L-1,596-102-5M)	7,7
BMW 523i (6L-2,494-170-5M)	9,6
BMW 525 IA (6L-2,494-170-5A)	10,4
BMW 528i (6L-2,793-193-5M)	10,4
BMW 725 TDS (6L-2,497-143-5A)	10,1
BMW 740i (8V-4,398-286-5A)	13,4
BMW 750 ILA (12V-5,38-326-5A)	15,8
Chevrolet Suburban 5.7 (8V-5,73-210-4A)	18,5
Chevrolet Tahoe 5.7 V8 4WD (8V-5,733-200-5M)	17
Chevrolet Tahoe 5.7 V8 4WD (8V-5,733-200-4A)	18
Chevrolet Blazer 3506 (4L-2,198-106-5M)	11,6
Chevrolet Blazer LT (6V-4,292-193-4A)	15,5
Chevrolet Caprice Classic 4.3 V8 (8V-4,312-203-4A)	16,5
Chevrolet Chevy Van (8V-5,73-197-3A)	19
Chevrolet Chevy Van (8V-5,733-300-4A)	21,5
Chevrolet Cavalier 2.2i (4L-2,190-122-5M)	8,5
Chevrolet Astro Van 4.3 (6V-4,3-186-4A)	17,9
Chrysler 300M 3.5V (6V-3.518-257-4A)	12,5
Chrysler Status LX 2.5 V6 (6V-2,497-163-4A)	11,5
Daewoo Espero 2.0 CD (4L-1,998-110-5M)	8,7
Daewoo Espero 1.5 (4L-1,498-90-5M)	8,2
Daewoo Nexia 1.5 GL (4L-1,498-75-5M)	7,7
Dodge Caravan 3.8 V6 (6L-3,778-169-4A)	13,9
Aiieiaano I?eii 1.6 (Daewoo, 4L-1,598-106-5M)	8,5
Eiiai? Aiieiaano 2.0 CDX (Daewoo,4L-1,998-133-5M)	9,5
Fiat Marea 1.6 (4L-1,581-101-5M)	8,5
Ford Escort 1.6 (4L-1,597-90-5M)	8,3
Ford Explorer 4.0 6V 4WD (6V-3,958-160-4A)	14,5
Ford Focus 2.0 (4L-1,989-130-5M)	8,5
Ford Focus 1.6 16V (4L-1,597-90-5M)	8,1
Ford Galaxy 2.0 CLX (4L-1,998-115-5M)	9,7
Ford Galaxy 2.8 GLX (6V-2,792-174-5M)	11,4
Ford Mondeo 2.0i CLX (4L-1,988-136-5M)	8,8
Ford Mondeo 1.8 (4L-1,796-116-5M)	8,2
Ford Mondeo 2.0 (4L-1,999-145-4A)	10,7
Ford Scorpio 2.0 (4L-1,998-136-5M)	8,5
Ford Taurus 3.0 (6V-3,0-203-4A)	13,5
Honda Accord 2.2 (4L-2,156-150-5M)	9,5
Honda Civic 1.5i LS (4L-1,493-114-5M)	6,8
Hyundai Accent 1.3 GLS 75 PS (4L-1,341-75-5M)	7
Hyundai Accent 1.5 (4L-1,495-99-5M)	7,9
Hyundai Galloper 3.0 (6V-2,972-141-5M)	13,8
Hyundai H 100 2.4i (4L-2,4-120-5M)	11,5
Hyundai H 100 (4L-2,476-80-5M)	9,4
Hyundai Lantra GLS 1.6i (4L-1,599-114-5M)	8,9
Hyundai Sonata III 2.0 16 VGLS (4L-1,997-139-5M)	9
Hyundai Sonata 2.0 16 VGLS (4L-1,997-125-5M)	9,5
Jeep Cherokee 4.0 (брон., 6L-3,96-184-5M)	15,5
Jeep Cherokee 4.0 (6L-4,0-185-5M)	13,5
Jeep Grand Cherokee Laredo 4.0 (6L-3,964-193-4A)	16,8
Jeep Grand Cherokee Limited 5.2 (8V-5,2-215-4A)	17
Jeep Grand Cherokee 4.7 (8V-4,701-235-4A)	17,6
Jaguar Magestic 4.0 (6L-3,98-226-4A)	13,3
Kia Avella 1.5 (4L-1,498-92-5M)	8
Kia Clarus 2.0 (4L-1,998-133-4A)	11,8
Kia Sephia II (4L-1,498-88-5M)	8,1
Kia Sportage 4DOOR HB (4L-1,998-135-5M)	12,2
Land Rover Discovery V8i (8V-3,947-182-5M)	15,5
Land Rover Discovery 2.5D (4L-2,494-115-5M)	9,4
Lexus IS 200 Sport (6L-1,988-155-6M)	9,9
Lexus LS 400 (8V-3,97-265-4A)	12,8
Lexus LX 450 (6L-4,477-205-4A)	17,8
Lincoln Town Car 4.6 (8V-4.601-213-4A)	15,8
Lincoln Navigator 5.4i V84WD (8V-5,403-232-4A)	18
Mazda 626NB 1.9 Comfort (4L-1,84-90-5M)	8,2
Mercedes-Benz E 200 (4L-1,998-136-5M)	9,5
Mercedes-Benz E 240 (6V-2,398-170-5A)	11
Mercedes-Benz E 280 (6L-2,799-193-5A)	12,4
Mercedes-Benz E 320S (6L-3,199-220-5A)	12
Mercedes-Benz E 320S (6L-3,199-220-4A)	12,8
Mercedes-Benz E 430 (8V-4,266-279-5A)	12,6
Mercedes-Benz S 500 (8V-4,973-320-4A)	16,7
Mercedes-Benz S 500 (8V-4,966-306-5A)	14,8
Mercedes-Benz S 600 (12V-5,987-394-5A)	16,8
Mercedes-Benz S 600 (брон., 12V-5,786-367-5A)	17,7
Mercedes-Benz Vito 110D (4L-2,299-98-5M)	9,6
Mitsubishi Carisma 1.6 (4L-1,597-100-5M)	7,8
Mitsubishi Carisma 1.8 (4L-1,843-116-5M)	8
Mitsubishi Galant 2000 GLSI (4L-1,997-137-5M)	9
Mitsubishi Galant 2500 V6-24V (6V-2,498-163-5M)	9,5
Mitsubishi Lancer 1300 (4L-1,292-75-5M)	7,5
Mitsubishi Pajero 2500 TDGL (4L-2,477-99-5M)	11
Mitsubishi Pajero Sport 3000 (6V-2,972-177-5M)	13,8
Mitsubishi Pajero 3500 V6-24V (6V-3,497-208-4A)	15,5
Mitsubishi Space Gear 2.0 (4L-1,997-115-5M)	11,5
Mitsubishi L300 (4L-2,35-112-5M)	12
Mitsubishi L400 2.5 TD (4L-2,477-99-5M)	10,3
Nissan Almera 1.5 (4L-1,498-90-5M)	7,6
Nissan Almera 1.8 (4L-1,769-114-5M)	8
Nissan Maxima QX 2.0 SLX (6V-1,995-140-5M)	10,5
Nissan Maxima QX 3.0 SE (6V-2,988-193-4A)	12
Nissan Patrol GR 3.0D (4L-2,953-158-5M)	12,5
Nissan Patrol 4.5 (6L-4,5-204-5M)	16,2
Nissan Primera 1.6 (4L-1,596-90-5M)	7,3
Nissan Primera 2.0 16V (4L-1,998-140-5M)	8,4
Opel Astra Caravan 1.4i (4L-1,389-82-5M)	8
Opel Astra Caravan 1.6 (4L-1,589-100-5M)	8,3
Opel Combo 1.4i (4L-1,390-60-5M)	8,2
Opel Omega 2.0 16V (4L-1,998-136-5M)	9,5
Opel Omega 3.0 MV6 (6V-2,962-210-4A)	12
OpeI Tigra 1.6i (4L-1,598-106-5M)	7,5
Opel Vectra 1.6 (4L-1,598-101-5M)	8,4
Opel Vectra 2.0i (4L-1,998-136-5M)	8,8
Peugeot 205 (4L-1,361-75-5M)	7
Peugeot 306 (4L-1,361-75-5M)	7,7
Peugeot 406 SL (4L-1,761-110-5M)	8,5
Peugeot 607 (4L-2,231-158-5M)	9,6
Pontiac Trans Sport 3.8 V6 (6V-3,791-175-5M)	12,6
Porsche 911 Carrera (6 оппозитн. -3,6-272-6M)	11
Renault Clio 1.4 RT (4L-1.39-75-5M)	6,7
Renault 19 Europa 1.4 (4L-1,397-75-5M)	7,5
Renault Laguna 1.6 (4L-1,598-107-5M)	8,3
Renault Laguna RXE 2.0 16V (4L-2.0-140-5M)	9,7
Renault Megane 1.6e (4L-1.6-90-5M)	7,5
Renault Safrane 2.4 20V (6V-2,435-165-5M)	10
Range Rover 4.0 (8V-3,947-182-4A)	16,7
Saab 9-5 2.3 SE (4L-2,29-170-5M)	10,3
Saab 900 2.0i (4L-1,985-130-5M)	9,7
Saab 9000 CD 2.0 turbo (4L-1,985-150-4A)	10,5
Saab 9000 CD 2.3 turbo (4L-2,29-200-4A)	11,8
Saab 9000 Grifin 3.0 (6V-2,962-211-4A)	12
Skoda Felicia Combi LX 1.3 (4L-1,289-58,5-5M)	7,3
Skoda Felicia Combi LX 1.6 (4L-1,598-75-5M)	7,8
Skoda Oktavia 1.6 (4L-1,598-75-5M)	7,8
Skoda Octavia Combi 1.6 (4L-1,595-101-5M)	8,7
Skoda Octavia Combi 1.8 SLX (4L-1,781-125-5M)	9
Subaru Legacy 2.0 LX Combi	10
Subaru Legacy Wagon 2.5 (4 оппозитн. -2,457-156-4А)	11,1
Suzuki Grand Vitara 1.6 (4L-1,589-97-5M)	10
Ssand Yond Musso E32 (6L-3,199-220-4A)	17
Toyota Avensis 2.0 (4L-1,998-128-5M)	8,5
Toyota Camry 2.2 (4L-2,164-131-5M)	9,2
Toyota Corolla 1.4 (4L-1,398-97-5M)	7,6
Toyota Corolla 1.6 Combi (4L-1,586-110-5M)	8,2
Toyota RAV-4 (4L-1,998-128-4A)	11,1
Toyota Land Cruiser 4,5i 24V Wagon (6L-4,477-215-4A)	19
Toyota Land Cruiser 100 4.2 TD (6L-4,164-204-4A)	13,5
Toyota Land Cruiser 100 4.7 (8V-4,664-234-5M)	17,1
Toyota Land Cruiser FZi 80 (6L-4,477-205-5M)	16,3
Toyota Land Cruiser HDj 80 (6L-4,164-135-5M)	11,8
Toyota Land Cruiser Prado 3.4 (6V-3,378-178-4A)	15,5
Volkswagen Golf Variant 1.8 (4L-1,781-90-5M)	9
Volkswagen Golf 1.8 (4L-1,781-90-5M)	9,2
Volkswagen Passat 1.8T (4L-1,781-150-5M)	8,7
Volkswagen Passat Variant GT 2.0 (4L-1,984-150-5M)	9,3
Volkswagen Polo 1.6Ti (4L-1,598-75-5M)	6,5
Volkswagen Vento GL 1.8 (4L-1,781-90-5M)	9
Volvo S40 1.8i 16V (4L-1,731-115-5M)	8,3
Volvo S40 1.8i 16V (4L-1,731-115-4A)	10
Volvo S40 2.0i (4L-1,948-140-5M)	9,5
Volvo S70 2.0i 10V (5L-1,984-126-4A)	10,4
Volvo S70 2.5i (5L-2,435-170-5M)	10
Volvo S80 2.4i (5L-2,435-170-5M)	9,4
Volvo S90 3.0i (6L-2,922-180-5M)	11,8
Volvo V70 2.5L (5L-2,435-144-5M)	10,4
Volvo 440 GLT 1.8 (4L-1,721-102-5M)	8,5
Volvo 460 2.0i (4L-1,998-110-5M)	9,3
Volvo 850 GLT 2.4 (5L-2,435-170-5M)	10
Volvo 850 T-5 20V (5L-2,319-225-4A)	11,5
Volvo 940 ti 2.3 (4L-2,3-135-4A)	11
Volvo 940 Т 2.3 (4L-2,32-135-5M)	10,5
Volvo 960 2.5 (6L-2,47-168-5M)	11,5
Volvo 960 3.0 (6L-2,922-204-5M)	12,2

Налоговики пополнили список иномарок, выпустив письмо, в котором указаны нормы расхода топлива, разработанные Государственным научно-исследовательским институтом автомобильного транспорта*(1) (письмо ФНС от 29.03.06 N ГИ-6-17/337@ "О нормах расхода топлива"):

Toyota Camry 2.4 - 11,2 л/100 км;

Toyota Avensis 1.8 - 8,6 л/100 км;

Toyota Land Cruiser 120 Prado 4.0 - 15,8 л/100 км;

Ford Focus II 1.4 Ambiente - 7,7 л/100 км;

Ford Transit BUS М2 - 12,1 л/100 км (с коэффициентом использования вместимости 0,5);

Ford Transit BUS M2 - 13,0 л/100 км (с коэффициентом использования вместимости 1,0);

Ford Transit 350 BUS - 11,9 л/ 100 км (с коэффициентом использования вместимости 0,5);

Ford Transit 350 BUS - 12,7 л/ 100 км (с коэффициентом использования вместимости 1,0);

Hyundai Sonata 2.4 GLS - 11,4 л/100 км;

Kia Magentis 2.5 - 11,9 л/100 км;

Kia Magentis 2.0 - 9,9 л/100 км;

Kia Sportage 2.0 4WD - 12,8 л/ 100 км;

BMW 525iA - 10,2 л/100 км.

Расчет нормируемого значения расхода топлива производится по формулам, представленным в Нормах расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте (руководящий документ Р3112194-0366-03), с учетом поправочных коэффициентов.

Разработанные нормы расхода топлива, а также поправочные коэффициенты, учитывающие дорожно-транспортные, климатические и другие эксплуатационные факторы, необходимо утвердить приказом по предприятию.

Нормы, утвержденные Минтрансом России, обязательны для применения организациями, работающими в системе данного министерства. Организации других отраслей применять эти нормы не обязаны: руководящий документ не имеет для этого соответствующей юридической силы. Между тем их можно использовать как базу при разработке своих отраслевых или внутрифирменных норм.

Внутрифирменные нормы расхода топлива могут отличаться от норм, утвержденных Минтрансом России. Если в организации расход топлива превышает нормы, установленные Минтрансом России, то необходимо выявить причину такого превышения (оно может быть вызвано "пробками" на дорогах в крупных городах, изношенностью автомобилей, сезонностью и другими факторами). Однако главное - это то, что означенные нормы должны быть закреплены приказом руководителя.

В качестве основы для разработки внутренних норм потребления ГСМ можно использовать паспортные данные автомобиля. Представленные в паспорте автомобиля данные расхода топлива на 100 км увеличивают в зависимости от условий эксплуатации на определенную величину.

Нередко организации приобретают новые модели и модификации автомобильного транспорта, на которые Минтранс России не установил базовых норм расхода топлива. В этом случае руководитель организации вправе ввести в действие приказом временную норму, которая будет действовать до ее утверждения Минтрансом России.

Для этого организации следует произвести контрольный замер нормы расхода топлива, результаты которого оформить актом (примерная форма акта приведена далее), и на основании приказа руководителя организации ввести в действие временную норму.

Утверждаю

директор ООО "Свобода"

_____________________

(Ф. И. О.)

15 декабря 2007 г.

Акт
контрольного замера нормы расхода топлива для автомобиля (марка)

     Комиссия в составе: инженера  по  транспорту  ___________  (Ф.И.О.),

водителя ___________ (Ф.И.О.) и экономиста  ___________________  (Ф.И.О.)

составила настоящий акт в  том,  что  был  произведен  контрольный  замер

расхода топлива на автомобиль (марка) ___________, регистрационный  номер

_________, пробегом на расстоянии 100 км.

     По маршруту: ___________________________________________

     Питание топлива производилось из мерного бачка N __________

     На начало контрольного замера в баке было ________________

     На конец контрольного замера в баке осталось ______________

     Показание счетчика спидометра в начале замера _____________

     Показание счетчика спидометра в конце замера _____________

     Расход топлива ______________ л.

     В результате контрольного замера выявлено:

     расход топлива на 100 км пробега составил ______________ л

     Подписи членов комиссии: _________________

Кроме того, организация может обратиться в Государственный научно-исследовательский институт автомобильного транспорта (НИИАТ) и заключить договор на разработку соответствующих норм расхода топлива. Расходы на разработку норм организация может учесть в составе текущих затрат при расчете налога на прибыль.

Нормы расхода смазочных материалов

В отличие от расхода топлива, расход смазочных материалов не зависит от величины пробега автомобиля. Расход масла напрямую связан с объемом сожженного бензина, а нормативы устанавливаются на каждые 100 л потраченного горючего (руководящий документ Р3112194-0366-03).

Норматив увеличивается на 20% в следующих случаях:

если автомобиль эксплуатируется после капитального ремонта;

если автомобиль эксплуатируется более 5 лет.

Нормы расхода тормозной, охлаждающей и других рабочих жидкостей централизованно не установлены (они определяются фирмой исходя из рекомендаций изготовителей).

Путевой лист

Путевой лист следует оформлять на каждый автомобиль, который организация использует в своей деятельности. Это в равной степени относится как к собственному транспорту компании, так и к арендованным автомобилям.

Форма путевого листа

Не так давно никто из специалистов не сомневался, что составлять путевые листы следует по тем унифицированным формам, которые утверждены постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 N 78.

Для учета работы легковых автомобилей была предусмотрена унифицированная форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля".

Транспортные компании, которые перевозят пассажиров, составляют путевые листы:

по форме N 3 (спец) "Путевой лист специального автомобиля";

по форме N 4 "Путевой лист легкового такси";

по форме N 6 "Путевой лист автобуса";

по форме N 6 (спец) "Путевой лист автобуса не общего пользования".

Для грузовых машин предусмотрены отдельные формы путевых листов - форма N 4-с (сдельная) и N 4-п (повременная). При перевозке товарных грузов они выдаются водителю вместе с товарно-транспортной накладной.

По мнению специалистов Минфина России, применять унифицированные формы по учету работы автотранспорта должны в обязательном порядке только автотранспортные организации (письма Минфина России от 01.08.05 N 03-03-04/1/117 и от 20.09.05 N 03-03-04/1/214).

Организациям других отраслей народного хозяйства чиновники советуют разработать свою форму путевого листа. При этом они напоминают, что в ней должны быть отражены все обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона РФ от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете":

наименование документа;

дата составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименования должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления;

личные подписи указанных лиц.

Путевой лист, составленный по собственной форме, по мнению чиновников, может служить документом, подтверждающим расходы в целях налогообложения (письмо Минфина России от 07.04.06 N 03-03-04/1/327).

Согласны ли с такой позицией другие официальные органы?

Что касается налоговых органов, они поддерживают своих коллег из Минфина России. В частности, в письмах УФНС по г. Москве от 19.06.06 N 20-12/54213, от 14.11.06 N 20-12/100253 говорится о том, что организации, которые не относятся к автотранспортным, могут разработать свою форму путевого листа или "иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде ГСМ. Обязательное условие - в этой форме должны присутствовать все обязательные реквизиты, указанные выше.

Разработанная форма в обязательном порядке должна содержать информацию о месте следования автомобиля. Без этой информации расходы на ГСМ будут считаться экономически не обоснованными. Отсутствие в путевом листе маршрута следования автомобиля не позволит судить о том, использовался ли автомобиль в служебных целях.".

Кроме того, по мнению специалистов налоговых органов, форма путевого листа, разработанная организацией самостоятельно, должна быть представлена в учетной политике организации в соответствии с п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/98, утвержденного приказом Минфина России от 09.12.98 N 60н.

Здесь следует обратить внимание на то, что организация не сможет подтвердить экономическую обоснованность расходов на приобретение горючего, если в качестве маршрута следования автомобиля будет указано "поездки по городу", "поездки по заданию руководителя" и т.д. (письмо Минфниа России от 20.02.06 N 03-03-04/1/129).

Обратимся теперь к мнению специалистов Федеральной службы государственной статистики по вопросу обязательности применения унифицированной формы путевого листа, которые считают, что формы путевых листов носят обязательный характер для организаций любых форм собственности (письмо Федеральной службы государственной статистики от 03.02.05 N ИУ-09-22/257). Именно поэтому применять унифицированные формы первичных учетных документов, которые представлены в постановлении Госкомстата России N 78, должны все юридические лица, которые используют автотранспортные средства (грузовые, легковые, в том числе служебные автомобили, специализированные автомобили и такси).

Настаивают на применении унифицированной формы путевого листа и налоговые органы. Если путевые листы не отвечают тем требованиям, которые содержатся в постановлении Госкомстата РФ N 78, то списать расходы на приобретение ГСМ на основании таких листов нельзя.

К такому же выводу пришел и ФАС Северо-Западного округа (постановление от 19.01.05 по делу N А13-5025/04-14). Аргументы арбитражных судей были такие. В бухгалтерском учете все хозяйственные операции организации должны оформляться оправдательными документами. Указанные документы являются первичными учетными документами, на основании которых, собственно, и ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Первичные документы принимаются к учету только в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В целях реализации этого положения Закона N 129-ФЗ Правительство Российской Федерации возложило на Госкомстат РФ функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий (п. 1 постановления Правительства РФ от 08.07.97 N 835 "О первичных учетных документах"). Выполняя эти функции, Госкомстат России утвердил и ввел в действие с 1 декабря 1997 г. унифицированные формы первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте (постановление Госкомстата РФ от 28.11.97 N 78).

Следовательно, в бухгалтерском учете в качестве первичных учетных документов следует использовать унифицированную форму путевого листа.

Что касается налогового учета, по мнению Минфина, формирование данных в целях налогообложения осуществляется на основании тех первичных документов, которые используются в бухгалтерском учете. Именно поэтому в целях налогообложения организации должны списывать расходы на ГСМ на основании путевых листов, составленных по унифицированным формам.

По нашему мнению, такая позиция является не совсем верной. Дело в том, что унифицированные формы путевых листов являются типовыми межотраслевыми формами. Такая формулировка представлена в правом верхнем углу каждой унифицированной формы указанных документов. Сказанное означает, что эти формы документов должны использоваться организациями всех отраслей народного хозяйства при учете работы как собственного, так и арендуемого автотранспорта. Разрабатывать собственные формы документов организация может только в одном случае: если такие формы не представлены в альбоме унифицированных форм.

Порядок заполнения унифицированной формы путевого листа определен в письме Росстата РФ от 03.02.05 N ИУ-09-22/257.

Порядок оформления путевого листа

После окончания рабочего дня оформленный должным образом путевой лист сдается в бухгалтерию организации. Бухгалтер должен подшить его в специальную папку и хранить не менее 5 лет.

Здесь следует обратить внимание на то, что в унифицированной форме путевого листа не должно быть незаполненных реквизитов. Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководитель организации, а также те лица, которые отвечают за эксплуатацию автомобиля и участвуют в заполнении этого документа.

Если путевой лист составлен с нарушениями, то включить затраты на приобретение ГСМ в состав расходов в целях налогообложения нельзя.

В транспортных организациях путевые листы выписывает диспетчер, в остальных организациях - уполномоченное на то лицо. В путевом листе указываются:

номер и серия путевого листа;

дата составления;

наименование организации, ее адрес и телефон;

марка и государственный номер автомобиля;

фамилия, имя, отчество водителя, а также его гаражный и табельный номер;

номер водительского удостоверения и класс автотранспортных средств, которыми имеет право управлять водитель;

задание водителю и адрес подачи;

время его выезда из гаража и время возвращения в гараж.

В том случае, если организация осуществляет лицензируемые виды перевозок, то по строке "лицензионная карточка" делают соответствующую отметку, а также указывают ее регистрационный номер и серию. Если автомобиль используется исключительно для управленческих нужд организации, то в этой строке ставится прочерк.

Информация о выданном водителю путевом листе вносится в специальный журнал учета путевых листов (форма N 8).

Заполнение путевого листа

Графы путевого листа "Показания спидометра" и "Показания спидометра при возвращении в гараж" заполняет механик и заверяет их своей подписью, причем показания спидометра на начало дня должны совпадать с показаниями на конец предыдущего дня.

Кроме того, механик указывает марку горючего и его движение. Специалисты Госкомстата РФ подчеркивают, что заполнять раздел "Движение горючего" следует в полном объеме по всем реквизитам на основании фактических затрат и показателей приборов. Это необходимо для того, чтобы расходы на горючее можно было включить в состав расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

В налоговом учете расходы на ГСМ включаются в затраты на содержание служебного автотранспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Согласно ст. 252 НК РФ для того, чтобы расходы организация могла учесть при расчете налога на прибыль, они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Однако для документального подтверждения расходов на ГСМ недостаточно чеков АЗС, поскольку чек свидетельствует только о факте приобретения горючего. О том, что ГСМ был действительно использован для определенного автомобиля в производственных целях, можно узнать только из путевого листа. Следовательно, если путевой лист отсутствует или неправильно оформлен, то включать затраты на горючее в состав расходов в целях налогообложения не следует.

В транспортной организации водитель автомобиля получает горючее по заправочному листу, номер которого необходимо указать в путевом листе в соответствующей строке.

В обычной организации водитель заправляется на автозаправочной станции за наличный расчет и предъявляет в бухгалтерию чек ККМ. В чеке указываются дата и время заправки, а также порядковый номер чека, который можно указать по строке "Заправочный лист". В табличной части указывается количество литров, которое было залито в бензобак при заправке автомобиля.

Остаток топлива при выезде из гаража и при возвращении в гараж указывается на основании показания приборов о количестве горючего в бензобаке легкового автомобиля.

Расходы горючего по норме указываются в соответствии с теми нормами расхода топлива, которые утверждены в организации приказом руководителя на основании Руководящего документа Министерства транспорта РФ от 29.04.03 N РЗ 112194-0366-03. Для этого количество километров, пройденное за день, умножают на количество литров топлива по норме на 100 км и делят на 100. Например, за день пройдено 250 км, норма расхода топлива на 100 км составляет 10 л. Следовательно, расходы топлива по норме составляют 25 л (250 км х 10 л : 100 км).

Фактический расход топлива определяют расчетным путем. Для этого к остатку топлива при выезде прибавляют количество литров топлива, выданных по заправочному листу, и вычитают остаток топлива, который имеется в бензобаке при возвращении автомобиля в гараж. Например, остаток топлива при выезде - 10 л, выдано по заправочному листу - 40 л, остаток топлива при возвращении - 5 л. Следовательно, фактический расход топлива составляет 45 л (10 л + 40 л - 5 л).

В том случае, если расход топлива по норме превышает его фактический расход, образуется экономия топлива. Если фактический расход топлива оказался больше расхода топлива по норме, возникает его перерасход как в нашем примере: 45 л > 25 л.

Отражение необходимой информации в путевом листе
водителем

Информацию о работе автомобиля в путевой лист вносит водитель. На путевом листе должны быть проставлены штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

На оборотной стороне путевого листа указывается маршрут следования, который необходимо записывать по всем пунктам следования автомобиля. По каждому пункту следования необходимо указать адрес, время выезда и возвращения, а также количество километров, которое прошел легковой автомобиль до пункта назначения.

В колонке "Код заказчика" указывается код, присвоенный транспортной организацией определенному заказчику.

В обычной организации, которая владеет автомобилем, последний используется в производственных целях и предоставляется в пользование различным сотрудникам данной организации (это может быть генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель отдела продаж или отдела поставок, кассир, курьер и т. д.). В этом случае указываются должность и фамилия сотрудника организации, который воспользовался автомобилем, или его табельный номер.

В конце дня водитель заполняет раздел "Результат работы автомобиля за смену", указывая время работы и количество пройденных километров.

Раздел "Расчет заработной платы" заполняется работниками бухгалтерии. Если заработная плата водителю начисляется повременно, то ее сумму указывают по строке "За часы, руб. коп.". Если заработная плата водителя является сдельной, то бухгалтер сумму заработной платы отражает по строке "За километраж, руб. коп.".

Как часто необходимо
составлять путевые листы?

Путевой лист выдается только на один день или смену. Выписывать путевой лист на неделю или месяц нельзя. Исключением является случай, когда водитель направляется в командировку, длительность которой превышает одну смену (одни сутки) (постановление Госкомстата РФ N 78).

Однако существуют прецеденты, когда судьи вставали на сторону организаций, которые составляли путевые листы один раз в месяц. В качестве примера можно привести постановление ФАС Северо-Западного округа от 05.04.04 N А56-22408/03.

По мнению специалистов Минфина России, организация может составлять путевые листы не каждый день, а один раз в неделю, в месяц или даже один раз в квартал. Главное, чтобы на основании такого путевого листа можно было определить:

количество времени, которое отработал водитель;

количество ГСМ, использованных в процессе работы автомобиля за этот период.

В том случае, если указанные данные представлены в путевом листе, то расходы на приобретение ГСМ можно считать обоснованными и учесть при расчете налога на прибыль (письма Минфина России от 20.02.06 N 03-03-04/1/129, от 16.03.06 N 03-03-04/2/77, от 07.04.06 N 03-03-04/1/327).

Следует ли налогоплательщикам следовать разъяснениям специалистов Минфина России?

С одной стороны, выполнение письменных разъяснений финансовых органов исключает вину налогоплательщика (пп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ), а при отсутствии вины налогоплательщик не может быть привлечен к ответственности. Следовательно, даже если налоговые органы сочтут оформление путевого листа один раз в месяц неправомерным, то оштрафовать организацию они все равно не смогут.

С другой стороны, в письме Минфина России от 07.08.07 N 03-02-07/2-138 сказано, что письма главного финансового ведомства страны не являются нормативными документами и необязательны для исполнения.

Каким путем пойдет организация, решать ее руководителю (главное - помнить о последствиях).

О.А. Королева,

аудитор

"Официальные материалы для бухгалтера. Комментарии и консультации", N 23, 24, декабрь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Письмо Государственного научно-исследовательского института автомобильного транспорта от 21 марта 2006 г. N 4050/208 "О нормах расхода топлива".