Акты выполненных работ: к чему может предъявить претензии налоговый инспектор при проверке (Д. Андреев, "Налоги и налоговое планирование", N 10, октябрь 2010 г.)

Акты выполненных работ: к чему может предъявить претензии налоговый инспектор при проверке

Практика показывает: даже самый незначительный изъян в акте выполненных работ или оказанных услуг может привести к тому, что стоимость работ или услуг будет исключена налоговым органом из расходов. Поэтому организации целесообразно удостовериться до начала проверки в том, что документы выдержат пристальное внимание налоговых инспекторов. Ну а если проверка уже пришла, организация должна подготовить аргументы в свою защиту.

Наименование услуги отсутствует

Чаще всего работники налоговых органов предъявляют претензии к актам выполненных работ или оказанных услуг (далее - акт выполненных работ), в которых четко не прописано, какие именно работы (услуги) выполнил (оказал) исполнитель. При этом контролирующие органы ссылаются на п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ), согласно которому наименование хозяйственной операции - один из обязательных реквизитов любого первичного документа. И акт выполненных работ не является исключением.

Поэтому если предмет договора, предположим, консультации по вопросам мелиорации земель, а в акте значатся просто "услуги", налоговый орган не признает расходы на проведение мелиорации земель. Как следствие, налогоплательщику начислят дополнительную сумму налога на прибыль, пени и штраф. В качестве обоснования налоговые инспекторы процитируют п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ), в соответствии с которым любая затрата должна быть подтверждена документами, составленными на основании действующего законодательства Российской Федерации.

Дополнительно к этому работники налогового органа откажут налогоплательщику в праве на вычет НДС. Ведь вычету подлежат суммы НДС, предъявленные поставщиком после принятия на учет товаров, работ или услуги, при условии наличия первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Как защититься. Хозяйственная операция - это услуга (не важно, какая именно). Поэтому отсутствие в акте подробной расшифровки не является достаточным поводом утверждать, будто не хватает необходимого реквизита. К тому же наименование, содержание и прочая информация об услуге содержатся в договоре. Следовательно, в акте выполненных работ достаточно привести ссылку на договор и не дублировать сведения.

В акте стоит факсимильная подпись

Работники налоговых органов не упускают случая предъявить претензию налогоплательщику, если в акте выполненных работ вместо собственноручной подписи соответствующего лица проставлено факсимиле. При этом они ссылаются на Закон N 129-ФЗ, который не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов. Подобная точка зрения приведена и письме Минфина России от 26.10.2005 N 03-01-10/8/404.

Как защититься. Мы советуем, не дожидаясь проверки, договориться с исполнителями о замене актов выполненных работ на дубликаты с "живым" автографом. Если по каким-либо причинам сделать это не удалось, то надо привести в свою защиту примеры судебных решений, положительных для плательщика. Один из таких вердиктов - постановление ФАС Московского округа от 26.04.2005 N КА-А40/2975-05, согласно которому факсимильные подписи приравнены к собственноручным.

Однако налогоплательщику не стоит рассчитывать на то, что организации-покупатели, предъявившие акты с факсимильными автографами, будут каждый раз одерживать победу. Ведь в большинстве случаев суды встают на сторону налоговых органов. В частности, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 24.01.2005 N А13-6464/04-19 указал на то, что законодательства о бухгалтерском учете и о налогах и сборах не дают организациям возможности применять факсимиле при оформлении первичных документов. Соответственно документы без собственноручной подписи не могут служить основанием для отражения операций. Так что организациям лучше по возможности не допускать таких ситуаций.

Нет расшифровки подписи

Налоговые органы, вероятно, забракуют акт, где не расшифрована подпись лица, ответственного за хозяйственную операцию. В обоснование своей позиции налоговые инспекторы заявят, будто без указания фамилии и инициалов невозможно установить, является ли подписавшее лицо сотрудником данной организации.

Как защититься. Согласно Закону N 129-ФЗ обязательным реквизитом документа является сама подпись, а не ее расшифровка. Как следствие, подтверждением расходов может служить даже акт выполненных работ, где нет Ф.И.О. ответственного лица.

Не указано название фирмы-покупателя

Если в "шапке" акта выполненных работ не приведено наименование предприятия-клиента, то у последнего, скорее всего, возникнут неприятности. Налоговые инспекторы заявят: раз невозможно идентифицировать покупателя, то нельзя сделать однозначный вывод, что потребитель услуг именно эта, а не другая организация. Значит, расходы не подтверждены документально.

Как защититься. Во-первых, среди обязательных реквизитов, перечисленных в Законе N 129-ФЗ, нет пункта "Наименование организации, для которой составляется документ". Во-вторых, название компании-клиента указано на печати, которой заверена подпись покупателя. Таким образом, утверждения работников налогового органа о том, что невозможно идентифицировать потребителя услуг, не соответствуют действительности.

Допущена ошибка в наименовании организации-исполнителя

Практика показывает, что налоговые инспекторы часто отказывают в признании затрат из-за некорректного заполнения поля "Организация-исполнитель". При этом они приравнивают неверное название юридического лица к отсутствию обязательного реквизита в акте выполненных работ.

Как защититься. К сожалению, в такой ситуации клиенту будет весьма непросто отстоять право на уменьшение прибыли. Поэтому организации лучше заблаговременно избавиться от данного изъяна. Сделать это нужно по правилам, приведенным в п. 5 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, согласно которому вносить изменения в первичный документ следует лишь по согласованию с участниками хозяйственной операции. Это должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые визировали документ, с указанием даты исправления.

Не проставлены должности должностных лиц

Нередко акты выполненных работ не содержат наименований должностей лиц, ответственных за хозяйственную операцию и правильность ее оформления. А между тем это один из необходимых реквизитов, поименованных в Законе N 129-ФЗ. Налоговые инспекторы, увидев подобный документ, в большинстве случаев аннулируют расходы.

Как защититься. Конечно, можно надеяться на то, что суд сочтет отсутствие должностей формальным нарушением и признает правоту плательщика. Но, думается, лучше заранее дописать реквизит, чем потом доказывать свое право на уменьшение доходов. Дополнения, так же как и исправления, должны вноситься в акты выполненных работ с учетом правил, изложенных в Законе N 129-ФЗ.

В акте есть исправления

В это трудно поверить, но не так уж редко встречаются налоговые инспекторы, которые искренне полагают, что первичные документы не подлежат исправлению и без тени сомнения бракуют даже те акты выполненных работ, в которых корректировки сделаны по всем правилам.

Как защититься. Согласно Закону N 129-ФЗ запрещено исправлять только кассовые и банковские документы. Вся остальная "первичка" может содержать подкорректированные сведения. Главное, чтобы измененные данные были закреплены подписями и датой.

Исправления не заверены печатью

Многие работники налоговых органов уверены в том, что исправления должны скрепляться печатью предприятия, которое вносит корректировку. Иными словами, рядом с каждым исправлением в акте выполненных работ должна стоять печать исполнителя. В противном случае документ, по мнению контролирующего органа, не позволяет учесть затраты.

Как защититься. Число требований, которые Закон N 129-ФЗ предъявляет к исправлениям в первичных документах, ограничен. И среди них нет такого, как печать организации-исполнителя. Согласно п. 5 ст. 9 Закона N 129-ФЗ достаточно подписей ответственных лиц и даты внесения корректировки. Печать требуется лишь при исправлении счета-фактуры (п. 29 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914).

К акту не приложены отчеты о проделанной работе

В некоторых случаях одного акта выполненных работ недостаточно. Это справедливо, в частности, для проведения разного рода исследований (например, маркетинговых). Ознакомившись с подобным актом, налоговые инспекторы обязательно потребуют подробные отчеты о проделанной работе. Более того, они непременно удостоверятся в том, содержат ли данные отчеты рекомендации, выработанные специально для этой организации.

Как защититься. В действиях работников контролирующих органов, настаивающих на предъявлении отчетов, без сомнения, есть логика. Действительно, простой акт, где зафиксирован факт выполнения работ или оказания услуги, не показывает, какие результаты получены в ходе исследований. Поэтому без дополнительных документов нельзя говорить о том, что расходы подтверждены и экономически оправданы. Начальник отдела выездных проверок одной из столичных налоговых инспекций поведал, что по отсутствию пухлых папок с отчетами работники налоговых органов безошибочно отличают фиктивную сделку от подлинной.

Отчеты должны содержать не только описание этапов и итогов исследовательских работ, но и конкретные рекомендации для предприятия. Так считают и судьи. Например, ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 11.08.2006 N А19-20812/05-20-Ф02-3867/06-С1 отметил, что наличие рекомендаций, адресованных обществу, очень важно при учете затрат.

Поэтому у налогоплательщиков, отражающих расходы на исследования, нет другого выхода, кроме как заблаговременно позаботиться об отчетах. Кстати, возможен и альтернативный вариант: описание работ и их результатов можно привести в самом акте.

Оказанные услуги совпадают с должностными обязанностями штатных сотрудников

Если в акте указаны услуги, которые мог бы оказать штатный специалист компании, налоговые инспекторы, очевидно, сочтут, что издержки на выполнение этих услуг экономически не обоснованы. Такое, в частности, случается при оплате юридическим фирмам услуг по составлению искового заявления, при том что на предприятии есть собственный юрист.

Как защититься. Чтобы доказать экономическую оправданность оказанных услуг, целесообразно прописать в договоре с контрагентом перечень услуг, которые тот оказывает плательщику, а в должностной инструкции привести все обязанности штатного сотрудника. Так, если юрист, работающий по трудовому договору, занимается, например, заключением контрактов, то услуги по составлению исковых заявлений будут обоснованы.

Д. Андреев,

юрист юридической компании "Аудит Сервис Консалт"

Извлечения из письма Минфина России от 03.08.2010 N 03-03-06/1/509

"Налоги и налоговое планирование", N 10, октябрь 2010 г.