Режим гибкого рабочего времени (И. Богатый, "Практический бухгалтерский учет", N 7, июль 2010 г.)

Режим гибкого рабочего времени

При приеме на работу сотрудников работодатель в большинстве случаев устанавливает им режим нормальной продолжительности рабочего времени с полным рабочим днем.

Напомним, что под рабочим временем понимается время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени. К таковым периодам относятся:

время простоя не по вине работника (ст. 157 ТК РФ);

специальные перерывы для обогревания и отдыха, предоставляемые работникам, работающим в холодное время года на открытом воздухе или в закрытых необогреваемых помещениях, а также грузчикам, занятым на погрузочно-разгрузочных работах (ст. 109 ТК РФ);

специальные перерывы для водителей на междугородных перевозках (п. 19 Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей, утвержденного приказом Минтранса России от 20.08.04 N 15);

дополнительные перерывы для кормления ребенка, предоставляемые работающим женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет (ст. 258 ТК РФ);

периоды выполнения основных и подготовительно-заключительных мероприятий (подготовка рабочего места, получение наряда, получение и подготовка материалов, инструментов, ознакомление с технической документацией, подготовка и уборка рабочего места, сдача готовой продукции и т.п.), предусмотренных технологией и организацией труда и др.

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ).

Режим рабочего времени должен предусматривать:

продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя);

продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены);

время начала и окончания работы;

время перерывов в работе;

число смен в сутки, а также чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а для работников, режим рабочего времени которых отличается от общих правил, установленных у данного работодателя, - трудовым договором (ст. 100 ТК РФ).

Со временем, а иной раз и сразу между работодателем и сотрудником обговаривается возможность работы в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ). Указанный режим Трудовым кодексом РФ отнесен к специальным режимам работы, в число которых также входят:

ненормированный рабочий день (ст. 101 ТК РФ);

сменная работа (ст. 103 ТК РФ);

суммированный учет (ст. 104 ТК РФ);

разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).

При работе в режиме гибкого рабочего времени начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня (смены) определяются по соглашению сторон (ст. 102 ТК РФ).

Такой режим рабочего времени был апробирован в 80-х годах прошлого столетия. Именно тогда появились для него регламентирующие документы:

Положение о порядке и условиях применения скользящего (гибкого) графика работы для женщин, имеющих детей (утв. постановлением Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС от 06.06.84), и

Рекомендации по применению режима гибкого рабочего времени в организациях отраслей народного хозяйства (утв. постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 30.05.85).

В последовательности появления документов он и использовался: сначала для женщин, имеющих детей, а потом и для других лиц.

Отметим, что указанные документы как иные нормативные правовые акты бывшего Союза ССР, действующие на территории РФ в пределах и в порядке, которые предусмотрены Конституцией РФ, постановлением Верховного Совета РСФСР от 12.12.91 N 2014-1 "О ратификации Соглашения о создании Содружества Независимых Государств", применяются постольку, поскольку они не противоречат ТК РФ (ст. 423 ТК РФ).

Повод для установления

Необходимость установления режима гибкого рабочего времени может быть вызвана субъективными обстоятельствами в жизни работника или особенностями выполняемой трудовой функции.

В первом случае причинами пожелания работать в рассматриваемом режиме рабочего времени являются личные обстоятельства в жизни работника: необходимость присмотра за детьми в определенное время либо ухода за родственником; обучение сотрудника в определенное время и т.д.

Нередко в офисе сотрудником выполняется лишь часть работы, остальную же ему приходится выполнять вне рабочего места (например, агенты, работа которых связана с разъездами в пределах одного населенного пункта). Связь с работодателем в этом случае поддерживается посредством мобильного телефона и компьютера.

В последнее время растет число сотрудников, которые основную работу выполняют дома, а в офис приходят лишь для координации действий. И это нередко позволяет получать более эффективные результаты.

Установление режима гибкого рабочего времени имеет как положительные, так и отрицательные стороны. К положительным можно отнести:

возможность без стрессов добираться до работы всем сотрудникам, даже живущим в удаленных от рабочего места районах;

обеспечение оптимальных условий труда для лиц, по физиологическим параметрам работающих наиболее эффективно ранним утром или поздним вечером;

решение проблемы хронической усталости, вызванной недосыпанием или переработкой;

нормализацию отношений в коллективе и с руководством, поскольку время присутствия одновременно всех сотрудников на рабочем месте сокращается и вероятность столкновения интересов работающих уменьшается. При этом наблюдается большая открытость, доверие, что положительно сказывается на отношении работника к организации и выполняемой работе;

возможная экономия на аренде офисных помещений.

Выполнение служебных обязанностей в условиях гибкого рабочего времени требует от самого работника более высокой дисциплины, ответственности, умения распределять свое рабочее время и предоставлять результаты к установленному руководителем сроку.

Вместе с тем такой режим рабочего времени подходит не всем. Если:

работник связан производственным процессом с другими работниками;

работа должна выполняться в специальных производственных помещениях;

в течение рабочего дня руководству требуются документы и определенные сведения от сотрудника и т.д., -

то режим гибкого рабочего времени для него не приемлем.

Нецелесообразно применение режима гибкого рабочего времени в непрерывных производствах, в условиях 3-сменной работы в прерывных производствах, при 2-сменной работе, если отсутствуют свободные рабочие места на стыках смен, а также в ряде случаев, определяемых спецификой производства.

При введении рассматриваемого режима могут возникнуть проблемы и психологического характера в коллективе (зависть, раздражение), если часть работников продолжает выполнять свои трудовые обязанности по обычному нормированному рабочему графику.

Преобладание возможных плюсов над предполагаемыми минусами позволит руководителю принять решение о введении режима гибкого рабочего времени.

Примечание. Нецелесообразно применение режима гибкого рабочего времени в непрерывных производствах, в условиях 3-сменной работы в прерывных производствах, при 2-сменной работе, если отсутствуют свободные рабочие места на стыках смен, а также в ряде случаев, определяемых спецификой производства.

Таким образом, использование рассматриваемого режима рабочего времени имеет место в тех случаях, когда по каким-либо причинам (бытовым, социальным и т.д.) дальнейшее применение обычного режима рабочего времени затруднено или малоэффективно, а также когда указанный режим обеспечивает более экономное использование рабочего времени.

Характерные особенности

Режим гибкого рабочего времени - это форма организации труда, при которой для отдельных работников или коллективов структурных подразделений допускается (в определенных пределах) саморегулирование начала, окончания и общей продолжительности рабочего дня. При этом требуется полная отработка установленного законом суммарного количества рабочих часов в течение принятого учетного периода. Применение рассматриваемого режима должно содействовать наиболее целесообразной организации производства и труда, повышению его дисциплины и эффективности и обеспечивать наилучшее сочетание экономических, социальных и личных интересов работников с интересами производства.

Основным элементом режима гибкого рабочего времени являются скользящие (гибкие) графики работы. Они устанавливаются по соглашению между работодателем и работниками. Соглашение об использовании рассматриваемого режима рабочего времени может быть достигнуто как на определенный срок, так и без его указания. Введение режима гибкого рабочего времени оформляется приказом (распоряжением) работодателя.

Указанный режим может применяться как при нормальном режиме работы по пятидневной (шестидневной) рабочей неделе, так и при других режимах работы.

Пример 1

Женщина, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, которому не исполнилось еще 1,5 лет, и работающая на условиях неполного рабочего времени, обращается к работодателю предоставить ей возможность работать еще и в режиме гибкого рабочего времени, то есть она хочет работать по гибкому графику в режиме неполного рабочего времени.

Трудовым кодексом РФ предусматривается возможность для женщины, находящейся в отпуске по уходу за ребенком, работать на условиях неполного рабочего времени. При этом заработная плата ей начисляется пропорционально отработанному времени и за ней сохранится право на получение ежемесячного пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет (абз. 3 ст. 256 ТК РФ).

Аналогичной нормы, в случае если бы данная женщина работала на условиях гибкого времени, в действующем законодательстве РФ о труде не существует.

Поэтому если молодая мама просит перевести ее с режима неполного рабочего времени на гибкий режим работы, то работодатель вправе, но не обязан удовлетворить ее просьбу.

Положительное решение работодателя при установлении сотруднице только режима гибкого рабочего времени ставит ее перед необходимостью выйти из отпуска по уходу за ребенком. А это в свою очередь приводит к невозможности получения ежемесячного пособия по уходу за ребенком.

Если же работодатель установит гибкий график без аннулирования неполного рабочего времени, то право на ежемесячное пособие по уходу за ребенком за работницей будет сохранено. В таких условиях при изменении начала и окончания рабочего дня сотруднице надлежит выполнять установленную ей норму рабочего времени, то есть ту, какая была оговорена в рамках режима неполного рабочего времени.

Режим гибкого рабочего времени может быть установлен и совместителям. Напомним, что продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать четырех часов в день. В дни, когда по основному месту работы совместитель свободен от исполнения трудовых обязанностей (например, находится в отгуле), он может работать по совместительству полный рабочий день (смену). В течение одного месяца (другого учетного периода) продолжительность рабочего времени при совместительстве не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени, установленной для соответствующей категории работников (ст. 284 ТК РФ).

Применение режима гибкого рабочего времени:

не вносит изменений в условия нормирования и оплаты труда работников, в порядок начисления доплат и премий;

не отражается на предоставлении льгот, начислении трудового стажа и других трудовых правах.

Перерыв в течение рабочего дня (смены), ежедневный (междусменный) отдых, выходные дни (еженедельный непрерывный отдых), нерабочие праздничные дни, отпуск и т.д. для данной категории работников предоставляются в соответствии с нормами ТК РФ.

Использование этого режима работы не влияет на внесение необходимых записей в трудовые книжки работников, которые находятся на этом режиме.

Составными элементами режима гибкого рабочего времени являются:

переменное (гибкое) время;

фиксированное время;

перерыв для питания и отдыха;

продолжительность (тип) учетного периода.

Переменное (гибкое) время - это время в начале и конце рабочего дня (смены), в пределах которого работник вправе начинать и заканчивать работу по своему усмотрению.

Фиксированное время - это время обязательного присутствия на работе всех работающих по рассматриваемому режиму в данном подразделении. По значимости и продолжительности это основная часть рабочего дня. Фиксированное время позволяет обеспечивать нормальный ход производственного процесса и осуществлять необходимые служебные контакты. Наряду с фиксированным временем наличие двух интервалов переменного времени позволяет отработать необходимое общее количество рабочих часов в принятом учетном периоде.

Перерыв для питания и отдыха обычно разделяет фиксированное время на две примерно равные части. Фактическая его продолжительность не включается в рабочее время.

Продолжительность (тип) учетного периода определяет календарное время, в течение которого каждым работником должна быть отработана установленная законодательством норма рабочих часов.

Возможны следующие варианты продолжительности учетного периода:

учетный период, равный рабочему дню. В этом случае продолжительность рабочего дня полностью отрабатывается в тот же день;

учетный период, равный рабочей неделе, когда его продолжительность, установленная в рабочих часах, полностью отрабатывается в течение данной рабочей недели;

учетный период, равный рабочему месяцу, - установленная месячная норма рабочих часов полностью отрабатывается в течение данного месяца;

учетный период, равный кварталу, когда его продолжительность, установленная в рабочих часах, полностью отрабатывается в течение конкретного квартала.

В качестве учетного периода могут применяться иные периоды времени (рабочая декада), которые наиболее удобны для работодателя и работников.

Конкретная продолжительность составных элементов режима гибкого рабочего времени устанавливается работодателем. Варианты построения графиков гибкого рабочего времени могут различаться в зависимости от принятого учетного периода, временных характеристик каждого из составных элементов режима, а также по условиям их применения в различных структурных подразделениях (сменах).

При этом, как правило, максимально допустимая продолжительность рабочего дня (в условиях 40-часовой рабочей недели) в отдельные дни не может превышать 10 часов. В исключительных случаях, определяемых условиями работы организации или иными обстоятельствами, максимальная продолжительность времени пребывания на работе (вместе с перерывом для питания и отдыха) допускается в пределах 12 часов.

Как приведено в примере, в случае применения рассматриваемого режима в условиях неполного рабочего времени его норма должна быть скорректирована с учетом фактически установленной недельной или месячной нормы.

В приложении N 2 к Положению об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха операторов связи, имеющих особый характер работы (утв. приказом Минсвязи России от 08.09.03 N 112), приведен перечень категорий работников организаций связи, для которых может устанавливаться режим гибкого рабочего времени. К ним относятся:

работники, выполняющие работы по устранению аварий и повреждений средств связи;

сотрудники радиоцентров, радиостанций, телевизионных центров, ретрансляционных телевизионных станций, радиовещательных станций и радиотрансляционных узлов, радиорелейных магистралей при работе этих организаций сеансами;

работники центров управления системами и сетями спутниковой связи и вещания, станций спутниковой связи и приема-передачи программ телерадиовещания, изображений газетных полос при работе этих объектов круглосуточно или сеансами;

операторы связи, занятые на производственных операциях по приему-отправке, погрузке-разгрузке, перевозке почты, сортировке письменной корреспонденции, экспедированию периодических изданий, выемке писем из почтовых ящиков.

Проведя соответствующую экстраполяцию, работодатели, занимающиеся другими видами деятельности, могут воспользоваться указанным перечнем при решении вопроса о вводе режима гибкого рабочего времени.

Обязательным условием применения этого режима является обеспечение точного учета отработанного времени, выполнения установленного производственного задания каждым работником и действенного контроля за наиболее полным и рациональным использованием рабочего времени каждым работником в периоды как гибкого, так и фиксированного времени.

Учет времени, отработанного каждым работником, ведется руководителями подразделений, мастерами, бригадирами или специально выделенными работниками. При этом применяются самые различные методы и средства учета. В одних случаях производятся записи в специальных карточках или журналах, в других применяются индивидуальные счетчики времени или штамп-часы.

Данные об отработанном времени фиксируются в табеле учета рабочего времени (унифицированные формы N Т-12 и N Т-13, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 N 1). Ведь именно из этого документа берется информация для расчета оплаты труда (часть 2 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. тем же постановлением Госкомстата N 1).

Работодатель должен позаботиться о том, чтобы работник имел возможность отработать суммарное количество рабочих часов в течение установленного учетного периода.

Работающие по режиму гибкого рабочего времени могут привлекаться к сверхурочной работе и в выходные и нерабочие праздничные дни только в порядке и по основаниям, указанным в статьях 99 и 113 ТК РФ.

В случае выполнения сверхурочных работ лицами, переведенными на режим гибкого рабочего времени, почасовой учет этих работ ведется суммарно по отношению к установленному учетному периоду. Поэтому сверхурочными считаются только часы, переработанные сверх установленной для этого периода нормы рабочего времени. Их оплата производится в соответствии с действующим законодательством РФ о труде - в полуторном размере за первые два часа, в двойном за остальные часы сверхурочной работы (ст. 152 ТК РФ).

При выполнении же работы вне организации, например при направлении работника в служебную командировку, режим гибкого рабочего времени не применяется. Учет рабочего времени в этом случае ведется, как при обычном режиме работы.

Документальное оформление

Как было сказано выше, режим рабочего времени согласно статье 100 ТК РФ устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, а для работников, режим рабочего времени которых отличается от общих правил, установленных у данного работодателя, - трудовым договором. Поэтому если локальными нормативными актами установлен только нормированный рабочий день, а работа принимаемого сотрудника будет осуществляться в режиме гибкого рабочего времени, то соответствующее положение надлежит включить в заключаемый трудовой договор.

Если же в процессе трудовой деятельности отдельных работников необходимо перевести на работу в рассматриваемом режиме рабочего времени, то перевод осуществляется в соответствии со статьей 74 ТК РФ как изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда. В частности, необходимо письменно уведомить об этом работника не позднее чем за два месяца до введения данного режима рабочего времени.

Когда инициатива по использованию режима гибкого рабочего времени исходит от работника, то на основании поступившего работодателю соответствующего заявления заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. В соглашении следует указать график работы, период, на который он устанавливается, и иные существенные условия перевода на этот режим работы.

Индивидуальный график работы может быть оформлен и отдельным документом, который утверждается приказом (распоряжением) работодателя.

По окончании периода, на который был установлен режим гибкого рабочего времени, дополнительные документы не оформляются, работник автоматически переводится на прежний график работы. Если же в соглашении не была указана дата окончания перевода на режим гибкого рабочего времени, то необходимо оформить соответствующее дополнительное соглашение и приказ об отмене гибкого режима рабочего времени.

Не исключено, что инициатором отмены данного режима будет сам сотрудник. В этом случае основанием для оформления приказа об отмене гибкого режима рабочего времени становится письменное его заявление, в котором желательно было бы указать мотивы по изменению режима работы.

Оплата труда

Выше отмечалось, что применение режима гибкого рабочего времени не вносит изменений в условия нормирования и оплаты труда работников, в порядок ее начисления. Поэтому оплата труда сотрудникам с гибким графиком работы осуществляется по общим правилам начисления зарплаты, установленным в организации. Основаниями для начисления зарплаты сотруднику являются:

должностной оклад;

доплаты и надбавки, предусмотренные для данной должности;

положение о премировании и т.д.;

фактически отработанное время за учетный период.

Еще раз повторимся, что при этом режиме требуется полная отработка установленного законом суммарного количества рабочих часов в течение принятого учетного периода. Нормальное же число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени.

Исходя из продолжительности учетного периода времени возможно три варианта соотношения между ним и периодом начисления заработной платы сотруднику:

учетный период времени меньше периода, за который начисляется заработная плата работнику;

учетный период равен периоду начисления;

учетный период больше периода начисления.

Вариант 1: учетный период времени меньше периода, за который начисляется зарплата.

Пример 2

Работодателем установлен учетный период времени в виде недели, должностной оклад работника - 15 600 руб. В июне работник фактически отработал 160 часов, которые по учетным периодам подразделяются следующим образом: в первые три недели месяца с 1 по 4, с 7 по 11 и с 15 по 18 июня - по 32 часа, с 21 по 25 июня - 40 часов, с 28 по 30 июня - 24 часа. Месячная норма времени в июне 2010 года - 167 часов.

Работник полностью отработал четыре из пяти учетных периодов, приходящихся на июнь. Зарплата же ему начисляется исходя из фактически отработанных часов за месяц независимо от фактически отработанных часов за каждый учетный период (неделю). Следовательно, за июнь работнику будет начислено 14 946,11 руб. (15 600 руб. / 167 ч х 160 ч).

Вариант 2: учетный период равен периоду начисления.

Пример 3

Несколько изменим условия примера 2: учетный период времени - месяц, в июне работник фактически отработал 174 часа.

В июне сотрудник фактически отработал большее количество часов, чем предусмотрено нормой времени (174 > 167).

При суммированном учете рабочего времени ежедневная переработка более восьми рабочих часов не рассматривается как сверхурочная. Общее же количество сверхурочных часов можно определить только по окончании учетного периода. Для этого необходимо сравнить количество фактически отработанных часов и норму рабочего времени за этот период. Разница составит количество часов сверхурочной работы. Следовательно, таковых в июне у работника оказалось 7 ч (174 - 167).

Порядок разделения сверхурочных часов на первые два и последующие при суммированном учете рабочего времени в указанной статье 152 ТК РФ не прописан. Минздравовцы же констатировали, что данной статьей устанавливается единый порядок оплаты часов сверхурочной работы. Таким образом, при суммированном учете рабочего времени исходя из определения сверхурочной работы подсчет часов переработки ведется после окончания учетного периода. В этом случае работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, а за все остальные часы - не менее чем в двойном размере (письмо Минздравсоцразвития России от 31.08.09 N 22-2-3363).

Следовательно, в отличие от поденного учета рабочего времени, при котором первые два часа могут регистрироваться за каждый день, когда была сверхурочная работа, при суммированном учете рабочего времени из общей суммы определенных по итогам учетного периода как сверхурочные часы первые два часа выделяются только один раз.

За отработанные 167 часов в июне работнику полагается оклад - 15 600 руб. За первые два часа сверхурочной работы ему начислят 280,24 руб. (15 600 руб. / 167 ч х 2 ч х 1,5), за оставшиеся сверхурочные 5 ч (7 - 2) - еще 934,13 руб. (15 600 руб. : 167 ч х 5 ч х 2). Таким образом, работнику за этот месяц будет начислено 16 814,37 руб. (15 600 + 280,24 + 934,13).

Вариант 3: учетный период больше периода начисления.

Пример 4

Уточним условие примера 2: учетный период времени - квартал. Работник во II квартале 2010 года фактически отработал 487 часов, в том числе: в апреле - 168 часов, в мае - 144 часа, в июне - 175 часов. Норма времени за данный квартал - 494 ч (175 + 152 + 167), где 175 и 152 - месячные нормы времени в апреле и мае.

Хотя в апреле сотрудник не отработал месячную норму времени (168 < 175), ему начисляется полностью должностной оклад - 15 600 руб., поскольку общее количество отработанных часов может быть определено лишь в последний день второго квартала - 30 июня.

В мае ему также начисляется полный оклад -15 600 руб.

За учетный период сотрудник не отработал норму времени (487 < 494). Поскольку указанная норма не отработана полностью, то заработная плата работнику будет начисляться пропорционально отработанному времени. Для этого необходимо определить часовую тарифную ставку и умножить ее на количество фактически отработанных часов.

Для расчета почасовой тарифной ставки необходимо совокупность должностных окладов за учетный период поделить на нормативное количество рабочих часов в учетном периоде. Искомое значение - 94,74 руб./ч (15 600 руб./мес. х 3 мес. / 494 ч) - затем перемножается на фактически отработанное время, в результате получаем причитающийся работнику размер вознаграждения за труд за учетный период - 46 136,84 руб. (94,74 руб./ч х 487 ч). Для определения же величины заработка за июнь из этой суммы вычитаются начисления, произведенные ранее - в апреле и мае. Следовательно, в июне его заработок - 14 936,84 руб. (46 136,84 - 15 600 - 15 600).

В заключение еще раз отметим, что введение режима гибкого рабочего времени осуществляется работодателем по желанию, поскольку обязанность по введению этого режима Трудовым кодексом РФ на него не возложена.

И. Богатый,

аудитор

"Практический бухгалтерский учет", N 7, июль 2010 г.