В кассу попала фальшивая купюра (Н.А. Теплова, "Упрощенка", N 6, июнь 2010 г.)

В кассу попала фальшивая купюра

К опасным последствиям прогресса относится и тот факт, что с годами количество поддельных денег увеличивается, а их качество улучшается. Многие из тех, кто применяет упрощенную систему, работают с наличностью, и вероятность того, что однажды в выручке обнаружится подлог, довольно велика. Расскажем, как действовать в этом случае. Главный совет очевиден: будьте осмотрительны - отвечать придется самим!

За изготовление, хранение, перевозку и сбыт поддельных денег предусмотрена уголовная ответственность (ст. 186 УК РФ). Установив, что клиент рассчитывается сомнительной банкнотой, кассир должен нажать тревожную кнопку или позвать охранника. Если такой возможности нет, следует запомнить приметы клиента и сообщить в милицию. Но фальшивка может быть выявлена и после расчета за проданный товар (оказанную услугу выполненную работу). Тогда в последующем исходят из того, в какой момент вскрыто чрезвычайное обстоятельство.

Фальшивую банкноту выявили в кассе предприятия

Кредитные организации обязаны принимать сомнительные денежные знаки Банка России и передавать на экспертизу. Так указано в пункте 16.5 Положения о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории России от 24.04.2008 N 318-П (далее - Положение N 318-П). Значит, любая организация или предприниматель вправе обратиться в обслуживающий банк и сдать на проверку купюры, вызывающие подозрение. Предположим, кассир увидел их, подсчитывая выручку. По распоряжению руководителя (индивидуального предпринимателя) банкнота изымается и передается сотруднику, который доставит ее в банк. В бухгалтерском учете соответствующая сумма отражается по дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" и кредиту счета 50 "Касса". Обратите внимание: нельзя использовать счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", так как деньги выделяются не на административно-хозяйственные расходы. Напомним, организации, применяющие упрощенную систему, не обязаны вести бухгалтерский учет в полном объеме (п. 3 ст. 4 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ).

Примечание. Согласно пункту 2 статьи 4 Закона N 129-ФЗ индивидуальные предприниматели независимо от налогового режима освобождены от бухгалтерского учета.

Сомнительные банкноты принимают по заявлению и описи, которые составляются в произвольной форме (п. 16.6 Положения N 318-П). Требуется подготовить один экземпляр заявления и два - описи. В них указывают наименование организации, ее местонахождение (ФИО индивидуального предпринимателя и его местожительство), общую сумму денег, сдаваемых на экспертизу, дату и заверяют сведения подписью руководителя (предпринимателя). В описи, кроме того, фиксируются реквизиты купюр (номинал, год образца, серия и номер).

На основании полученных документов работник банка оформляет мемориальный ордер 0401108 в двух экземплярах, подписывает второй экземпляр описи и проставляет на нем штамп банковской кассы (п. 16.7 Положения N 318-П). Вторые экземпляры описи и мемориального ордера вручаются представителю фирмы, который принес банкноты на экспертизу. В бухгалтерском учете сданную сумму переносят с кредита счета 73 в дебет счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

Примечание. Форма мемориального ордера представлена в приложении 1 к Указанию Банка России от 29.12.2008 N 2161-У.

Подозрительные купюры отправляют на экспертизу в учреждение Банка России. Если будет установлено, что они поддельные, их не вернут, а передадут в территориальный орган внутренних дел (п. 16.10 Положения N 318-П). По просьбе фирмы ей сообщается, в какой именно.

В течение пяти рабочих дней после получения акта экспертизы денежных знаков 0402156 кредитная организация предоставляет его копию клиенту. Если купюры признаны ненастоящими, убыток списывается в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", если подлинными - сумма зачисляется на банковский счет организации (п. 16.13 Положения N 318-П) и отражается по кредиту счета 76 и дебету счета 51 "Расчетный счет".

При упрощенной системе в налоговую базу включаются затраты, указанные в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ. В его перечне нет позиции, которая бы относилась к найденным в выручке фальшивым банкнотам, и признать потерянную сумму в расходах не удастся.

Фальшивую банкноту выявил кассир банка

Согласно пункту 6 Порядка ведения кассовых операций в России, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.0993 N 40 (далее - Порядок), все предприятия обязаны сдавать в банк сверхлимитный остаток наличности в сроки, согласованные с обслуживающими банками. Как правило, в этих целях прибегают к услугам инкассаторов. Следовательно, если кассир не заметит ненастоящую банкноту, ее могут обнаружить в банке.

Обычно банковские сотрудники выявляют сомнительные денежные знаки, пересчитывая доставленные деньги. Тогда в акте вскрытия инкассаторской сумки и акте пересчета вложенной наличности дополнительно указываются реквизиты подозрительных банкнот (п. 16.8 Положения N 318-П). Потом оформляется мемориальный ордер, на оборотной стороне которого тоже приводятся упомянутые реквизиты. Документы направляются заведующему кассой банка, а затем - в учреждение Банка России на экспертизу. Как мы говорили, поддельную купюру организация обратно не получит.

В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

Дебет 57 Кредит 50

- сдана выручка инкассаторской службе;

Дебет 51 Кредит 57

- сумма выручки зачислена на расчетный счет (кроме номинала сомнительной купюры);

Дебет 94 Кредит 57

- учтена недостача в сумме неплатежеспособной купюры.

При налогообложении фальшивая банкнота не учитывается. Среди "упрощенцев" немало фирм с небольшим денежным оборотом, где наличность чаще всего доставляет в банк кассир или бухгалтер. Банковский сотрудник, обнаруживший сомнительную купюру во время приема выручки, оформляет справку 0402159 в двух экземплярах (п. 16.1 Положения N 318-П). Форма справки 0402159 дается в приложении 15 к Положению N 318-п. Второй экземпляр со штампом кассы банка предназначается фирме, представителю которой обязаны предъявить купюру, имеющую признаки подделки, для сверки ее реквизитов с приведенными в справке. Потом заполняется мемориальный ордер 0401108.

В бухучете выявление фальшивой купюры при доставке наличности в банк сотрудником компании отражается так же, как в случае обращения к инкассаторской службе.

На заметку. Расходы на покупку техники

Для определения подлинности купюр существуют специальные детекторы (для контроля в отраженном и проходящем свете, с помощью ультрафиолетового или инфракрасного излучения и т.д.). Удастся ли учесть расходы на их покупку при упрощенной системе?

Поскольку оборудование необходимо для того, чтобы избежать потерь, расходы являются обоснованными. Стало быть, условия пункта 1 статьи 252 НК РФ, на которую есть ссылка в пункте 2 статьи 346.16 НК РФ, выполняются.

Оборудование дороже 20 000 руб. включают в основные средства, а издержки отражают равными долями поквартально в течение налогового периода после оплаты и ввода объекта в эксплуатацию (подп. 1 п. 1, п. 3 ст. 346.16 и подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Если же покупка обошлась в 20 000 руб. или меньше, сумму учитывают в материальных расходах (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При упрощенной системе их состав определяется согласно статье 254 НК РФ, в которой указаны затраты на неамортизируемое имущество (подп. 3 п. 1). Их тоже списывают после оплаты и ввода объекта в эксплуатацию.

Возмещение убытков

Выпустив приказ о назначении кассира на работу, руководитель организации должен ознакомить его под роспись с Порядком и заключить договор о полной материальной ответственности за сохранность принятых кассиром ценностей и ущерб, причиненный умышленно или из-за небрежного либо недобросовестного отношения к своим обязанностям (п. 32 и 33 Порядка).

Перед тем как принять решение по поводу возмещения ущерба, необходимо установить его причину (ст. 247 ТК РФ). Для этого работодатель вправе создать комиссию с участием специалистов. Кроме того, с предполагаемого виновника берутся письменные объяснения. Допустим, вина установлена: банкноты, получаемые от покупателей, кассир не проверял детектором валют. Если недостача в пределах среднего месячного заработка сотрудника, ее взыскивают по распоряжению руководителя организации (индивидуального предпринимателя) (ст. 248 ТК РФ). Обратите внимание: распорядиться нужно не позднее одного месяца с того дня, когда был определен размер ущерба. Если же прошло больше месяца или сотрудник не согласен покрыть недостачу, которая превышает среднемесячный заработок виновного, взыскать ее можно только через суд.

Примечание. Неправомерные действия работодателя сотрудник вправе обжаловать в суде.

В бухгалтерском учете сумма, равная номиналу фальшивой банкноты, списывается с Кредита счета 94 в Дебет счета 73, субсчет "Расчеты с персоналом по прочим операциям". Она удерживается из заработка сотрудника или вносится им в кассу. Заметим, общий размер удержаний из каждой выплаты не может превышать 20% заработка (ст. 138 ТК РФ).

В налоговом учете удержанные суммы включаются во внереализационные доходы (п. 1 ст. 346.15 и п. 3 ст. 250 НК РФ).

Пример 1

ООО "Калейдоскоп" применяет УСН (объект налогообложения - доходы минус расходы) и ведет бухгалтерский учет в полном объеме. 30 апреля 2010 года дневную выручку в размере 114 600 руб. отправили с инкассаторами. В тот же день в банке обнаружили две сомнительные купюры достоинством 5000 руб. каждая. Их передали в учреждение Банка России на экспертизу. В акте от 5 мая 2010 года было подтверждено, что они фальшивые.

Рабочее место кассира-операциониста П.Н. Зайцевой оснащено устройством, позволяющим установить подлинность купюр. Однако из ее докладной записки следует, что устройство не использовалось. Поступая на работу, П.Н. Зайцева подписала договор о полной материальной ответственности.

21 мая генеральный директор ООО "Калейдоскоп" издал приказ, согласно которому ущерб компенсируется из заработка сотрудницы. Ее оклад составляет 15 000 руб. Какую сумму следует удержать из заработной платы за май, которую выдадут П.Н. Зайцевой 4 июня?

Условимся, что стандартные и другие налоговые вычеты за май 2010 года Н.П. Зайцевой не предоставляются. НДФЛ равен 1950 руб. (15 000 руб. х 13%).

Общий размер удержаний при каждой выдаче не должен превышать 20% вознаграждения. Значит, сумма, которую можно взыскать в июне, составляет 2610 руб. [(15 000 руб. - 1950 руб.) х 20%]. Оставшиеся 7390 руб. (10 000 руб. - 2610 руб.) будут удержаны позже. Таким образом, 4 июня Н.П. Зайцева должна получить на руки 10 440 руб. (15 000 руб. - 1950 руб. - 2610 руб.).

В налоговом учете 114 600 руб. нужно включить в доходы от реализации (30 апреля), а 2610 руб. - во внереализационные доходы (4 июня). Потери в сумме 10 000 руб., соответствующие достоинству поддельных купюр, в расходах отразить не удастся.

Бухгалтерские проводки представлены в табл. 1.

Таблица 1. Бухгалтерские проводки ООО "Калейдоскоп", связанные с приемом фальшивых купюр и удержанием недостачи из зарплаты кассира-операциониста

N п/п	Содержание операции	Дата	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Документ
1	2	3	4	5	6	7
1	Отражена выручка, полученная в кассу	30.04.2010	50	90-1	114 600	Справка-отчет кассира-операциониста, приходный кассовый ордер
2	Отражена сумма, сданная инкассаторам	30.04.2010	57	50	114 600	Расходный кассовый ордер
3	Отражена сумма, зачисленная на расчетный счет	30.04.2010	51	57	104 600	Выписка банка по расчетному счету
4	Сумма, равная достоинству поддельных банкнот, признана недостачей	05.05.2010	94	57	10 000	Акт экспертизы о признании банкноты неплатежеспособной
5	Отражена сумма ущерба, взыскиваемая с кассира-операциониста	21.05.2010	73-2	94	10 000	Приказ руководителя
6	Удержана сумма ущерба из заработка кассира-операциониста	04.06.2010	70	73-2	2610	Расчетно-платежная ведомость
7	Выплачен заработок кассиру-операционисту	04.06.2010	70	50	10 440	Расчетно-платежная ведомость

Заметим, кассир не всегда возмещает ущерб, даже если с ним заключен договор о полной материальной ответственности. Так, сотрудник, который не обеспечен техническим средством для контроля купюр либо у которого оно неисправно, признается невиновным. Тогда недостача, равная номиналу фальшивой банкноты, списывается в прочие расходы и отражается на счете 91-2.

Пример 2

ООО "Соловушка" применяет УСН (объект налогообложения - доходы минус расходы) и ведет бухгалтерский учет в полном объеме. Выручка за 20 апреля 2010 года составила 75 900 руб. При пересчете денег кассир выявил сомнительную купюру достоинством 5000 руб. и известил руководителя. В тот же день купюра была изъята и передана бухгалтеру, который отнес ее на экспертизу в банк, о чем свидетельствуют вторые экземпляры описи и мемориального ордера. Вскоре общество получило акт экспертизы от 28 апреля 2010 года, в котором указывалось на подделку купюры. Специального технического средства у кассира не было, поэтому по решению руководителя потери из-за фальшивой купюры отнесли на прочие расходы общества. Отразим указанные операции в налоговом и бухгалтерском учете.

1. Налоговый учет. 20 апреля 2010 года включим в доходы от реализации 75 900 руб. (п. 1 ст. 346.15, ст. 249 и п. 1 ст. 346.17 НК РФ). А вот потери из-за получения фальшивой купюры в 5000 руб. учесть нельзя - в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ соответствующий вид затрат не указан.

2. Бухгалтерский учет. Предположим, в ООО "Соловушка" открыты субсчета 73-3 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" и 76-5 "Экспертиза".

Проводки показаны в табл. 2.

Таблица 2. Бухгалтерские проводки ООО "Соловушка", связанные с обнаружением в кассе фальшивой купюры

N п/п	Содержание операции	Дата	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Документ
1	2	3	4	5	6	7
1	Изъята из кассы сомнительная денежная купюра	20.04.2010	73-3	50	5000	Расходный ордер, распоряжение руководителя
2	Денежная купюра отправлена на экспертизу в банк	20.04.2010	76-5	73-3	5000	Мемориальный ордер
3	Учтена неплатежеспособная купюра	28.04.2010	94	76-5	5000	Акт экспертизы о признании купюры неплатежеспособной
4	Учтены расходы из-за получения фальшивой купюры	28.04.2010	91-2	94	5000	Приказ директора

Н.А. Теплова,

эксперт журнала "Упрощенка"

"Упрощенка", N 6, июнь 2010 г.