Первичные документы для оформления хозяйственных операций (И. Зернова, "Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2010 г.)

Первичные документы для оформления хозяйственных операций

Проводимые учреждениями силовых министерств и ведомств хозяйственные операции должны быть оформлены первичными документами, унифицированные формы которых утверждены соответствующими нормативными актами. Этими же актами устанавливаются и правила их заполнения. От правильного оформления первичных документов во многом зависит признание контролирующими органами расходов в бюджетном учете при проведении ими проверок финансово-хозяйственной деятельности учреждений. В этой статье рассмотрим порядок заполнения реквизитов некоторых первичных документов, где учреждения допускают наибольшее количество нарушений.

Инструкция N 148н*(1), в соответствии с положениями которой все учреждения осуществляют бюджетный учет, указывает, что все хозяйственные операции должны оформляться первичными документами, приведенными в приложении 2 к этой инструкции.

Первичные учетные документы, поступающие в учреждение в качестве оправдательных документов на осуществленные им хозяйственные операции, в рамках установленного в РФ обычая делового оборота также принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству РФ, правовым актам уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать такие обязательные реквизиты, как (п. 3 Инструкции N 148н):

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование участника хозяйственной операции, от имени которого составлен документ, а также его идентификационные коды;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц и их расшифровка.

Формы унифицированных документов утверждены, в свою очередь, как Инструкцией N 148н, Приказом Минфина РФ N 123н*(2), так и постановлениями Госкомстата РФ N 7 *(3), 71а *(4), 78 *(5) и 88 *(6). Каждой форме присвоены кодовые обозначения, соответствующие указанным в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299.

Напомним, что ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число.

Коды ОКУД указываются в унифицированных формах документов. Однако в ОКУД не указаны номера классов форм (с 60 по 79), предназначенные для присвоения унифицированным системам документации в Вооруженных Силах. Приказом Минобороны РФ N 139*(7) утверждены и введены в действие формы документов, применяемые в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил, по которым не предусмотрены унифицированные формы документов, и унифицированные формы первичных учетных документов и регистров бюджетного учета с использованием класса 60.

Таким образом, учреждения силовых министерств и ведомств будут оформлять хозяйственные операции документами, утвержденными Инструкцией N 148н, Приказом Минфина РФ N 123н и постановлениями Росстата, а подразделения Вооруженных Сил кроме этих документов еще будут применять формы документов, утвержденные Приказом Минобороны РФ N 139.

Рассмотрим порядок заполнения некоторых учетных первичных документов, на оформление которых обращают внимание проверяющие органы, небрежное и неполное внесение записей в эти документы может быть одной из причин непризнания их в целях бюджетного учета.

Отчет об израсходованных подотчетных суммах

В необходимых случаях в учреждениях силовых министерств и ведомств подотчетным лицам выдаются наличные денежные средства. За их использование они отчитываются, предоставляя в финансовые подразделения авансовый отчет (ф. 0504049) или авансовую тетрадь (ф. 6002504). Какие требования предъявляются к оформлению этих форм?

Авансовый отчет. Данный документ, применяемый для учета расчетов с подотчетными лицами, должен содержать на лицевой стороне следующие сведения, заполняемые подотчетным лицом:

- наименование учреждения;

- структурное подразделение;

- фамилию, имя и отчество;

- должность;

- назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое).

На оборотной стороне им должны быть заполнены графы 1-6. То есть данные по выстроенным в хронологическом порядке документам вписываются построчно с указанием порядкового номера, номера и даты документа, наименования поставщика (исполнителя), перечня товаров (работ, услуг), документа, подтверждающего их оплату, и суммы расхода по отчету в рублях (в валюте). В итоговой строке указывается общая сумма израсходованных наличных денежных средств. Все документы, прилагаемые к авансовому отчету, должны быть пронумерованы.

Работником финансового подразделения учреждения силовых министерств и ведомств в титульной части бланка авансового отчета указывается информация о выдаче наличных средств (номер и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.

Обратите внимание! Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ*(8)).

В таблице "Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода" финансовому работнику нужно отразить данные о номере и дате кассового ордера о внесении остатка или выдаче перерасхода с указанием номера счета бюджетного учета.

В расписке к авансовому отчету финансовому работнику следует указать номер и дату отчета, сумму принятых расходов и количество приложенных к нему документов. За подписью работника бухгалтерии, осуществлявшего проверку авансового отчета, расписка передается подотчетному лицу.

В таблицу "Бухгалтерская запись" титульной части бланка авансового отчета, переносятся суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета с соответствующей корреспонденцией счетов.

Авансовая тетрадь. Состояние расчетов по выданным наличным денежным средствам военнослужащим, командируемым в качестве начальников воинских эшелонов (команд по сопровождению грузов), определяется с помощью авансовой тетради. Она выдается начальнику воинского эшелона (команды) и по возвращении из командировки заменяет авансовый отчет.

Выдаваемая авансовая тетрадь должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана гербовой сургучной печатью и заверена подписями командира воинской части и начальника финансового органа.

В авансовой тетради нужно указать наименование воинского эшелона, команды и их номер, наименование воинской части (условное или действительное), структурного подразделения, а также дату начала и окончания заполнения тетради.

Авансовая тетрадь поделена на две части - левую и правую. В левую часть записи вносятся по порядку с отражением даты выдачи, суммы выданных наличных денежных средств, указанием целевого направления их использования и кодами экономической классификации расходов. Выданная под отчет сумма записывается в авансовую тетрадь цифрами и прописью и заверяется подписями командира воинской части и начальника финансового органа и гербовой печатью воинской части.

В правую часть записи также заносятся по порядку с указанием даты совершения расхода и целей использования, отражением документов, в соответствии с которыми наличные денежные средства были израсходованы, и суммы расхода.

В течение трех дней после возвращения из командировки начальник воинского эшелона (команды) подводит итоги в авансовой тетради и после проверки ее начальником финансового органа утверждает произведенный расход у командира воинской части.

Списание израсходованных горюче-смазочных материалов

Израсходованные горюче-смазочные материалы (ГСМ) списываются с бюджетного учета актом о списании материальных запасов (ф. 0504230). При составлении акта используются данные из расшифровки о расходе горючего и смазочных материалов (ф. 6002234), которая прикладывается к акту. Количество горючего, указанное в графах с 5 по 10 расшифровки, должно соответствовать записям в книге учета работы машин, расхода горючего и смазочных материалов (форма по ОКУД 6002216) и книге учета работы воздушных судов и расхода топлива (форма по ОКУД 6002231). В свою очередь, сведения об израсходованных ГСМ заносятся в книги на основании данных:

- путевого листа строительной машины (ф. 0340002);

- путевого листа легкового автомобиля (ф. 0345001);

- путевого листа специального автомобиля (ф. 0345002);

- путевого листа грузового автомобиля (ф. 0345004);

- путевого листа грузового автомобиля (ф. 0345005);

- путевого листа автобуса не общего пользования (ф. 0345007);

- путевого листа легкового автомобиля (ф. 6002208);

- путевого листа (ф. 6002209);

- полетного листа (ф. 6002229) и др.

Путевые листы. Именно на показаниях о пробеге, указанных в путевых листах, и с применением утвержденных норм расхода топлива производится расчет использованных ГСМ. Поэтому проверяющие органы уделяют пристальное внимание правильному оформлению путевых листов. Поэтому приведем обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152. В разделе II этого приказа перечислены обязательные реквизиты, которые должны быть заполнены при оформлении путевого листа, а именно:

- наименование и номер путевого листа;

- сведения о сроке действия путевого листа;

- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

- сведения о транспортном средстве;

- сведения о водителе.

Отсутствие отдельных из указанных реквизитов будет расцениваться как оформление первичных документов с нарушением установленных правил.

В отведенных строках и графах для заполнения места отправления и места назначения должен указываться конкретный путь следования. В Письме Минфина РФ от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 обращено внимание на то, что такие записи, как "поездки по городу", "езда по городу", "по заданию учреждения", не смогут подтвердить производственный характер расходов учреждения и проконтролировать пробег автомобиля. Поэтому в путевых листах следует указывать конкретный путь следования.

В путевом листе обязательно нужно проставить время выезда и возвращения, километраж и подпись лица, пользовавшегося автомобилем, причем подпись следует ставить в каждой строке, в которой указаны место отправления и назначения, время выезда и возвращения.

Полетный лист. Полетный лист выписывается при полетах по плану боевой подготовки (на основании плановой таблицы), облетах и в других случаях, требующих запуска двигателей и ВСУ (задание на полет - при перелетах и перевозках) в соответствующей службе авиационной воинской части, подписывается командиром воинской части, заверяется гербовой мастичной печатью и передается командиру экипажа под расписку в журнале учета движения путевых (полетных) листов (форма по ОКУД 0345008).

С одной стороны, полетный лист (задание на полет) является основанием для выполнения экипажем полета (является распоряжением командиру экипажа на выполнение задания), а с другой - служит основанием на списание авиационного топлива и смазочных материалов для определения экономии (расхода сверх установленных норм) по ним.

В полетном листе в обязательном порядке должны быть заполнены графы, которые содержат информацию о наименовании горючего, используемого при полете, его остатках перед вылетом и количестве заправленного горючего с указанием номера документа, по которому произведена заправка, количестве слитого горючего перед вылетом с указанием документа-основания, наличии горючего перед запуском, количестве израсходованного горючего за полет и др. Кроме того, подлежит заполнению графа, где следует указать, сколько горючего было положено израсходовать, в результате в соответствующей граве показываются данные, отражающие либо его экономию, либо перерасход.

Книга учета работы машин, расхода горючего и смазочных материалов. В книге для каждой используемой машины отводятся отдельные листы, куда на основании оформленных путевых листов в графы 3-14 заносятся соответствующие итоговые данные из них. Если расходуется два сорта горючего, учетные данные по второму сорту записываются знаменателем в графах 16 - 29.

По истечении месяца итоговые данные о работе машин и расходе горючего показываются строками "Всего за месяц", "В том числе по планам централизованного подвоза". При этом итоговые данные по экономии или расходу горючего сверх установленной нормы показываются итоговой строкой за прошедший месяц (период) как разница между суммарными данными граф 26 и 28 по горючему, 27 и 29 по маслам.

Книга учета работы воздушных судов и расхода топлива. Для каждого эксплуатируемого воздушного судна отводятся отдельные листы, в которых на основании оформленных полетных листов (заданий на полет) и формуляров производятся записи о наработке двигателей и израсходованном горючем, а также указывается экономия или перерасход сверх установленной нормы.

И. Зернова,

эксперт журнала "Силовые министерства и

ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение"

"Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2010 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина от 30.12.2008 N 148н.

*(2) Приказ Минфина РФ от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета".

*(3) Постановление Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств".

*(4) Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а "Об утверждении форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве".

*(5) Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".

*(6) Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

*(7) Приказ Минобороны РФ от 28.03.2008 N 139 "О формах документов, используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил Российской Федерации".

*(8) Письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18 "Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации".