Печать организации: когда ставить? (И. Каганова, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 41, октябрь 2010 г.)

Печать организации: когда ставить?

Наличие печати в организации предусмотрено законодательством. Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. Фирменное наименование общества может быть также указано на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" и п. 5 ст. 2 Федерального закона от 8.02.98 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью").

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый постановлением Госстандарта России от 3.03.03 г. N 65-ст, предусматривает оттиск печати в перечне реквизитов документа (п. 3.25). Ведь именно оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Печать нужна и для удостоверения права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на других документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Тем не менее бухгалтерское законодательство не включает печать в перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа. И все же, если организация использует унифицированную форму документа, в которой такой реквизит предусмотрен, печать в этом документе обязательна. К таким первичным учетным документам относятся банковские документы, приходный кассовый ордер, документы на отгрузку на сторону материальных ценностей и т.п.

Обычно подписи на договоре закрепляются печатью. Но ее наличие не является обязательным. Пунктом 1 ст. 160 ГК РФ предусмотрено, что при заключении сделки в письменной форме соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.).

Поэтому печать на договоре должна быть представлена обязательно, если это им предусмотрено. Такое условие может содержаться в тексте договора, либо ниже реквизита "Подпись" указываются буквы "М.П." ("Место печати").

Аналогичная ситуация и с актом выполненных работ, оказанных услуг. Согласно обычаям делового оборота при оформлении актов необходимо наличие подписей ответственных лиц обеих сторон и печатей. Однако на практике наличие печатей необходимо в случае, когда это определено условиями хозяйственного договора.

Печать обязательно должна присутствовать на доверенности, выдаваемой организацией своему сотруднику (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

Первичным документом налогового учета является счет-фактура, где наличие печати не предусмотрено. Однако следует помнить, что первоначальная форма счета-фактуры содержала этот реквизит как обязательный. Печать исключена из реквизитов счета-фактуры со 2 марта 2004 г. в связи с изменениями, внесенными постановлением Правительства Российской Федерации от 16.02.04 г. N 84 в Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 2.12.2000 г. N 914 (далее - Правила).

Обратите внимание! При этом исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления (п. 29 Правил).

Формы бухгалтерской отчетности также не содержат требования о наличии в них печати организации (приказ Минфина России от 22.07.03 г. N 67н и от 2.07.10 г. N 66н).

Вместе с тем все формы налоговых деклараций должны быть заверены печатью (декларация по НДС - приказ Минфина России от 15.10.09 г. N 104н, декларация по налогу на прибыль - приказ Минфина России от 5.05.08 г. N 54н и т.д.).

Наличие печати в кадровых документах также не всегда предусмотрено законодательно. Так, печать организации обязательна:

на первой странице трудовой книжки при ее заполнении (п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Министерством труда и социального развития Российской Федерации от 10.10.03 г. N 69),

в командировочном удостоверении (форма Т-10), утвержденном постановлением Госкомстата России от 5.01.04 г. N 1,

акте о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73), утвержденном постановлением Госкомстата России от 5.01.04 г. N 1.

Другие формы по труду и его оплате, утвержденные этим же положением, не содержат печати в качестве обязательного реквизита.

ТК РФ не установлено требование о проставлении печати на трудовом договоре (ст. 57), но на практике печать обычно ставят.

Кроме перечисленных документов, в отношении которых можно точно определиться с наличием или отсутствием печати, в организации оформляется и множество других документов, по которым такой однозначности нет.

Поэтому организации следует разработать приказ, инструкцию, положение и т.п., где должен быть приведен перечень документов, на которые следует ставить печать. Примерный перечень таких документов приведен в "Государственной системе документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения", утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.88 г. N 33 (далее - ГСДОУ).

С учетом современных требований можно предложить следующий вариант такого перечня:

акты (приема законченных строительством объектов, оборудования; выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);

нормы расхода на драгоценные металлы;

образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

гарантийные письма;

переписка с налоговыми органами и внебюджетными фондами, а также с другими государственными органами и т.д.

Печать в организации может быть не одна. Например, каждое обособленное подразделение вправе иметь собственную печать. Можно изготовить печати для счетов-фактур, для документов, для оформления пропусков и т.п.

Количество печатей и их назначение также следует утвердить документально. Следует утвердить и лиц, ответственных за хранение и проставление оттиска каждой печати. Это можно сделать в том же документе, в котором утвержден перечень документов с печатью в качестве обязательного реквизита.

Оттиск печати следует ставить на документах, где стоит реквизит "М.П." ("Место печати"). Если же такой реквизит отсутствует, печать следует проставлять таким образом, чтобы ее оттиск захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ (п. 2.3.2.6 ГСДОУ). При этом должна быть видна подпись и вся информация на оттиске печати (Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003). Ведь часто именно печать и подпись на документах играют существенную роль в судебных разбирательствах.

Так, в Определениях ВАС РФ от 28.10.09 г. N А44-2780/2008 и от 28.10.09 г. N А44-1923/2008 подтверждено право организации на вычет НДС, учитывая, что все документы, составленные от имени организации-поставщика, заверены печатью указанной организации, достоверность которой надлежащими доказательствами не опровергнута.

В другом случае (Определение ВАС РФ от 15.07.09 г. N А12-11885/08-С6) суд возвратил заявление заявителю в связи с тем, что приложенная к заявлению доверенность не подтверждает полномочие лица на подписание заявления, так как в нарушение требования закона представлена в виде незаверенной ксерокопии. При этом было указано, что к надлежащим образом заверенным копиям документов относятся только те копии, идентичность которых удостоверена нотариально либо заверена подписью компетентного должностного лица с приложением печати организации, от которой исходит соответствующий документ.

И. Каганова,

аудитор

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 41, октябрь 2010 г.