Ваша фирма решила... обеспечить сотрудников сотовой связью (А. Агеев, "Московский бухгалтер", N 15-16, август 2010 г.)

Ваша фирма решила... обеспечить сотрудников сотовой связью

В современном мире тяжело представить себе бизнес без сотовой связи. Для этого многие операторы вводят корпоративные тарифы и определенные льготные условия. Почти каждый руководитель фирмы оформляет компенсацию затрат на сотовую связь на ряд своих сотрудников, чтобы всегда иметь возможность связаться с ними, и для того чтобы они более эффективно выполняли свои должностные обязанности, тем самым продвигая и развивая бизнес. Чем более мобильна организация, тем оперативнее она может решить возникающие вопросы и проблемы.

Наверняка и у вас сейчас есть сотрудники, которым необходима сотовая связь в связи с их должностными обязанностями или видом деятельности. Как же это правильно оформить? Как принять к расходам? Как уменьшить налоговые риски и избежать дополнительных вопросов проверяющей организации.

Оформление затрат на сотовую связь

По мнению Минфина России (Письма Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2, от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350, от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15) и УФНС по г. Москве (Письмо УФНС по г. Москва от 18.06.2009 г. N 16-15/061735, от 30.06.2008 г. N 20-12/061156), для подтверждения производственного характера расходов на оплату сотовой связи у организации должны быть:

утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым необходима сотовая связь;

договор с оператором на оказание услуг связи;

детализированные счета оператора связи.

Собрать эти документы несложно. Договор с оператором у вас есть в любом случае. Детализированный счет предоставляется оператором связи по запросу. Составить перечень сотрудников, нуждающихся в сотовой связи - тоже не сверхзадача. Но налоговики, проводя выездную проверку, обычно стремятся расширить минфиновский список подтверждающих документов.

Например, они могут потребовать:

документы, подтверждающие служебный характер переговоров (что-нибудь из деловой переписки или договорной документации);

письменные распоряжения руководства сделать те или иные звонки, а также отчеты исполнителей о содержании и результатах телефонных переговоров, которые ФНС России скромно именует косвенными доказательствами (Письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 N 20-12/83834).

Как видите, пакет документов, подтверждающих "мобильные" расходы, набирается солидный. Собирать его или нет - решать вам. Ведь, в принципе, для подтверждения расходов не нужен даже детализированный счет - достаточно договора с оператором и счетов на оплату. С этим, кстати, соглашаются и суды (Постановления ФАС МО от 06.08.2009 N КА-А40/7416-09). Но если судебных разбирательств и вообще ссор с налоговой вам не хочется, соберите как можно больше документов. Но не забывайте про рациональность. Если каждый из сотни звонков менеджера будет подтвержден кипой бумаг, то на канцтовары фирма потратит больше, чем сэкономит на налогах.

При установке безлимитных тарифов вы уменьшите возникающие вопросы у налоговиков при осуществлении проверки. Так как, оплачивая одну фиксированную сумму каждый раз на данные услуги, независимо от количества и продолжительности соединений, вопрос в предоставлении детализации звонков отпадет. Это избавит бухгалтерию от лишней работы, а компанию - от разбирательств с налоговиками.

Установка лимита расходов

Если работодатель хочет ограничить расходы на сотовую связь своих сотрудников, то целесообразнее установить лимит на затраты на данные действия. Для оформления подобных действий издается приказ руководителя, в котором для каждой категории сотрудников (руководство, менеджмент, техперсонал) устанавливается предельная величина расходов на сотовую связь. Если вы пошли путем установления лимита расходов сотовой связи для сотрудников вашей компании, это не освободит вас от необходимости обосновать производственную направленность звонков сотрудников и подтвердить расходы документально.

Если ваш работник превышает лимит расходов на связь, он возмещает компании эту разницу. Но имейте ввиду, что в расходы на связь вам нужно включить только затраты в пределах установленного лимита. НДС к вычету принимается также в пределах учитываемых расходов.

Возмещение работниками стоимости услуг, потребленных в личных целях, не может быть признано доходом, а стоимость таких услуг, оплаченная организацией, не должна учитываться в составе прочих расходов, поскольку эти затраты не ведут к получению экономической выгоды. Рассмотрим это на примере.

Пример: Учет расходов на сотовую связь, если установлен лимит

Условие

В марте компания заплатила за телефонные переговоры курьера по служебному мобильному телефону 1770 руб. (в том числе НДС 18% - 270 руб.). Приказом руководителя организации для курьера установлен лимит расходов на мобильные переговоры - 1180 руб. (в том числе НДС 18% - 180 руб.). Стоимость сверхлимитных расходов на связь удерживается из зарплаты работника.

Решение

В бухучете оплата услуг и возмещение их стоимости работником отражаются так.

Дебет 26 Кредит 60

- 1000 руб. (1180 - 180) - включена в расходы стоимость услуг связи в пределах лимита

Дебет 19 Кредит 60

- 180 руб. - принят к учету НДС по услугам связи в пределах лимита

Дебет 68 субсчет "НДС" Кредит 19

- 180 руб. - принят к вычету НДС по услугам связи

Дебет 60 Кредит 51

- 1770 руб. - оплачены переговоры по мобильному телефону

Дебет 73 Кредит 60

- 590 руб. - отражена задолженность сотрудника за личные переговоры со служебного сотового телефона

Дебет 70 Кредит 73

- 590 руб. - удержана из заработной платы работника стоимость личных переговоров

В целях налогообложения прибыли компания учтет расходы на связь в пределах лимита.

Операция	Вид дохода/расхода	Сумма
Учтена стоимость услуг оператора связи	Прочие расходы	1000

Таким образом, погашение работником задолженности перед компанией и сверхлимитные затраты не учитываются ни в доходах, ни в расходах.

Компенсация сотруднику расходов на связь

Работник может использовать личный телефон в служебных целях, и компания может компенсировать понесенные им расходы. Размер и порядок выплаты такой компенсации должны быть зафиксированы в письменном соглашении между работником и работодателем. Кроме компенсации непосредственно расходов на связь, компания может оплачивать износ телефона. Но есть условие: такая компенсация должна быть адекватна стоимости телефона. Скажем, если телефон стоит 5000 руб., то компенсация в размере 1000 руб. в месяц - явный перебор.

С практической точки зрения возиться с определением величины износа телефона работника бухгалтеру обычно некогда, поэтому лучше такую компенсацию вообще не устанавливать, а предусмотреть в соглашении с работником только возмещение расходов на связь - в полной сумме либо в пределах лимита.

Внимание! В трудовом договоре или письменном соглашении обязательно нужно закрепить размер компенсации и сумм возмещаемых расходов.

Денежные средства, выплаченные сотрудникам, учитываются в налогообложении так же, как и оплата разговоров по служебным телефонам, - в прочих расходах. НДФЛ и страховыми взносами такая компенсация не облагается.

В бухучете ее начисление и выплата отражаются на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

Для подтверждения расходов понадобятся копии:

документов, подтверждающих право собственности работника на мобильный телефон (кассовый чек, накладная или товарный чек);

договора между работником и оператором сотовой связи;

счета оператора связи.

Чтобы свести к минимуму спорные вопросы при налоговых проверках, целесообразнее заранее подготовить детализированные счета и расшифровку звонков всех сотрудников, которым оплачиваются расходы на сотовую связь.

Компания платит за связь напрямую оператору

Если ваша компания от своего имени заключила договор с оператором связи и, соответственно, сама оплачивает его услуги, то в бухгалтерском учете расходы на мобильную связь списывайте на счета затрат (20 "Основное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу") в зависимости от того, чем занят работник, использующий эту связь (то есть на те же счета, куда начисляете его зарплату). В целях налогообложения расходы на мобильную связь учитывайте как прочие расходы. Датой признания таких расходов может быть:

(или) дата предъявления оператором связи счета. Под этой датой понимается дата составления счета;

(или) дата расчетов в соответствии с условиями заключенного договора.

Примечание. Возникающие затраты при оплате сотовой связи лучше учитывать в налоговых отчетностях как косвенные. Исключение составляют случаи, когда в бухгалтерском учете эти затраты формируют себестоимость продукции. Это возможно, если затраты списываются на счета 20 "Основное производство", 25 "Общепроизводственные расходы". При таких условиях и в налоговом учете их лучше учитывать как прямые, чтобы избежать расхождений.

Наиболее подходящий вариант учета расходов - отражение их по дате расчетов, прописанных в договоре. В этом случае расходы на оплату услуг сотовой связи относятся к тому отчетному (налоговому) периоду, в котором возникла обязанность оплатить их.

Кроме непосредственно оплаты услуг связи, вам, возможно, придется заплатить за подключение к тарифному плану. Если эта единовременная плата засчитывается в счет предстоящей оплаты услуг связи, учитывайте ее как аванс. Если нет - спишите на прочие расходы сразу при подключении.

Если вы сами приобретаете телефоны для работников, сразу, как только выдадите их работникам, стоимость телефонов в бухгалтерском учете спишите на те же счета, что и затраты на связь. И включите в материальные расходы в налоговом учете. Исключение составляют телефоны стоимостью дороже 20 000 руб. (с 1 января 2011 года эта сумма увеличивается до 40 000 руб.). Признать их стоимость в расходах можно только через амортизацию. В налоговом учете допустимый срок полезного использования сотового телефона - от 37 до 60 месяцев включительно. В бухучете можно установить такой же срок - тогда не будет разниц по ПБУ 18/02. Метод начисления амортизации лучше выбрать линейный.

Кроме того, не забудьте про амортизационную премию. Введя телефон в эксплуатацию, вы вправе единовременно учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, до 30% включительно его первоначальной стоимости (напоминаем, что телефонный аппарат относится к 3-й амортизационной группе).

Принять к вычету сумму НДС, уплаченную при покупке сотового телефона, можно, если:

телефон принят к учету;

телефон используется для операций, признаваемых объектом налогообложения НДС;

есть корректно оформленный счет-фактура поставщика.

Сумму НДС по услугам связи, предъявленную оператором, можно принять к вычету на основании полученного счета-фактуры. Вычет производится в том месяце, когда выполнены необходимые условия: услуги связи оказаны, и от оператора поступил счет-фактура.

А. Агеев

"Московский бухгалтер", N 15-16, август 2010 г.