Ведение личных дел работников. На что следует обратить внимание? (Т. Шадрина, "Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", N 8, август 2010 г.)

Ведение личных дел работников. На что следует обратить внимание?

В любой организации для систематизации данных о работниках кадровики ведут личные карточки по форме Т-2 *(1). Кроме того, могут быть оформлены личные дела сотрудников. О том, обязательно ли вести личное дело, что входит в его состав, как оформляется, ведется и хранится личное дело, мы расскажем в нашей статье.

Обязательность ведения личного дела

В трудовом законодательстве, а также действующих инструкциях по делопроизводству понятие "личное дело" не раскрывается, хотя некоторыми законами установлена обязанность по его ведению. В частности, в силу ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" кадровая служба государственного органа должна вести личные дела государственных гражданских служащих. Причем порядок их ведения регламентирован Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" (далее - Положение). Также обязанность ведения личного дела установлена федеральными законами от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" и от 17.01.1992 N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации".

Получается, что организации и учреждения, не относящиеся к государственной или муниципальной службе, не обязаны оформлять и вести личные дела и могут информацию о работниках систематизировать так, как удобно им. Но мы рекомендуем вести личные дела и иным бюджетным учреждениям, и вот почему.

Данные о работниках, которые систематизируются работодателем, являются персональными в силу Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ) и гл. 14 ТК РФ: персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ). К ним относятся имя, фамилия, дата рождения, адрес, а так же имущественное положение, образование и доходы работника. Работодатель должен соблюдать установленные в отношении таких данных требования, в частности хранить их, при необходимости передавать, а также защищать от неправомерного использования или утраты за свой счет. В этих целях и ведутся личные дела.

Кроме этого, в силу Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации при ликвидации должны передать документы по личному составу на хранение в соответствующий архив. Поэтому оформленные надлежащим образом личные дела легче будет передать на архивное хранение.

Состав личного дела

Итак, как мы сказали выше, личное дело - это комплект документов, содержащих персональные данные работника. Для государственных служащих состав личного дела определен Положением. В частности, к нему приобщаются:

- письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы РФ;

- собственноручно заполненная и подписанная гражданином РФ анкета установленной формы с приложением фотографии;

- документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

- копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

- копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

- копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, присвоении ученой степени, ученого звания;

- копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

- копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;

- экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

- копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

- копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

- копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

- аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

- копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ;

- медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

- иные документы.

В других бюджетных организациях, не относящихся к государственной службе, кадровый работник самостоятельно формирует личное дело, руководствуясь указанным перечнем. Для этого заводится специальная папка (например, картонный скоросшиватель "Дело"), в которую подшиваются документы, касающиеся конкретного работника, в частности:

- личная карточка;

- копии документов об образовании;

- характеристики и рекомендательные письма;

- личные заявления работника, приказы и распоряжения по личному составу, касающиеся данного работника;

- справки, объяснительные, фотографии;

- иные документы.

Оформляем личное дело

Для оформления личного дела рекомендуем пользоваться Положением, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"*(2), а также Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения*(3) (далее - Перечень).

Лучше всего заводить личное дело после оформления трудовых отношений, то есть после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу. Далее все документы, касающиеся работника, для обеспечения надлежащей сохранности и удобства в обращении с личным делом подшиваются и помещаются в отдельную папку.

При первичном оформлении личному делу присваивается учетный номер, заполняются соответствующие позиции на его лицевой обложке и корешке, в него вкладывается внутренняя опись.

Поскольку делом считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в одну обложку*(4), прежде всего нужно оформить его обложку. Для удобства использования и хранения заголовок дела необходимо перенести из номенклатуры дел. Приведем пример.

                 МЛПУ "Городской противотуберкулезный диспансер"

                (наименование предприятия, организации, учреждения)

                                                 /----------------------\

                                                 |Фонд N                |

                                                 |      ----------------|

                                                 |Опись N   2 л/с       |

                                                 |       ---------------|

                                                 |Дело N     2          |

                                                 |       ---------------|

                                                 \----------------------/

                               Личное дело N 26

                         Пахомова Варвара Романовна

                         (фамилия, имя, отчество)

 /----------------------\                      Дата начала: 22.10.2005

 |Фонд N                |                      Дата окончания: 11.05.2010

 |      ----------------|                      На 69 листах

 |Опись N   2 л/с       |                      Хранить 75 лет

 |       ---------------|

 |Дело N     2          |

 |       ---------------|

 \----------------------/

Датами начала и окончания личного дела практически всегда являются даты приказов о приеме на работу и увольнении работника.

Кроме обложки, нужно оформить внутреннюю опись документов и лист-заверитель, а также пронумеровать листы.

Отдельно скажем про внутреннюю опись, которая представляет собой перечень документов, помещенных в личное дело. Она содержит информацию о номерах страниц личного дела, на которых расположен конкретный документ, и помогает быстро его найти. Опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов в течение трудовой деятельности работника. В нее необходимо вносить наименования помещаемых в личное дело документов, количество листов, дату изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ. В случае временного изъятия документа вместо него вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела производится только с разрешения руководителя кадрового отдела. Внутренняя опись подписывается составившим ее лицом с указанием даты составления. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно.

Приведем пример оформления внутренней описи личного дела.

                    Опись документов личного дела

                       Тропининой Анны Петровны

                      -------------------------

                   (фамилия, имя, отчество работника)

N п/ п	Наименование документа	Коли- чест- во лис- тов	Дата выдачи документа	Кому выдан документ	Номера листов дела	Примечание
1	Заявление о приеме на работу	1			1-2
2	Копия диплома об образовании	2	06.07.2010	Петрова А.И., старшая медсестра	3-5	Вернула 12.07.2010
3	Копия свидетельства обязательного пенсионного страхования	1			6	N 325-425-963-52
4	Трудовой договор	5			7-11	от 22.06.2010 N 23-06
5	Приказ о приеме на работу	1			12	от 22.06.2010 N 6-к
...	...	...	...	...	...	...

Специалист отдела кадров          Морозова               /Н.В. Морозова/

Не рекомендуем включать в личные дела документы, имеющие временный срок хранения - до 10 лет (например, справки о составе семьи, о состоянии здоровья и пр.). Срок хранения документа поможет определить Перечень.

Согласно п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) личное дело формируется в течение всего периода работы данного лица в организации.

После увольнения работника дело закрывается, оформляется лист-заверитель и личное дело прошивается. Важно не забыть оформить лист-заверитель, так как он показывает количество листов в деле и изменения в составе и состоянии дела (повреждения документов, присоединение новых документов). Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы.

                         Лист-заверитель дела N 39

В деле прошито и пронумеровано 102 (сто два) листов,

                               ------------

в том числе:

литерные номера листов 10а, 29а, 57б

                       ---------------

пропущенные номера листов

                         -------------

+ листов внутренней описи 3 (три)

                          --------

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов

Специалист отдела кадров               Морозова          /Н.В. Морозова/

20.05.2010

Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором урегулировать вопросы ведения, оформления и хранения личных дел. В таком документе можно предусмотреть упрощенный порядок ведения личных дел (например, не прошивать листы и не составлять опись).

Кадровики часто задают вопрос: можно ли ознакомить работника с его личным делом? Не только можно, но и нужно. В соответствии с Законом N 152-ФЗ работник, как субъект персональных данных, обладает определенными правами на защиту своих данных, имеющихся у работодателя. Статья 89 ТК РФ конкретизирует такие права работника. В частности, работник имеет право на полную информацию о его персональных данных и обработке этих данных, на свободный бесплатный доступ к своим данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

На основании п. 3 ст. 14 Закона N 152-ФЗ доступ к своим персональным данным предоставляется работнику при обращении либо при получении запроса работника или его законного представителя. А статья 20 Закона N 152-ФЗ обязывает работодателя, как оператора персональных данных, при обращении либо при получении запроса работника сообщить ему информацию о наличии персональных данных, а также предоставить возможность ознакомления с ними при обращении работника либо в течение десяти рабочих дней с даты получения его запроса.

Исходя из анализа законодательных актов работник имеет право в любое время ознакомиться со своим личным делом, а работодатель не вправе ему отказать в этом, за исключением случаев, когда:

- обработка персональных данных, в том числе персональных данных, полученных в результате оперативно-разыскной, контрразведывательной и разведывательной деятельности, осуществляется в целях обороны страны, безопасности государства и охраны правопорядка;

- обработка персональных данных осуществляется органами, задержавшими работника по подозрению в совершении преступления, либо предъявившими ему обвинение по уголовному делу, либо применившими к нему меру пресечения до предъявления обвинения, за исключением предусмотренных уголовно-процессуальным законодательством РФ случаев, когда допускается ознакомление подозреваемого или обвиняемого с такими персональными данными;

- предоставление персональных данных нарушает конституционные права и свободы других лиц.

В этих случаях отказ в предоставлении информации должен быть мотивирован и выдан работнику в письменном виде в срок, не превышающий семи рабочих дней со дня обращения или даты получения запроса (ст. 20 Закона N 152-ФЗ).

Порядок передачи личных дел в архив

Личные дела работников должны храниться в отделе кадров. А вот после увольнения личное дело нужно подготовить к передаче в архив. Для этого несколько личных дел объединяются и помещаются в одну обложку путем их сшивания, при этом их объем не должен превышать 250 листов (том).

Материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) располагаются в алфавитном порядке (пофамильно), при этом материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего лица, трудовые отношения с которым прекращены.

Каждое объединенное дело (том) сопровождается внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения). Опись документов можно готовить на компьютере, а дата и подпись ставятся вручную. В конец дела подшивается лист-заверитель дела.

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Согласно п. 337 Перечня личные дела сотрудников должны храниться 75 лет, а личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов фирмы, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, - постоянно.

Ответственность за ведение личных дел

Напомним, что вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, работодатели должны соблюдать нормы и требования Закона N 152-ФЗ и гл. 14 ТК РФ. Поскольку на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуем оборудовать офис отдела кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел (например, приобрести несгораемые шкафы). Помните, что лица, уполномоченные на ведение и хранение личных дел работников, могут привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения этих дел.

Например, в случае разглашения сведений, составляющих государственную и иную тайну, или служебной информации, ставшей известной гражданскому служащему в связи с исполнением им должностных обязанностей, в том числе персональных данных, он может быть уволен с гражданской службы (п. 3 ч. 1 ст. 37 и п. 5 ч. 1 ст. 57 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ).

Административным законодательством также предусмотрены санкции за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). В частности, ст. 13.11 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 5 000 до 10 000 руб. для организации, от 500 до 1 000 руб. для должностного лица.

В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ разглашение информации с ограниченным доступом лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, влечет наложение на должностное лицо административного штрафа в размере от 4 000 до 5 000 руб.

К гражданским служащим могут быть применены нормы уголовного законодательства. Например, если установлена вина гражданского служащего в разглашении персональных данных, относящихся к сведениям, составляющим государственную тайну, то в соответствии со ст. 283 УК РФ его могут наказать арестом на срок от 4 до 6 месяцев либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового. Совершение того же деяния, но повлекшего по неосторожности тяжкие последствия, наказывается лишением свободы на срок от 3 до 7 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.

Незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо оглашение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации в силу ст. 137 УК РФ наказываются штрафом в размере от 20 000 до 50 000 руб. или в размере заработной платы осужденного за период от 2 до 5 месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 ч, либо исправительными работами на срок до 1 года, либо арестом на срок до 4 месяцев, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности и причинили вред правам и законным интересам граждан.

Те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются штрафом в размере от 50 000 до 80 000 руб. либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 4 до 6 месяцев.

Т. Шадрина,

эксперт журнала "Бюджетные учреждения: ревизии

и проверки финансово-хозяйственной деятельности"

"Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", N 8, август 2010 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

*(2) Введен в действие Постановлением Госкомстата РФ от 03.03.2003 N 65-ст.

*(3) Утвержден Росархивом 06.10.2000.

*(4) ГОСТ 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. Постановлением Госкомстата РФ от 27.02.1998 N 28.

Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.

Открыть документ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.