Особенности применения статьи 325 ТК РФ (Е.А. Соболева,"Отдел кадров бюджетного учреждения", N 7, июль 2010 г.)

Особенности применения статьи 325 ТК РФ

Статьей 325 ТК РФ предусмотрено, что работники организаций, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года стоимости проезда в пределах территории РФ к месту отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, а также оплату стоимости провоза багажа весом до 30 кг. В статье расскажем о применении данной нормы к женщинам, работающим в такой организации, но находящимся в отпуске по уходу за ребенком.

В статье 325 ТК РФ сказано, что порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, и членов их семей устанавливается Правительством РФ. В настоящее время правила компенсации указанных расходов (далее - Правила) установлены Постановлением N 455*(1).

Отметим, что Правила относятся только к работникам организаций, финансируемых из федерального бюджета. Для работников организаций, финансируемых из бюджетов субъектов РФ, размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату проезда и провоза багажа к месту отдыха и обратно устанавливаются органами власти субъектов РФ. Для работников организаций, финансируемых из местных бюджетов, - органами местного самоуправления. Однако на практике органы государственной власти субъектов РФ, органы местной власти и другие работодатели закрепляют в соответствующих нормативных актах те же правила, которые разработаны Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета, с некоторыми нюансами. Поэтому за основу возьмем порядок компенсации, установленный на федеральном уровне.

Итак, согласно п. 4 Правил право на компенсацию расходов за первый и второй годы работы возникает у работника организации одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы. В дальнейшем у работника возникает право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы в данной организации - начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годы - начиная с пятого года работы и т.д.

Согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

Также отметим, что перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком женщине по ее желанию предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа работы у данного работодателя (ст. 260 ТК РФ). То есть очередной ежегодный отпуск женщина по своему желанию может использовать как до отпуска по беременности и родам, так и после отпуска по уходу за ребенком.

Обратите внимание! Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется не за календарный год, а за рабочий год. Об этом сказано в Письме Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0.

Согласно ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:

- время фактической работы;

- время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;

- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

- период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;

- время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

Кроме этого, в трудовом законодательстве отмечены периоды времени, которые не засчитываются в стаж работы, на основании которого предоставляется ежегодный отпуск. В соответствии с ч. 2 ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается время:

- отсутствия на работе без уважительных причин, в том числе вследствие отстранения работника от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;

- отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.

Таким образом, исходя из положений ч. 2 ст. 121 ТК РФ, время отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста в стаж работы, дающий право на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно, не включается. А как следует из положений ст. 325 ТК РФ, компенсация расходов происходит только при условии использования работником ежегодного оплачиваемого отпуска.

Несмотря на то, что в соответствии со ст. 260 ТК РФ перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком женщине по ее желанию должны предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа работы у данного работодателя, воспользоваться правом на оплату проезда к месту отдыха и обратно за предыдущий период она сможет в дальнейшем при предоставлении ей очередного оплачиваемого отпуска. Такие разъяснения были даны в Письме Минздравсоцразвития РФ от 15.02.2010 N 217-13.

Компенсации сотрудникам "северных" организаций, финансируемых из федерального бюджета, при предоставлении очередного ежегодного оплачиваемого отпуска

В соответствии с п. 5 Правил компенсируются следующие расходы:

1) оплата стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно к месту постоянного жительства - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей), но не выше стоимости проезда:

- железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

- водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

- воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

- автомобильным транспортом - в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии - в автобусах с мягкими откидными сиденьями;

2) оплата стоимости проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы;

3) оплата стоимости провоза багажа весом не более 30 кг на работника и 30 кг на каждого члена семьи независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов.

Если работник добирается к месту отпуска и обратно на своем личном автомобиле, он также имеет право на компенсацию расходов при документальном их подтверждении. При этом расходы на оплату стоимости израсходованного топлива подтверждаются чеками автозаправочных станций и возмещаются в размере не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспорта, исходя из кратчайшего маршрута следования (п. 8 Правил). В настоящее время нормы ГСМ определяются в соответствии с Методическими рекомендациями нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 N АМ-23-Р Кратчайший путь определяется исходя из транспортных маршрутов в регионе. Об этом сказано в Письме Минздравсоцразвития РФ от 24.09.2006 N 1010-13.

При потере документов на проезд для компенсации расходов работник должен представить документы, подтверждающие его пребывание и членов его семьи в месте проведения отпуска (п. 7 Правил). В этом случае компенсация стоимости проезда будет рассчитана на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему маршруту следования к месту использования отпуска и обратно в размере минимальной стоимости проезда:

- при наличии железнодорожного сообщения - по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;

- при наличии только воздушного сообщения - по тарифу на перевозку воздушным транспортом в салоне экономического класса;

- при наличии только морского или речного сообщения - по тарифу каюты X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, каюты III категории речного судна всех линий сообщения;

- при наличии только автомобильного сообщения - по тарифу автобуса общего типа.

Несмотря на п. 7 Правил, в некоторых случаях сотрудники финансово-бюджетного надзора или налоговой инспекции при проверке считают необоснованными расходы, связанные с компенсацией проезда к месту отдыха и обратно, так как оригиналы документов на проезд отсутствуют и представляются копии. Но суд встает на защиту бюджетных учреждений. Один из примеров - Постановление ФАС ДВО от 05.03.2009 N Ф03-309/2009. В этом деле сотрудники надзорного органа посчитали, что возмещение командировочных расходов по копиям проездных документов, а также возмещение расходов по оплате проезда работникам к месту отдыха и обратно не по тарифу экономкласса не предусмотрено нормами действующего законодательства. Не согласившись с такими выводами, образовательное учреждение обратилось в суд. Суд отметил, что при непредставлении проездных билетов, но при наличии документов, подтверждающих проведение отпуска в другой местности, оплата проезда к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем. Также возмещаются расходы по проезду в отпуск и обратно на личном автомобиле. Суд установил, что работниками образовательного учреждения у ОАО "Приморское агентство авиационных компаний" были приобретены авиационные билеты на проезд к месту отдыха и обратно. Стоимость тарифа на проезд в экономическом классе подтверждена справками ОАО "Приморское агентство авиационных компаний", с которым образовательное учреждение заключило государственный контракт на оказание услуг по бронированию и оформлению проездной документации.

Таким образом, представленные работниками учреждения проездные документы, в том числе авиационные билеты и указанные выше справки, подтверждают оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно к месту постоянного жительства - в размере фактических расходов не выше стоимости проезда воздушным транспортом в салоне экономического класса.

Из сказанного выше следует, что, оплатив стоимость проезда к месту использования отпуска работников и обратно, образовательное учреждение не нарушило нормы действующего законодательства: представленные документы подтверждают, что оплата работникам учреждения стоимости проезда кратчайшим путем к месту отдыха и обратно была произведена по наименьшему тарифу.

По поводу указания надзорного органа на то, что возмещение расходов на проезд в командировку возможно только при наличии подлинного проездного документа, суд отметил: оригинал авиабилета был утерян, но сохранились его копия и доказательства стоимости (тарифа) на авиаперевозку, а значит, возмещение стоимости проезда за счет средств приносящей доход деятельности по копии проездного документа не противоречит нормам действующего законодательства.

Другим примером является Постановление ФАС СЗО от 25.10.2007 N А42-805/2006, в котором налоговая инспекция установила, что общество неправильно определило суммы оплаты стоимости проезда работников к месту отдыха и обратно на личном транспорте - не по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем, а по чекам АЗС и справкам УТЭП.

Суд отметил, что оплата проезда в отпуск и обратно производится перед отъездом в отпуск исходя из примерной стоимости проезда. Окончательный расчет производится по возвращении из отпуска на основании представленных билетов или других оправдательных документов. При непредставлении проездных билетов, но при наличии документов, подтверждающих проведение отпуска в другой местности, оплата проезда к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем. Также возмещаются расходы по проезду в отпуск и обратно на личном автомобиле.

Таким образом, расходы лиц, проживающих в районах Крайнего Севера, по проезду в отпуск и обратно на личном автомобиле возмещаются в том же порядке, что и расходы лиц, не представивших проездные билеты. В таком случае при наличии документов, подтверждающих проведение отпуска в другой местности, расходы возмещаются исходя из наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем, то есть независимо от вида используемого транспорта и от того, кому он принадлежит. Данная позиция также изложена в Решении ВС РФ от 13.07.2005 N ГКПИ2005-753.

В ходе процесса организация представила в подтверждение проезда своих работников к месту использования отпуска на личном автотранспорте чеки автозаправочных станций, расчет расхода бензина по кратчайшему маршруту движения до места проведения отпуска, документы, подтверждающие право собственности на автомобиль и право на управление автомобилем, справки железной дороги о стоимости проезда по наименьшему кратчайшему пути.

Таким образом, организация верно выплатила компенсацию стоимости проезда сотрудника к месту отдыха и обратно.

Обратите внимание! Компенсация расходов работнику предоставляется только по основному месту работы (п. 13 Правил, ст. 287 ТК РФ).

Документы, необходимые для получения компенсации

Для получения компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно работник должен подать письменное заявление не позднее чем за две недели до начала отпуска (п. 11 Правил). В заявлении указываются:

- фамилии, имена, отчества членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки неработающего члена семьи;

- даты рождения несовершеннолетних детей работника;

- место использования отпуска работника и членов его семьи;

- виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться;

- маршрут следования;

- примерная стоимость проезда.

Компенсация расходов производится организацией исходя из примерной стоимости проезда на основании представленного заявления не позднее чем за три рабочих дня до отъезда работника в отпуск (п. 12 Правил).

После окончания отпуска работник должен представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов в течение трех рабочих дней с даты выхода на работу.

Е.А. Соболева,

эксперт журнала "Отдел кадров бюджетного учреждения"

"Отдел кадров бюджетного учреждения", N 7, июль 2010 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Постановление Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 "О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей".