ИФНС запрашивает документы: готовые варианты ответов (Р. Саркисянц, "Практический бухгалтерский учет", N 11, ноябрь 2010 г.)

ИФНС запрашивает документы: готовые варианты ответов

Запрос документов налоговой инспекцией - это тот самый случай, когда консенсус практически невозможен. Налоговая стремится получить максимум, налогоплательщики - отделаться минимумом. И это понятно: кому охота давать проверяющим лишнюю информацию к размышлению? И тут самое время задаться рядом вопросов, например: надо ли подчиняться этим требованиям? И как, что немаловажно, поаккуратнее оформить свой отказ?

Давайте вспомним, в каких случаях возможно направление требования о представлении документов.

Возможно получение требования:

- при проведении налоговой проверки (п. 1 ст. 93 НК РФ);

- в связи с проведением проверки контрагента и иных лиц, располагающих документами, касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (п. 1 ст. 93.1 НК РФ).

Возможно проведение двух видов проверок: камеральной и выездной (п. 1 ст. 87 НК РФ).

Камеральная налоговая проверка проводится по месту нахождения налогового органа на основании представленных налогоплательщиком налоговых деклараций (расчётов) и документов, а также иных документов, имеющихся у налогового органа (п. 1 ст. 88 НК РФ). Такая проверка проводится в течение трёх месяцев со дня представления налогоплательщиком налоговой декларации (расчёта) (п. 2 ст. 88 НК РФ). Продления срока, а также приостановления НК РФ не предусматривает.

При камеральной проверке возможно истребование документов в случае, если:

- налогоплательщик применяет налоговые льготы (п. 6 ст. 88 НК РФ);

- заявлено требование о возмещении НДС (п. 8 ст. 88 НК РФ);

- проверка проводится по налогам, связанным с использованием природных ресурсов (п. 9 ст. 88 НК РФ);

- налоговая инспекция решает назначить дополнительные мероприятия по налоговому контролю (п. 6 ст. 101 НК РФ).

Иных оснований для истребования документов в рамках проведения камеральной проверки не предусмотрено.

Выездная налоговая проверка проводится на территории налогоплательщика на основании решения руководителя или заместителя руководителя налогового органа (п. 1 ст. 89 НК РФ). Длительность проведения этой проверки - не более двух месяцев, причём этот срок может быть продлён до четырёх месяцев, а в исключительных случаях - до шести (п. 6 ст. 89 НК РФ).

Внимание: при приостановлении выездной проверки направление требования неправомерно! Это следует из пункта 9 статьи 89 НК РФ: "На период действия срока приостановления проведения выездной налоговой проверки приостанавливается действие налогового органа по истребованию документов у налогоплательщика".

Также налоговый орган вправе истребовать документы у контрагента проверяемого налогоплательщика (п. 1 ст. 93.1 НК РФ).

В течение какого срока следует представлять документы?

Первое и самое главное: считаем только рабочие дни, поскольку срок, определённый днями, исчисляется в рабочих днях, если срок не установлен в календарных днях. При этом рабочим днём считается день, который не признаётся в соответствии с законодательством РФ выходным и (или) нерабочим праздничным днём (п. 6 ст. 6.1 НК РФ).

Документы по требованию налогового органа должны быть представлены:

- в течение 10 дней со дня вручения требования в рамках выездной и камеральной проверки (п. 3 ст. 93 НК РФ);

- в течение 5 дней со дня получения требования в рамках проверки контрагента. О невозможности представить требуемые документы следует сообщать также в течение 5 дней (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Когда лучше отправлять документы в инспекцию? В рамках, установленных законодателем, налогоплательщик сам выбирает точную дату отправки. Очевидно, что чем быстрее вы направите документы, тем быстрее у налогового органа возникнут вопросы (если возникнут). В итоге инициативный налогоплательщик, направивший документы тотчас, рискует получить новое требование на представление документов - тоже тотчас. Целесообразнее всего, судя по практике, направлять документы в последний день установленного срока.

Если не укладываемся в сроки

Случается, что налогоплательщик не может представить требуемые документы. Зато он может (и обязан) в письменной форме уведомить проверяющих о такой невозможности.

Следует составить уведомление, в котором указать:

- причины, по которым документы не могут быть представлены в отведённый срок;

- сроки, в течение которых они могут быть представлены (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Пример такого уведомления приведён ниже.

Руководителю

ИФНС России N __ по г. Москве

г-ну Такому-то И.И.

от общества с ограниченной

ответственностью

"Добрый Налогоплательщик"

ИНН 7751235520, КПП 775105005,

101000, г. Москва,

ул. Проездная, д. 15

Уведомление
о невозможности своевременного представления требуемых документов

1 ноября 2010 года ООО "Добрый Налогоплательщик" (ИНН 7751235520, КПП 775105005, 101000, г. Москва, ул. Проездная, д. 15) получено Требование о представлении документов от 27.10.10 N 321/80-ОГО.

Согласно Требованию объём запрашиваемых документов - 1001 стр. Ведением бухгалтерского и налогового учёта в ООО "Добрый Налогоплательщик" занимается бухгалтер Иванова М.И., другие сотрудники доступа к регистрам бухгалтерского и налогового учёта не имеют.

Начиная с 29.10.2010 бухгалтер Иванова М.И. находится на больничном (копия прилагается). В связи с этим подготовить требуемый комплект документов в указанный срок не представляется возможным.

На основании пункта 3 статьи 93 НК РФ

Просим

продлить срок представления документов до 10.11.2010 включительно.

Приложение:

Копия больничного листа бухгалтера Ивановой М.И. на 1 л. в 1 экз.

Генеральный директор ООО "Добрый Налогоплательщик"

Хороший О.О.

Руководитель налогового органа (или его заместитель) может как принять, так и не принять решение о продлении срока представления документов. Так или иначе, оно выносится в течение двух дней со дня получения уведомления от налогоплательщика (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Минфин разъяснил, что при рассмотрении вопроса о продлении срока налоговики должны учитывать такие факторы, как причины невозможности представления документов, объём истребуемой информации, факт частичного представления требуемых документов, сроки, в которые налогоплательщик сможет представить документы (письмо Минфина России от 05.08.08 N 03-02-07/1-336).

Практика показывает, что не стоит долго ждать ответа из налоговой о том, продлён или не продлён срок для представления документов. Целесообразнее предпринять меры хотя бы для частичного представления документов. Это в любом случае будет на руку налогоплательщику - либо уменьшит штраф, либо станет дополнительным судебным доказательством собственной добросовестности.

Если документов нет и быть не может

В некоторых случаях документы могут отсутствовать по объективным причинам, например в связи с изъятием правоохранительными органами или с уничтожением вследствие пожара (актуально, особенно после нынешнего лета!). Документ может быть похищен или уничтожен в связи с истечением срока хранения.

Решение - в самый день получения требования уведомить налоговую инспекцию о невозможности представления документов (абз. 2 п. 3 ст. 93 НК РФ), приложив копии оправдательных документов (акт изъятия, справка о пожаре и т.д.).

Кроме того, в практике налогового консультирования имеют место случаи, когда налоговые органы запрашивают документы, которых не просто нет, но и быть не может. В связи с большим объёмом работы или по иным причинам сотрудники налоговой инспекции часто используют готовые "рыбы" требований.

В таком случае может быть использована следующая формулировка: "В Требовании указываются журналы учёта полученных и выставленных книг счетов-фактур, книги покупок и продаж, счета-фактуры за 2009 год. Уведомляем о невозможности представления данных документов по причине того, что ООО "Добрый Налогоплательщик" применяет упрощённую систему налогообложения и в этой связи не исчисляет и не уплачивает налог на добавленную стоимость (п. 2 ст. 346.11 НК РФ)". Следует приложить к ответу копию заявления о переходе на упрощённую систему налогообложения с отметкой налогового органа.

Нельзя исключать вероятности того, что налоговый орган не сочтёт указанные вами причины уважительными. И, скорее всего, встанет вопрос об ответственности по статье 126 НК РФ. В таком случае всё зависит от способности налогоплательщика доказать эти самые объективные причины.

Например, суд признал достаточными доказательствами:

- справку о факте пожара;

- справку о проведённом служебном расследовании по факту пожара;

- документы инвентаризации.

Сыграло роль и то, что налоговики не смогли доказать наличие у налогоплательщика истребуемых документов и его вину в их непредставлении. А это, соответственно, исключает возможность привлечения его к налоговой ответственности по пункту 1 статьи 126 НК РФ (см. постановление ФАС Поволжского округа от 30.01.09 N А12-8706/2008).

По другому делу суд установил, что первичные учётные документы за спорный период не представлены в налоговый орган по причине их изъятия в ходе обысков, проведённых следователями по ОВД, а также следственного управления прокуратуры (постановление ФАС Поволжского округа от 09.04.09 N А06-4803/2008).

Если документы уже были представлены

Налоговые органы не вправе требовать у налогоплательщика документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных и выездных налоговых проверок (п. 5 ст. 93 НК РФ). Исключения два:

- если документы представлялись в налоговый орган в виде подлинников, возвращённых впоследствии проверяемому лицу;

- представленные в налоговый орган документы были утрачены вследствие обстоятельств непреодолимой силы.

Если документы запрошены повторно, следует уведомить об этом путём направления на имя руководителя налоговой инспекции соответствующего уведомления, приложив документы, подтверждающие передачу.

Формулировка может быть следующей: "Среди запрашиваемых документов поименованы учётная политика на 2010 год, устав ООО "Добрый Налогоплательщик". Уведомляем, что копии запрошенных налоговым органом документов были представлены ранее в ответе на требование от 02.02.10 N 432/10-АГА. Требование налогового органа о повторном представлении документов, ранее представленных налоговому органу в рамках камеральных и выездных налоговых проверок, неправомерно (п. 5 ст. 93 НК РФ)".

Если документы к делу не относятся

В рамках проводимой налоговым органом камеральной налоговой проверки запрашиваются лишь те документы, которые относятся к поданной налоговой декларации (это следует из системного толкования п. 1 ст. 88 НК РФ). Согласно правовой позиции ВАС России, выраженной в постановлении от 08.04.08 N 15333/07, неправомерным будет наложение штрафа по пункту 1 статьи 126 НК РФ в случае непредставления документов, которые непосредственно не относятся к предмету проводимой проверки. Аналогичной точки зрения, что вполне понятно, придерживаются и иные арбитражные суды.

Для "профилактики" не относящихся к делу запросов можно составить письмо на имя руководителя налоговой инспекции, в котором указать, на основании чего вы считаете документы не относящимися к предмету проверки.

Например: "Согласно Требованию от 11.11.2010 N 213/01-АГА документы истребуются в рамках проведения камеральной проверки поданной налоговой декларации по налогу на прибыль организаций за 9 месяцев 2010 года. Однако в том же требовании в числе истребуемых документов поименованы книги покупок и книги продаж за 2009 год. Полагаем, что эти документы не связаны с предметом проверки декларации по налогу на прибыль. Считаем неправомерным требование в части представления книг покупок и книг продаж за 2009 год".

К письму можно приложить текст упомянутого постановления ВАС России от 08.04.08 N 15333/07, в котором есть ключевые фразы: "...сами истребуемые документы должны иметь отношение к предмету налоговой проверки. Если такое требование не исполнено налогоплательщиком по причине истребования документов, которые не относятся к предмету налоговой проверки, или по причине неопределённости истребуемых документов, оснований для применения ответственности, предусмотренной пунктом 1 статьи 126 Кодекса, не имеется".

Исключать вероятность наложения штрафа нельзя. В таком случае данное уведомление станет дополнительным доказательством в арбитражном процессе.

А вот могут ли налоговые органы запросить документы, не относящиеся к проверяемому налогу при выездной проверке? В отношении такого вида проверок НК РФ не устанавливает конкретного перечня документов, которые могут быть истребованы налоговиками, говорится лишь о том, что "могут быть потребованы необходимые для проверки документы" (абз. 2 п. 12 ст. 89, п. 1 ст. 93 НК РФ). Иначе говоря, налоговики вправе потребовать практически любые документы.

Впрочем, кое-какое ограничение имеется: документ должен быть необходим для проверки (абз. 2 п. 12 ст. 89, п. 1 ст. 93 НК РФ). В данном случае "необходим" значит то, что документ относится к налогу, поименованному в решении о проведении выездной налоговой проверки (п. 2 ст. 89 НК РФ).

Однако в любом случае необходимость документа будут определять налоговики.

Вопросы оформления

Нет необходимости в нотариальном удостоверении документов. По прямому указанию пункта 2 статьи 93 НК РФ "не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ".

Естественно, требуется заверить копии документов надлежащим образом. А надлежащим в данном случае будет проставление подписи руководителя организации (или иного уполномоченного лица), а также печати организации, если иное не предусмотрено законодательством РФ (п. 2 ст. 93 НК РФ). Не забываем о том, что если руководитель уполномочил на удостоверение копий кого-то ещё, то требуется доверенность, составляемая с учётом требований гражданского законодательства (ст. 185-189 ГК РФ, абз. 1 п. 3 ст. 29 НК РФ).

С другой стороны, как быть, если количество запрошенных документов велико? В таком случае простой здравый смысл подсказывает, что удостоверять каждый лист из сотни копий - нонсенс. НК РФ не содержит чётких указаний или требований к оформлению документов, отправляемых в налоговую инспекцию, за исключением требования о заверении руководителем организации или иным уполномоченным на основании доверенности лицом.

Поэтому если количество запрашиваемых документов превышает 100 листов, целесообразно их подшить, пронумеровать, составить реестр, разместив его на первых листах, сшивающие нитки закрепить листком бумаги, а уже на нём проставить подпись лица, имеющего право удостоверять данные документы, а также печать организации. На последнем листе указать количество подшитых копий.

Случается, что помимо удостоверенных бумажных копий документов налоговики требуют их электронные версии на магнитных носителях или сканированные копии. Тут всё зависит от покладистости налогоплательщика и его желания (или нежелания) спорить. НК РФ в данном случае на нашей стороне: "Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий" (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Даже из формы требования о представлении документов следует, что документы могут быть истребованы только в виде заверенных соответствующим образом копий. Так что если налогоплательщик сочтёт невозможным и ненужным представлять электронные копии, то он имеет право ограничиться представлением заверенных копий истребуемых документов.

Если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов.

Р. Саркисянц,

юрист ООО "Альпин-Проф"

"Практический бухгалтерский учет", N 11, ноябрь 2010 г.