Вопрос: Можно ли в составе представительских расходов списывать затраты на шампанское, вино, водку? ("Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2008 г.)

Можно ли в составе представительских расходов списывать затраты на шампанское, вино, водку?

Представительские расходы
за счет средств соответствующего бюджета

Обычно за счет бюджетных средств проводится прием иностранных делегаций или отдельных лиц. Для проведения приема необходимо либо решение Президента РФ или Правительства РФ, либо межгосударственный или межправительственный договор. Расходование бюджетных средств на указанные цели производится строго по нормам, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 21.03.1994 N 222 "О порядке расходования средств на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также финансируемыми за счет бюджетных средств организациями и учреждениями (далее - Постановление N 222). Нормы расходов на прием и обслуживание иностранных организаций установлены в суммовом выражении, то есть в рублях. Так, размер оплаты завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия, связанного с официальным приемом, на одного человека для делегаций, возглавляемых министрами и лицами аналогичных рангов, членами парламента, составляет 630 руб. При этом конкретный перечень продуктов не указывается. По мнению автора, это дает возможность предположить, что сумма 630 руб. может быть потрачена, в том числе, на алкогольную продукцию.

Представительские расходы за счет внебюджетных средств

Порядок отнесения представительских расходов на расходы организации при исчислении налога на прибыль установлен п. 2 ст. 264 НК РФ. Представительские расходы организации согласно указанной статье квалифицируются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Датой осуществления представительских расходов в этом случае считается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

В соответствии со ст. 264 НК РФ к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

Можно выделить следующие основные признаки, квалифицирующие расходы организации как представительские:

- данные расходы должны быть связаны с официальным приемом или обслуживанием представителей других организаций;

- указанные лица должны прибыть для ведения переговоров;

- целью переговоров должно быть установление и (или) поддержание сотрудничества;

- представительские расходы признаются таковыми независимо от места проведения мероприятия.

При этом необходимо обратить внимание на то, что учет затрат по таким мероприятиям в составе расходов, признаваемых при исчислении налога на прибыль, не ставится в зависимость от таких показателей, как количество участников и их состав со стороны как принимающей организации, так и представителей контрагента, в отличие от ограничений по количественному составу, которые содержатся в Постановлении N 222.

По мнению Минфина, выраженному в письмах от 09.06.2004 N 03-02-05/1/49, от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136, расходы организации на алкогольную продукцию при проведении официального приема могут включаться в нормируемые представительские расходы в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок). При этом ст. 5 ГК РФ под обычаем делового оборота признает сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе.

При этом следует иметь в виду, что НК РФ не определен перечень документов, необходимых для подтверждения расходов на представительские мероприятия. Однако в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ либо обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться:

- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

- смета представительских расходов;

- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

- отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:

а) цель представительских мероприятий, результаты их проведения;

б) иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами (кассовые чеки, накладные, счета-фактуры и прочее).

При отсутствии документального подтверждения указанные расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли, так как не соответствуют принципам признания расходов в целях налогообложения прибыли согласно п. 1 ст. 252 НК РФ.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Л. Максимова,

главный редактор журнала

"Бюджетные организации:

бухгалтерский учет и налогообложение"

1 апреля 2008 г.

"Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2008 г.