Вход
Лимит кассы (Л. Ларцева, "Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2010 г.)
-
Лимит кассы (Л. Ларцева, "Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2010 г.)
-
Оформление формирования лимита остатка кассы
-
Особенности установления лимита кассы в учреждениях, осуществляющих оперативно-разыскную деятельность
-
Лимит кассы в обособленных подразделениях
-
Ответственность за несоблюдение установленного лимита кассы
Лимит кассы
В соответствии с п. 5 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Письмом ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, организации могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. Как правильно установить лимит кассы? Какими документами оформляется данный процесс? Каковы особенности установления лимита кассы в учреждениях, осуществляющих оперативно-разыскную деятельность? Как распределить лимит между обособленными подразделениями, не являющимися отдельными юридическими лицами? Что грозит учреждению, если оно хранит в кассе деньги сверх установленного лимита? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в данной статье.
Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается ежегодно всем организациям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты (п. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ*(1)).
В течение года лимит остатка кассы может пересматриваться в установленном порядке по обоснованной просьбе организации (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.), а также в соответствии с договором банковского счета.
Для учреждений - распорядителей и получателей средств федерального бюджета, открывших лицевые счета в органах федерального казначейства, лимиты остатка кассы устанавливаются учреждениями ЦБ РФ или уполномоченными кредитными организациями органам федерального казначейства РФ с учетом указанных распорядителей и получателей средств федерального бюджета. Расчет на установление лимита остатка кассы в этом случае представляется органами федерального казначейства с учетом распорядителей и получателей средств федерального бюджета, открывших лицевые счета в органах федерального казначейства в установленном порядке.
Таким образом, в условиях финансирования федерального бюджета и учета операций с внебюджетными средствами через лицевые счета, открытые в ОФК, клиентом учреждения банка по операциям с бюджетными и внебюджетными средствами получателей средств федерального бюджета является не само учреждение-бюджетополучатель, а орган федерального казначейства. Он же в соответствии с возложенными на него функциями устанавливает для получателей бюджетных средств единый лимит остатка кассы по бюджетным и внебюджетным средствам.
Оформление формирования лимита остатка кассы
Для установления единого лимита ОФК представляет в кредитную организацию расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу на указанный год, по форме 0408020. Данная форма приведена в приложении 1 к Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ.
Указанный расчет составляется ОФК методом консолидации предварительно утвержденных им аналогичных расчетов, представленных получателями средств федерального бюджета, открывшими у него лицевые счета.
Следовательно, бюджетные учреждения, в свою очередь, также должны составить указанный расчет.
Рассмотрим порядок расчета лимита кассы и образец заполнения формы 0408020 в соответствии с Письмом Правительства г. Москвы от 23.07.2002 N 23-07/157 "О порядке заполнения отдельных форм документов для выдачи наличных денежных средств".
Пример
В бюджетном учреждении за последние три месяца:
- фактическая налично-денежная выручка составила 6 500 руб.;
- количество рабочих дней за этот период - 65;
- выплаты наличными деньгами (кроме расходов на заработную плату и выплат социального характера) фактически равны 97 500 руб.
Необходимо рассчитать среднедневную, среднечасовую выручку и среднедневной расход для установления лимита кассы, если в учреждении установлен восьмичасовой рабочий день.
Среднедневная выручка и среднедневной расход рассчитываются путем деления соответственно величины фактической выручки и расхода за последние три месяца на количество рабочих дней за этот период.
Таким образом, в данном случае среднедневная выручка равна 100 руб. (6 500 руб. / 65 дн.), а среднедневной расход - 1 500 руб. (97 500 руб. / 65 дн.). Среднечасовая выручка составит 12,5 руб. (100 руб. / 8 ч).
Величина установленного лимита зависит от наличия в учреждении выручки, а также от сроков ее сдачи в банк, а именно:
- если вся полученная выручка сдается в банк ежедневно либо в учреждении вообще отсутствует выручка, лимит остатка кассы устанавливается в размере среднедневного расхода - 1 500 руб.;
- если учреждение сдает выручку на следующий день, лимит остатка кассы устанавливается в размере среднедневной выручки и среднедневного расхода - 1 600 руб. (100 руб. + 1 500 руб.);
- если учреждение сдает выручку один раз в несколько дней, размер лимита должен быть установлен в зависимости от суммы денежной выручки и определенных сроков ее сдачи. Допустим, что срок сдачи выручки установлен в последний рабочий день недели, следовательно, сумма средней выручки за неделю составит 500 руб. (100 руб. x 5 дн.). Учитывая, что среднедневной расход составляет 1 500 руб., размер лимита в данном случае целесообразно установить в объеме 2 000 руб.
Приведем образец заполнения формы 0408020, взяв за основу данные примера. Условимся, что в учреждении выручка сдается раз в пять дней.
Расчет
на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление
разрешения на расходование наличных денег из выручки,
поступающей в его кассу на 2010 год
------
бюджетное учреждение
-------------------------------------------------------------------------
наименование (штамп) предприятия
л/с N 03472000470 - лицевой счет в ОФК по учету бюджетных средств
-------------------------------------------------------------------------
номер счета
л/с N 03472000471 - лицевой счет в ОФК по учету внебюджетных средств
-------------------------------------------------------------------------
наименование учреждения банка
Налично-денежная выручка за последние 3 месяца 6,5 тыс. руб.
--------
(фактическая)
Среднедневная выручка 0,1 тыс. руб.
--------
Среднечасовая выручка 0,125 тыс. руб.
--------
Выплачено наличными деньгами за последние три
месяца (кроме расходов на заработную плату и
выплаты социального характера) (фактически) 97,5 тыс. руб.
--------
Среднедневный расход 1,5 тыс. руб.
--------
Сроки сдачи выручки: ежедневно, на следующий день,
1 раз в 5 дней, при образовании сверхлимитного
-------
остатка (нужное подчеркнуть)
Часы работы предприятия с 9 час. 00 мин. до 18 час. 00 мин.
------ ----- ----- ------
Время сдачи выручки: в объединенную кассу при предприятии,
инкассаторам, в кассу банка, на почту (нужное подчеркнуть) 16 час.
------
00 мин.
----
Испрашиваемая сумма лимита 2,0 тыс. руб.
-----------------------------------
Две тысячи рублей
-------------------------------------------------------------------------
(сумма прописью)
Просим разрешить расходование выручки на командировочные, хозяйственные
--------------------------------
нужды и выплату премий
-------------------------------------------------------------------------
(указать цели расхода)
Руководитель предприятия Иванов И.М. (Ф.И.О.)
-----------------------------------------
Главный бухгалтер Петрова Н.Н. (Ф.И.О.)
------------------------------------------
Решение учреждения банка
Установить лимит остатка кассы в сумме 2,0 тыс. руб.
-------------------------
Две тысячи рублей
-------------------------------------------------------------------------
(сумма прописью)
Разрешено расходование выручки на командировочные, хозяйственные нужды и
---------------------------------------
выплату премий
-------------------------------------------------------------------------
(указать цель)
Руководитель учреждения банка Сидоров А.В. (Ф.И.О.)
----------------------------------
При рассмотрении представленных бюджетополучателями расчетов по форме 0408020 и обращений об установлении им лимитов кассы ОФК не должны необоснованно завышать размеры лимитов остатка кассы, принимая во внимание необходимость обеспечения сохранности денежных средств и недопустимость их нецелевого использования, но и не следует занижать лимит, создавая при этом условия, которые могут повлечь за собой излишнее расходование средств бюджетополучателей. Нужно учитывать, что при установленном небольшом размере лимита остатка кассы ежедневная доставка автотранспортом мелкой выручки в учреждения банка влечет за собой значительные расходы бюджетных средств. В случае же значительных поступлений среднедневной выручки бюджетополучатели должны обеспечивать ее ежедневную доставку в банк.
К сведению. В случае резких изменений в объеме выручки или расхода приводятся данные за последний месяц. Если учреждение образуется вновь, оно показывает в расчете ожидаемую сумму выручки (расхода).
Особенности установления лимита кассы в учреждениях, осуществляющих оперативно-разыскную деятельность
Федеральным законом от 12.08.1995 N 144-ФЗ "Об оперативно-разыскной деятельности" оперативным подразделениям ряда федеральных органов исполнительной власти предоставлено право осуществлять на территории РФ оперативно-разыскную деятельность. Специальный режим работы указанных подразделений нередко приводит к дополнительной потребности в наличных денежных средствах в кассе. В связи с этим возникает вопрос, можно ли установить лимит кассы в сумме, превышающей среднедневной расход наличных денег?
Рассмотрев данный вопрос, Федеральное казначейство в Письме от 19.09.2007 N 42-7.1-15/5.3-360 направляет для использования в работе разъяснения Минфина, приведенные в Письме от 06.09.2007 N 10-8-5/3757.
Данные разъяснения касаются аналогичной ситуации. А именно в департамент бюджетной политики в сфере государственной военной и правоохранительной службы и государственного оборонного заказа поступали обращения отдельных федеральных органов исполнительной власти, в частности МВД, ФСБ, ФТС, связанные с потребностью в наличии остатка денежных средств в кассе бюджетного учреждения на 1 января нового финансового года. Необходимость наличия такого остатка денежных средств была связана с возникновением непредвиденных расходов федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих оперативно-разыскную деятельность в специальном режиме работы.
Учитывая то, что Бюджетный кодекс не содержит прямого запрета на наличие остатка наличных денежных средств в кассе бюджетного учреждения на 1 января нового финансового года, и принимая во внимание специфику работы федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих оперативно-разыскную деятельность, Минфин поддержал их предложения.
Таким образом, департамент не исключает возможности установления лимита остатка кассы в сумме, превышающей ежедневный расход наличных денег, для учреждений, подведомственных главным распорядителям средств федерального бюджета, чья деятельность связана со специальными режимами работы, но только в случае представления соответствующими федеральными органами исполнительной власти обоснованного заключения по данному вопросу.
Лимит кассы в обособленных подразделениях
Согласно абз. 4 п. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ по учреждениям, в состав которых входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и отдельных счетов, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя учреждения.
В данном случае при расчете единого лимита необходимо включать суммы наличных денег, участвовавших в обороте в целом по всей структуре, то есть учитывается денежная масса как головного учреждения, так и его обособленных подразделений.
По представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям учреждений, расположенным вне места его нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим собственные счета, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими их ОФК или кредитными организациями по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений.
Ответственность за несоблюдение установленного лимита кассы
Проверка соблюдения учреждениями лимита проводится согласно Рекомендациям по осуществлению кредитными организациями проверок соблюдения предприятиями порядка работы с денежной наличностью (далее - Рекомендации), приведенными в приложении 7 к Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ. Из названия документа видно, что проверку соблюдения лимита кассы осуществляют кредитные организации (банки).
Кто же производит аналогичную проверку в бюджетных учреждениях, для которых лимит кассы устанавливают органы Федерального казначейства?
В силу п. 41 Порядка ведения кассовых операций в РФ проверки порядка ведения кассовых операций в бюджетных организациях, в том числе соблюдение установленного лимита кассы, осуществляются соответствующими финансовыми органами.
Как правило, если речь идет о федеральных бюджетных учреждениях, такие проверки осуществляются Росфиннадзором. В бюджетных учреждениях, находящихся в ведении субъектов РФ или органов местного самоуправления, полномочия по проверке кассовой дисциплины, как правило, возложены на различные ревизионные отделы или уполномоченных лиц соответствующих финансовых органов.
Для справки. Порядок работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций также служит объектом проверки налоговых органов в рамках осуществления их полномочий по контролю за соблюдением требований к контрольно-кассовой технике, порядком и условиями ее применения, за полнотой учета выручки в организациях (ст. 7 Закона РФ от 21.03.1991 N 943-1 "О налоговых органах Российской Федерации").
По мнению автора, ревизоры, проверяющие соблюдение установленного лимита кассы в бюджетных учреждениях, при организации проверки вправе руководствоваться приведенным выше Регламентом, разработанным для проведения проверки банками.
Для осуществления проверки выбираются сведения о произведенных в проверяемом периоде операциях по поступлениям (зачислению) на счета учреждения наличных денег и их выдачам (списанию) из кассы учреждения банка. Уточняется сумма установленного лимита остатка денег в кассе, наличие разрешения на расходование денежной выручки из кассы предприятия и его условия, согласованный порядок и сроки сдачи выручки на лицевой счет.
Согласно п. 5 Рекомендаций рассматривается соблюдение установленного ОФК лимита остатка кассы на каждый день проверяемого периода. В справке по проверке проставляются данные о лимите остатка кассы, фактических остатках наличных денег в кассе предприятия в дни, когда был превышен лимит.
Определяется общая сумма превышения лимита остатка кассы в проверяемом периоде, а также сверхлимитная кассовая наличность (средняя величина), рассчитанная исходя из общей суммы и количества дней превышения лимита остатка кассы.
При обнаружении ревизорами факта накопления в кассе денежных средств сверх установленного лимита налагается административный штраф в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ:
- на должностных лиц - в размере от 4 000 руб. до 5 000 руб.;
- на юридических лиц - в размере от 40 000 руб. до 50 000 руб.
Следует отметить, что по учреждению, не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе, лимит остатка кассы считается нулевым. При этом денежная наличность, оставшаяся в кассе на конец дня, то есть не сданная на лицевой счет, признается сверхлимитной (п. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ).
Следовательно, учреждение, у которого не установлен лимит кассы, нельзя привлечь к административной ответственности, но лишь только в том случае, если вся денежная наличность в конце каждого дня сдается в банк.
Нельзя привлечь к административной ответственности за превышение лимита остатка кассы и в том случае, если со дня, когда скопившаяся в кассе сумма наличности превысила установленный лимит, прошло более двух месяцев (п. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).
Анализируя арбитражную практику по спорным вопросам кассовой дисциплины, можно сказать, что превышение лимита остатка кассы может быть признано судами как малозначительное нарушение независимо от того, по какой причине произошло такое превышение и на какую сумму превышен лимит (постановления ФАС ВВО от 18.02.2010 N А28-17847/2009, от 25.11.2008 N А28-9474/2008-269/34; ФАС ЦО от 29.06.2009 N А64-79/2009; ФАС ПО от 05.06.2007 N А55-16312/2006-43). Этот вывод сделан судами на основании того, что существенной угрозы общественным интересам данное нарушение не представляет.
В заключение отметим, что учреждения могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для выдачи заработной платы, выплаты социального характера и стипендии не свыше трех рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в учреждении банка (п. 2.6 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ).
Л. Ларцева,
эксперт журнала "Силовые министерства и ведомства:
бухгалтерский учет и налогообложение"
"Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2010 г.
-------------------------------------------------------------------------
*(1) Утверждено Советом директоров ЦБ РФ 05.01.1998 N 14-П.
Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журналы издательства "Аюдар Инфо"
На страницах журналов вы всегда найдете комментарии и рекомендации экспертов, ответы на актуальные вопросы, возникающие в процессе вашей работы. Авторы - это аудиторы-практики, налоговые консультанты и работники налоговых служб, они всегда подскажут вам, как правильно строить взаимоотношения с налоговой инспекцией, оптимизировать налоги законным путем, помогут разобраться в новом нормативном акте, применить его на практике и избежать ошибок в работе.
Издатель: ООО "Аюдар Инфо"