Составляем справку по форме 2-НДФЛ (В. Рязанова, "Автономные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2008 г.)

Составляем справку по форме 2-НДФЛ

Согласно п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц и суммах начисленных и удержанных налогов за налоговый период ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме 2-НДФЛ. Рассмотрим порядок подачи данных сведений, особенности заполнения формы 2-НДФЛ и санкции за непредставление сведений о доходах физических лиц или пропуск сроков.

Налоговый агент по НДФЛ

На основании ст. 226 НК РФ все организации, осуществляющие выплаты доходов физическим лицам, обязаны исчислить, удержать и перечислить в бюджет сумму НДФЛ в соответствии со ст. 224 НК РФ. Если удержать исчисленную сумму НДФЛ невозможно, то налоговый агент обязан в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обстоятельств письменно сообщить об этом в налоговый орган по месту своего учета (п. 5 ст. 226 НК РФ). Сообщение в налоговый орган о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика не освобождает организацию от обязанностей налогового агента, которые сохраняются до окончания соответствующего налогового периода, в котором выплачивался доход физическому лицу (Письмо Минфина РФ от 19.03.2007 N 03-04-06-01/74). Как указано в п. 9 ст. 226 НК РФ, уплата НДФЛ за счет средств налоговых агентов не допускается (Письмо Минфина РФ от 05.06.2007 N 03-11-04/1/16).

Пунктом 2 ст. 230 НК РФ предусмотрено, что налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц, полученных в налоговом периоде, и суммах начисленных и удержанных в этом налоговом периоде налогов по форме 2-НДФЛ ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Действующая форма отчета, а также Рекомендации по заполнению сведений о доходах физических лиц по форме N 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 200_ год" (далее - Рекомендации) утверждены Приказом ФНС РФ от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@ "Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц"*(1).

Заполняем справку 2-НДФЛ

При заполнении справки по форме 2-НДФЛ необходимо выполнить следующие требования:

- на каждое физическое лицо, получившее доходы от определенного налогового агента, представляется отдельная справка;

- по каждой ставке НДФЛ представляется отдельная справка (если налоговый агент одному физическому лицу выплачивал в налоговом периоде доходы, облагаемые по разным ставкам - 9% и 13%, то необходимо представить две отдельные справки, ставка налога указывается в заголовке раздела 3);

- все суммовые показатели отражаются в рублях и копейках через десятичную точку, кроме суммы НДФЛ, - она исчисляется и указывается в полных рублях;

- должны быть заполнены все показатели, если иное не указано в разд. III Рекомендаций;

- справку можно заполнить на лазерном, матричном, струйном принтере, на пишущей машинке либо от руки разборчивым почерком;

- нумерация разделов не изменяется даже в случае, если не все разделы заполнены, незаполненные разделы могут не печататься.

Порядковый номер справки в отчетном налоговом периоде присваивается налоговым агентом. Дата указывается арабскими цифрами: число, месяц, год. Четырехзначный номер налогового органа, в котором налоговый агент состоит на налоговом учете, указывается в поле "ИФНС N ___".

Заполнение разделов 1 "Данные о налоговом агенте" и 2 "Данные о физическом лице" обычно не вызывает затруднений.

В пункте 1.2 "Наименование организации/Фамилия, имя, отчество физического лица" указывается сокращенное наименование (в случае отсутствия - полное наименование) организации согласно его написанию в Едином государственном реестре налогоплательщиков с начала строки.

В пункте 1.4 "Телефон" указывается контактный телефон налогового агента, по которому в случае необходимости может быть получена справочная информация, касающаяся вопросов налогообложения данного налогоплательщика, а также учетных данных налогового агента и налогоплательщика. При отсутствии у налогоплательщика контактного телефона данный реквизит не заполняется.

В пункте 2.1 "ИНН" проставляется идентификационный номер налогоплательщика - физического лица, который указан в документе, подтверждающем постановку данного физического лица на налоговый учет в налоговом органе РФ. При отсутствии у налогоплательщика ИНН данный реквизит не заполняется.

Фамилия, имя и отчество физического лица - налогоплательщика указываются без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Для иностранных физических лиц допускается использование букв латинского алфавита. Отчество может не указываться, если оно отсутствует в документе, удостоверяющем личность налогоплательщика.

В пункте 2.4 "Дата рождения" проставляется дата рождения (число, месяц, год) путем последовательной записи данных арабскими цифрами.

В пункте 2.5 "Гражданство" указывается код страны, гражданином которой является физическое лицо, из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ). Код России - 643. В случае отсутствия у физического лица гражданства указывается код 999.

В пункте 2.6 "Код документа, удостоверяющего личность" указывается код, который выбирается из справочника "Коды документов" (приложение N 2 к форме 2-НДФЛ): код 21 - паспорт гражданина РФ.

При заполнении п. 2.7 знак "N" не проставляется.

В пункте 2.8 "Адрес места жительства в Российской Федерации" указывается полный адрес постоянного места жительства налогоплательщика на основании документа, удостоверяющего его личность, либо иного документа, подтверждающего адрес места жительства. Код региона выбирается из справочника "Коды регионов" (приложение N 2 к форме 2-НДФЛ). При отсутствии какого-либо из элементов адреса отведенное для него поле не заполняется.

В пункте 2.9 "Адрес в стране проживания" для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами РФ, а также иностранных граждан указывается адрес места жительства в стране постоянного проживания. При этом проставляется код этой страны в поле "Код страны", далее адрес записывается в произвольной форме (допускается использование букв латинского алфавита).

Для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами РФ, и иностранных граждан допускается отсутствие показателя "Адрес места жительства в Российской Федерации" при условии заполнения п. 2.9 справки.

Пример 1.

Заполним раздел 1 справки по форме 2-НДФЛ на работника автономного учреждения "Центр детского творчества" Васильева Михаила Степановича (дата рождения - 12.06.1970), зарегистрированного по месту жительства в г. Курске, ул. Яблоневая, д. 16, корп. 1, кв. 78, согласно данным паспорта гражданина России - 22 08 300798 и свидетельства о постановке на налоговый учет - номер ИНН 463048122795.

В разделе 3 "Доходы, облагаемые налогом по ставке ____%" отражаются сведения о доходах, полученных физическими лицами в денежной и натуральной форме, по месяцам налогового периода. В заголовке раздела 3 указывается ставка налога, по которой заполняется справка (13%, 30%, 15%, 9%, 35% или ставка, установленная в соответствующем соглашении об избежании двойного налогообложения). Далее последовательно отражаются суммы доходов, полученных физическим лицом в налоговом периоде, отдельно по каждому полученному доходу.

Коды доходов выбираются из справочника "Виды доходов" (приложение N 2 к форме 2-НДФЛ). Сумма дохода отражается полностью (без налоговых вычетов) по указанному коду дохода. Стандартные налоговые вычеты, установленные ст. 218 НК РФ, а также имущественный налоговый вычет, определенный пп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ, в данном разделе не отражаются.

В таблице 1 приведены наиболее часто встречающиеся виды доходов.

Таблица 1

Код	Наименование дохода
2000	Вознаграждение, получаемое налогоплательщиком за выполнение трудовых или иных обязанностей; денежное содержание и иные налогооблагаемые выплаты военнослужащим и приравненным к ним категориям физических лиц (кроме выплат по договорам гражданско-правового характера и авторских вознаграждений)
2012	Сумма отпускных выплат
2300	Пособия по временной нетрудоспособности
2510	Оплата (полностью или частично) за налогоплательщика организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика
2520	Стоимость товаров, работ, услуг, полученных на безвозмездной основе
2530	Оплата труда в натуральной форме
2720	Стоимость подарков
2760	Материальная помощь, оказываемая работодателями своим работникам, а также бывшим своим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту
4800	Иные доходы

Пример 2.

Дополним условия примера 1. В 2007 г. Васильеву М.С. помимо заработной платы были выплачены отпускные в размере 2 500 руб. в июле 2007 г. и пособие по больничному листу в размере 1 000 руб. в декабре 2007 г. На основании имеющихся данных заполним раздел 3.

В Письме от 09.01.2008 N 18-0-09/0001 Минфин дает разъяснения по вопросу заполнения справок по форме 2-НДФЛ: доход в виде оплаты отпуска за декабрь 2007 года и январь 2008 года, полученный работником в декабре 2007 года, а также суммы исчисленного и удержанного с него НДФЛ учитываются при формировании справки 2-НДФЛ за 2007 год. Суммы оплаты очередного отпуска отражаются в составе доходов того месяца, в котором они фактически выплачены, то есть в декабре 2007 года.

Раздел 4 посвящен стандартным налоговым вычетам, установленным ст. 218 НК РФ, и имущественным налоговым вычетам, определенным пп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ, на которые физическое лицо имело право в отчетном налоговом периоде.

Коды вычетов выбираются из справочника "Коды вычетов" (приложение N 2 к форме 2-НДФЛ). Сумма вычетов соответствует указанному коду.

Если в налоговом периоде работодатель предоставлял налогоплательщику имущественный налоговый вычет, то необходимо заполнить пункты, касающиеся данного вычета: п. 4.2, 4.3, 4.4, 4.6. В случае непредоставления стандартных и имущественных вычетов данный раздел не заполняется.

В таблице 2 приведены наиболее часто встречающиеся коды стандартных и имущественных вычетов.

Таблица 2

Код	Наименование вычета
101	600 руб. на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, на учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта в возрасте до 24 лет родителям, супругам родителей
102	1 200 руб. на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, на учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта в возрасте до 24 лет, вдове (вдовцу), одинокому родителю, опекуну или попечителю, приемным родителям
103	400 руб. на налогоплательщика, не относящегося к категориям, перечисленным в пп. 1 - 2 п. 1 ст. 218 НК РФ
104	500 руб. на налогоплательщика, относящегося к категориям, перечисленным в пп. 2 п. 1 ст. 218 НК РФ
105	3 000 руб. на налогоплательщика, относящегося к категориям, перечисленным в пп. 1 п. 1 ст. 218 НК РФ
106	1200 руб. на каждого ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, на учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта в возрасте до 24 лет, являющегося инвалидом I или II группы, родителям, супругам родителей
107	2400 руб. на каждого ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, на учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента в возрасте до 24 лет, являющегося инвалидом I или II группы, вдове (вдовцу), одинокому родителю, опекуну или попечителю, приемным родителям
311	Сумма, израсходованная налогоплательщиком на новое строительство либо приобретение на территории РФ жилого дома, квартиры или доли (долей) в них (кроме сумм, направленных на погашение процентов по целевым займам (кредитам) и фактически израсходованных на новое строительство или приобретение на территории РФ жилого дома, квартиры или доли (долей) в них), в размере фактически произведенных и документально подтвержденных расходов в пределах 1 000 000 руб.
312	Сумма, направленная на погашение процентов по целевым займам (кредитам), полученным от кредитных и иных организаций РФ, и фактически израсходованная налогоплательщиком на новое строительство или приобретение на территории РФ жилого дома, квартиры или доли (долей) в них
314	Сумма фактически произведенных налогоплательщиком и документально подтвержденных расходов, связанных с получением доходов при уступке прав требования по договору участия в долевом строительстве (договору инвестирования долевого строительства или по другому договору, связанному с долевым строительством)

Пример 3.

Дополним условия примера 1. В 2007 г. Васильеву М.С. по его заявлению были предоставлены стандартные налоговые вычеты на двоих детей и на него самого. Имущественный налоговый вычет не предоставлялся (он предоставляется на основании уведомления по форме, утвержденной Приказом ФНС РФ от 07.12.2004 N САЭ-3-04/147@). Заполним данные раздела 4 справки по форме 2-НДФЛ.

В разделе 5 справки отражаются общие суммы дохода и НДФЛ по итогам налогового периода. Если в результате уточнения налоговых обязательств налогоплательщика выявлена задолженность по НДФЛ, то в п. 5.8 "Задолженность по налогу за налогоплательщиком" указывается сумма данной задолженности. Пункты 5.5-5.10 заполняются при наличии соответствующих данных.

Заполненная справка подписывается должностным лицом с указанием его должности, фамилии и инициалов имени и отчества. Справка заверяется печатью организации, которая не должна закрывать подпись.

Пример 4.

На основании имеющихся данных заполним раздел 5 справки формы 2-НДФЛ.

5. Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода

5.1.	Общая сумма дохода	71 500
5.2.	Облагаемая сумма дохода	63 100
5.3.	Сумма налога исчисленная	8 203
5.4.	Сумма налога удержанная	8 203
5.5.	Сумма возврата налога по пересчету с доходов прошлых лет
5.6.	Сумма, зачтенная при уплате налога по перерасчету с доходов прошлых лет
5.7.	Сумма, удержанная при уплате налога по перерасчету с доходов прошлых лет
5.8.	Задолженность по налогу за налогоплательщиком
5.9.	Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом
5.10.	Сумма налога, переданная на взыскание в налоговый орган

 Налоговый агент      Бухгалтер           подпись         Никитина П.И.

                     -----------         ---------       ---------------

    М. П.            (должность)         (подпись)          (Ф.И.О.)

Порядок представления сведений

В соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ сведения по форме 2-НДФЛ представляются на магнитных носителях или с использованием средств телекоммуникаций (через Интернет) в порядке, определяемом Минфином. В настоящее время данный порядок не утвержден. В Письме от 18.12.2006 N 03-05-01-03/157 финансисты по данному поводу высказали такую позицию: до утверждения Минфином России в соответствии со статьей 230 Налогового кодекса Российской Федерации порядка представления на магнитных носителях или с использованием средств телекоммуникаций сведений о доходах физических лиц и суммах начисленных и удержанных налогов подлежит применению порядок передачи таких сведений, определенный в Приказе МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583 "Об утверждении форм отчетности по налогу на доходы физических лиц за 2003 год".

Согласно нормам той же статьи при численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 10 человек налоговые агенты могут представлять такие сведения на бумажных носителях. На практике налоговики не принимают сведения на бумажных носителях, но такое право у предприятия есть. При представлении справок в налоговые органы как на магнитных, так и на бумажных носителях налоговые агенты вместе со сведениями представляют сопроводительный реестр сведений о доходах физических лиц за соответствующий год в двух экземплярах, один из которых остается в налоговом органе.

Документы, не прошедшие визуальный контроль, изымаются из представленного пакета документов как ошибочные и возвращаются представителю налогового агента. По результатам визуального контроля в двух экземплярах оформляется протокол приема сведений о доходах физических лиц на бумажных носителях. Оба экземпляра подписываются налоговым агентом и должностным лицом налогового органа. По одному экземпляру реестра и протокола возвращаются налоговому агенту, а вторые остаются в налоговом органе.

При представлении сведений через уполномоченного представителя на него необходимо оформить доверенность. Согласно п. 3 ст. 29 НК РФ уполномоченный представитель налогоплательщика-организации должен осуществлять свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном ГК РФ. В силу п. 5 ст. 185 ГК РФ доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами организации. Кроме того, такая доверенность должна быть заверена печатью этой организации.

Представление сведений в электронном виде через Интернет. Представление сведений о доходах физических лиц с использованием средств телекоммуникаций осуществляется через специализированного оператора связи, выбираемого в соответствии с Порядком представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержденным Приказом МНС РФ от 02.04.2002 N БГ-3-32/169, и иными нормативными документами МНС РФ, определяющими порядок представления налоговых деклараций, бухгалтерской отчетности и иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов и сборов.

Датой представления сведений о доходах физических лиц с использованием средств телекоммуникаций является дата их отправки, зафиксированная специализированным оператором связи. При этом принятыми считаются сведения, прошедшие контроль.

Ответственность за непредставление сведений

За несвоевременное представление сведений по форме 2-НДФЛ налоговому агенту грозит штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ на основании п. 1 ст. 126 НК РФ.

В. Рязанова,

эксперт журнала "Автономные организации: бухгалтерский

учет и налогообложение"

"Автономные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) В редакции изменений, утвержденных Приказом ФНС РФ 20.12.2007 N ММ-3-04/689@.