Учет подотчетных сумм (Н. Яковлева, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 44, октябрь 2010 г.)

Учет подотчетных сумм

В каждой организации бухгалтеру время от времени приходится выдавать деньги под отчет. Рассмотрим часто возникающие при этом вопросы.

Основным документом, регулирующим наличные денежные расчеты в организациях, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. N 40.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций предприятия и организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. При этом организация может выдать под отчет любую сумму, но необходимо иметь в виду, когда подотчетное лицо совершает, например, закупку товаров у сторонней организации, действуя от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в 100 000 руб. (Указание Банка России от 20.06.07 г. N 1843-У). Несоблюдение установленного лимита влечет наложение административного штрафа: на должностных лиц - в размере от 4000 до 5000 руб., а на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб. При выдаче денег под отчет важно учитывать следующие требования:

выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

подотчетное лицо не вправе передавать полученные под отчет денежные средства другому работнику;

выдача вновь наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

В каждой организации должен быть издан приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:

перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;

срок, на который выдаются подотчетные суммы;

порядок представления и утверждения авансовых отчетов.

Работники организации, имеющие право получать под отчет деньги, должны быть ознакомлены с данным приказом под подпись.

Кроме того, с работниками, включенными в список подотчетных лиц организации, работодателю необходимо заключить договор о полной материальной ответственности. Это следует из ст. 243 ТК РФ, согласно которой материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника при недостаче ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.

Порядок выдачи и списания подотчетных сумм одновременно может быть отражен в учетной политике.

Денежные средства на какие-либо цели выдаются работнику на основании письменного заявления на имя руководителя организации. Если руководитель считает заявку обоснованной, то он дает распоряжение бухгалтерской службе о выдаче аванса.

Согласно п. 14 Порядка ведения кассовых операций выдача подотчетных средств осуществляется на основании предъявленных документов, удостоверяющих личность получателя и оформляется расходным кассовым ордером по форме N КО-2, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации", или надлежаще оформленными другими документами (платежными ведомостями (расчетно-платежными), заявлением на выдачу денег, счетом и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Если выдача денежных средств из кассы не подтверждена распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе она не принимается. В соответствии с п. 27 Порядка ведения кассовых операций эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Основанием для списания денежных средств с подотчетного лица является авансовый отчет с приложением к нему первичных оправдательных документов. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Как правило, документами, подтверждающими произведенные расходы, являются кассовые и товарные чеки. Если в кассовом чеке не отражено, за что произведена плата, к нему должен быть приложен товарный чек, в котором указывается направление использования денежных средств. При проверке авансовых отчетов необходимо обращать внимание на следующее:

даты, наименование организации на кассовом и товарном чеках должны совпадать, даты не должны приходиться на субботу, воскресенье или праздничный день. Если подотчетное лицо согласно представленным документам приобрело материальные ценности в эти дни, оно в письменной форме указывает причину совершения расхода подотчетных сумм;

в товарном чеке должны быть заполнены все реквизиты в соответствии с имеющимися данными (прописью написана общая сумма приобретенных товаров, поставлены подпись кассира, печать организации);

товарный чек должен содержать конкретный перечень приобретенных подотчетным лицом материальных ценностей, а не обобщающее их наименование ("хозяйственные товары", "канцелярские товары"), количество и стоимость. Если подотчетное лицо представило товарный чек, в котором указано обобщающее наименование приобретенных товаров, на его обратной стороне должны быть перечислены конкретные хозяйственные или канцелярские товары, приобретенные этим лицом. Расшифровка приобретенных материальных ценностей подтверждается его подписью подотчетного лица.

Согласно п. 166 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 30.12.08 г. N 148н, все приложенные к авансовому отчету документы должны быть пронумерованы согласно произведенным записям. После того как авансовый отчет будет проверен, он утверждается руководителем учреждения или уполномоченным лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке. Причем дата утверждения авансового отчета руководителем организации является датой признания расходов на командировки, содержание служебного транспорта, представительских расходов и иных подобных расходов не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете (п.п. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Если денежных средств было потрачено меньше, чем получено, остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру. Если денежных средств было потрачено больше, чем получено, перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.

Довольно часто возникает ситуация, когда работнику выдали под отчет денежные средства, а он, израсходовав не всю сумму, не вернул излишек в кассу. Тогда работодатель имеет право удержать из заработной платы работника задолженность по авансовому отчету в соответствии со ст. 137 ТК РФ. При этом должны быть соблюдены следующие условия:

работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника задолженность не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса;

общая сумма удержания не должна превышать 20% от суммы причитающейся работнику заработной платы;

работник не оспаривает оснований и размеров удержания (согласно письму Роструда от 9.08.07 г. N 3044-6-0 необходимо наличие письменного заявления работника о том, что он не против удержания суммы из заработной платы).

Таким образом, если указанное заявление отсутствует, работодатель не имеет права взыскивать необходимую сумму долга по авансовому отчету, в противном случае удержание из заработной платы работника без его согласия может обернуться для организации разбирательством в суде.

В бухгалтерском учете выдача подотчетных сумм отражается по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 50 "Касса".

Выдача денежных средств под отчет возможна и безналичным способом. Этот способ удобен в случае выдачи денежных средств командировочному лицу. Деньги перечисляются на карточный счет, это корпоративная банковская карта, которая оформлена на юридическое лицо. С использованием банковской пластиковой карты работник может оплачивать свои командировочные расходы либо в безналичном порядке, либо наличными, снятыми со счета при помощи такой карты через банкомат. В данном случае речь идет о корпоративной банковской карте, которая оформлена на юридическое лицо, а не о какой-либо другой карте, оформленной на работника. В письме Банка России от 18.12.06 г. N 36-3/2408 отмечено, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации.

Обращение банковских карт в Российской Федерации регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России от 24.12.04 г. N 266-П (далее - Положение). В соответствии с п. 1.4 Положения банковская карта признается видом платежной карты и является инструментом безналичных расчетов, предназначенным для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами, операций с денежными средствами, находящимися у эмитента, в соответствии с законодательством Российской Федерации и договором с эмитентом.

Держателями банковской карты могут быть как физические, так и юридические лица.

Для обслуживания платежной карты между клиентом и банком-эмитентом заключается договор, на основании которого банк открывает специальный карточный счет и выдает клиенту банковскую карту.

Предоставление кредитной организацией денежных средств клиентам для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных (дебетовых) карт, осуществляется посредством зачисления указанных денежных средств на их банковские счета (п. 1.8 Положения).

Исполнение обязательств по возврату предоставленных денежных средств и уплате по ним процентов осуществляется клиентами в безналичном порядке путем списания или перечисления денежных средств с банковских счетов клиентов, открытых в кредитной организации - эмитенте или другой кредитной организации, а также наличными денежными средствами через банкомат.

Согласно п. 2.5 Положения юридическое лицо (индивидуальный предприниматель) может осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт и кредитных карт следующие операции:

получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для осуществления на территории Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком России, расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;

оплата расходов в валюте Российской Федерации, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов, на территории Российской Федерации;

иные операции в валюте Российской Федерации на территории Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации для оплаты командировочных и представительских расходов;

оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации;

иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства Российской Федерации.

В приказе руководителя о возмещении сотрудникам командировочных расходов, кроме лимитов расходования средств на проезд и аренду жилья, следует предусмотреть компенсацию данных расходов с использованием корпоративной пластиковой карты. Это позволит избежать возможных споров с налоговыми органами.

Вернувшись из командировки, сотрудник (держатель корпоративной карты) должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет по форме N АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1.08.01 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет" с оправдательными документами (счета за проживание, билеты на транспорт, квитанции, чеки и иные документы).

Согласно п. 3.1 Положения операции с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление документов на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала) и (или) в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата), а также иных документов (квитанция банкомата и пр.), предусмотренных банковскими правилами и (или) договорами, заключенными между участниками расчетов. Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения.

Таким образом, кроме тех документов, которые обычно прикладываются к авансовому отчету по командировочным расходам, необходимо еще предоставить оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов/банкоматов по всем операциям, совершенным с использованием банковской карты.

При налогообложении командировочных расходов согласно п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ эти расходы относят к прочим расходам, связанных с производством и реализацией. При этом расходы по оплате услуг носильщика, химчистки, уборки в номере, телефонных переговоров и другие расходы не уменьшают полученные доходы при налогообложении прибыли (письмо Минфина России от 3.07.06 г. N 03-03-04/2/170). Списанные с карточки денежные средства, использованные на эти нужды, считают личными расходами командированного работника (дебиторской задолженностью перед организацией). После возвращения из поездки сотрудник должен будет вернуть их организации.

При использовании сотрудником при расчетах корпоративной карты появляется еще один вид расхода - комиссия банка за ведение карточного счета. Ее также можно учесть при расчете налога на прибыль (п.п. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В бухгалтерском учете операции с корпоративными картами отражаются следующими бухгалтерскими записями:

Д-т 55 "Специальные счета в банках", К-т 51 "Расчетные счета" (или 52 "Валютные счета" - перечислены денежные средства с расчетного (или валютного) счета на банковский карточный счет;

Д-т 91 "Прочие доходы и расходы", К-т 55 "Специальные счета в банках" - оплачены услуги банка за обслуживание специального карточного счета.

Расчетная банковская карта является персонифицированным средством платежа. Использование банковской карты позволяет работнику, уполномоченному юридическим лицом, распоряжаться денежными средствами, находящимися на карточном счете организации. Выдача банковской карты работнику организации отражается как выдача под отчет денежных документов. Такие операции отражаются в бухгалтерском учете следующим образом:

Д-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами", К-т 50, субсчет 3 "Денежные документы" - выдана под отчет работнику организации расчетная карта по номинальной стоимости;

Д-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами", К-т 57 - получены наличные денежные средства. Использование организацией счета 57 "Переводы в пути" обусловлено тем, что квитанции банкоматов поступают в бухгалтерию и обрабатываются до получения выписки по специальному карточному счету, подтверждающему факт списания денежных средств со счета юридического лица;

Д-т 50, субсчет 3 "Денежные документы", К-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - возвращена расчетная банковская карта по номинальной стоимости подотчетным лицом.

Необходимо отметить, что помимо подлинников чеков, слипов, выписок по счету, полученных из банкомата и т.д., необходимо хранить еще их ксерокопии, заверенные печатью и подписью руководителя, поскольку они со временем выцветают и теряют свою информативность.

Н. Яковлева,

аудитор ООО "ОСТ-Аудит"

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 44, октябрь 2010 г.