Организация бесплатного питания сотрудников (И. Каганова, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 36, сентябрь 2010 г.)

Организация бесплатного питания сотрудников

Организация представляет собой группу строительных компаний (самостоятельных юридических лиц). Руководством принято решение об обеспечении бесплатными обедами всех работников объединения. Предполагается, что данные услуги будет оказывать одно из предприятий, имеющее столовую (официальное структурное подразделение). Работникам будут выдаваться на руки талоны на месяц стоимостью 170 руб./раб. день. Как правильно документально оформить обеспечение работников бесплатными обедами:

1) если питание предоставляется сторонней организацией;

2) в случае предоставления питания работникам предприятия, имеющего столовую в качестве структурного подразделения?

Обязательно ли обеспечение бесплатными обедами должно распространяться на всех работников организации? Как быть, если кто-то из них не может или не хочет воспользоваться данной услугой?

Работодатель обязан обеспечить режим труда и отдыха работников в соответствии с законодательством Российской Федерации. Одним из возможных вариантов такого режима является организация питания для своих сотрудников.

Организовать столовую можно двумя способами.

Первый вариант

Все организации группы заключают договоры с организацией, которой принадлежит столовая. Предметом этих договоров должно быть обеспечение обедами сотрудников всех организаций группы. В договоре следует оговорить следующие моменты:

цена стандартного набора блюд;

количество ежедневных порций;

время и порядок выдачи обедов.

Особое внимание следует обратить на возможность персонифицировать стоимость питания каждого работника.

В конце каждого месяца составляется акт выполненных работ с подробным отчетом, на основании которого можно определить стоимость фактически съеденных каждым работником обедов, чтобы можно было персонифицировать его доход.

Также выставляется счет-фактура. Возможность выставления счета-фактуры по итогам месяца подтверждена в письме МНС России от 21.05.01 г. N ВГ-6-03/404. В нем разрешено "составление счетов-фактур в соответствии с условиями договора поставки, заключенного между продавцом и покупателем товаров (услуг), актами сверки осуществленных поставок и выставление счетов-фактур покупателям одновременно с платежно-расчетными документами, но не реже одного раза в месяц и не позднее 5-го числа месяца, следующего за истекшим месяцем".

Аналогичные выводы содержатся и в письмах Минфина России от 6.05.02 г. N 04-03-11/28, от 18.07.05 г. N 03-04-11/166, от 25.06.08 г. N 07-05-06/142, от 11.09.08 г. N 03-07-09/28, от 6.03.09 г. N 03-07-15/39.

Теперь рассмотрим документооборот внутри каждой организации.

Если работодатель обеспечивает своих сотрудников бесплатным питанием, следует прописать данное условие в коллективный договор. В этом случае в трудовых договорах делается ссылка на коллективный договор: "Работнику предоставляется возможность получать бесплатное питание в соответствии с положениями действующего коллективного договора". Если на предприятии коллективный договор не заключается, то условие о бесплатном питании должно содержаться в каждом трудовом договоре (письмо Минфина России от 8.11.05 г. N 03-03-04/1/344). Если трудовые договоры, составленные ранее, не содержат условий о предоставлении бесплатного питания работникам, то можно оформить дополнение к трудовым договорам с этим условием. Перезаключать трудовые договоры не следует.

Конкретный порядок организации бесплатного питания можно отразить в приказе по предприятию или в отдельном положении. Ссылку на эти документы можно дать и в коллективном, и в трудовом договоре.

В этих документах (приказ или Положение о бесплатном питании работников) описывают конкретный порядок предоставления работникам бесплатного питания, который избран фирмой. Главное, чтобы установленные правила позволяли подсчитать, на какую сумму питался каждый работник.

В частности, в рассматриваемой ситуации группа организаций выбрала вариант питания сотрудников по талонам. В данном случае организация-работодатель выдает сотрудникам на определенную сумму талоны, за которые каждый сотрудник расписывается в отдельной расчетной ведомости. Эти талоны сотрудники отдают за обеды в столовой, с которой у организации-работодателя заключен договор на услуги.

Талоны на питание относятся к бланкам строгой отчетности (п. 2 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 6.05.05 г. N 359, далее - Положение). Их оформление и применение требует соблюдения норм Положения. Удобнее весь документооборот талонов отразить в приказе или Положении о бесплатном питании работников.

Так, в частности, бланк строгой отчетности должен содержать следующие реквизиты (п. 3 Положения):

а) наименование документа, шестизначный номер и серия;

б) наименование и организационно-правовая форма - для организации;

фамилия, имя, отчество - для индивидуального предпринимателя;

в) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);

г) идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;

д) вид услуги;

е) стоимость услуги в денежном выражении;

ж) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;

з) дата осуществления расчета и составления документа;

и) должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);

к) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).

Приведем пример Положения о бесплатном питании работников.

Положение о порядке обеспечения работников ЗАО "Строитель" бесплатным питанием

1. Настоящее положение распространяется на всех работников, состоящих в трудовых отношениях с ЗАО "Строитель".

2. Бесплатный обед в столовой ЗАО "Инвестор", расположенной по адресу: г. Москва, ул. Сдобная, д. 4, предоставляется работнику в обмен на талон установленной формы (приложение N 1 к данному Положению).

3. Талоны выдаются работнику согласно расчетной ведомости перед началом очередного календарного месяца в количестве, соответствующем числу рабочих дней в месяце.

4. Лицо, ответственное за выдачу талонов, делает запись в журнале регистрации талонов на питание (приложение N 2 к данному Положению).

5. По окончании календарного месяца использованные талоны передаются в бухгалтерию для определения стоимость фактически предоставленного каждому работнику питания.

6. Если работник не использовал талон на питание, он обязан сдать его ответственному лицу, о чем тот делает запись в журнале регистрации талонов на питание.

7. Комиссия, назначаемая приказом генерального директора ЗАО "Строитель", ежемесячно сверяет количество выданных и возвращенных талонов по журналу регистрации талонов на питание с количеством использованных талонов за календарный месяц. По результатам сверки составляют сличительную ведомость по форме N ИНВ-19, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. N 88. Акт сверки, а также конверт с комплектом талонов за месяц опечатываются комиссией, проводившей сверку. Данные документы, а также журнал регистрации талонов хранятся в течение пяти лет с даты последней записи.

Формы талонов и журнала регистрации разрабатываются организацией самостоятельно. При разработке формы талонов следует учесть наличие всех обязательных реквизитов, перечисленных выше.

В письмах Минфина России от 23.06.08 г. N 03-01-15/8-239 и от 22.08.08 г. N 03-01-15/10-303 сообщается, что "организация и индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги населению, для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, вправе использовать самостоятельно разработанный документ, в котором должны содержаться реквизиты, установленные п. 3 Положения. Утверждения формы такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной власти не требуется".

Второй вариант

Столовая является подразделением организации. В этом случае следует использовать документооборот внутри организации, предусмотренный для первого варианта.

Согласно п.п. 48 п. 1 ст. 264 НК РФ издержки, связанные с содержанием помещений объектов общественного питания, обслуживающих трудовые коллективы (включая суммы начисленной амортизации, затраты на проведение ремонта помещений, на освещение, отопление, водоснабжение, электроснабжение, а также на топливо для приготовления пищи), относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией налогоплательщика.

Налогообложение стоимости обедов одинаково для обоих случаев.

Если предприятие в соответствии с условиями трудовых и (или) коллективных договоров организует бесплатное (льготное) питание своих работников в столовой организации, то стоимость указанных расходов на приготовление блюд в соответствии со ст. 255 и п. 25 ст. 270 НК РФ учитывается в составе расходов на оплату труда.

Суммы оплаченного организацией питания сотрудников включаются в доход этих сотрудников. Соответственно с них удерживается НДФЛ, а также начисляются страховые взносы во внебюджетные фонды и от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Если указанное бесплатное (льготное) питание сотрудников организации не предусмотрено трудовым и коллективным договором, то затраты по изготовлению продукции столовой, предоставляемой работникам предприятия безвозмездно или по льготным ценам, не уменьшают налогооблагаемую прибыль. При этом суммы оплаченного организацией питания сотрудников все равно включаются в доход сотрудников и страховые взносы начисляются в том же порядке.

Решение о том, все ли сотрудники организации обеспечиваются бесплатным питанием, отражается в коллективном договоре.

Что касается отказа кого-то из сотрудников от бесплатного питания, то эту ситуацию также следует предусмотреть в коллективном договоре. Можно предусмотреть денежную замену бесплатным обедам.

Законодательно действия организации в указанных ситуациях нигде не закреплены, поэтому все свои решения по этим вопросам она фиксирует в локальных нормативных актах.

И. Каганова,

аудитор

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 36, сентябрь 2010 г.