Рассчитываем среднюю и среднесписочную численность работников (И. Зернова, "Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2008 г.)

Рассчитываем среднюю и среднесписочную численность работников

Учреждения силовых министерств и ведомств обязаны сдавать как налоговую, так и статистическую отчетность, в которой необходимо указать среднюю и среднесписочную численность. Данная статья поможет разобраться в этих двух показателях и правильно их рассчитать.

Общие положения

Основным нормативным документом, в котором приведены правила расчета вышеуказанных показателей, является Постановление Росстата N 69 от 20.11.2006 "Об утверждении Порядка заполнения и представления унифицированных форм федерального государственного статистического наблюдения" (далее - Постановление N 69).

Рассмотрим, когда применяются эти показатели. Средняя численность используется значительно реже, чем среднесписочная численность. Расчет средней численности необходим для заполнения статистической формы П-4 "Сведения о численности, заработной плате и движении работников". Расчет же среднесписочной численности применяется в следующих случаях:

- для определения доли прибыли, приходящейся на обособленное подразделение, в целях исчисления налога на прибыль (п. 2 ст. 288 НК РФ);

- для заполнения расчетной ведомости по средствам ФСС по форме N 4-ФСС РФ (Постановление ФСС РФ от 22.12.2004 N 111);

- для заполнения формы федерального государственного статистического наблюдения N 1-Т "Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности".

Порядок расчета показателей

Согласно Постановлению N 69 средняя численность работников складывается из среднесписочной численности работников, средней численности внешних совместителей и средней численности лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера. Рассмотрим алгоритм расчета каждого из показателей.

Этап I. Расчет среднесписочной численности работников организации за месяц.

Шаг 1. Определим среднесписочную численность полностью занятых работников за месяц.

На основании первичных документов, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", и, в частности, табелей рабочего времени (Т-12 и Т-13) определяется ежедневная численность списочного состава явившихся и не явившихся на работу сотрудников. В нее включаются все работники, с которыми заключен трудовой контракт, выполняющие постоянную, сезонную и временную работу. Учитываются также и отсутствующие по некоторым причинам, в частности по болезни и отправленные в командировку. Не учитываются при расчете списочной численности внешние совместители и работающие по гражданско-правовым договорам. Однако стоит обратить внимание на то, что некоторые категории сотрудников входят в списочную численность, но исключаются из среднесписочной численности, например:

- женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам;

- лица, находящиеся в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в дополнительном отпуске по уходу за ребенком;

- работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находящиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в образовательные учреждения, находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов.

Списочная численность суммируется за каждый календарный день месяца, а в выходные и праздничные дни списочная численность принимается равной численности предшествующего им дня. Затем полученное количество делится на количество календарных дней в месяце (30 или 31, в феврале - 28 или 29) (п. 87 Постановления N 69).

Помните: при определении среднесписочной численности работников округляется только окончательный результат расчета. То есть при расчете среднесписочной численности, например за месяц, численность отражается в целых единицах, однако при определении этого показателя за год среднесписочная численность за месяц не округляется.

Шаг 2. Определяем среднюю численность не полностью занятых сотрудников.

Бухгалтеру организации следует быть особенно внимательным при расчете средней численности сотрудников, работающих неполное рабочее время в соответствии с условиями трудового договора.

Следует отметить, что при расчете списочной численности их учитывают как целые единицы за каждый день месяца (п. 89 Постановления N 69), а при расчете среднесписочной численности - пропорционально отработанному времени (п. 90.3 Постановления N 69). В связи с этим необходимо обеспечить выделение в учете списочной численности не полностью занятых сотрудников.

Несовершеннолетние работники, инвалиды I и II групп, лица, занятые на работах с вредными условиями труда, и другие категории работников, которым сокращенная продолжительность рабочего времени установлена в соответствии с законодательством, учитываются в среднесписочной численности как целые единицы. Кроме того, как целые единицы учитываются работники, переведенные на неполное рабочее время по инициативе администрации (то есть без письменного согласия) (пп. "д" п. 88 Постановления N 69).

Для определения средней численности не полностью занятых работников можно использовать два способа - статистический и упрощенный.

Если организация использует статистический метод, то для этого нужно исчислить общее количество человеко-дней, отработанных такими лицами, разделив общее количество отработанных человеко-дней на продолжительность рабочего дня. Продолжительность рабочего дня определяется в зависимости от продолжительности рабочей недели (конкретные значения приведены в таблице 1).

Таблица 1. Продолжительность рабочего дня

Количество рабочих часов в неделе	При пятидневной рабочей неделе, ч.	При шестидневной рабочей неделе, ч.
40	8	6,67
36	7,2	6
24	4,8	4

Затем необходимо определить среднюю численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость, разделив количество отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю.

При этом нужно учитывать, что за дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.

Если организация применяет упрощенный метод расчета средней численности не полностью занятых работников, то необходимо неполное рабочее время за день разделить на продолжительность рабочего дня. Результат умножается на количество отработанных каждым из таких работников дней за месяц. В итоге эти данные суммируются по всем работникам, занятым на работе неполное рабочее время, а полученное значение делится на число рабочих дней в месяце по календарю.

Шаг 3. Рассчитываем среднесписочную численность всех работников за месяц.

Среднесписочная численность за месяц равна сумме среднесписочной численности полностью занятых сотрудников и средней численности не полностью занятых сотрудников.

Этап II. Расчет средней численности внешних совместителей за месяц.

Порядок расчета аналогичен порядку расчета средней численности не полностью занятых сотрудников.

Этап III. Расчет средней численности работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, за месяц.

Порядок расчета аналогичен порядку расчета среднесписочной численности полностью занятых сотрудников.

Этап IV. Расчет средней численности работников организации.

Средняя численность работников за месяц определяется как сумма среднесписочной численности всех работников за месяц, средней численности внешних совместителей и средней численности работников, выполнявших работы по гражданско-правовым договорам.

Списочная численность работников учреждения МВД на 31 января 2008 г. составила 120 человек. Организация работает по графику 5-дневной рабочей недели. Согласно ТК РФ нерабочим днем является 23 февраля, и, поскольку он приходится на выходной, нерабочим днем также является 25 февраля.

С 4 февраля учреждение приняло на работу 5 новых сотрудников. С 11 по 15 февраля 4 работника-студента оформили дополнительный отпуск без сохранения заработной платы. С 18 февраля трех работников уволили. С 21 февраля одна работница ушла в декретный отпуск. В учреждении два сотрудника работают неполную неделю: 4 часа в день (по собственному заявлению). Один отработал 15 дней, другой - 20 дней. Нормальная продолжительность рабочего дня - 8 часов. Сотрудников, выполнявших работы по гражданско-правовым договорам, в организации нет.

Численность сотрудников организации приведена в таблице 2. В феврале 29 календарных дней. Рассчитаем среднюю и среднесписочную численность работников организации за февраль.

Таблица 2. Списочная численность сотрудников учреждения
за февраль 2008 года

Дата	Списочная численность сотрудников, чел.	Из них не включаются в среднесписочную численность, чел.	Включаются в среднесписочную численность (гр. 2 - гр. 3), чел.
1 февраля	120	0	120
2 февраля (суббота)	120	0	120
3 февраля (воскресенье))	120	0	120
4 февраля	125	0	125
5 февраля	125	0	125
6 февраля	125	0	125
7 февраля	125	0	125
8 февраля	125	0	125
9 февраля (суббота)	125	0	125
10 февраля (воскресенье)	125	0	125
11 февраля	125	4	121
12 февраля	125	4	121
13 февраля	125	4	121
14 февраля	125	4	121
15 февраля	125	4	121
16 февраля (суббота)	125	4	121
17 февраля (воскресенье)	125	4	121
18 февраля	122	0	122
19 февраля	122	0	122
20 февраля	122	0	122
21 февраля	122	1	121
22 февраля	122	1	121
23 февраля (выходной праздничный день)	122	1	121
24 февраля (воскресенье)	122	1	121
25 февраля (выходной день)	122	1	121
26 февраля	122	1	121
27 февраля	122	1	121
28 февраля	122	1	121
29 февраля	122	1	121
Итого:			3 537

Суммарная численность работников списочного состава, подлежащих включению в среднесписочную численность, за все календарные дни февраля составляет 3537 человеко-дня. Определим среднесписочную численность полностью занятых сотрудников: 3537 / 29 дн. = 121,9655 чел. (в целых единицах - 122 чел.)

Но в данной организации есть сотрудники, которые по условиям договора заняты неполный рабочий день. Рассчитаем среднюю численность не полностью занятых сотрудников, воспользовавшись упрощенным методом:

1. Определим долю, которую отработал сотрудник за день: 4 ч. / 8 ч. = 0,5 чел.

2. Рассчитаем количество человеко-дней: (0,5 чел. х 15 дн. + 0,5 чел. х 20 дн.) = 17,5.

3. Определим среднюю численность не полностью занятых сотрудников: 17,5 чел.-дн. / 20 раб. дн. = 0,875 чел.

Итак, среднесписочная численность всех работников за месяц будет равна 122,875 чел., в полных единицах - 123 чел. (122 чел. + 0,875 чел.).

На практике бухгалтеру необходимо рассчитывать среднесписочную численность не только за месяц, но и, например, за год. В этом случае нужно сложить среднесписочную численность работников за каждый месяц и разделить полученную сумму на 12. Если же необходимо рассчитать за 2 месяца, то делить нужно на 2.

Рассчитаем среднесписочную численность работников учреждения за период с февраля по март 2008 г. Предположим, что среднесписочная численность в месяцах, участвующих в расчете, составила:

- в феврале - 121,96 чел.;

- в марте - 122,78 чел.

Среднесписочная численность за период с февраля по март 2008 года равна 122,75 чел. ((121,96 + 122,78) чел. / 2 мес.).

В целых единицах среднесписочная численность работников составляет 123 чел.

И. Зернова,

зам. главного редактора журнала

"Бюджетные учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2008 г.