Обоснование расходов по обеспечению работников мобильной связью (А. Кочергин, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 49, декабрь 2010 г.)

Обоснование расходов по обеспечению работников мобильной связью

Как известно, деятельность организации во многом зависит от оперативности и динамичности ее сотрудников. С этой целью разрабатываются новые и улучшаются традиционные средства связи. Но, несмотря на весь существующий спектр выбора (радиосвязь, Internet, IP-телефония и т.п.), по-прежнему устойчивую позицию занимает использование мобильной сотовой связи. При этом выделяются два основных варианта взаимодействия организации, ее сотрудников и сотового оператора:

предприятие приобретает для сотрудников мобильные телефоны и оплачивает услуги связи;

сотрудники пользуются личными телефонами, а компания компенсирует работникам стоимость разговоров, произведенных в служебных целях.

Понесенные расходы на услуги связи организации вправе учесть в налоговом учете (п.п. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ), однако оба эти варианта несут налоговые риски, поскольку не всегда возможно распределить расходы по звонкам на личные и служебные, а налоговая служба, в свою очередь, с особой тщательностью проверяет их обоснованность. Поэтому, чтобы учесть данные расходы при налогообложении прибыли, следует обратить особое внимание на наличие документов, обосновывающих звонки с аппаратов мобильной связи. Приобретению "сотовых" должен предшествовать приказ руководителя с указанием перечня должностей (письма Минфина России от 19.01.09 г. N 03-03-07/2, от 5.06.08 г. N 03-03-06/1/350, от 27.07.06 г. N 03-03-04/3/15) работников, которых в служебных целях следует обеспечить подключенными к сетям сотовой связи мобильными телефонами за счет организации, а также номеров телефонов и сим-карт, закрепленных за конкретными сотрудниками, и список абонентов, связь с которыми осуществляется в служебных целях. Если после поступления от операторов связи счетов за оказанные услуги обнаруживаются звонки по номерам, не зафиксированным в приказе, сотрудникам следует представить в бухгалтерию соответствующие пояснения.

В должностных инструкциях данных сотрудников нужно указать обязанности, в связи с которыми компания обеспечивает их подключенными к сотовым операторам аппаратами мобильной связи. Отдельно для работников, пользующихся служебными телефонами в ночное время, в выходные и праздничные дни, целесообразно указать, что рабочий день у них ненормирован.

Если же в целях минимизации расходов на сотовую связь организация установила лимит на ее использование, то этому должен предшествовать приказ руководителя с указанием предельной величины расходов на мобильную связь для каждой категории сотрудников.

В пакет документов для обоснования расходов помимо ранее указанных входит и договор с оператором на оказание услуг сотовой связи (письма Минфина России от 19.01.09 г. N 03-03-07/2, от 5.06.08 г. N 03-03-06/1/350, от 27.07.06 г. N 03-03-04/3/15), который вместе со счетами оплаты является достаточным, с точки зрения судебной практики, подтверждением расходов на мобильную связь (постановления ФАС МО от 6.08.09 г. N КА-А40/7416-09; ФАС ЦО от 6.03.09 г. N А35-4080/07-С8; ФАС ПО от 16.05.08 г. N А55-13148/07).

Решить вопрос о направлении запроса оператору на получение детализированных счетов связи стоит заблаговременно. Следует иметь в виду, что особое внимание налоговая служба уделяет производственному характеру звонков, совершаемых на наиболее крупные суммы, в выходные и праздничные дни, в ночное время, за границу, во время нахождения сотрудника в отпуске.

Практика также показывает, что не лишним бывает расширить список подтверждающих документов за счет деловой переписки или договорной документации, т.е. документов, которые подтвердят производственную необходимость звонков и "косвенных доказательств" (письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.06 г. N 20-12/83834), таких как письменное распоряжение (или служебное задание) руководства сделать те или иные звонки, а также отчет исполнителя о результатах, составленные в произвольной форме, с сохранением всех требуемых реквизитов. Дополнительным доводом в части производственной обоснованности звонков, совершенных сотрудником во время отпуска, может служить мнение ФАС Московского округа о том, что пользование мобильным телефоном в этот период не подразумевает его непроизводственного характера (постановление ФАС Московского округа от 31.05.06 г. N КА-А41/4511-06).

При использовании варианта, когда сотрудники пользуются личными телефонами, а организация компенсирует стоимость разговоров, должно быть заключено письменное соглашение между работником и работодателем. В данном документе (или же в трудовом договоре) обязательно фиксируются размер и порядок выплаты компенсаций за служебные звонки, а также, если это предусмотрено, то и экономически обоснованной суммы возмещения за пользование телефоном (письма Минфина России от 2.03.06 г. N 03-05-01-04/43, от 17.06.09 г. N 03-04-06-01/138). Для документального подтверждения стоимости мобильного телефона и права собственности работника на него сотрудник должен предоставить кассовый чек (накладную, товарный чек). Далее для обоснования расходов понадобятся оригиналы или копии договора между работником и оператором сотовой связи и счета оператора связи. Как и в первом варианте, основываясь на опыте выездных налоговых проверок, заранее запасаемся детализацией счета и расшифровкой звонков.

Проблема обоснования расходов на сотовую связь стоит перед каждой организацией. Те из них, которые в свое время напрямую заключили договор с оператором связи и выбрали безлимитный тариф, получают целый ряд преимуществ, облегчая работу руководству, бухгалтерии и персоналу. Так как организации ежемесячно платят фиксированную сумму абонентской платы, не зависящую ни от характера звонков, ни от их частоты и продолжительности, то исключается необходимость подготавливать ряд документов, в том числе детализацию счетов, расшифровку звонков и отчетов исполнителя.

Таким образом, чтобы учесть сумму расходов на связь, необходимо лишь обосновать производственную необходимость подключения сотрудника к мобильной сотовой сети. В качестве документального подтверждения расходов организациям-абонентам, использующим безлимитный тариф, следует предъявить налоговым органам договор с оператором связи, утвержденный руководителем организации перечень должностных лиц, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо пользоваться сотовой связью и предельный размер расходов на каждого работника в месяц на указанные цели в соответствии с занимаемой им должностью (письмо Минфина России от 13.10.06 г. N 03-03-04/2/217).

А. Кочергин,

ассистент Отдела инвестиционного

аудита "Бейкер Тилли Русаудит" ООО

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 49, декабрь 2010 г.