Сотрудник в ЗАГС, бухгалтеру - проблема? (А. Агеев, "Московский бухгалтер", N 19-20, октябрь 2010 г.)

Сотрудник в ЗАГС, бухгалтеру - проблема?

Кадровая служба любой организации может столкнуться с ситуацией, когда работник сменил фамилию или имя. На первый взгляд, обычная ситуация. Однако на практике нередко возникает ряд вопросов. Какие документы должен менять работник, а какие - работодатель? Как правильно внести изменения в документы организации? Обязательно ли вообще вносить изменения?

Если гражданин желает изменить фамилию, ему необходимо обратиться в ЗАГС по месту жительства с заявлением о перемене имени (ст. 58 Федерального закона от 15.11.1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния"), чтобы получить соответствующее свидетельство (ст. 62 Закона N 143-ФЗ), где будут указаны как старая, так и новая фамилии. Наряду с этим он получит новые свидетельства: о рождении, о браке, о рождении детей (за изменения уплачивается госпошлина). В связи с этим необходимо отметить, что лица, желающие зарегистрировать брак, вправе изменить только свои фамилии. Одновременное изменение имени и (или) отчества при регистрации брака законодательством не предусмотрено. При желании изменить свое имя и (или) отчество необходимо будет пройти обычную процедуру регистрации перемены имени. Причём факт предстоящего заключения брака или состояния в брачных отношениях на процедуру перемены имени не оказывает никакого влияния.

Человек, сменивший фамилию, имя, отчество, обязан сам позаботиться о внесении изменений в документы, оформленные на прежнее имя, - общероссийский и заграничный паспорт, военный билет, водительское удостоверение, документы об образовании и т.п. (п. 2 ст. 19 ГК РФ).

Что делать работодателю?

О смене имени работнику необходимо уведомить работодателя, должников и кредиторов. Для извещения работодателя следует обратиться в кадровую службу, написать заявление и предъявить подлинники подтверждающих документов - нового паспорта, свидетельства о регистрации (расторжении) брака, свидетельства об изменении имени и др. Копии перечисленных документов необходимо приложить к заявлению.

Рассмотрим данную ситуацию на примере. Сотрудница вышла замуж и сменила фамилию.

При смене фамилии работника потребуется внести изменения:

- в трудовую книжку;

- в книгу учёта движения трудовых книжек;

- в личную карточку работника (форма N Т-2);

- в лицевой счёт (форма N Т-54);

- в трудовой договор.

Кроме того, нужно будет получить новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.

Для внесения изменения в трудовую книжку сотрудницы, вышедшей замуж, достаточно будет свидетельства о заключении брака. Кроме документа, подтверждающего изменения, целесообразно взять с сотрудницы заявление об изменении учётных данных. Спорная ситуация возникает в вопросе, нужно ли работнику писать заявление об изменении фамилии в учётных документах, и издавать соответствующий приказ. В законе такого требования не содержится, но многие специалисты рекомендуют всё же оформить эти документы. Форма такого приказа не унифицирована, поэтому его составляют на бланке организации с соблюдением реквизитов документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Все распорядительные документы вступают в силу после их подписания или доведения до сведения исполнителя, поэтому в приказе нужно указать ответственное за исполнение приказа лицо.

После приказа изменения вносятся во все учётные документы, карточку и трудовую книжку.

Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утверждённой Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. N 69, разъясняет порядок внесения изменений в неё. На первой странице (титульном листе) одной чертой зачёркивается прежняя фамилия, а рядом разборчивым почерком вносятся новые данные. На внутренней стороне обложки (в любом свободном месте) делается следующая запись:

"Фамилия Астахова изменена на фамилию Рычкова на основании свидетельства о заключении брака С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 г. Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области".

Ниже ставится подпись работодателя или уполномоченного им лица (например, кадрового работника), печать организации или кадровой службы.

Что делать с трудовым договором?

Много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и оформлении этой процедуры. Одни специалисты считают, что следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, другие опровергают эту точку зрения, говоря, что фамилия (как это ни странно звучит) не является обязательным условием трудового договора, поэтому закон не требует заключения никакого дополнительного соглашения при её изменении. Да и о чём будут договариваться стороны в соглашении? Об изменении фамилии? Да, звучит нелепо, но лучше внести изменения в трудовой договор.

Заменять ли другие документы?

Процедура внесения изменений в личную карточку работника (форму Т-2) прописана в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты". Итак, в документ вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Представляется, что внесение изменений в остальные документы следует производить аналогичным образом.

Что касается страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, то трудовым законодательством установлена обязанность работодателя его оформить при заключении трудового договора впервые (ст. 65 ТК РФ). Об обязанности замены страхового свидетельства работодателем ни в одном нормативно-правовом акте ничего не сказано. Но Пенсионный фонд изменил ситуацию в 2006 г., издав Постановление от 31.07.2006 г. N 192п, которым утвердил Инструкцию по заполнению форм индивидуального (персонифицированного) учёта в системе обязательного пенсионного страхования. В соответствии с п. 20 Инструкции заявление об обмене страхового свидетельства в случае изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения или пола застрахованного лица заполняется лично застрахованным лицом и предоставляется в территориальный орган ПФР. Здесь же предусмотрено, что допускается заполнение заявления кадровыми или другими службами организации. Значит, необходимо во внутренних локальных документах компании предусмотреть, кто именно занимается переоформлением свидетельств государственного пенсионного страхования - сотрудники или отдел кадров. На наш взгляд, лучше поручить это специалистам кадровой службы, поскольку у них есть опыт оформления подобных документов

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) является номером его лицевого счёта и не меняется в связи с изменением фамилии физического лица.

При изменении фамилии замене подлежит Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе по месту жительства (далее - Свидетельство о постановке на учёт). При изменении фамилии замена Свидетельства о постановке на учёт осуществляется налоговым органом по месту жительства на основании заполненного заявления о выдаче Свидетельства и при предъявлении ранее выданного Свидетельства о постановке на учёт, документа, удостоверяющего личность, и документа, подтверждающего регистрацию по месту жительства.

Приведение кадровых документов происходит в общем порядке. Об изменении фамилии или других паспортных данных действующего руководителя нужно сообщить в течение трёх дней с момента получения директором нового паспорта (п. 5 ст. 5 Закона N 129-ФЗ). Для внесения изменений в ЕГРЮЛ в налоговую инспекцию нужно представить первые три страницы заявления по форме N Р14001 и лист Б "Сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица". Она утверждена Постановлением N 439. Кроме того, налоговые инспекторы могут потребовать копию паспорта с новой фамилией. Если срок пропущен, руководителя могут привлечь к административной ответственности. Она грозит предупреждением или штрафом в размере 5 000 руб. (п. 3 ст. 14.25 КоАП РФ).

Примечание. Если фамилию поменял генеральный директор компании, об этом дополнительно нужно уведомить налоговую инспекцию, пенсионный фонд, банк и деловых партнёров фирмы.

При смене фамилии руководителем, главным бухгалтером или лицом, имеющим право первой или второй подписи на банковских документах организации, нужно заменить карточку с образцами подписей и оттиска печати (далее - карточка). Её форма утверждена Инструкцией Банка России от 14.09.2006 г. N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)" (далее - Инструкция N 28-И). Карточка представляется в банк фирмой-клиентом вместе с другими документами, необходимыми для открытия банковского счёта или счёта по вкладу (депозиту). Так сказано в п. 7.1 Инструкции N 28-И. Карточка действует до прекращения договора банковского счёта, его закрытия, или замены новой карточкой. В п. 7.14 Инструкции N 28-И установлено, что при изменении фамилии, имени, отчества указанного в карточке лица организация-клиент представляет новую карточку. Нотариальное свидетельствование подлинности подписей на ней не является обязательным (п.п. 7.12 и 7.13 Инструкции N 28-И). Фирма может или представить в обслуживающий банк заверенную нотариусом новую карточку, или либо обратиться в кредитную организацию с просьбой оформить её непосредственно в банке. В любом случае в банк надо предъявить документ, удостоверяющий личность, с новой фамилией. Копия такого документа и старая карточка с указанием даты её отмены подшиваются в юридическое дело клиента, хранящееся в кредитной организации. В законодательстве РФ срок, в течение которого нужно известить банк о смене фамилии, не установлен. Как правило, он закрепляется в договоре банковского счёта, а за невыполнение этого требования могут быть предусмотрены штрафные или иные санкции. Чтобы у компании не возникло проблем с осуществлением платежей, следует внимательно изучить условия договоров, заключённых со всеми банками, в которых у неё открыты банковские счёта.

Помимо договоров банковского счёта нужно проверить остальные действующие договоры и контракты с контрагентами. Ведь нередко в них включают пункт, согласно которому при изменении реквизитов у одной из сторон договора она обязана уведомить другие стороны. Причём оговаривается срок для такого извещения, а за его нарушение предусматриваются значительные штрафные санкции.

К реквизитам сторон относится фамилия директора, генерального директора или лица, заключившего договор. Об её изменении нужно известить стороны договора, направив им письма. Составить их можно в произвольной форме и отправить по почтовым адресам или по факсу (электронной почте), если такой способ обмена информацией зафиксирован в договоре. Если же юридические или иные службы компаний-партнёров требуют копию документа, на основании которого была изменена фамилия, к письму-извещению прилагается копия свидетельства о регистрации или расторжении брака или копия нового паспорта руководителя. По согласованию с контрагентом копию документа заверяет должностное лицо самой организации или нотариус.

А. Агеев

"Московский бухгалтер", N 19-20, октябрь 2010 г.