Электронные билеты: оформить просто, но сложно учесть (М.В. Кузьмина, "Актуальная бухгалтерия", N 12, декабрь 2010 г.)

Электронные билеты: оформить просто, но сложно учесть

Электронные билеты в последнее время используются все чаще и постепенно заменяют собой обычные. Если еще недавно с помощью интернет-технологий оформлялись только авиабилеты, то теперь и большинство железнодорожных билетов стали "виртуальными". Однако налоговый учет расходов на билеты, оформленные подобным способом, потребует более подробного документального подтверждения и будет несколько отличаться от общепринятого.

Преимущества использования электронного билета очевидны: его оформление занимает считанные минуты, кроме того, можно не опасаться потери бланка такого билета.

Но необходимо помнить, что все расходы для целей исчисления налога на прибыль должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. И если экономическое обоснование "проездных" расходов обычно не вызывает вопросов, то с документальным подтверждением могут возникнуть проблемы. Это касается подтверждения как самого факта совершения поездки, так и оплаты стоимости электронного билета, особенно если платеж производился через Интернет.

Электронный авиабилет - БСО?

Форма электронного авиабилета и багажной квитанции была утверждена приказом Минтранса России*(1) еще в 2006 году, но в мае текущего года в этот документ внесли существенные изменения. Благодаря им подтвердить расходы на приобретение электронных авиабилетов стало значительно проще.

Новшества заключаются в том, что часть электронного билета в виде маршрут-квитанции и багажной квитанции (выписки из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) теперь является документом строгой отчетности и подтверждает факт оплаты билета.

То есть если работник приобретает электронный авиабилет за наличный расчет или же оплачивает его с помощью платежной карты, то документом, подтверждающим произведенный расход, будет являться маршрут-квитанция к электронному авиабилету. Кассовый чек в данном случае предоставлять не нужно*(2).

Что касается других документов, которые понадобятся в данной ситуации для обоснования расхода, то специалисты Минфина России неоднократно приводили необходимый перечень в своих письмах*(3). Например, факт совершения авиаперелета подтвердят:

- распечатка электронного авиабилета на бумажном носителе;

- посадочный талон, подтверждающий перелет по этому маршруту.

Обратите внимание: для подтверждения факта оплаты электронного авиабилета достаточно предоставить лишь маршрут-квитанцию. Это касается случаев, когда оплата производится наличными или с использованием платежной карты. Если же маршрут-квитанция по каким-либо причинам отсутствует, то факт оплаты могут подтвердить:

- чеки контрольно-кассовой техники (ККТ);

- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

- подтверждение кредитного учреждения, в котором работнику открыт "карточный" счет, о проведении операции по оплате электронного авиабилета;

- другой документ, подтверждающий произведенную оплату авиаперевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

Кроме того, если электронный авиабилет оформлен на иностранном языке, нужно дополнительно сделать перевод необходимых реквизитов, позволяющих идентифицировать этот авиабилет и подтвердить его стоимость: ФИО пассажира, направления, номера рейса, даты вылета, стоимости билета. Этот перевод компания может сделать самостоятельно, без привлечения профессионального переводчика*(4).

Билеты на поезд: вариантов несколько

Форма электронного железнодорожного билета также утверждена Минтрансом России*(5), но в отличие от современного электронного авиабилета этот документ сам по себе не является бланком строгой отчетности.

Поэтому для того, чтобы подтвердить расходы на приобретение электронного билета на поезд, он должен быть оформлен на утвержденном бланке строгой отчетности. Это возможно, если за получением электронного билета обратиться непосредственно в кассу компании-перевозчика.

В противном случае (например, если электронный билет распечатан через терминал самообслуживания) к распечатке железнодорожного билета дополнительно нужно будет приложить документ, подтверждающий факт оплаты*(6).

Перечень документов, которыми можно подтвердить оплату электронного билета для проезда по железной дороге, уточнили в Минфине России*(7). В этот перечень входят:

- чеки ККТ;

- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

- подтверждение кредитного учреждения, в котором работнику открыт "карточный" счет, о проведении операции по оплате электронного железнодорожного билета;

- другие документы, подтверждающие произведенную оплату перевозки, оформленные на утвержденном бланке строгой отчетности.

Обратите внимание: в отличие от авиаперелета, факт совершения которого можно подтвердить посадочным талоном с печатями компании-авиаперевозчика, при железнодорожных поездках никакого документа кроме билета не оформляется. Поэтому факт проезда в данном случае подтвердят:

- электронный железнодорожный билет (если он оформлен на бланке строгой отчетности);

- документы, которые косвенно связаны с поездкой: командировочное удостоверение с необходимыми отметками, документы о проживании в месте назначения и т.д. (сюда же относится и распечатка электронного билета на поезд и посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку: ФИО пассажира, маршрута, стоимости билета, даты поездки).

Вычет НДС: счет-фактура не понадобится

Зачесть "входной" НДС со стоимости электронного авиабилета значительно проще: для этого достаточно иметь лишь маршрут-квитанцию. На основании этого документа компания имеет право принять налог к вычету при условии, что сумма НДС в маршрут-квитанции выделена отдельной строкой*(8).

Если же компания приобрела электронные билеты на поезд, НДС можно будет принять к вычету, только если эти билеты оформлены на бланках строгой отчетности и в них выделена сумма НДС. В ином случае зачесть сумму "входного" НДС скорее всего не получится: ведь для того, чтобы принять налог к вычету, фирме потребуется счет-фактура, составленная от имени компании-перевозчика (обычно это ОАО "РЖД").

Также учтите: если билеты были приобретены через фирму-агента, то принять к вычету сумму "входного" НДС по этим билетам на основании счета-фактуры агента нельзя. В данном случае компания-агент продавцом билетов не является и не может выставлять счет-фактуру от имени принципала (компании-перевозчика) поскольку это не предусмотрено действующим законодательством*(9).

Обратите внимание: сумма "входного" НДС со стоимости услуг агента (за бронирование, оформление билетов и т.д.) принимается к вычету в общем порядке.

М.В. Кузьмина,

эксперт журнала

Экспертиза статьи:

А.Г. Барсегян,

эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, юрисконсульт

Примечание

Д.В. Осипов, консультант Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

На сегодняшний день документами, подтверждающими расходы на приобретение электронного билета на самолет, являются: чек KKT, слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник. Кроме того, нужно предъявить подтверждение банка о проведенной операции по оплате электронного авиабилета или другой аналогичный документ, оформленный на утвержденном БСО, а также распечатку маршрут-квитанции электронного авиабилета на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет лица по указанному в авиабилете маршруту. Такой вывод содержится в письмах Минфина России от 10 февраля 2010 года N 03-03-06/1/59, от 5 февраля 2010 года N 03-03-07/4, N 03-03-05/18 и от 18 января 2010 года N 03-03-07/2.

"Актуальная бухгалтерия", N 12, декабрь 2010 г.

------------------------------------------------------------------------

*(1) приказ Минтранса России от 08.11.2006 N 134

*(2) п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134; письмо Минфина России от 09.08.2010 N 03-01-15/6-179

*(3) письма Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18, от 18.01.2010 N 03-03-07/2

*(4) письма Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168, от 24.03.2010 N 03-03-07/6

*(5) приказ Минтранса России от 23.07.2007 N 102

*(6) п. 2 приказа Минтранса России от 23.07.2007 N 102; письмо Минфина России от 04.06.2010 N 03-03-06/1/384

*(7) письмо Минфина России от 01.07.2010 от 03-03-07/23

*(8) п. 7 ст. 168 НК РФ; письма Минфина России от 23.12.2009 N 03-07-11/323, от 31.12.2008 N 03-07-11/391

*(9) письмо Минфина России от 12.10.2010 N 03-07-09/45