Как организовать питание работников? (М.В. Кузьмина, "Актуальная бухгалтерия", N 11, ноябрь 2010 г.)

Как организовать питание работников?

Многие компании сталкиваются с необходимостью обеспечить питание своих работников. Вариантов здесь может быть много: от выплаты денежных дотаций до организации собственной столовой. Каждый способ имеет свои особенности учета и влечет за собой определенные налоговые последствия как для фирмы-работодателя, так и для ее сотрудников.

Организация собственной столовой - процесс довольно затратный и в большинстве случаев требующий отдельного учета. Обычно это под силу лишь крупным компаниям, особенно если их территориальное расположение или специфика деятельности не позволяют решить проблему с питанием работников как-то по-другому.

Большинство фирм предпочитает более простые варианты: выплата денежных дотаций, оборудование комнат приема пищи или оплата обедов своих сотрудников в близлежащем кафе или ресторане.

Дотации на питание

Один из способов решения проблемы с организацией питания работников - выплата им денежных дотаций. Но и здесь есть исключение: если фирма обязана предоставить бесплатное специальное питание работникам по требованию закона (это касается работ с особо вредными условиями труда), то замена его денежной компенсацией допускается лишь в исключительных случаях*(1).

Все прочие дотации на питание фирма имеет право учесть в расходах по налогу на прибыль, лишь когда они предусмотрены в трудовых договорах с работниками или же в коллективном договоре*(2). НДФЛ с этих выплат удерживается в любом случае независимо от того, предусмотрены они трудовыми договорами или нет. То же самое относится и к обязательным страховым взносам - доплаты на питание производятся в рамках трудовых отношений и поэтому облагаются обязательными страховыми взносами, даже если о них ничего не сказано трудовых договорах*(3).

Пример

ООО "Сирена" ежемесячно выплачивает дотации на питание своим работникам в размере 4500 руб. Данные выплаты предусмотрены трудовыми договорами.

Бухгалтер ООО "Сирена" при отражении в учете этих выплат сделал такие проводки:

Дебет 26, 20, 44 и др. Кредит 70

- 4500 руб. - начислена дотация на питание;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "НДФЛ"

- 585 руб. (4500 руб. х 13%) - удержан НДФЛ;

Дебет 20, 26, 44 и др. Кредит 69

- 1170 руб. (4500 руб. х 26%) - начислены обязательные страховые взносы;

Дебет 70 Кредит 51

- 3915 руб. - доплата на питание перечислена работнику.

Поскольку данные выплаты предусмотрены в трудовых договорах с работниками, фирма может полностью учесть их при исчислении налога на прибыль в составе расходов на оплату труда. Таким образом, бухгалтерский и налоговый учет подобных выплат в данном случае полностью совпадает.

Бесплатные обеды

Также фирма-работодатель может заключить договор с близлежащим кафе или рестораном на обеспечение своих работников комплексными обедами. Порядок расчетов и условия обслуживания в этом случае стороны выбирают самостоятельно и фиксируют в договоре. Например, работники могут получать обеды по талонам или же исходя из списка фамилий (если их немного).

Денежные расчеты в большинстве подобных случаев производятся по авансовой схеме, то есть компания-работодатель заранее перечисляет аванс, а в конце месяца ей предоставляется акт оказанных услуг с указанием количества потребленных обедов.

На основании этого документа компания отражает расходы и определяет доход в натуральной форме, полученный каждым работником, с которого удерживается НДФЛ. Сумма этого дохода должна соответствовать стоимости обеда, которую фирма-работодатель фактически оплатила за своего работника*(4).

Если же обеды предоставляются по принципу шведского стола и определить долю, приходящуюся на каждого работника невозможно, то фирма сама должна принять все возможные меры для того, чтобы определить доход каждого сотрудника. Например, это можно сделать расчетным путем исходя из общей стоимости услуг кафе или ресторана за месяц и количества работников. Если же определить доход каждого работника даже расчетным путем невозможно (например, если нельзя установить, кто именно из работников ходил обедать), то обязанности по удержанию НДФЛ у фирмы не возникает*(5). Однако в этом случае могут появиться проблемы с экономическим обоснованием учета расходов на питание для целей налога на прибыль.

Бесплатные обеды для персонала при исчислении налога на прибыль учитываются в том же порядке, что и дотации на питание: чтобы отразить стоимость обедов в расходах, фирма должна предусмотреть обеспечение бесплатным питанием в трудовых договорах с работниками или в коллективном трудовом договоре. НДФЛ и обязательные страховые взносы на стоимость бесплатных обедов начисляются в любом случае (при наличии персонифицированного учета).

Исключение составляет только бесплатное спецпитание для отдельных категорий трудящихся, предусмотренное действующим законодательством*(6). Его стоимость учитывается в расходах в любом случае, а НДФЛ и обязательные страховые взносы не начисляются, поскольку бесплатное специальное питание относится к законодательно установленным компенсационным выплатам*(7).

Учет операций по оплате за работников стоимости обедов будет зависеть от того, каким образом организована система отчетности сторон.

Кафе предоставляет акт оказанных услуг с указанием количества реализованных обедов по истечении определенного периода времени (например, месяца).

Этот вариант может быть удобен, если работников немного. Основанием для отражения расходов в учете фирмы будет являться акт, который составляется предприятием общественного питания. Поскольку обеды работникам реализует предприятие общественного питания, а фирма лишь оплачивает его услуги, то объект обложения по НДС у нее отсутствует*(8). Но тем не менее встречаются судебные решения, в которых указано, что оплата питания за своих работников является объектом обложения по НДС*(9). Сумму "входного" НДС со стоимости услуг по обеспечению питанием работников фирма сможет принять к вычету в общем порядке.

Обратите внимание: если предметом договора с кафе или рестораном является не оказание услуг по предоставлению работникам питания, а приобретение обедов, то фирма должна отразить их оприходование в качестве ТМЦ в учете. В этом случае при последующей передаче работникам этих обедов нужно будет начислить НДС.

Пример

Торговая компания ООО "Троя" заключила договор с кафе на предоставление своим работникам бизнес-ланчей стоимостью 250 руб. Обеспечение работников бесплатным питанием предусмотрено в коллективном трудовом договоре. Общая стоимость услуг кафе за август 2010 г. составила 27 500 руб. (в т.ч. НДС - 4195 руб.). Предварительно ООО "Троя" перечислило аванс - 30 000 руб.

Бухгалтер ООО "Троя" при отражении этих операций в учете сделал следующие проводки:

Дебет 76 субсчет "Аванс" Кредит 51 - 30 000 руб. - перечислен аванс;

Дебет 76 Кредит 76 субсчет "Аванс"

- 27 500 руб. - зачтена часть аванса (на основании акта оказанных услуг за август);

Дебет 44 Кредит 76

- 23 305 руб. - стоимость услуг кафе списана на расходы;

Дебет 19 Кредит 76

- 4195 руб. - выделен НДС;

Дебет 68 субсчет "НДС" Кредит 19

- 4195 руб. - НДС принят к вычету (при наличии счета-фактуры).

Затем исходя из данных персонифицированного учета бухгалтер ООО "Троя" рассчитал НДФЛ и начислил обязательные страховые взносы за август на сумму дохода каждого работника. Допустим, сотрудник Савельев АС. в августе в течение 22 рабочих дней ходил обедать:

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "НДФЛ"

- 715 руб. (250 руб. х 22 дня х 13%) - удержан НДФЛ с дохода в натуральной форме;

Дебет 44 Кредит 69

- 1430 руб. (250 руб. х 22 дня х 26%) - начислены обязательные страховые взносы.

Фирма приобретает у кафе талоны, по которым и будут питаться сотрудники.

В этом случае приобретение талонов будет считаться предварительной оплатой стоимости обедов. Основанием для отражения расходов в учете фирмы все равно будет являться акт оказанных услуг, составленный предприятием общественного питания по истечении определенного периода времени. Талоны в данном случае необходимы лишь для организации персонифицированного учета.

Пример

Возьмем за основу данные предыдущего примера. На сумму аванса (30 000 руб.) ООО "Троя" приобрело у кафе 120 талонов на бизнес-ланч (30 000 руб. : 250 руб.).

Бухгалтер ООО "Троя" при отражении этих операций в учете сделал следующие проводки:

Дебет 76 субсчет "Аванс" Кредит 51

- 30 000 руб. - перечислен аванс;

Дебет 006

- 30 000 руб. (120 талонов х 250 руб.) - отражены приобретенные талоны;

Дебет 76 Кредит 76 субсчет "Аванс"

- 27 500 руб. - зачтена часть аванса (на основании акта оказанных услуг за август);

Дебет 44 Кредит 76

- 23 305 руб. - стоимость услуг кафе списана на расходы;

Дебет 19 Кредит 76

- 4 195 руб. - выделен НДС;

Кредит 006

- 27 500 руб. - 110 талонов списано с забалансового учета;

Дебет 68 субсчет "НДС" Кредит 19

- 4 195 руб. - НДС принят к вычету (при наличии счета-фактуры).

Также в некоторых случаях фирма дополнительно сможет учесть еще и расходы на оборудование комнаты приема пищи или столовой.

Оборудование комнаты приема пищи или столовой

Многие работодатели ограничиваются тем, что организуют для своих сотрудников комнаты приема пищи, для оснащения которых приобретают микроволновые печи, холодильники и другую бытовую технику. Расходы на оборудование комнаты приема пищи можно учесть при исчислении налога на прибыль в составе расходов на обеспечение нормальных условий труда. Если же первоначальная стоимость приобретенной бытовой техники превысит 20 000 рублей, то она подлежит отражению в составе амортизируемого имущества и должна включаться в расходы посредством начисления амортизации*(10).

Однако финансисты настаивают на серьезном экономическом обосновании подобных затрат*(11). То есть фирме придется доказывать, что оборудование комнаты приема пищи нужно для создания нормальных условий труда. Например, такую необходимость можно аргументировать тем, что поблизости нет предприятий общественного питания или же работники не успевают поесть там в течение обеденного перерыва.

В бухгалтерском учете холодильник, микроволновая печь и т.д. учитываются в составе материалов или основных средств (в зависимости от стоимостного критерия, установленного в учетной политике фирмы). И если они входят в состав основных средств, то их стоимость учитывается при формировании налогооблагаемой базы по налогу на имущество в общем порядке*(12).

Также компания может приобретать для своих работников кофе, чай, печенье и т.д. Эти расходы при исчислении налога на прибыль не учитываются, но на их стоимость должен быть начислен НДС, поскольку в данном случае имеет место безвозмездная передача, которая для целей начисления НДС признается реализацией. На рыночную стоимость переданного работникам чая, кофе и т.д. выписывается счет-фактура и регистрируется в книге продаж *(13). Сумму "входного" НДС по этим продуктам питания компания в общем порядке может принять к вычету.

Пример

Торговая компания ЗАО "Универс" оборудовала для своего персонала комнату приема пищи, для чего приобрела микроволновую печь стоимостью 12 000 руб. (без учета НДС). Исходя из положений учетной политики фирмы активы первоначальной стоимостью менее 20 000 руб. учитываются в бухгалтерском учете в составе материалов.

Также для своих работников ЗАО "Универс" приобретает кофе, чай, сахар, чтобы в течение рабочего дня у сотрудников была возможность бесплатно выпить чашку кофе или чая. В III кв. 2010 г. стоимость этих продуктов питания, переданных работникам, составила 8 000 руб. (по рыночным ценам).

Бухгалтер ЗАО "Универс" отразил в учете расходы по приобретению микроволновой печи так:

Дебет 10 Кредит 60

- 12 000 руб. - приобретена микроволновая печь;

Дебет 44 Кредит 10

- 12 000 руб. - микроволновая печь передана в эксплуатацию.

В налоговом учете ЗАО "Универс" расходы на оборудование комнаты приема пищи (приобретение микроволновой печи) отражены в качестве расходов на создание нормальных условий труда, поскольку вблизи места расположения компании отсутствуют предприятия общественного питания.

Также бухгалтер ЗАО "Универс" выписал счет-фактуру за III кв. 2010 г. на рыночную стоимость переданных работникам чая, кофе и т.д. и начислил НДС:

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет "НДС"

- 1 440 руб. (8 000 руб. х 18%) - начислен НДС с реализации.

Некоторые фирмы имеют возможность оборудовать собственную столовую для работников.

В этом случае все расходы, связанные с содержанием этой столовой (амортизация, расходы на ремонт, электроэнергию, оплату труда персонала столовой и т.д.), в налоговом учете отражаются в качестве прочих расходов, но лишь при условии, что услуги столовой предназначены только для работников этой компании*(14).

Налоговый кодекс Российской Федерации

Статья 264

Если же помимо своих сотрудников столовая обслуживает и других лиц, то доходы и расходы от ее деятельности учитываются для целей налога на прибыль обособленно. И если деятельность этой столовой убыточна, то убыток признается в налоговом учете лишь при соблюдении определенных условий, установленных Налоговым кодексом *(15). В частности:

- стоимость услуг столовой должна соответствовать стоимости аналогичных услуг, которые оказывают предприятия общественного питания;

- расходы на содержание столовой не должны превышать обычных расходов в аналогичных предприятиях общественного питания;

- условия оказания услуг в столовой фирмы не должны существенно отличаться от условий оказания услуг в аналогичных предприятиях общественного питания.

Если какое-то из этих условий не выполняется, то убыток от деятельности столовой компания вправе перенести на срок, не превышающий 10 лет. Причем погашение этого убытка должно производиться исключительно за счет прибыли от деятельности этой столовой.

Кроме того, специалисты Минфина России настаивают: чтобы фирма могла признать у себя затраты на содержание столовой, она должна находиться на балансе компании*(16).

М.В. Кузьмина,

эксперт журнала

Экспертиза статьи:

В.В. Семенихин,

руководитель "Экспертбюро Семенихина",

участник Экспертного совета по налоговому

законодательству при Комитете Государственной

Думы РФ по бюджету и налогам

"Актуальная бухгалтерия", N 11, ноябрь 2010 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) ст. 222 ТК РФ; п. 11 Правил, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 16.02.2009 N 46н

*(2) ст. 255, подп. 25 ст. 270 НК РФ

*(3) письма Минздравсоцразвития России от 23.03.2010 N 647-19, от 17.05.2010 N 1212-19

*(4) п. 1 ст. 210, ст. 211 НК РФ

*(5) письма Минфина России от 19.06.2007 N 03-11-04/2/167, от 15.08.2008 N 03-04-06-01/86

*(6) ст. 222 ТК РФ

*(7) п. 4 ст. 255, п. 25 ст. 270, подп. 3 п. ст. 217 НК РФ; подп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ

*(8) подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ; пост. ФАС ЗСО от 15.09.2008 N Ф04-5056/2008(10064-А75-25)

*(9) пост. ФАС ВВО от 17.02.2005 N А31-314/13, ФАС СЗО от 10.08.2005 N А05-2053/2005-31

*(10) подп. 7 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 256 НК РФ

*(11) письмо Минфина России от 02.12.2005 N 03-03-04/1/408

*(12) письмо Минфина России от 21.04.2005 N 03-06-01-04/209

*(13) подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ; письмо Минфина России от 05.07.2007 N 03-07-11/212

*(14) подп. 48 п. 1 ст. 264 НК РФ

*(15) ст. 275.1 НК РФ

*(16) письмо Минфина России от 24.08.2009 N 03-03-06/1/545