Использование личного транспорта в служебных целях: актуальные вопросы налогообложения (М. Кириченко, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 34, август 2010 г.)

Использование личного транспорта в служебных целях: актуальные вопросы налогообложения

В целях оптимизации налоговой нагрузки хозяйствующие субъекты достаточно часто используют в производственной деятельности личный транспорт работников с выплатой компенсации последним. Выплата компенсации работникам за пользование ими их личными автомобилями в служебных целях производится в тех случаях, когда работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями. В результате организации получают возможность снижения уплачиваемого налога на имущество и транспортного налога, поскольку транспорт не принадлежит организации и не числится у нее на балансе, а также уменьшения издержек на содержание транспорта и отсутствие необходимости содержания штатных водителей.

В то же время выплата компенсаций работникам за использование личного транспорта в служебных целях влечет за собой налоговые риски ввиду неоднозначной трактовки порядка налогообложения указанных выплат.

Налог на прибыль организаций

Компенсация работникам за использование личного транспорта в целях исчисления налога на прибыль относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Порядок признания таких компенсаций в составе расходов для налога на прибыль зависит от вида личного транспорта.

Компенсация за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов в служебных целях учитывается в составе прочих расходов в пределах норм, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 8.02.02 г. N 92 (п.п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, составляют:

1200 руб. в месяц - для легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно;

1500 руб. в месяц - для легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см.;

600 руб. в месяц для - мотоцикла.

В случае если трудовым договором с работником предусмотрена выплата компенсации в размере, превышающем нормы, установленные Правительством Российской Федерации, то суммы превышения не должны учитываться в составе расходов, учитываемых при исчислении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

Пример 1. Организацией выплачивается работнику компенсация за использование личного легкового автомобиля Mitsubishi Outlander в служебных целях в размере 6000 руб. Поскольку объем двигателя автомобиля составляет 2400 куб. см., организация в составе расходов для налога на прибыль может учесть сумму компенсации в размере 1500 руб., а 4500 руб. - за счет расходов, не учитываемых при исчислении налога на прибыль.

Следует отметить, что нормируются в целях исчисления налога на прибыль только компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов, т.е. компенсации за использование иного личного транспорта не нормируются в целях налогообложения прибыли.

Указанная позиция изложена в письме Минфина России от 18.03.10 г. N 03-03-06/1/150, согласно которому суммы компенсации, начисленные работникам за использование ими личного грузового транспорта для выполнения служебного задания, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии, что они отвечают требованиям ст. 252 НК РФ.

Компенсации, выплачиваемые работнику за использование личного имущества в служебных целях, должны учитываться в целях исчисления налога на прибыль только за время работы без учета времени отсутствия работника на работе независимо от причин такого отсутствия. Компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля, выплачиваемая работнику за время его нахождения в очередном отпуске или на больничном, т.е. за время, когда личный транспорт этого работника фактически не использовался в служебных целях, не может учитываться в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемые доходы.

Пример 2. Работник организации, получающий компенсацию за использование личного автомобиля в размере 6000 руб. в июне 2010 г. находился на больничном две недели (10 рабочих дней). В июне 2010 г. в соответствии с производственным календарем 21 рабочий день. В составе затрат, учитываемых для исчисления налога на прибыль, организация может учесть 785,72 руб. (1500 - 1500/21 х 10), оставшаяся часть компенсации - 5214,28 руб. (6000 - 785,72) должна быть включена в состав расходов, не принимаемых для исчисления облагаемой базы по налогу на прибыль.

Налог на доходы физических лиц

Компенсация работнику за использование личного имущества в служебных целях согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не облагается НДФЛ в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Нормы компенсаций за использование личного имущества в настоящее время установлены только в целях исчисления налога на прибыль и только в отношении личного транспорта, используемого в служебных целях. Позиция Минфина России по вопросу обложения НДФЛ суммы компенсации, выплачиваемой работнику за использование личного автомобиля в служебных целях, неоднозначна.

До недавнего времени в письмах Минфина России высказывалось мнение, что компенсации работникам за использование личного транспорта не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 8.02.02 г. N 92. При этом сами выплаты могут производиться в размерах, установленных соглашением сторон трудового договора (письма от 3.12.09 г. N 03-04-06-02/87, от 1.06.07 г. N 03-04-06-01/171, от 26.03.07 г. N 03-04-06-01/84).

Однако в последних разъяснениях Минфина России от 23.12.09 г. N 03-04-07-01/387, доведенных до территориальных налоговых органов письмом ФНС России от 27.01.10 г. N МН-17-3/15@, указано, что компенсационные выплаты работнику в связи с использованием им личного имущества в интересах работодателя не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон трудового договора. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 24.03.10 г. N 03-04-06/6-47.

Указанная позиция в отношении предельного размера компенсаций в целях исчисления НДФЛ корреспондирует с постановлением Президиума ВАС РФ от 30.01.07 г. N 10627/06, где указано, что предельные нормы компенсаций, предусмотренные постановлением Правительства Российской Федерации от 8.02.02 г. N 92, установлены для целей налогообложения прибыли и не могут применяться для целей НДФЛ. Поэтому компенсация работнику за использование личного транспорта в служебных целях не облагается НДФЛ в размере, установленном организацией и работником.

При этом в организации должны быть документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

Например, в отношении компенсации за использование личных легковых автомобилей в письме Минфина России от 13.04.07 г. N 14-05-07/6 сообщается, что для получения компенсации работнику необходимо представить в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и вести учет служебных поездок в путевых листах.

В соответствии с п.п. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 г. N 212-ФЗ все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, не подлежат обложению страховыми взносами.

Поскольку обязанность выплачивать компенсацию за использование личного имущества в служебных целях установлена трудовым законодательством, при включении соответствующих условий в трудовой договор с работником (условия выплаты компенсации за использование личного имущества и ее величину) и документального подтверждения, о котором говорилось ранее, на компенсацию не нужно начислять страховые взносы на обязательное социальное страхование. Указанную позицию Минфин России занимал ранее в отношении обязанности организаций начисления ЕСН на суммы компенсаций работникам за использование личного имущества в служебных целях.

Такого же мнения придерживается и Минздравсоцразвития России, считая, что с компенсации, выплачиваемой сотруднику за использование личного транспорта в служебных целях, если эти расходы связаны с выполнением работником трудовых обязанностей, и в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и сотрудником, не должны начисляться страховые взносы в государственные внебюджетные фонды и производиться отчисления на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (письмо от 12.03.10 г. N 550-19).

М. Кириченко,

к.э.н., аудитор-консультант ООО "ЭРКОН",

член СРО НП "Российская коллегия аудиторов"

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 34, август 2010 г.