Заключаем с работником договор аренды автомобиля (О.В. Негребецкая, "Зарплата", N 7, июль 2010 г.)

Заключаем с работником договор аренды автомобиля

Арендовать автомобиль у работника выгоднее, чем платить ему компенсацию. В статье расскажем, как оформить договор аренды автомобиля без экипажа с работником.

О налоговых преимуществах договора аренды автомобиля без экипажа с работником мы рассказали в статье "Арендуем автомобиль у работника: налоги и взносы" на с. 42. А теперь покажем, как составить необходимые документы.

Приказ

Решение арендовать автомобиль отражается в приказе руководителя. Напомним, что в нем следует привести обоснование необходимости аренды. Кроме того, в приказе может быть указан будущий арендодатель и приведено описание свойств автомобиля, необходимых для реализации производственных задач. Помимо решения арендовать автомобиль, в этом документе может содержаться поручение ответственному работнику подобрать подходящий вариант. Образец приказа приведен на с. 63.

Образец приказа

Закрытое акционерное общество

"Сибирская краса"

Приказ N 43 об аренде автомобиля

г. Москва                                                17 мая 2010 года

В связи с ремонтом служебного автомобиля и производственной необходимостью в осуществлении регулярных перевозок сотрудников организации

Приказываю:

1. Для обеспечения бесперебойной работы организации в период с 1 июля по 31 августа 2010 года арендовать легковой автомобиль без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации с выплатой арендной платы в сумме не более 16 000 руб. в месяц.

2. Секретарю Г.З. Рысевой ознакомить сотрудников организации с данным предложением, разместив его на доске объявлений.

3. Юристу И.Е. Лапкиной подготовить проект договора к 20 мая 2010 года.

Генеральный директор             Мурлыкин                   Е.Н. Мурлыкин

С приказом ознакомлены:

юрист                             Лапкина                    Е.И. Лапкина

                                                         17 мая 2010 года

секретарь                         Рысева                      Г.З. Рысева

                                                         17 мая 2010 года

После издания приказа и определения кандидатуры арендодателя стороны согласуют условия аренды и составляют договор.

Договор аренды

Форма и статус договора. Согласно требованиям статьи 643 Гражданского кодекса договор аренды автомобиля без экипажа:

- заключается в письменной форме независимо от срока договора;

- не требует государственной регистрации.

Объект договора. Согласно части 3 статьи 607 ГК РФ в договоре аренды должны быть указаны данные, которые позволяют определенно установить имущество, передаваемое в аренду. Это значит, что в договоре аренды автомобиля нужно указать:

- марку машины;

- год выпуска;

- цвет;

- номер кузова и двигателя;

- государственный регистрационный номер.

Если в договоре аренды эти данные отсутствуют, договор не считается заключенным (ч. 3 ст. 607 ГК РФ).

Обратите внимание: работник не отвечает за недостатки сданного в аренду автомобиля, только если они (ч. 2 ст. 612 ГК РФ):

- отмечены при заключении договора;

- известны арендатору заранее;

- обнаружены арендатором во время осмотра машины при заключении договора.

Также стороны указывают восстановительную стоимость автомобиля по состоянию на момент его передачи арендатору. Она определяется по договоренности сторон.

Цель аренды. Субаренда. Вполне закономерное желание владельца ограничить использование автомобиля стороны могут отразить в договоре. Например, для микроавтобуса оговорить допустимость только пассажирских перевозок и запрет на перевозку грузов. Также стороны вправе условиться о субаренде: разрешается или нет. Если это условие не отразить, арендатор вправе сдавать автомобиль в субаренду без согласия владельца (ст. 647 ГК РФ).

Арендная плата. В договоре следует прописать порядок, условия и сроки внесения арендной платы.

Сроки внесения платежей арендатор и арендодатель определяют самостоятельно. Как правило, арендная плата вносится ежемесячно в виде фиксированного платежа (подп. 1 ч. 2 ст. 614 ГК РФ). В договоре можно установить и иной порядок, например в зависимости от времени работы, пробега, количества выездов (ст. 614 ГК РФ).

Если арендная плата установлена в твердой сумме, то ее размер может изменяться только по соглашению сторон и не чаще одного раза в год. Это предусмотрено частью 3 статьи 614 Гражданского кодекса.

Потребовать уменьшения арендных платежей может только работодатель, если обнаружит недостатки арендованного автомобиля, за которые отвечает работник. Такая норма установлена частью 1 статьи 612 Гражданского кодекса.

Если арендная плата не будет выплачена в срок два раза подряд, то работник может потребовать досрочного расторжения договора (ч. 5 ст. 614 ГК РФ).

Расходы каждой стороны. Гражданское законодательство (ст. 644-646 ГК РФ) возлагает основные расходы по содержанию и эксплуатации автомобиля на арендатора. Однако сторонам оставлена возможность иначе перераспределить обязанности по содержанию (мелкий и капитальный ремонт), страхованию, эксплуатации арендованного автомобиля. Это означает, что в договоре должно быть четко прописано, кто какие расходы несет. Запись о распределении расходов - основа для их признания при исчислении налога на прибыль арендатора.

Остановимся подробнее на расходах на страхование арендованного автомобиля.

Согласно пункту 1 статьи 4 Федерального закона от 25.04.2002 N 40-ФЗ "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств" (далее - Закон N 40-ФЗ) страхование гражданской ответственности владельцев автотранспортных средств является обязательным условием эксплуатации автомобиля. В настоящее время существует обязательное страхование автогражданской ответственности (ОСАГО) и добровольное (КАСКО и ДСАГО) (ст. 4 и 5 Закона N 40-ФЗ) (см. таблицу ниже).

Примечание. Рекомендации Минфина России относительно величины арендной платы

При установлении размера арендных платежей финансисты советуют руководствоваться ценами, сложившимися в вашем регионе (письмо Минфина России от 19.08.2005 N 03-11-04/2/52).

В этой связи нужно обратить внимание на следующее. Возможно, что к моменту передачи машины в аренду работник уже застраховал гражданскую ответственность и в полисе ОСАГО указаны конкретные лица, которые имеют право на управление автомобилем. Если работодатель хочет, чтобы им управляли другие люди, работник должен самостоятельно внести в полис изменения, заключив со страховой компанией дополнительное соглашение о допущении к вождению автомобилем неограниченного числа лиц. Эту обязанность арендодателя рекомендуется прописать в договоре.

Если автомобилем будет управлять человек, не вписанный в страховой полис, то организацию могут оштрафовать на 300 руб. (ч. 1 ст. 12.37 КоАП РФ). Если к управлению автомобилем допущен неограниченный круг лиц, то страховать автогражданскую ответственность водителей арендатора не нужно.

Таблица

Вид договора	Предмет договора
ОСАГО	Страхование риска гражданской ответственности владельца автомобиля, которая может наступить вследствие причинения вреда жизни, здоровью или имуществу других лиц при использовании транспортных средств
КАСКО	Страхование автомобиля от различных рисков - угона (хищение, кража, грабеж, разбой) и ущерба (ДТП, пожар, взрыв, стихийное бедствие и т.д.)
ДСАГО	Дополнительное (к ОСАГО) добровольное страхование на случай: - наступления ответственности, не относящейся к страховому риску по обязательному страхованию, в случаях, перечисленных в пункте 2 статьи 6 Закона N 40-ФЗ (например, при причинении водителем вреда при погрузке груза на транспортное средство или его - разгрузке); - недостаточности страховой выплаты по ОСАГО для полного - возмещения вреда, причиненного жизни, здоровью или имуществу - потерпевших

Обратите внимание: если виновником ДТП будет признан водитель незастрахованного автомобиля, то все расходы, связанные с возмещением ущерба потерпевшей стороне, организация оплачивает за свой счет (п. 6 ст. 4 Закона N 40-ФЗ).

Образец договора аренды приведен на с. 64.

Образец договора аренды

Договор аренды N 3 транспортного средства без экипажа

г. Москва                                                20 мая 2010 года

Гражданин Котовский Василий Александрович (далее - Арендодатель),

с одной стороны, и ЗАО "Сибирская краса" в лице генерального директора Мурлыкина Евгения Николаевича, действующего на основании Устава (далее - Арендатор), с другой стороны, заключили договор аренды о нижеследующем.

1. Предмет договора

1.1. Арендодатель передает во временное владение и пользование Арендатору транспортное средство (далее - автомобиль), находящееся в собственности Арендодателя, без экипажа и оказания услуг по управлению автомобилем и его технической эксплуатации.

1.2. Характеристики автомобиля:

- марка - Nissan Primera 1.6;

- регистрационный знак - К880КК199;

- идентификационный номер (VIN) - SKNBBAP01U1200324;

- тип - легковой;

- категория - В;

- год выпуска - 2006;

- двигатель - N IC17 352522W;

- цвет - черный;

- мощность двигателя (кВт/л.с.) - 85 кВт/116 л.с.;

- паспорт ТС - 77 ПА 293532;

- свидетельство о регистрации транспортного средства - серия 77 РО N 107800.

1.3. На автомобиле установлено дополнительное оборудование - автомобильная охранная система Mongoose, оплата за пользование которой включена в арендную плату.

1.4. Предоставляемый в аренду автомобиль принадлежит Арендодателю на праве собственности, его согласованная стоимость 315 000 руб.

1.5. Арендуемый автомобиль будет использоваться Арендатором для служебных поездок персонала.

1.6. Арендодатель передает Арендатору по акту приема-передачи автомобиль, а также свидетельство о регистрации транспорта, копию паспорта транспортного средства и талон техосмотра.

1.7. После окончания срока договора Арендатор обязан возвратить автомобиль по акту приема-передачи в течение трех дней.

2. Права и обязанности сторон

2.1. Арендатор обязуется:

2.1.1. Своевременно производить арендные платежи.

2.1.2. Нести расходы на содержание автомобиля, его страхование, техобслуживание, капитальный и текущий ремонт, а также расходы, связанные с его эксплуатацией, включая покупку горюче-смазочных материалов, хранение, мойку.

2.1.3. Использовать арендуемый автомобиль по его целевому назначению в соответствии с пунктом 1.5 настоящего договора.

2.1.4. Вернуть автомобиль Арендодателю в надлежащем техническом состоянии с учетом нормального износа.

2.1.5. Не сдавать без письменного согласия Арендодателя автомобиль в субаренду.

2.2. Арендодатель обязуется предоставить Арендатору автомобиль в состоянии, обеспечивающем его нормальную и безопасную эксплуатацию в соответствии с целями аренды, указанными в пункте 1.5 настоящего договора.

2.3. Арендодатель обязуется за свой счет застраховать автомобиль и передать страховой полис Арендатору, пройти технический осмотр автомобиля.

3. Порядок расчетов

3.1. Арендная плата за пользование автомобилем составляет 16 000 (Шестнадцать тысяч) руб. ежемесячно.

3.2. Арендатор обязан выдавать арендную плату из кассы ежемесячно не позднее 5-го числа каждого месяца, следующего за расчетным.

3.3. Арендатор, как налоговый агент Арендодателя, удерживает и перечисляет с арендной платы НДФЛ, составляющий 2080 (Две тысячи восемьдесят) руб. в месяц, согласно порядку и срокам, установленным Налоговым кодексом РФ.

4. Срок действия договора

4.1. Договор заключен на срок с 1 июля по 31 августа 2010 года.

4.2. Каждая из сторон вправе отказаться от исполнения договора, письменно уведомив другую сторону об этом не позднее чем за один месяц. При этом не исполненные к моменту отказа обязательства, в том числе по осуществлению ремонта, оплате расходов на содержание, сохраняются за сторонами.

5. Ответственность сторон

5.1. За нарушение срока внесения арендной платы Арендатор уплачивает Арендодателю пени в размере 0,2% неуплаченной суммы за каждый день просрочки.

5.2. За нарушение срока передачи автомобиля или документов, предусмотренных договором, Арендодатель уплачивает Арендатору пени в размере 0,2% ежемесячной арендной платы за каждый день просрочки.

5.3. Арендатор отвечает за сохранность автомобиля. В случае его утраты или повреждения Арендатор обязан возместить Арендодателю причиненный ущерб в течение 20 календарных дней. Размер возмещения определяется Сторонами.

6. Расторжение договора

6.1. Настоящий договор может быть расторгнут досрочно по письменному соглашению Сторон или в одностороннем порядке в случаях, предусмотренных законодательством.

6.2. По требованию Арендодателя договор может быть досрочно расторгнут судом, если Арендатор:

- использует автомобиль не по назначению;

- в течение одного месяца не выплатит арендную плату;

- предоставит автомобиль в пользование третьим лицам без письменного согласия Арендодателя.

Договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон.

7. Адреса, подписи и банковские реквизиты сторон

Арендатор:                                Арендодатель:

ЗАО "Сибирская краса"                     Котовский Василий Александрович

Адрес: 129336, г. Москва,                 Паспорт серии 42 83 N 674253

ул. Таежная, д. 1                         выдан 12.01.2004

ИНН 7716011503                            ОВД "Тропарево-Никулино"

КПП 771601001                             Адрес регистрации: 119602,

р/с 40702810938220103045                  г. Москва, ул. Ак. Анохина,

в Мещанском ОСБ N 7811                    д. 34, корп. 3, кв. 78

Сбербанка России г. Москвы                ИНН 772908090878

БИК 044525225

Е.Н. Мурлыкин   Мурлыкин                  В.А. Котовский Котовский

М.П.

Прекращение договора. По общему правилу договор аренды прекращается по истечении срока аренды. Если же арендодатель или арендатор захочет расторгнуть договор в любое другое время, то предупредить об этом другую сторону нужно за месяц (хотя в договоре могут быть установлены и иные сроки). Об этом говорится в пункте 2 статьи 610 ГК РФ. Соглашение об изменении или расторжении договора стороны должны оформить в письменной форме (ч. 1 ст. 452 ГК РФ).

При прекращении договора аренды арендатор обязан вернуть арендодателю автомобиль в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором, если в договоре об этом было сказано отдельно (ч. 1 ст. 622 ГК РФ).

Продление аренды. В отношении договора аренды автомобиля без экипажа не действует правило о том, что добросовестный арендатор имеет преимущественное право на заключение договора аренды на новый срок (ч. 2 ст. 642 ГК РФ).

Акт приема-передачи автомобиля

От арендодателя арендатору. Факт передачи автомобиля отражается в акте приема-передачи автотранспортного средства. Его можно составить произвольно или использовать форму N ОС-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7.

В акте надо указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Образец документа приведен на с. 68.

Образец акта

Приложение N 1

к договору аренды

транспортного средства без экипажа

от 20.05.2010 N 3

Акт приема-передачи транспортного средства

г. Москва                                               30 июня 2010 года

Гражданин Котовский Василий Александрович (далее - Арендодатель), с одной стороны, и ЗАО "Сибирская краса" в лице генерального директора Мурлыкина Евгения Николаевича, действующего на основании Устава (далее - Арендатор), с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем.

В целях исполнения Договора аренды транспортного средства без экипажа от 20.05.2010 N 3 Арендодатель передает, а Арендатор принимает транспортное средство со следующими характеристиками:

- марка - Nissan Primera 1.6;

- регистрационный знак - К880КК199;

- идентификационный номер (VIN) - SKNBBAP01U1200324;

- тип - легковой;

- категория - В;

- год выпуска - 2006;

- двигатель - N IC17 352522W;

- цвет - черный;

- мощность двигателя (кВт/л.с.) - 85 кВт/116 л.с.

Повреждения и неисправности на момент передачи: на правом переднем крыле глубокая царапина длиной 20 см, не работает стеклоподъемник правой задней двери, нет уплотнителя стекла правой задней двери.

Стороны подтверждают, что на момент приема-передачи транспортное средство находится в состоянии, пригодном для эксплуатации.

Согласованная стоимость передаваемого автомобиля - 315 000 руб.

Пробег - 44 260 км.

Арендодатель передает, а Арендатор принимает следующие документы:

- паспорт транспортного средства серии 77 ПА N 293532, выданный ГИБДД 2 отд. МОТОТРЭР по ЗАО г. Москвы (копию);

- свидетельство о регистрации транспортного средства серии 77 РО N 107800, выданное ГИБДД 2 отд. МОТОТРЭР по ЗАО г. Москвы;

- талон технического осмотра автомобиля;

- страховой полис ОСАГО.

Арендатор:                                Арендодатель:

ЗАО "Сибирская краса"                     Котовский Василий Александрович

Адрес: 129336, г. Москва,                 Паспорт серии 42 83 N 674253

ул. Таежная, д. 1                         выдан 12.01.2004

ИНН 7716011503                            ОВД "Тропарево-Никулино"

КПП 771601001                             Адрес регистрации: 119602,

р/с 40702810938220103045                  г. Москва, ул. Ак. Анохина,

в Мещанском ОСБ N 7811                    д. 34, корп. 3, кв. 78

Сбербанка России г. Москвы                ИНН 772908090878

БИК 044525225

Е.Н. Мурлыкин   Мурлыкин                  В.А. Котовский Котовский

От арендатора арендодателю. Возврат арендуемой машины работнику также оформляется актом о приеме-передаче объекта основных средств (образец акта приведен на с. 70).

Образец акта приема-передачи автотранспортного средства

Приложение N 2

к договору аренды

транспортного средства без экипажа

от 20.05.2010 N 3

Акт приема-передачи автотранспортного средства

г. Москва                                            1 сентября 2010 года

Мы, нижеподписавшиеся, гражданин Котовский Василий Александрович (далее - Арендодатель), с одной стороны, и ЗАО "Сибирская краса" в лице Мурлыкина Евгения Николаевича, действующего на основании Устава (далее - Арендатор), с другой стороны, составили настоящий акт о том, что Арендатор передал, а Арендодатель принял легковой автомобиль:

- марка - Nissan Primera 1.6;

- паспорт - ТС N 77 ПА 293532;

- регистрационный знак - К880КК199;

- идентификационный номер (VIN) - SKNBBAP01U1200324;

- тип - легковой;

- категория - В;

- год выпуска - 2006;

- двигатель - N IC17 352522W;

- цвет - черный;

- мощность двигателя (кВт/л.с.) - 85 кВт/116 л.с.

Автомобиль передается в исправном состоянии, идентификационные номера автомобиля сверены и соответствуют указанным в документах и в договоре аренды от 20.05.2010 N 3. Комплектность автомобиля проверена.

Арендатор и Арендодатель претензий друг к другу, в том числе имущественных, не имеют.

Е.Н. Мурлыкин           Мурлыкин      В.А. Котовский            Котовский

Оформление отношений сторон по договору аренды автомобиля без экипажа, а также бухгалтерский учет операций, связанных с выполнением обязательств по этому договору, рассмотрим на примерах.

Пример 1. В связи с производственной необходимостью питомник сибирских кошек ЗАО "Сибирская краса" решил арендовать автомобиль на срок с 1 июля по 31 августа 2010 года. Сотрудник организации В.А. Котовский согласился предоставить в аренду свой автомобиль. Автомобиль передан организации 30 июня 2010 года.

Необходимо документально оформить аренду автомобиля и отразить в учете затраты арендатора в июле, начисленные налоги и взносы, если известно, что его расходы составляют:

- 16 000 руб. - арендная плата;

- 2016 руб. - ГСМ;

- 3422 руб. - стоимость приобретенных и замененных запчастей;

- 25 000 руб. - заработная плата водителя Н.Г. Мышкина.

Права на вычеты по НДФЛ водитель не имеет. Тариф страховых взносов на случай травматизма составляет 0,2%.

Решение. Прежде всего генеральный директор издал приказ о необходимости заключения договора аренды с работником (с. 63). Ознакомившись с приказом, В.А. Котовский согласился заключить договор аренды автомобиля без экипажа (с. 64).

Арендованный автомобиль был принят к учету на основании акта приема-передачи автомобиля в аренду (образец документа приведен на с. 68). В учете будут сделаны следующие проводки:

июнь

Дебет 001

- 315 000 руб. - принят на забалансовый учет арендованный автомобиль;

июль

по арендной плате

Дебет 20 Кредит 76

- 16 000 руб. - отнесена на затраты начисленная сумма арендной платы - за автомобиль;

Дебет 76 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- 2080 руб. (16 000 руб. х 13%) - удержан НДФЛ с арендной платы;

Дебет 76 Кредит 51

- 13 920 руб. (16 000 руб. - 2080 руб.) - перечислена работнику арендная - плата.

Страховые взносы и взносы на травматизм с арендной платы не начисляются;

по зарплате водителя

Дебет 20 Кредит 70

- 25 000 руб. - начислена заработная плата водителю автомобиля - Н.Г. Мышкину;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- 3250 руб. (25 000 руб. х 13%) - удержан НДФЛ из заработной платы водителя Н.Г. Мышкина;

Дебет 20 Кредит 69

- 6500 руб. (25 000 руб. х 26%) - начислены страховые взносы на случай - временной нетрудоспособности и в связи с материнством с заработной платы водителя Н.Г. Мышкина;

Дебет 20 Кредит 69

-50 руб. (25 000 руб. х 0,2%) - начислены страховые взносы на случай - травматизма с заработной платы водителя Н.Г. Мышкина;

Дебет 70 Кредит 51

- 21 750 руб. (25 000 руб. - 3250 руб.) - перечислена Н.Г. Мышкину заработная плата;

по материальным расходам на эксплуатацию и содержание арендованного автомобиля

Дебет 20 Кредит 71

- 2016 руб. - списана на затраты стоимость ГСМ на основании авансового - отчета водителя Н.Г. Мышкина;

Дебет 60 Кредит 51

- 3422 руб. - перечислены средства в оплату счета на запасные части;

Дебет 19 Кредит 60

- 522 руб. (3422 руб. : 1,18 х 18%) - отражен "входной" НДС по приобретенным запасным частям на основании счета-фактуры поставщика;

Дебет 10 субсчет "Запасные части" Кредит 60

- 2900 руб. (3422 руб. - 522 руб.) - оприходованы запасные части, приобретенные для установки на арендованный автомобиль по безналичному расчету;

Дебет 20 Кредит 10 субсчет "Запасные части"

- 2900 руб. - списана на затраты стоимость установленных взамен сломавшихся запчастей;

Дебет 68 Кредит 19

- 522 руб. - поставлен к вычету "входной" налог на добавленную стоимость по запасным частям.

Пример 2. По истечении срока действия договора аренды автомобиля без экипажа арендатор решил его не продлевать, поскольку собственный автомобиль организации вернулся из ремонта в исправном состоянии. Необходимо оформить документы, связанные с расторжением договора, сделать проводки.

Решение. Возврат арендуемой машины работнику оформляется актом о приеме-передаче объекта основных средств (образец акта приведен на с. 70). На основании акта приема-передачи возвращенный автомобиль бухгалтер списывает с забалансового учета организации-арендатора (абз. 2 п. 82 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91):

1 сентября 2010 года

Кредит 001

- 315 000 руб. - снят с забалансового учета арендованный автомобиль, переданный работнику - арендодателю.

О.В. Негребецкая,

научный редактор журнала "Зарплата"

"Зарплата", N 7, июль 2010 г.