Инструктируем с выгодой
Должностные инструкции необходимы не только для кадровой службы предприятия. Нередки случаи, когда благодаря этому документу фирмам удавалось избежать претензий со стороны налоговиков, обосновать спорные затраты и учесть их при расчете налога на прибыль.
Неформальная бумажка
Несмотря на то, что в Трудовом кодексе нет упоминаний о должностных инструкциях, они могут быть весьма полезны для работодателя. "Это не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника" (Письмо Роструда от 9 августа 2007 г. N 3042-6-0). Без такой инструкции, к примеру, сложно обосновать отказ в приеме на работу, объективно оценить труд человека, исключить дублирование функций при выполнении определенных видов деятельности, обеспечить взаимодействие сотрудников при решении производственных и управленческих задач. Но все это возможно лишь при ответственном подходе к этому документу. Так что компаниям стоит не просто "скачать" из Интернета или перепечатать из какого-либо кадрового справочника должностные инструкции для своих работников, а потратить силы и время на составление правил, которые будут отражать фактические обязанности сотрудников и учитывать специфику работы фирмы. При подобном подходе должностные инструкции могут оказаться полезными не только для регулирования трудовых отношений, но и в различных ситуациях, связанных с оптимизацией налогообложения. Рассмотрим некоторые из них.
Визитки в расходы
Между фирмами и налоговиками часто возникает спор по поводу учета расходов на изготовление визитных карточек. Их используют практически все компании и предприниматели, однако четких разъяснений о порядке их учета в законодательстве нет.
Как известно, существует несколько разновидностей визиток. Одни содержат информацию о личности сотрудника и служат для налаживания контактов с деловыми партнерами. Другие несут рекламную нагрузку и предназначены для представления компании в целом. Соответственно и учитывать визитки следует в зависимости от этих различий. Так, затраты на изготовление карточек, которые предназначены для рекламных акций и в которых напечатаны сведения о фирме, ее деятельности и реквизитах, можно отнести к рекламным расходам (подп. 28 п. 1 ст. 264 НК). Здесь особых проблем нет.
Иное дело - представительские визитки. Траты на них могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК), лишь в том случае, если они экономически оправданы (п. 1 ст. 252 НК).
Вот и настало время вспомнить про должностные инструкции. Именно они позволят без проблем признать в расходах затраты на визитные карточки для сотрудников при расчете налога на прибыль. Для этого в инструкции необходимо указать, что одной из должностных обязанностей работника является поддержание деловых контактов с партнерами организации (Письмо УМНС по г. Москве от 15 октября 2003 г. N 26-12/57647, постановление ФАС Московского округа от 12 апреля 2006 г. N КА-А40/2534-06).
Должность с разъездами
Пригодится должностная инструкция и для обоснования расходов, связанных со служебными поездками сотрудников. Если фирма сможет доказать, что такие затраты относятся к компенсационным выплатам, то они не будут облагаться "зарплатными" налогами, да и при расчете прибыли их тоже можно будет учесть.
Определение компенсаций, связанных с выполнением сотрудником своих должностных функций, дано в Трудовом кодексе. В статье 164 данного документа записано, что "компенсации - это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей". К таким затратам, в частности, относятся расходы, направленные на оплату служебных поездок.
Для экономического обоснования и документального подтверждения этих расходов организации необходимо разработать должностные инструкции, подтверждающие разъездной характер работы. Также следует оформить приказ руководителя с определением перечня должностей, связанных со служебными поездками. Денежная компенсация расходов осуществляется на основании заявления работника с приложением проездного билета и распоряжения директора о выплате возмещения.
При подобном грамотном оформлении "оплата стоимости проезда для выполнения служебных обязанностей может быть учтена для целей налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда на основании пункта 3 статьи 255 Налогового кодекса" (Письмо Минфина от 27 августа 2007 г. N 03-03-06/3/14). Более того, затраты фирмы на проезд сотрудников в служебных целях не будут облагаться ни НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК), ни ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК), поскольку они являются не доходом работника, а лишь компенсационной выплатой, связанной с исполнением им своих трудовых обязанностей. С выплачиваемой компенсации не придется начислять и страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 10 перечня выплат, утвержденного постановлением правительства от 7 июля 1999 г. N 765).
Приведем еще несколько примеров, когда именно благодаря должностным инструкциям организации выигрывали споры с фискалами.
Обязанности не дублируем
Довольно часто налоговики придираются к
