Ваша фирма решила... доставлять товар (О. Власова, "Московский бухгалтер", N 13-14, июль 2010 г.)

Ваша фирма решила... доставлять товар

Затраты, которые несет торговая фирма, приобретая товар, не ограничиваются оплатой его покупной стоимости. Ведь купленный груз нужно еще доставить до склада или магазина, исходя из имеющихся потребностей и возможностей. Кто-то в этом случае договаривается с поставщиком, и тот берет на себя транспортировку товара, кто-то пользуется услугами транспортных компаний, кто-то забирает товар "самовывозом". Рассмотрим по отдельности особенности каждого из этих способов доставки товара.

Своими силами

Если ваша фирма имеет собственный транспорт, имеет смысл доставлять товар своими силами. Во-первых, цена товара в этом случае минимальна, во-вторых, можно полностью контролировать процесс доставки. Кроме этого, транспортная лицензия, которая обязательна при коммерческих грузовых перевозках, здесь не требуется.

Недостаток лишь в том, что риск случайной утраты или повреждения товара полностью ложится на вашу организацию. То есть, если по дороге машина попадет в аварию или груз будет поврежден, вы не сможете никому предъявить претензию.

Не забыть о документах

Доставка товара самовывозом считается перевозкой для собственных нужд. В этом случае необходимы:

- путевой лист на машину;

- доверенность на получение груза (сотруднику, который должен получить товар);

- копия счета и платежное поручение на оплату товара (если предусмотрена предоплата или получение товара после его полной оплаты);

- товаросопроводительные документы - накладные, счета-фактуры, сертификаты (выдает поставщик).

Напомним, что в путевом листе обязательно должны быть указаны (п. 3 приказа Минтранса от 18 сентября 2008 г. N 152):

- наименование и номер путевого листа;

- сведения о сроке действия путевого листа;

- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

- сведения о транспортном средстве;

- сведения о водителе.

Путевой лист выписывают в одном экземпляре. Во время работы в нем делают отметки о прибытии машины на склад поставщика и покупателя. Водитель тоже может вносить в него отметки, например, о простое.

Путевой лист оформляют на срок не более месяца. Учитывают путевые листы в журнале учета путевых листов.

Кроме того, сотрудник, который получает товар, должен иметь доверенность, выданную руководителем фирмы (или индивидуальным предпринимателем). Ее оформляют на типовом бланке, форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.

Итак, доверенность можно выписать по форме N М-2а или М-2. Если ваши представители получают товарно-материальные ценности у поставщиков регулярно, то используют доверенность по форме N М-2а, если время от времени - по форме N М-2.

Обычно доверенность выписывают на 15 дней. В случае регулярного приобретения товара у одного и того же поставщика можно оформить доверенность на календарный месяц. К тому же Гражданский кодекс разрешает выписывать доверенность сроком до трех лет. Но если срок действия вообще не указан, доверенность сохраняет силу в течение одного года со дня ее выписки (ст. 186 ГК РФ).

Бухгалтер выписывает доверенность в одном экземпляре и выдает ее работнику, который будет получать товары. Тот должен расписаться в получении доверенности на ее корешке (доверенность по форме N М-2) или в журнале учета выданных доверенностей (доверенность по форме N М-2а). Помимо этого работник ставит свою подпись в самой доверенности, после чего ее заверяют печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера фирмы.

Кроме доверенности сотрудник, получающий товар, может предъявить поставщику и другие документы (например, копию счета и платежного поручения на оплату товара). Реквизиты этих документов указывают в доверенности по строке "Наименование, номер и дата документа".

Если по каким-то причинам товар по доверенности не был получен, ее необходимо вернуть в бухгалтерию. Там неиспользованные доверенности хранятся до конца текущего года. А те доверенности, по которым товар был получен, - пять лет.

Примечание. В доверенности обязательно должна быть указана дата ее оформления. Если ее нет, доверенность считают недействительной.

Поставщик в ответе

Если товар доставляет поставщик, то все расходы по транспортировке и страхованию, а также риск случайной утраты или повреждения груза в пути он полностью берет на себя. Но учтите, что в этом случае цена товара для вашей фирмы будет максимальной, так как включает транспортные расходы, стоимость погрузочно-разгрузочных работ, страховку и т.д.

Поставщик обязан передать вам документы на груз: товарно-транспортную накладную, счет-фактуру, сертификаты (соответствия, гигиенический и др.). В свою очередь у шофера-экспедитора должны быть доверенность от поставщика и путевой лист, в котором вы должны поставить отметку о времени прибытия груза. Запомните: до тех пор, пока ваша фирма груз не примет, за него полностью отвечает поставщик.

Примечание. В случае отсутствия документов и информации о грузе перевозчик имеет право отказаться от перевозки.

Привлекаем третьих лиц

Доставить товар вы можете с помощью сторонней организации-перевозчика. В этом случае придется заключить с ней договор перевозки. В договоре определяют все основные условия перевозки груза: порядок, сроки, место передачи, кто проводит погрузку и выгрузку, а также ответственность сторон.

Если вы заключаете договор на длительный срок, обязательно пропишите в нем все условия и нюансы ваших с перевозчиком взаимоотношений. Когда какие-то условия не согласованы или договор носит разовый характер, либо не составлен в письменном виде, отношения перевозчика и грузоотправителя регулирует закон (гл. 40 ГК РФ, Федеральный закон от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ).

Знать о правах, выполнять обязанности

По условиям договора перевозки транспортное предприятие (перевозчик) должно получить товар от поставщика (грузоотправителя) и доставить его покупателю (грузополучателю).

Чтобы получить товар, перевозчик обязан в строго определенное время подать транспорт под погрузку. Если он сделает это с опозданием, ваша фирма вправе предъявить ему претензию.

Транспорт должен соответствовать перевозимому грузу. Например, для перевозки хлебо-булочных изделий машина должна иметь специальное оборудование для установки лотков. При перевозке скоропортящихся товаров (молочных продуктов, фруктов, овощей) используют рефрижераторы. В них поддерживается необходимый температурный режим.

Особыми правилами регулируется перевозка опасных грузов, например, лаков, красок. Для этого транспорт оборудуют вентиляцией. Если автомобиль с кузовом, он должен быть полностью закрыт, а внутренняя обивка не должна вызывать искры. Брезент, покрывающий кузов автомобиля, обязательно должен быть из непромокаемой и плохо воспламеняющейся ткани. Полный перечень опасных грузов и правила их перевозки приведены в Правилах перевозки опасных грузов автомобильным транспортом, утвержденных приказом Минтранса России от 8 августа 1995 г. N 73.

Договор может предусматривать обязанность перевозчика по погрузке и разгрузке. Такая возможность установлена и законодательством (ст. 11 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ).

Перевозчик должен доставить груз по указанному адресу и передать его грузополучателю, то есть представителю вашей организации. С момента погрузки и во время перевозки вся ответственность за сохранность груза лежит на перевозчике.

Ваша фирма-грузополучатель в свою очередь обязана своевременно оплачивать оказанные перевозчиком услуги. В противном случае тот вправе удерживать груз у себя до тех пор, пока не получит полный расчет.

Кроме того, вы должны предоставить перевозчику полную информацию о перевозимом грузе. Если вы этого не сделаете или информация будет недостоверна, перевозчик вправе требовать уплаты штрафа.

Обеспечение своевременной погрузки и выгрузки товара - тоже ваша обязанность как грузополучателя. Вы не должны допускать простоя транспорта, поскольку за нарушение своих обязательств по договору и перевозчик, и грузополучатель несут ответственность. Например, если транспорт не был своевременно подан под погрузку, перевозчик должен уплатить неустойку грузополучателю.

А вот в случае повреждения или потери груза по вине перевозчика одной неустойкой уже не обойтись. Ему придется возмещать грузополучателю весь причиненный ущерб.

Например, если груз только поврежден, нужно будет выплатить сумму, на которую понизилась его стоимость. Если же груз утрачен и восстановлению не подлежит, придется возмещать его полную стоимость.

Порядок возмещения реального ущерба предусмотрен пунктом 2 статьи 796 Гражданского кодекса, а также статьей 34 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ.

Ответственность за неуплату или задержку оплаты услуг перевозчика несет грузополучатель, то есть ваша фирма. Перевозчик может не передавать вам товар, пока вы не перечислите все причитающиеся суммы. Такое право предоставлено ему пунктом 4 статьи 790 Гражданского кодекса. Более того, перевозчик вправе взыскать с вашей фирмы неустойку за задержку в приемке груза, поскольку транспорт в этом случае вынужденно простаивает.

Обычно размер неустойки определяют в договоре. В противном случае размеры штрафных санкций регулирует законодательство. Например, в статье 35 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ установлены штрафы за простой автомобильного транспорта по вине поставщика и (или) покупателя. Их определяют в процентном отношении от провозной платы.

Примечание. Уплата неустойки не освобождает перевозчика от выполнения обязанности по перевозке груза.

В заключение отметим, что, говоря "юридическим языком", все обстоятельства, являющиеся основанием для возникновения ответственности перевозчика, грузоотправителя и грузополучателя, должны подтверждаться актами, порядок составления которых закреплен в правилах перевозок грузов (ст. 38 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ). При этом имейте в виду: срок исковой давности по требованиям, вытекающим из договоров перевозок, составляет один год. Он исчисляется со дня наступления события, послужившего основанием для предъявления претензии или иска.

О. Власова

"Московский бухгалтер", N 13-14, июль 2010 г.