Деньги под отчет: погашение задолженности (О.С. Овчинникова, "Зарплата", N 10, октябрь 2010 г.)

Деньги под отчет: погашение задолженности

Рассмотрим способы ликвидации сальдо по счету 71. Поговорим о процедуре и оформлении погашения неиспользованного остатка и оправданного перерасхода.

В предыдущем номере мы остановились на том, что в результате обработки авансового отчета бухгалтер выявил наличие задолженности: неиспользованного остатка или оправданного перерасхода подотчетных сумм, и предложили варианты действия работодателя в зависимости от типа задолженности*(1).

Погашение остатка неиспользованного аванса

Дальнейшие шаги работодателя зависят от действий работника. Одно дело, когда работник добровольно и своевременно гасит свою задолженность, и совсем другое - когда он пропустил срок возврата. Рассмотрим три варианта развития событий:

- добровольный своевременный возврат;

- удержание из заработной платы;

- прощение долга.

Добровольный возврат остатка

Определенную бухгалтером сумму неиспользованного остатка подотчетного аванса работник возвращает в кассу предприятия. Обратите внимание: своевременный возврат зависит как от доброй воли работника, так и от расторопности бухгалтера при обработке авансового отчета. После внесения денег в кассу бухгалтер делает отметку в соответствующих графах лицевой стороны авансового отчета - вносит номер приходного ордера, указывает дату операции и сумму погашенной задолженности.

Пример 1. 10 сентября 2010 года Н.К. Прохладцев внес в кассу сумму неиспользованного остатка подотчетного аванса в соответствии с утвержденным авансовым отчетом в размере 500 руб. Необходимо произвести соответствующие записи на лицевой стороне авансового отчета и отразить эту операцию в бухгалтерском учете.

Решение. В бухгалтерском учете 10 сентября 2010 года сделана проводка:

Дебет 50 Кредит 71 субсчет "Расчеты с Н.К. Прохладцевым"

- 500 руб. - внесена в кассу сумма неиспользованного остатка подотчетного аванса.

Образец заполнения лицевой стороны авансового отчета смотрите на с. 107.

Унифицированная форма N АО-1

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 01.08.2001 N 55

                                                              /---------\

                                                              |   Код   |

                                                              |---------|

                                                Форма по ОКУД |0302001  |

                                                              |---------|

        Общество с ограниченной ответственностью       по ОКПО|         |

-----------------------------------------------------         \---------/

                  "Хрустальный водопад"

-----------------------------------------------------

               (наименование организации)

                                         Утверждаю

                                         Отчет в сумме Пять тысяч пятьсот

                                                       ------------------

                                                5500           00

                                          ---------------- руб ------ коп

                                         Руководитель     генеральный

                                                            директор

                     /----------------\               -------------------

                     |Номер|   Дата   |                   должность

                     |-----+----------|   Ледяной        Н.В. Ледяной

     Авансовый отчет | 85  |08.09.2010|  ----------  --------------------

                     \----------------/   подпись         расшифровка

                                                             подписи

                                            "9"     сентября      2010 г.

                                             -  ----------------    --

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

Структурное подразделение  отдел снабжения                  |           |

                          --------------------------------- |           |

                                                            |-----------|

Подотчетное лицо  Прохладцев Н.К.           Табельный номер |    98     |

                 --------------------------                 |           |

                  (фамилия, инициалы)                       \-----------/

Профессия (должность)  менеджер      Назначение аванса закупка специаль-

                      -------------                    -----------------

                                     ной тары под заказ N 3454

                                     -----------------------------------

/----------------------------------\ /----------------------------------\

|Наименование показателя |  Сумма, | |       Бухгалтерская запись       |

|                        | руб.коп | |                                  |

|------------------------+---------+-+----------------------------------|

|              остаток   |    0    | |     дебет      |     кредит      |

|Предыдущий              |         | |                |                 |

|  аванс    -------------+---------| |----------------+-----------------|

|                        |         | |  счет, | сумма,|  счет, | сумма, |

|            перерасход  |    -    | |субсчет |руб.коп|субсчет |руб.коп |

|------------------------+---------| |--------+-------+--------+--------|

|Получен аванс 1. из     |  6000   | |  10/4  |4661.02|   71   |  5500  |

|кассы р/о 324 от        |         | |        |       |        |        |

|31.08.2010              |         | |        |       |        |        |

|------------------------+---------| |--------+-------+--------+--------|

| 1а. в валюте  |        |         | |   19   | 838.98|        |        |

|  (справочно)  |        |         | |        |       |        |        |

|------------------------+---------| |--------+-------+--------+--------|

| 2.                     |         | |        |       |        |        |

|------------------------+---------| |--------+-------+--------+--------|

|                        |         | |        |       |        |        |

|------------------------+---------| |--------+-------+--------+--------|

|Итого получено          |  6000   | |        |       |        |        |

|------------------------+---------| |--------+-------+--------+--------|

|Израсходовано           |  5500   | |        |       |        |        |

|------------------------+---------+-+--------+-------+--------+--------|

|   Остаток              |   500   | |        |       |        |        |

|  ----------------------+---------+-+--------+-------+--------+--------|

|   Перерасход           |    -    | |        |       |        |        |

\----------------------------------/ \----------------------------------/

Приложение    2     документов на      2       листах

           --------               ------------

Отчет проверен.

К утверждению в сумме Пять тысяч пятьсот руб 00 коп (5500 руб. 00 коп.)

                      ------------------     --      ----      --

                        (сумма прописью)

Главный бухгалтер     Тень                  Л.Б. Тень

                  ------------ ---------------------------------------

                   (подпись)            (расшифровка подписи)

Бухгалтер            Капля                  Г.Д. Капля

                  ------------ ---------------------------------------

                   (подпись)            (расшифровка подписи)

                         /--------\     /------\

Остаток внесен           |        |     |      |

---------------- в сумме |  500   | руб.| 00   |коп. по кассовому ордеру

Перерасход выдан         |        |     |      |

                         \--------/     \------/

N 631 от "10" сентября 2010 г.

  ---     --  --------   --

Бухгалтер (кассир) Валунова     Л.Л. Валунова     "10" сентября 2010 г.

                   --------- --------------------  --  -------    --

                   (подпись) (расшифровка подписи)

Примечание. Нормативный срок завершения взаиморасчетов с подотчетным лицом

Согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 N 40 (далее - Порядок), расчеты по подотчетным суммам должны быть завершены не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который был выдан подотчетный аванс.

Удержание из зарплаты неизрасходованного остатка подотчетного аванса

Работник пропустил срок возврата остатка неиспользованного подотчетного аванса. Можно ли его за это наказать? Что делать работодателю в случае, если работник собирается уволиться? Как вернуть деньги? Постараемся дать ответы на эти вопросы.

Нельзя наказывать работника за просрочку возврата подотчетных сумм

По мнению заместителя директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России Н.З. Ковязиной, к работнику, не вернувшему вовремя неизрасходованный аванс подотчетных сумм, нормы статьи 192 Трудового кодекса о дисциплинарной ответственности не применяются.

Наличие задолженности по подотчетным суммам не является основанием для отказа уволить работника по его желанию (ч. 3 ст. 77 ТК РФ), а также не может служить оправданием продления свыше двух недель срока предупреждения об увольнении. В этой ситуации работодатель должен удовлетворить просьбу работника, содержащуюся в заявлении, об увольнении в сроки, определенные в соответствии со статьей 80 Трудового кодекса. Если на момент увольнения претензии к работнику остаются, работодатель обязан выдать ему трудовую книжку, а затем он может обратиться в суд с иском о взыскании задолженности.

Но сначала рассмотрим порядок досудебного взыскания неизрасходованного подотчетного аванса из заработной платы работника.

По какой схеме проводить удержание

Трудовое законодательство предлагает как минимум два механизма принудительного погашения долга работника перед работодателем.

Вариант I. Применять нормы трудового законодательства, посвященные материальной ответственности работника. Действительно, факт невозврата остатка подотчетных сумм может быть квалифицирован как нанесение ущерба работодателю. Реализуя этот вариант, прежде чем принять решение о возмещении ущерба, необходимо провести проверку причин его возникновения и размера (ч. 1 ст. 247 ТК РФ), потребовать письменного объяснения от провинившегося работника (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). Для этого работодатель вправе создать комиссию по расследованию происшествия и выявлению суммы ущерба (ч. 1 ст. 247 ТК РФ). Удержать ущерб из зарплаты работника он может только при его согласии и в размере, не превышающем величину среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). Статья 243 Трудового кодекса содержит закрытый перечень случаев полной материальной ответственности. Как видно, процедура сложна и затянута. В случае несогласия работника или превышения установленного порога работодателю придется обращаться в суд.

Вариант II. Данный вариант, по нашему мнению, является предпочтительным, поскольку предполагает обращение к прямой норме, регулирующей конкретную ситуацию удержания сумм задолженности работника, образовавшейся в связи с просрочкой возврата неизрасходованного аванса подотчетных сумм. Нужно поступить следующим образом. В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованного подотчетного аванса, следует руководствоваться статьей 137 Трудового кодекса об удержании долга из заработной платы. Такие рекомендации содержатся в письмах Федеральной службы по труду и занятости от 09.08.2007 N 3044-6-0 и от 11.03.2009 N 1144-ТЗ.

Согласно норме части 2 статьи 137 Трудового кодекса работодатель вправе произвести удержания для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или с переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях.

Месяц для принятия решения

Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника неиспользованного подотчетного аванса не позднее одного месяца со дня окончания срока, отведенного для его возвращения (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). То есть отсчет месячного срока следует производить, начиная с четвертого дня после окончания периода, установленного для выполнения подотчетным лицом поручения работодателя.

Пример 2. Менеджеру по снабжению ООО "Лесные эльфы" Л.Л. Незабудкиной выдан подотчетный аванс в размере 70 000 руб. на приобретение партии материалов. Последний день периода, установленного для исполнения поручения, - 8 сентября 2010 года. О результатах выполнения поручения работница отчиталась 9 сентября 2010 года. Авансовый отчет обработан и утвержден 10 сентября 2010 года в сумме 45 000 руб. В этот же день Л.Л. Незабудкина подала заявление с просьбой о предоставлении неоплачиваемого отпуска в связи с бракосочетанием на 8 календарных дней (с 13 по 20 сентября 2010 года). Неиспользованный остаток подотчетного аванса в сумме 25 000 руб. (70 000 руб. - 45 000 руб.) она не вернула. Необходимо определить последний срок для принятия решения об удержании неиспользованного остатка подотчетных сумм из зарплаты сотрудницы.

Решение. Определим дату начала отсчета месячного срока для принятия решения об удержании.

Крайний срок, установленный для исполнения поручения, - 8 сентября 2010 года.

Период, отведенный для отчета о выполненном поручении, сдачи авансового отчета, выявления задолженности и завершения взаиморасчетов, составляет три рабочих дня - с 9 по 13 сентября 2010 года.

Месяц для принятия решения об удержании неиспользованного остатка подотчетного аванса начинается 14 сентября 2010 года, а заканчивается 13 октября 2010 года включительно.

Ограничение величины удерживаемой суммы

Трудовым кодексом установлен один месяц именно для принятия решения об удержании. Срок для осуществления операций по удержанию неограничен. Этот процесс может быть растянут во времени. Объясним почему.

Согласно части 1 статьи 138 Трудового кодекса при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не должен превышать 20% суммы заработной платы, причитающейся работнику к выплате. А сумма неиспользованного остатка подотчетного аванса может значительно превышать эту величину. В таких случаях задолженность удерживают частями, соблюдая установленное ограничение.

Из каких выплат проводить удержание?

В статье 138 Трудового кодекса речь идет об удержаниях именно из заработной платы. В части 4 статьи 138 Трудового кодекса говорится о недопустимости удержаний из сумм, на которые не может быть наложено взыскание. Они перечислены в статье 101 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве" (далее - Закон N 229-ФЗ). В частности, нельзя производить удержания из следующих выплат, начисление и выдача которых может осуществляться вместе с заработной платой:

- из денежных сумм, выплачиваемых организацией в связи с рождением ребенка, со смертью родных, с регистрацией брака (подп. "в" п. 8 ст. 101 Закона N 229-ФЗ);

- страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию, за исключением пенсии по старости, пенсии по инвалидности и пособия по временной нетрудоспособности (п. 9 ст. 101 Закона N 229-ФЗ);

- пособий гражданам, имеющим детей, за счет средств федерального бюджета, государственных внебюджетных фондов, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов (п. 12 ст. 101 Закона N 229-ФЗ);

- сумм полной или частичной компенсации стоимости путевок, за исключением туристических (п. 15 ст. 101 Закона N 229-ФЗ).

Согласие подотчетника

В соответствии с частью 3 статьи 137 Трудового кодекса обязательным условием удержания является согласие работника. Необходимо, чтобы работник не оспаривал его основания и размера.

Документальное оформление удержания

Решение об удержании следует оформить приказом (распоряжением) руководителя. Унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. Его вы можете разработать самостоятельно с учетом требований пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". При этом в тексте приказа можно предусмотреть графу (поле) для выражения работником согласия с величиной и основанием удержания. Рассмотрим на примере, как оформить приказ об удержании.

Пример 3. Воспользуемся условиями примера 2, дополнив их. Оклад Л.Л. Незабудкиной составляет 18 000 руб. В сентябре сотрудница отработала 16 рабочих дней. В связи с бракосочетанием работодатель выделил Л.Л. Незабудкиной материальную помощь в сумме 4000 руб. Необходимо оформить приказ об удержании неиспользованного остатка подотчетного аванса, а также рассчитать сумму удержания из выплат за сентябрь 2010 года. Детей у работницы нет, сумма дохода, начисленного с начала года, превышает 40 000 руб.

Решение. Руководитель издал приказ об удержании неиспользованного остатка подотчетного аванса. Образец приказа смотрите на с. 113.

Образец приказа об удержании из зарплаты работника неиспользованного остатка подотчетного аванса

Общество с ограниченной ответственностью "Лесные эльфы"

Приказ N 135
об удержании

г. Чудово, Новгородская область

21 сентября 2010 года

В связи с просрочкой возврата неиспользованного остатка подотчетных сумм в соответствии с частями 2 и 3 статьи 137 Трудового кодекса РФ

Приказываю:

удержать из заработной платы менеджера по снабжению Л.Л. Незабудкиной, табельный номер 24, неиспользованный остаток подотчетного аванса в сумме 25 000 руб.

Основание: авансовый отчет Л.Л. Незабудкиной от 09.09.2010 N 29.

Генеральный директор        Ом                     Г.Н. Ом

Сумму и основание

удержания не оспариваю   Незабудкина      Л.Л. Незабудкина

                                     21 сентября 2010 года

С приказом ознакомлена

главный бухгалтер        Василькова        В.В. Василькова

                                     21 сентября 2010 года

Бухгалтер рассчитал сумму удержания из начислений Л.Л. Незабудкиной за сентябрь 2010 года.

Сумма заработной платы за сентябрь 2010 года составила 13 090,91 руб. (18 000 руб. : 22 раб. дн. х 16 раб. дн.).

НДФЛ с этой суммы равен 1702 руб. (13 090,91 руб. х 13%). Сумма заработной платы, положенная к выдаче, составила 11 388,91 руб.

Материальная помощь в пределах 4000 руб. в год НДФЛ не облагается.

Общая сумма к выдаче равна 15 388,91 руб. (11 388,91 руб. + 4000 руб.).

Ограничение, установленное частью 1 статьи 138 ТК РФ, в данном случае следует применить только к сумме заработной платы к выдаче.

Допустимая сумма удержаний из выплат за сентябрь 2010 составит 2277,78 руб. (11 388,91 руб. х 20%).

На руки работница получит 13 111,13 руб. (11 388,91 руб. - 2277,78 руб. + 4000 руб.).

Остаток задолженности работницы по подотчетному авансу - 22 722,22 руб. (25 000 руб. - 2277,78 руб.).

Отметка в авансовом отчете

В авансовом отчете бухгалтер указывает реквизиты ведомости, в которой начислена зарплата и произведено удержание из нее.

Когда удержание невозможно

Если работодатель пропустил месячный срок для принятия решения или работник оспаривает сумму (основание) удержания, организация теряет право на бесспорное взыскание суммы неиспользованного остатка подотчетного аванса. В данной ситуации работодатель может обратиться в суд, пока не истек срок исковой давности - три года (ст. 196 ГК РФ). Для этого необходимо предъявить иск о возмещении работником ущерба. Присужденные судом суммы взыскиваются с работника на основании исполнительных листов.

Также работодатель может простить работнику сумму задолженности.

Прощение долга работника

Прощение (списание) долга - право работодателя, накладывающее на него определенные обязательства.

Решение о списании долга следует оформить приказом (распоряжением) руководителя. Унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. Его вы также можете разработать самостоятельно с учетом требований пункта 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ. Образец документа см. на с. 115.

Образец приказа о списании долга

Общество с ограниченной ответственностью

"Добролюбофф"

Приказ N 135
о списании долга

г. Калуга

1 сентября 2010 года

В связи с пропуском срока принятия решения об удержании из зарплаты работника своевременно невозвращенного остатка подотчетного аванса и незначительностью суммы

Приказываю:

списать сумму задолженности по подотчетным суммам в размере 13,13 руб. младшего помощника офис-менеджера Н.Е. Везухина, табельный номер 13, с начислением соответствующих налогов и взносов.

Основание: авансовый отчет Н.Е. Везухина от 13.06.2010 N 13.

Генеральный директор         Щедров             Т.Т. Щедров

С приказом ознакомлены:

младший помощник

офис-менеджера              Везухин            Н.Е. Везухин

                                       1 сентября 2010 года

главный бухгалтер          Богатова           Д.К. Богатова

                                       1 сентября 2010 года

Налоги и взносы

НДФЛ. Сумма прощенного работнику долга в соответствии со статьей 41 Налогового кодекса образует его доход, облагаемый НДФЛ. Датой признания дохода в целях исчисления НДФЛ является дата передачи дохода работнику (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ). В данном случае она совпадает с датой принятия решения о прощении долга - датой издания соответствующего приказа работодателя.

Если сотрудник, которому прощен подотчетный долг, работает в организации, получает заработную плату, то удержать НДФЛ с суммы прощенного долга не составляет труда. При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога, например в случае его увольнения, налоговый агент обязан в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обязательств письменно сообщить об этом в налоговый орган по месту своего учета (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Налог на прибыль. Сумма прощенного работнику долга не учитывается для целей налогообложения прибыли на основании пункта 16 статьи 270 Налогового кодекса.

Страховые взносы. В соответствии с частью 3 статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" не относятся к объекту обложения страховыми взносами выплаты, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права).

Прощение долга по подотчетным суммам не является предметом или условием трудового договора. Это один из способов прекращения обязательств, операция, регулируемая гражданским законодательством (ст. 415 ГК РФ). Ее содержанием является переход права собственности. Очевидно, что в силу нормы части 3 статьи 7 Закона N 212-ФЗ на сумму долга, прощенного работнику, страховые взносы не начисляются, поскольку не возникает объекта обложения ими.

По нашему мнению, аналогичным образом следует подходить и к взносам на случай травматизма. Сумма прощенного долга не является вознаграждением за труд или услуги. Поэтому она не отвечает критериям объекта обложения, установленным пунктом 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, которые утверждены постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184. Обратите внимание: с этой позицией могут не согласиться проверяющие из ФСС России. По устоявшемуся мнению представителей данного ведомства, от обложения взносами на случай травматизма освобождены только выплаты, прямо поименованные в Перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденном постановлением Правительства РФ от 07.07.99 N 765.

Бухгалтерский учет прощенного долга

В бухгалтерском учете сумма прощенного долга рассматривается как прочие расходы организации (п. 12 Положения по бухгалтерскому учету ПБУ 10/99 "Расходы организации"). Она отражается проводкой по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы" субсчета 91-2 "Прочие расходы" в корреспонденции с кредитом счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Поскольку в налоговом учете данные расходы не уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль, возникает постоянное налоговое обязательство (п. 4, 7 ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций"). Оно отражается проводкой по дебету счета 99 "Прибыли и убытки" субсчета "Постоянные налоговые обязательства" в корреспонденции с кредитом счета 68 "Расчеты по налогам и сборам" субсчета "Расчеты по налогу на прибыль".

Не удержали и не простили - срок исковой давности пропустили

Нередко бывает, что работник увольняется, не вернув сумму неиспользованного остатка подотчетного аванса, а работодатель не обращается в суд за взысканием. Сумма долга работника "зависает" по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Судьба непогашенного долга

Срок исковой давности. Как долго может "висеть" дебиторская задолженность? Ответ находим в статье 196 Гражданского кодекса: срок исковой давности составляет три года. В отношении задолженности по подотчетным суммам его течение начинается с четвертого дня после окончания периода, установленного для выполнения подотчетным лицом поручения. Если попытки вернуть долг не дали результатов или не предпринимались вовсе, задолженность списывается в состав внереализационных расходов организации.

Документы для списания. Списание производится на основании данных инвентаризации счетов расчетов, бухгалтерской справки и приказа руководителя о списании долгов в связи с истечением срока исковой давности.

Бухгалтерский учет, налоги и взносы

В бухгалтерском учете на основании бухгалтерской справки и приказа делается запись по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы" субсчета 91-2 "Прочие расходы" в корреспонденции с кредитом счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

В налоговом учете сумма долга, списанного в связи с истечением срока исковой давности, в соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса относится к безнадежным долгам и уменьшает облагаемую базу по налогу на прибыль текущего отчетного (налогового) периода в составе внереализационных расходов. Об этом, в частности, говорится в письме Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610.

На сумму списанной подотчетной задолженности следует начислить и удержать НДФЛ из любых доходов работника. В случае его увольнения вступает в силу норма пункта 5 статьи 226 НК РФ: налоговый агент в течение одного месяца обязан письменно (по форме 2-НДФЛ) сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог на доходы физических лиц.

Страховые взносы с задолженности по подотчетным суммам, списанной в связи с истечением срока исковой давности, не начисляются. Объяснение этому дано выше.

Перерасход подотчетных сумм

В тех случаях, когда для исполнения поручения работник потратил собственные денежные средства, возникает перерасход, то есть превышение суммы произведенных работником и утвержденных руководителем расходов над суммой подотчетного аванса.

Предварительное согласование - залог возмещения перерасхода

Как правило, если в ходе исполнения поручения выявляется недостаток денежных средств, работник оперативно оповещает работодателя об этом (например, по телефону). Работодатель оценивает оправданность дополнительных вложений и принимает решение разрешить или запретить подотчетнику платеж с использованием его личных денежных средств.

Предварительное согласование перерасхода страхует подотчетника от потери собственных средств вследствие последующего отказа руководителя утвердить несогласованные, нецелевые сверхнормативные расходы. А работодателю позволяет запланировать резерв для возмещения оправданного перерасхода.

Документальное оформление возмещения перерасхода

Утвержденный перерасход работодатель обязан возместить работнику в течение трех рабочих дней со дня окончания периода, установленного для выполнения работником поручения. Это следует из пункта 11 Порядка.

Платежный документ обязателен. Каким образом оформляется возмещение перерасхода? Не вызывает сомнений, что любая выдача или перечисление денежных средств должны быть оформлены платежным документом. Для оформления возмещения перерасхода из кассы предприятия наличными деньгами оформляют расходный кассовый ордер, при перечислении суммы задолженности на банковский счет работника - платежное поручение и т.д. Реквизиты платежного документа вносят в соответствующие поля лицевой стороны авансового отчета. Обратите внимание: при перечислении денег на зарплатную карточку или в случае выдачи перерасхода по ведомости могут возникнуть недоразумения с квалификацией этих сумм проверяющими. По формальным признакам их могут приравнять к выплате заработной платы с соответствующим начислением НДФЛ и страховых взносов*(2).

Заявление работника. На каком основании осуществляется выплата возмещения перерасхода? Достаточно ли утвержденного авансового отчета или работнику нужно писать отдельное заявление? В законодательстве нет четкого ответа на эти вопросы. Это означает, что их решение возложено на работодателя. Он самостоятельно устанавливает порядок документального оформления процесса возмещения подотчетного перерасхода.

Для некоторых бюджетных учреждений внутренними инструкциями предусматривается, что после проверки авансового отчета и прилагаемых к нему документов работник должен оформить заявление на выдачу денежных средств согласно авансовому отчету сверх суммы полученного аванса. Заявление подписывает руководитель учреждения или его заместитель. На основании данного заявления оформляется расходный кассовый ордер или платежное поручение и оплачивается перерасход по авансовому отчету.

Если на вашем предприятии практикуется этот дополнительный этап документооборота, предлагаем воспользоваться бланком заявления, размещенным на с. 121.

Образец заявления

Выдать                                            Генеральному директору

Угольков (Н.Г. Угольков)                                     ООО "Алмаз"

15 сентября 2010 года                                     Уголькову Н.Г.

                                                   от старшего менеджера

                                                         Изумрудова Г.Н.

Заявление

Прошу возместить мне перерасход личных денежных средств в сумме 429,68 (Четыреста двадцать девять) руб. 68 коп., потраченных сверх аванса, выданного для приобретения партии фурнитуры.

Причитающуюся сумму прошу выдать наличными из кассы.

Основания:

- приказ от 06.09.2010 N 89;

- расходный ордер от 06.09.2010 N 56;

- авансовый отчет от 14.09.2010 N 16, утвержденный 15 сентября 2010 года.

                          Изумрудов Г.Н.                Изумрудов

                                            15 сентября 2010 года

Приказ работодателя. Логично, что в ответ на заявление работника работодатель издает приказ о выплате возмещения. Унифицированного бланка такого приказа нет, его форма произвольна.

Однако стоит ли усложнять документооборот? Ведь обязанность работодателя возместить работникам их затраты, связанные с исполнением трудовых или иных функций, установлена трудовым законодательством (ч. 2 ст. 164 ТК РФ) и не зависит от наличия дополнительных заявлений и приказов.

Работодатель пропустил срок возмещения перерасхода

В некоторых ситуациях работодатель не соблюдает установленный срок возмещения перерасхода. Причины могут быть разными: сотрудника нет на рабочем месте, недостаточно денежных средств в кассе (на расчетном счете) и т.д. Чем грозит работодателю такая просрочка? Применяются ли в данном случае нормы статьи 236 Трудового кодекса о материальной ответственности работодателя? Эту ситуацию мы попросили прокомментировать Нину Заурбековну Ковязину, заместителя директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России. По ее мнению, в данном случае статья 236 Трудового кодекса не применяется, поскольку ее норма касается только просрочки выплаты заработной платы.

Гражданская ответственность работодателя. Выполняя поручение работодателя, оформляя авансовый отчет, подотчетное лицо как работник подчиняется работодателю в рамках своих обязанностей по трудовому договору, соблюдает трудовую дисциплину.

После выявления задолженности (в данном случае перерасхода) трудовое законодательство к процессу ее погашения не применяется. При обнаружении перерасхода с точки зрения гражданского права работник становится кредитором, а работодатель - должником. К их отношениям по поводу возмещения перерасхода, в том числе в части ответственности за задержку, следует применять нормы не трудового, а гражданского права.

В случае нарушения срока возмещения перерасхода работник вправе подать исковое заявление в суд с требованием погашения долга и выплаты денежной компенсации за задержку.

Денежная компенсация за задержку возмещения по Гражданскому кодексу. В соответствии с частью 1 статьи 395 Гражданского кодекса за пользование чужими денежными средствами вследствие их неправомерного удержания, уклонения от их возврата подлежат уплате проценты на сумму этих средств. Размер процентов определяется существующей в месте жительства кредитора учетной ставкой банковского процента на день погашения долга или его части. При взыскании долга в судебном порядке суд может пойти навстречу кредитору (в нашем случае работнику) и установить размер процентов исходя из учетной ставки банковского процента на день предъявления иска или на день вынесения решения. Эти правила применяются, если иной размер процентов не установлен законом или договором. Проценты взимаются по день уплаты, если законом, иными правовыми актами или договором не установлен для начисления процентов более короткий срок (ч. 3 ст. 395 ГК РФ).

Договор об ином порядке возмещения перерасхода. В случае, когда работодатель не уклоняется от уплаты, но существуют объективные препятствия своевременному возмещению перерасхода, стороны могут договориться об изменении порядка погашения задолженности. В письменном соглашении, составленном в произвольной форме, можно установить иной срок выплаты возмещения, разбить его общую сумму на части, предусмотреть дополнительные выплаты в пользу работника по аналогии с ссудным процентом и иные условия. Фрагмент договора об особом порядке возмещения перерасхода по авансовому отчету представлен ниже.

Фрагмент договора об условиях погашения перерасхода аванса подотчетных сумм

Договор N 1
об условиях погашения перерасхода по авансовому отчету

г. Москва

7 сентября 2010 года

Общество с ограниченной ответственностью "Карусель", именуемое в дальнейшем "Должник", в лице генерального директора Френкеля Моисея Иосифовича, действующего на основании устава, с одной стороны, и менеджер отдела снабжения Георгадзе Вахтанг Георгиевич, именуемый в дальнейшем "Кредитор", с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. Должник признает наличие долга Кредитору, образовавшегося в результате санкционированного использования Кредитором личных денежных средств в ходе исполнения служебного поручения Должника по приобретению партии запасных частей. Согласованная сумма долга по утвержденному Должником авансовому отчету от 06.09.2010 N 17 составляет 70 000 (Семьдесят тысяч) руб.

В соответствии с пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации срок ее погашения 7 сентября 2010 года.

2. Должник признает, что в связи с просрочкой платежей покупателей и заказчиков за отгруженную продукцию своевременное исполнение обязанности по погашению задолженности перед Кредитором не представляется возможным.

3. В связи с невозможностью единовременного возврата полной суммы долга до 8 сентября 2010 года стороны договорились о рассрочке платежей в соответствии со следующим графиком:

- 8 сентября - 10 000 руб.;

- 20 сентября - 20 000 руб.;

- 5 октября - 30 000 руб.;

- 20 октября - 30 000 руб.

4. Помимо основной суммы долга, Должник обязуется в срок до 6 ноября 2010 года уплатить Кредитору вознаграждение за использование личных средств Кредитора в сумме 3000 (Три тысячи) руб. за вычетом налога на доходы физических лиц.

5. За нарушение утвержденных настоящим договором сроков платежей Должник обязуется уплатить Кредитору пени в размере 0,01% от остатка задолженности за каждый день просрочки.

6. Все выплаты по настоящему договору осуществляются наличными из кассы Должника.

7. Настоящий договор вступает в силу со дня его подписания Должником и Кредитором и действует до момента полного исполнения обязательств Должником.

8. Условия настоящего договора могут быть изменены по взаимному соглашению сторон. Любые изменения условий договора оформляются в виде подписанного сторонами дополнительного соглашения, являющегося неотъемлемой частью настоящего договора.

9. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой стороны.

...

О.С. Овчинникова,

заместитель главного редактора журнала "Зарплата"

"Зарплата", N 10, октябрь 2010 г.

------------------------------------------------------------------------

*(1) Смотрите статью "Деньги под отчет: выявляем задолженность" // Зарплата, 2010, N 9.

*(2) О том, на каком основании суммы возмещения перерасхода не облагаются страховыми взносами, читайте в статье "Подотчетные суммы и страховые взносы" // Зарплата, 2010, N 7. - Примеч. ред.