Списываем "зимние" расходы (И.С. Гривцова, "Актуальная бухгалтерия", N 11, ноябрь 2010 г.)

Списываем "зимние" расходы

В канун предстоящей зимы компания, возможно, понесет расходы на вакцинацию сотрудников, утепление офисных помещений, покупку обогревателей, снегоуборочной техники, увеличит нормы потребления топлива автотранспорта. Наша статья поможет правильно обосновать и учесть эти затраты.

Главное правило по списанию расходов в налоговом учете осталось тем же: затраты компании должны быть документально подтвержденными и экономически оправданными. Правда, в некоторых случаях списать "зимние" расходы придется через внутрифирменные приказы, а также учитывая предельно допустимые законом нормы.

Ода вакцинации

Можно ли учесть расходы по добровольной вакцинации при расчете облагаемой прибыли? Налоговая служба традиционно считает, что нет. Хотя коллеги из Минфина России налоговиков не поддерживают. Ответ на данный вопрос финансисты дали еще в 2007 году*(1). По их мнению, если вакцинация проводится в соответствии с требованиями закона, то подобные затраты учитывают при налогообложении и отражают в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Обратимся к статье 11 Закона "О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения"*(2). В ней сказано, что компании обязаны "разрабатывать и проводить санитарно-противоэпидемические мероприятия". Под ними понимаются меры, которые направлены на "предотвращение возникновения и распространения инфекционных заболеваний"*(3). Из этого можно сделать однозначный вывод, что вакцинация проводится во исполнение требований законодательства. Добровольная она или обязательная, не важно. Следовательно, подобные затраты можно списать в уменьшение облагаемой прибыли. Приведем несколько дополнительных аргументов в пользу подобного учета этих расходов.

Как известно, любая компания должна соблюдать санитарные нормы и правила. В противном случае она может быть оштрафована на сумму от 10 000 до 20 000 рублей*(4). Согласно санитарно-эпидемиологическим правилам СП 3.1.2.1319-03 "Профилактика гриппа"*(5) в период подъема заболеваемости гриппом фирме необходимо проводить разработку и реализацию дополнительных санитарно-противоэпидемических и профилактических мероприятий (п. 7.2. Правил). К одному из основных методов профилактики этой болезни относят и вакцинацию сотрудников (раздел IX Правил). Следовательно, эта процедура - не что иное, как выполнение требований упомянутого СанПина.

Теперь обратимся к Трудовому кодексу. В нем говорится, что компания-работодатель должна обеспечить охрану труда своих работников*(6). Под термином "охрана труда" Кодекс подразумевает в том числе и организацию лечебно-профилактических мероприятий*(7). А как мы сказали выше, таковыми считают вакцинацию сотрудников. Таким образом, затраты на эту процедуру обусловлены требованиями как санитарного, так и трудового законодательства.

Чтобы обезопасить себя от возможных споров с налоговой инспекцией, компания может предусмотреть положение о добровольной вакцинации в трудовых договорах с работниками. В таком случае данные расходы могут быть учтены при налогообложении по пункту 25 статьи 255 Налогового кодекса. Напомним, что он устанавливает учет тех или иных затрат, которые оплачены в пользу работника и предусмотрены трудовым договором с ним.

Арбитражная практика по вопросу учета затрат на вакцинацию сотрудников сложилась в основном в пользу компаний. Так, в одном из своих решений судьи указали, что фирма провела профилактические мероприятия во исполнение требований санитарного законодательства. Кроме того, обязанность по проведению прививок была прописана в коллективном договоре. Поэтому данные расходы должны учитываться при расчете облагаемой прибыли.

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 1 декабря 2008 г. N А21-7038/2007

Аналогичные выводы есть и в ряде других судебных решений, которые относят затраты по вакцинации сотрудников как к прочим, так и к расходам на обеспечение нормальных условий труда, которые закреплены трудовым (коллективным) договором*(8).

Постановление ФАС Московского округа от 18 июля 2007 г. N КА-А40/5665-07

Отражая затраты по вакцинации в учете, бухгалтеру нужно оформить операцию документально.

Для этого понадобятся: приказ руководителя фирмы о проведении профилактических мероприятий и вакцинации работников; договор с медицинским учреждением, которое будет эту процедуру проводить; акт сдачи-приемки медицинских услуг.

Обратите внимание, что в случае применения положений пункта 25 статьи 255 Налогового кодекса возникает вопрос о том, надо ли облагать доходы сотрудника НДФЛ и уплачивать страховые взносы в фонды.

Если вакцинация работников проведена в интересах работодателя, то расходы на нее не облагаются страховыми взносами. Ведь объектом по страховым взносам являются выплаты в пользу физлиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг*(9). Аналогичная ситуация и со взносами от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. На стоимость вакцинации не нужно начислять такие взносы*(10).

Оплата услуг медучреждений по вакцинации сотрудников не облагается НДФЛ в связи с тем, что объектом обложения НДФЛ признается доход, полученный физлицом*(11). Сотрудники фирмы, которые вакцинируются за счет средств компании, доход не получают, так как вакцинация проводится в интересах работодателя.

Пример

Фирма в ноябре 2010 г. провела вакцинацию сотрудников компании от гриппа. Расходы по оказанной услуге составили 225 300 руб., в т.ч. НДС - 34 368 руб. Руководство компании приняло решение списать затраты. В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки:

Дебет 60 субсчет "Авансы выданные" Кредит 51

- 225 300 руб. - уплачен аванс по услугам вакцинации;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 76 субсчет "НДС с предоплаты"

- 34 368 руб. - принят к вычету НДС по счету-фактуре;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 60

- 190 932 руб. (225 300 - 34 368) - стоимость услуги без НДС;

Дебет 19 Кредит 60

- 34 368 руб. - учтен НДС по оказанным услугам;

Дебет 60 субсчет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 60 субсчет "Авансы выданные"

- 225 300 руб. - зачет с суммы аванса;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 34 368 руб. - принят к вычету НДС по услуге;

Дебет 76 субсчет "НДС с предоплаты" Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"

- 34 368 руб. - восстановлен НДС, ранее принятый к вычету по авансу.

Приобретаем технику

Как правило, компания арендует офисные помещения, в которых ведет деятельность. В договоре аренды (субаренды) помещения закрепляются положения по уборке помещений и прилегающих к зданию территорий. В зимний период уборка может включать в себя расчистку снега как с крыш зданий, так и с подъездных дорог. Если собственником помещения является непосредственно компания, которая занимает офисные помещения, то она вправе самостоятельно нести расходы по уборке территории. Фирма может привлечь подрядчика для выполнения таких работ или произвести их собственными силами, например, приобретая специальную технику.

Налоговый орган вправе оспорить расходы по покупке специальной уборочной техники и включению ее в состав амортизируемого имущества, так как эти затраты, по мнению проверяющих, не связаны с деятельностью компании. Однако существенным доводом послужит факт, что компания вправе приглашать в свой офис как поставщиков, так и подрядчиков для решения производственных задач. Следовательно, содержание помещений фирмы в должном состоянии является расходами, которые направлены на получение дохода.

Выше мы уже говорили про обязанность работодателя обеспечить своим сотрудникам нормальные условия труда, к которым можно отнести уборку прилегающих территорий от снега, расчистку подъездных дорог к офисному помещению в зимнее время, покрытие лестниц и ступенек антигололедными материалами. Использование этих мер - элементарные действия компании по обеспечению безопасности сотрудников. Следовательно, расходы на технику никак нельзя назвать необоснованными, ведь если сотрудник получит производственную травму, то возмещение ему вреда может обойтись куда дороже.

Пример

Компания приобрела снегоуборочную технику на сумму 78 000 руб., в т.ч. НДС - 11 898 руб., а также антигололедное покрытие на сумму 18 590 руб., в т.ч. НДС - 2 836 руб.

По снегоуборочной технике, которая учитывается в качестве основного средства, бухгалтер сделает следующие проводки:

Дебет 19 Кредит 60

- 11 898 руб. - отражен НДС, предъявленный поставщиком оборудования по счету-фактуре;

Дебет 08 Кредит 60

- 66 102 руб. (78 000 - 11 898) - отражены расходы по приобретению основного средства;

Дебет 60 Кредит 51

- 78 000 руб. - оплачена техника;

Дебет 01 Кредит 08

- 66 102 руб. - техника введена в эксплуатацию;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 11 898 руб. - принят к зачету НДС.

В результате на счете 01 "Основные средства" сформирована первоначальная стоимость имущества в сумме 66 102 руб., которая будет погашаться путем начисления амортизации в зависимости от выбранного компанией метода.

Антигололедное покрытие амортизируемым имуществом не признается, так как его стоимость менее 20 000 руб., следовательно, оно подлежит единовременному учету в составе материальных расходов. Бухгалтер отразит операции следующими проводками:

Дебет 19 Кредит 60

- 2 836 руб. - отражена сумма НДС;

Дебет 10 Кредит 60

- 15 754 руб. (18 590 - 2 836) - приняты на учет материалы;

Дебет 60 Кредит 51

- 18 590 руб. - перечислены денежные средства поставщику за антигололедное покрытие;

Дебет 26 (20, 44) Кредит 10

- 15 754 руб. - материалы переданы в эксплуатацию и одновременно списаны в расходы;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 2 836 руб. - принят к зачету НДС.

Утепляем офис

Холодное помещение - не самое комфортное место для выполнения возложенных на сотрудника трудовых обязанностей. Поэтому руководство часто принимает решение приобрести за счет фирмы обогреватели в офис. Трудовое законодательство возлагает на работодателя обеспечение бытовых нужд своих сотрудников, которые связаны с исполнением трудовых обязанностей*(12). Законодатель также предусмотрел обязанность компании финансировать мероприятия по улучшению условий труда*(13) в размере не менее 0,2 процента суммы затрат на производство товаров (работ, услуг). При несоблюдении этих обязанностей компании может грозить административный штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей*(14).

Для обоснованности таких затрат следует руководствоваться Санитарными правилами к микроклимату производственных помещений*(15). Эти положения устанавливают нормы для температуры воздуха и влажности в помещении. Так, в холодное время года (от +10°С и ниже) в помещении оптимальной считается температура от +16 до +24°С, в зависимости от производственной деятельности компании (умственный труд требует повышенной температуры воздуха, физический - более низкой). В теплое время года (от +10°С и выше) комфортной признается температура в помещении от +18 до +5°С, при соблюдении параметров описанных выше.

Если показания в офисном помещении отличаются от установленных норм, то компании следует на основании приказа руководителя создать специальную комиссию, которая в протоколе зафиксирует показания измерения температуры помещения и их расхождения с Санитарными правилами. На основании этого протокола руководство фирмы может принять решение о покупке обогревателя в целях улучшения трудовых условий. При такой подготовке к списанию затрат на обеспечение нормальных условий труда арбитражные суды поддерживают компании*(16).

Обратите внимание на то, что при цене обогревателя менее 20 000 рублей он подлежит списанию при отпуске в производство. Если по своим характеристикам объект относится к основным средствам (стоимость более 20 000 руб.), то он подлежит списанию через амортизацию как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. С 2011 года налоговым законодательством повышен лимит амортизируемого имущества до 40 000 рублей. Это положение касается основных средств, которые будут введены в эксплуатацию с 1 января 2011 года. Следовательно, если компания планирует приобрести обогреватель, например, стоимостью 38 000 рублей в 2010 году, то такое имущество будет признано амортизируемым и в налоговом, и в бухгалтерском учете. Если же фирма отложит покупку до 2011 года, то в налоговом учете эти затраты подлежат списанию единовременно при отпуске в производство, а в бухгалтерском учете такой объект будет списываться через амортизацию.

Увеличиваем расходы на топливо

Компания имеет право зимой увеличивать нормы расходов бензина на служебный транспорт. Надбавки утверждены Минтрансом России*(17) и напрямую зависят от региона, в котором зарегистрирована фирма. Зимние нормы дифференцированы по районам на основе среднемесячных температурных значений. Однако закон не запрещает руководителю компании издать приказ, в котором он закрепит период применения зимних надбавок к расходу топлива.

Выделим основные надбавки к расходу топлива в зависимости от климатических районов (см. табл.).

Предельная величина зимних надбавок, %	Регион России
5	Республики Адыгея, Дагестан, Ставропольский, Краснодарский края
10	г. Москва, г. Санкт-Петербург, Московская, Тульская, Ярославская, Тверская, Самарская, Саратовская области
12	Приморский, Хабаровский края, Еврейская автономная область
15	Амурская, Камчатская, Оренбургская, Мурманская области
18	Республики Бурятия, Тува, Хакасия, Ненецкий автономный округ
20	Республика Саха, Чукотский автономный округ

Пример

Компания зарегистрирована в г. Москве, на балансе числится автомобиль марки ВАЗ-2105. Пробег за день составил 85 км. Руководитель издал приказ, в котором установлены следующие показатели для списания бензина в зимний период времени:

- базовая норма расхода топлива - 8,5 л/100 км;

- надбавка при работе в городских условиях с населением свыше 3 млн. чел. - 25%;

- надбавка в зимний период времени (действуете 15.11.2010 по 15.03.2011 гг.) - 10%.

Определим расход топлива по рекомендованной Минтрансом России формуле*(18):

QH = 0,01 х Hs x S x (1 + 0,01 х D),

где QH - нормативный расход топлива, л;

Hs - базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

S - пробег автомобиля, км;

D - поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

Нормативный расход топлива по автомобилю в день составит:

0,01 х 8,5 л х 85 км х (1 + 0,01 х 35) = 9,75 л.

И.С. Гривцова,

эксперт журнала

Экспертиза статьи:

В.В. Руматов,

аудитор, к.э.н.

"Актуальная бухгалтерия", N 11, ноябрь 2010 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) письмо Минфина России от 01.06.2007 N 03-03-06/1/357

*(2) Федеральный закон от 30.03.1999 N 52-ФЗ (далее - Закон N 52-ФЗ)

*(3) ст. 11 Закона N 52-ФЗ

*(4) ст. 6.3 КоАП РФ

*(5) утв. пост. главного санитарного врача РФ от 30.04.2003 N 82

*(6) ст. 212 ТК РФ

*(7) ст. 209 ТК РФ

*(8) пост. ФАС УО от 19.12.2007 N Ф09-10406/07-СЗ

*(9) п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ

*(10) ст. 3 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ

*(11) ст. 209 НК РФ

*(12) ст. 22 ТК РФ

*(13) ст. 226 ТК РФ

*(14) ст. 5.27 КоАП РФ

*(15) утв. пост. Госкомсанэпиднадзора России от 01.10.1996 N 21

*(16) пост. ФАС ПО от 21.08.07 N А57-10229/06-33; ФАС СЗО от 28.11.2006 N А56-34718/2005

*(17) утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р

*(18) утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р