Расчет НДФЛ по итогам года. Налоговая карточка 1-НДФЛ (В. Кузнецова, "Современный предприниматель. Индивидуальный подход к бизнесу", N 1, январь 2008 г.)

Расчет НДФЛ по итогам года.
Налоговая карточка 1-НДФЛ

Что нужно исправить в форме 1-НДФЛ?

Каков порядок заполнения налоговой карточки?

Какие поля формы 1-НДФЛ предприниматель не заполняет?

Для чего необходима карточка 1-НДФЛ?

Прошел очередной год, наступила пора сдачи отчетов по НДФЛ. Но сначала стоит еще раз проверить ставки НДФЛ, применяемые в течение года, предоставленные вычеты, наличие документов, подтверждающих право работника на них.

Предприниматели как налоговые агенты должны вести учет сумм, выплачиваемых физлицам (п. 1 ст. 230 НК РФ). Для этого существует форма 1-НДФЛ (налоговая карточка), утвержденная приказом МНС России от 31 октября 2003 г. N БГ-3-04/583. Этим же документом введен порядок заполнения карточки. Форма утверждалась на 2003 год, тем не менее она по-прежнему применяется. Но некоторые ее разделы не отвечают требованиям законодательства, поэтому их необходимо скорректировать (таблица 1).

На каждого налогоплательщика*(1) оформляется отдельная карточка. В ней ежемесячно указываются его доходы. Исключение составляют доходы, которые в полной сумме не подлежат налогообложению - их в налоговой карточке отражать не нужно. Например, пособия по беременности и родам, алименты и пр. (ст. 217 НК РФ).

Следует учитывать суммы, полученные как в денежной, так и в натуральной формах, а также доходы в виде материальной выгоды, облагаемые НДФЛ. Отметим, в карточку вы заносите только те доходы, которые выплачиваете именно вы. Доходы, полученные физлицами от других фирм и предпринимателей, отражать не нужно (п. 3 ст. 226 НК РФ). Здесь также отражаются вычеты, определяется исчисленный и удержанный налог, результаты перерасчета налога за прошлые годы, сделанные в отчетном году (в нашем случае в 2007 году).

Карточки можно вести как в бумажном, так и в электронном виде (письмо Минфина России от 10 июля 2006 г. N 03-05-01-04/206). Срок хранения - 4 года (подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Все показатели в документе вы указываете в рублях и копейках через десятичную точку, за исключением НДФЛ. Налог нужно исчислять в полных рублях, при этом значения до 50 копеек отбрасываются, а 50 копеек и более - округляются до целого рубля.

Таблица 1. Корректировки формы 1-НДФЛ

N п/п	Норма	Корректировка
1	Вычет родителям (опекунам, попечителям) на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также учащегося очной формы, аспиранта, ординатора, студента, курсанта в возрасте до 24 лет	Раздел 3. В пункте 3.2 изменить величину стандартного вычета на 1 ребенка с 300 до 600 руб.
2	Вычет, указанный в пункте 1 таблицы 1, состав- ляет 1200 руб., если ребенок является инва- лидом	Раздел 3. В пункте 3.2 изменить величину стан- дартного вычета с 600 до 1200 руб.
3	Вдове (вдовцу), одинокому родителю, опекуну или попечителю, приемным родителям вычет, указанный в пункте 2, предоставляется в размере 2400 руб.	Раздел 3. В пункте 3.2 к вышеуказанным добавить вычет в размере 2400 руб.
4	Предоставление стандартных вычетов на детей- инвалидов (п. 1-2 таблицы 1)	Раздел 3 в графе "Стандартные налоговые выче- ты". Вводятся дополнительные строки с кодами 106 (для вычета в размере 1200 руб.) и 107 (для вычета в размере 2400 руб.). Если вычеты не предоставляются, строки можно не вносить
5	Имущественный вычет в сумме, израсходованной на новое строительство или покупку жилья. Предоставляется на основе заявления сотрудника и уведомления, полученного им в инспекции	Раздел 3. Перед строкой "Налоговая база (с начала года)" добавляется строка "Имущественный налоговый вычет" со строками кодов вычетов 311 и 312. После таблицы добавить строки о документальном подтверждении права на вычет. Сделать можно по аналогии с пунктом 4 формы 2-НДФЛ (утверждена приказом ФНС России от 13 октября 2006 г. N САЭ-3-04/706@)
6	Ставка НДФЛ в отношении дивидендов составляет 9 процентов	Раздел 6. Название строки таблицы "по ставке 6%" изменить на "по ставке 9%"

Карточка состоит из 9 разделов. В разделе 1 показываются сведения о предпринимателе: ФИО, ИНН, код налоговой инспекции и ОКАТО. В разделе 2 указываются полные данные о налогоплательщике. В частности, ФИО, ИНН, номер Пенсионного фонда, паспортные данные, дата рождения, гражданство, адрес.

Расчет налоговой базы

Раздел 3 является одним из основных. Здесь коммерсант определяет сумму НДФЛ. Как заполняются поля, показано в таблице 2. Все коды доходов, отражаемые в форме (не только в рассматриваемом разделе), берутся из справочников (приказ ФНС России от 13 октября 2006 г. N САЭ-3-04/706@, далее - Справочник).

Перед проверкой исчисленного налога необходимо проконтролировать предоставленные сотруднику вычеты. Напомним, они бывают стандартные, социальные, имущественные*(2) и профессиональные.

Социальные вычеты в карточке не отражаются. Получить их на сумму, истраченную, в частности, на обучение, лечение, покупку лекарств, можно только обратившись в инспекцию (п. 2 ст. 219 НК РФ).

Стандартные вычеты показываются в карточке отдельно по видам (п. 4 таблицы 2). Они распространяются на доходы, облагаемые по ставке 13 процентов. Вычет в размере 400 рублей предоставляется на основании заявления работника и действует до месяца, в котором его доход, рассчитанный нарастающим итогом с начала года, превысил 20 тыс. руб. Вычет на детей (см. п. 1-3 таблицы 1) предоставляется на каждого ребенка и действует до месяца, в котором доход превысил 40 тыс. руб. Если в каком-то месяце общая сумма стандартных вычетов превысит доход за этот же месяц, то в данном месяце сумма, с которой рассчитывается налог, принимается равной нулю, а превышение компенсируется в следующем месяце.

Иными словами, вычет переносится, при этом в соответствующее поле карточки ставится полная сумма вычета данного месяца, она не разделяется. А перенос будет учтен в дальнейшем по строке "Общая сумма с начала года" (письмо Минфина России от 1 марта 2006 г. N 03-05-01-04/41, ФНС России от 15 марта 2006 г. N 04-1-04/154). Положительная разница между суммой стандартных вычетов и суммой доходов на следующий год не переносится.

Профессиональные вычеты. В данном случае речь о вычетах, которые предоставляются по гражданско-правовым договорам и авторским договорам - сумма фактических расходов физлица, связанных с выполнением работ по данному договору (подп. 2, 3 ст. 221 НК РФ).

13 и 30

Ставка НДФЛ зависит от того, является ли сотрудник резидентом РФ или нет. Резиденты - это физлица, фактически находящиеся на территории РФ не менее 183 дней в течение 12 месяцев, следующих подряд. Течение срока фактического нахождения иностранного гражданина на территории РФ начинается на следующий день после календарной даты его прибытия. Даты отъезда и прибытия устанавливаются по отметкам пограничного контроля в документе, удостоверяющем личность.

Если на момент начисления зарплаты работник находился в России менее 183 дней, то ставка НДФЛ - 30 процентов. В дальнейшем, как только время пребывания в России за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начисления зарплаты, превысит 183 дня, ставка НДФЛ меняется на 13 процентов. Сумму налога, рассчитанную ранее с начала года по ставке 30 процентов надо пересчитать, документально подтвердив факт пребывания в России не менее 183 дней в году.

Таблица 2. Заполнение раздела 3 формы 1-НДФЛ

N п/п	Наименование показателя (по форме 1-НДФЛ)		Отражаемые данные
1	"код дохода"		Указываются коды выплачиваемых доходов. Они берутся из справочника (утвержден приказом ФНС России от 13 октября 2006 г. N САЭ-3-04/706@, далее - Справочник). Выданные суммы заносятся в поле того месяца, за который они начислены, независимо от даты выдачи. Касается это всех выплат: зарплаты (аванс и зарплата указываются общей суммой), отпускных, больничных и проч. Например, зарплата за январь, выданная в феврале, указывается в поле "январь". Когда отпуск приходится на 2 месяца, то указывается соответствующая сумма, приходящаяся на каждый месяц
	"код дохода"
	"код дохода"
2	Налоговые вычеты, за исключением стандартных	Код	Помимо стандартных, здесь не указываются имущественные вычеты. В поле попадают:
		Код
		Код	доставляет по гражданско-правовым и авторским договорам (подп. 2, 3 ст. 221 НК РФ); - суммы, которые частично не облагаются НДФЛ (подп. 28, 33 ст. 217 НК РФ), в частности, в пределах 4 тыс. руб. стоимость подарков, полученных от ИП, материальная помощь работнику от ИП. Например, при стоимости подарка 5 тыс. руб., необлагаемая сумма составит 4 тыс. руб., то есть облагается налогом лишь 1 тыс. руб. Если подарки и помощь предоставляются ветеранам, инвалидам ВОВ, лимит - 10 тыс. руб. - вычеты на покупку, реализацию и хранение ценных бумаг (ст. 214.1 НК РФ)
3	Общая сумма доходов за минусом вычетов	За месяц	Указывается сумма до- хода до предоставления стандартных вычетов	Ежемесячная сумма
		С начала года		Общая сумма с начала го- да по итогам конкретного месяца
4	Стандартные налоговые вычеты (ст. 218 НК РФ)	За месяц (101)	По соответствующим кодам ежемесячно показываются предоставляемые вычеты. Если работник получает вычеты на детей-инвалидов, графа дополняется строками с кодами (106) и (107)
		За месяц (102)
		За месяц (103)
		За месяц (104)
		За месяц (105)
		Общая сумма с начала года
5	Имущественные налоговые вычеты	За месяц (311)	Если работник представил уведомление из инспекции о получении имущественного вычета и заявление на предоставление вычета, раздел дополняется данными строками
		За месяц (312)
		Общая сумма с начала года
6	Налоговая база (с начала года)		Показатель рассчитывается ежемесячно как разность строк "Общая сумма доходов за минусом вычетов (с начала года)" и "Стандартные налоговые вычеты (общая сумма с начала года)". Если таблица дополнена строками для имущественного вычета, их общая сумма с начала года тоже вычитается
7	Налог исчисленный		Указывается сумма налога, исчисленного исходя из показателей строки "Налоговая база (с начала года)". Для резидентов налог исчисляется по ставке 13%, для нерезидентов - 30%
8	Налог удержанный		Указывается сумма НДФЛ, удержанная ИП из фактически выплаченных налогоплательщику доходов. Для резидентов строка заполняется нарастающим итогом с начала года, для нерезидентов - по итогам за каждый месяц
9	Долг по налогу за налогоплательщиком		Строки заполняются, если данные по строкам 7 и 8 не совпадают	Указывается разница, когда налог исчисленный больше удержанного
10	Долг по налогу за налоговым агентом
				Указывается разница, когда налог удержанный больше исчисленного
11	Сумма налога, переданная на взыскание		Заполняется, когда ИП не может удержать налог, исчисленный с доходов физлица
12	Возвращена налоговым агентом излишне удержан- ная сумма налога		Сумма налога, возвращенная в связи с перерасчетом налога за прошлые годы (например, в случае ошибки в расчетах по НДФЛ). Осуществляется по заявлению сотрудника. В этом случае задолженность перед работником отражается в поле "На начало налогового периода (Долг по налогу за налоговым агентом)", а также в разделе 8 карточки
Примечание. В форме не предусмотрена нумерация строк

Таблица 3. Заполнение раздела 5 формы 1-НДФЛ

N	Показатель	Отражаемые данные (по месяцам)
1	Код дохода, сумма дохода	Код дохода из справочника и выплаченная сумма
2	Налоговый вычет, предусмотренный пунктом 28 статьи 217 Налогового кодекса по выигрышам и призам в целях рекламы	При выдаче подарков, призов, выданных в целях рекламы товаров, здесь указывается минимум, не облагаемый налогом - 4 тыс. руб.
3	Налоговая база (стр. 1 - стр. 2)	Разница строк 1 и 2
4	Сумма налога исчисленная	Показатель составляет 35 процентов от величины в строке 3
5	Сумма налога удержанная	Указывается сумма налога, фактически удержанная в определенном месяце. ИП вправе удерживать налог из любых денежных средств, выплачиваемых работнику (п. 4 ст. 226 НК РФ)
6	Долг по налогу за налогоплательщиком	Положительная разница показателей строк 4 и 5. В противном случае поле остается пустым
7	Долг по налогу за налоговым агентом	Положительная разница между строками 5 и 4. Это произойдет, если при расчете суммы, с которой определяется налог, произошла ошибка, и налог был излишне удержан
8	Сумма налога, переданная на взыскание в нало- говый орган	Отражается сумма налога, которую удержать невозможно. При этом вы должны сообщить об этом в инспекцию в течение месяца (п. 5 ст. 226 НК РФ)
9	Возвращена налоговым агентом излишне удержан- ная сумма налога	Отражается сумма НДФЛ, которая возвращена работнику в связи с перерасчетом (например, при ошибке в исчислении НДФЛ)

Кодекс не устанавливает перечня подтверждающих документов. В частности, такими документами могут являться справки с места работы, выданные на основании сведений из табелей учета рабочего времени, справки о проживании из гостиниц и любые другие документы, на основании которых можно подтвердить фактическое нахождение физического лица на территории России (письмо Минфина России от 25 августа 2006 г. N 03-05-01-04/251).

Иностранные граждане, пребывающие на территории РФ в связи с заключением долгосрочного трудового договора с организацией-работодателем, предусматривающего продолжительность работы не менее 183 дней, рассматриваются в качестве резидентов. В случае расторжения трудового договора до истечения 183 дней пребывания иностранного гражданина, предприниматель обязан произвести перерасчет НДФЛ на выплаченный доход по ставке 30 процентов.

Отметим, на нерезидентов не заполняются разделы 4 и 5 карточки. В разделе 3 не заполняется строка "Налоговые вычеты за исключением стандартных" в отношении профессиональных вычетов и по ценным бумагам. А также полностью строки "Стандартные налоговые вычеты" и "Имущественный вычет". Нерезиденты не имеют права на них. Поскольку по нерезидентам налог рассчитывается не нарастающим итогом, а ежемесячно, поля "Общая сумма с начала года" не заполняются.

Особые доходы

Раздел 4 предприниматель не заполняет, поскольку он посвящен дивидендам. Их выплачивают фирмы. Раздел 5 заполняется только на резидентов (таблица 3). Здесь указываются доходы, облагаемые по ставке 35 процентов (призы, выигрыши, страховые выплаты по договорам добровольного страхования и др.). Раздел заполняется отдельно по каждому виду доходов. То есть в разделе может быть несколько таблиц, каждая из которых будет посвящена определенному доходу, его код указывается по строке 1.

Итого НДФЛ

Итоговые суммы начисленного и удержанного налога показываются в разделе 6. Этот раздел заполняется только по окончании года либо при увольнении работника, когда его карточка закрывается. Сюда переносятся все величины, которые были рассчитаны в разделах 3-5. Отдельно показываются суммы, облагаемые налогом по ставке 9, 13, 30, 35 процентов. Если карточка заполняется на нерезидента, то заполняется только строка, посвященная ставке НДФЛ в 30 процентов.

Графы "Долг по налогу за налогоплательщиком" и "Долг по налогу за налоговым агентом" заполняются, если на конец года у работника или ИП осталась задолженность по налогу (неудержанные или неперечисленные). Данные, отраженные в этих графах, необходимо перенести в раздел 3 карточки следующего года (поле "На начало налогового периода"). Обратите внимание, в графе "Долг по налогу за налогоплательщиком" не нужно указывать сумму, переданную на взыскание в инспекцию.

Раздел 7 посвящен доходам, которые выплачиваются предпринимателем гражданам при покупке у них имущества, принадлежащего им на праве собственности. НДФЛ с этих сумм коммерсант не перечисляет, тем не менее, порядок заполнения карточки, да и инспекторы, требуют такие суммы отражать. Они попадают в раздел 7.

Раздел 8 заполняется в случае перерасчета НДФЛ за прошлые годы. Отметим, если вы по ошибке не предоставили работнику стандартный вычет или предоставили, но в меньшем размере, перерасчет не проводится. Сотрудник должен заполнить декларацию и по окончании года самостоятельно обратиться в инспекцию с заявлением о вычете и бумагами, подтверждающими право на него (п. 4 ст. 218 НК РФ).

На основании данных карточки 1-НДФЛ заполняется форма 2-НДФЛ, которая предоставляется в налоговую либо (по запросу) сотруднику. В разделе 9 рассматриваемой карточки указываются номера и даты выданных справок по мере их составления.

В. Кузнецова,

аудитор ЗАО "Вече-Инвест"

"Современный предприниматель. Индивидуальный подход к бизнесу", N 1, январь 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) В данном случае налогоплательщиком является сотрудник, иное лицо, на которое предприниматель (налоговый агент) заполняет карточку 1-НДФЛ.

*(2) Об имущественных вычетах подробно говорилось в "СП" N 10, 2007.