Новый "трудовик" или дубликат? (Ю.Н. Калмыкова, "Руководитель бюджетной организации", N 1, январь 2011 г.)

Новый "трудовик" или дубликат?

Основным документом, подтверждающим рабочий стаж сотрудника, на сегодняшний день является трудовая книжка. Если с этим документом что-нибудь случится, его придется восстанавливать, причем основной груз забот ляжет на плечи работодателя. В чем заключается разница между восстановлением трудовой книжки и выдачей дубликата и как оформляется последний?

Устраиваясь на работу в бюджетное учреждение, среди прочих документов будущий сотрудник обязан предъявить работодателю трудовую книжку*(1). Однако есть исключения:

- если трудовой договор заключается впервые, трудовую книжку оформляет работодатель;

- если работник поступает на работу на условиях совместительства, его трудовая сдана по основному месту работы.

В настоящее время ТК РФ предусматривает возможность заведения новой трудовой книжки при устройстве на новую работу. Для этого работник пишет заявление о том, что у него отсутствует трудовая книжка, с указанием причины ее отсутствия и просит работодателя оформить ему новую. Но в этом случае в новую трудовую книжку не вносятся записи о стаже работе.

Возникает вопрос: как же восстановить трудовую книжку и все записи, которые были внесены в нее на протяжении многих лет трудовой деятельности?

Законным способом восстановить трудовую книжку в полной мере невозможно, так как процедура восстановления данного документа ни ТК РФ, ни Инструкцией по заполнению трудовых книжек*(2) не предусмотрена. Существует масса предложений "сделать" за определенную плату любые документы, но такого рода "услуги" подпадают под действие ч. 3 ст. 327 "Подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков" УК РФ, согласно которой за использование подложных документов может грозить наказание от штрафа до ареста на срок от трех до шести месяцев. Легальная же процедура восстановления трудовой книжки выглядит несколько иначе и называется выдачей дубликата.

Выдача дубликата

Порядок выдачи дубликата трудовой книжки описан в Правилах ведения и хранения трудовых книжек*(3). Дубликат трудовой книжки выдается организацией по месту последней работы в следующих случаях:

- при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной (дубликат может быть выдан по желанию работника);

- при утрате трудовой книжки работником;

- если трудовая книжка была утрачена работодателем в результате чрезвычайной ситуации;

- если трудовая книжка пришла в негодность (замазана, обгорела, порвана и т.д.).

Утрата трудовой книжки работником

Каким бы аккуратным и внимательным ни был человек, исключить вероятность того, что он потеряет какой-либо документ, невозможно. В случае утраты трудовой книжки работник должен немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления*(4), причем новая трудовая книжка должна быть оформлена на бланке действующего образца. В настоящее время для этого следует использовать форму трудовых книжек, утвержденную Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

На титульный лист дубликата трудовой книжки заносятся следующие сведения о работнике:

фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

образование - на основании надлежаще заверенных документов. Запись о не-законченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании надлежаще заверенных документов: студенческого билета, зачетной книжки, справки из образовательного учреждения и т.п.;

профессия и (или) специальность - на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов*(5).

Обратите внимание, согласно п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек все записи вносятся в трудовую книжку полностью, без сокращений.

При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы*(6).

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника. После этого общий и (или) непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу, в графе 3 - наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую он был принят*(7).

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать работнику содействие в получении документов, подтверждающих стаж его предшествующей работы.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Документы, посредством которых может быть подтвержден трудовой стаж работника, - это, в частности:

- письменные трудовые договоры;

- выписки из приказов, а также лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;

- справки, которые выдают работодатели, а также соответствующие государственные (муниципальные) органы;

- расчетные книжки.

Обратите внимание на тот факт, что простая копия трудовой книжки не является тем документом, на основании которого выдается дубликат.

Приведем пример заполненного дубликата трудовой книжки:

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	Число	Месяц	Год
1	2			3	4
				Общий трудовой стаж составляет девять лет шесть месяцев
				20 дней
	14	07	2001	Принята в Муниципальное образовательное учреждение	Копия приказа от 14.07.2001 N 17-ЛС
				"Средняя школа N 78" (МОУ СОШ N 78) лаборантом
	25	10	2006	Уволена по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ	Копия приказа от 25.10.2006 N 27-ЛС
	26	10	2006	Принята в Муниципальное образовательное учреждение	Копия приказа от 26.10.2006 N 33-ЛС
				"Средняя школа N 76" (МОУ СОШ N 76) вожатой
	05	08	2008	Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, п. 1	Копия приказа от 05.08.2008 N 45-ЛС
				ч. 1 ст. 77 ТК РФ
1	10	08	2008	Общество с ограниченной ответственностью "Улыбка" (ООО	Приказ от 10.08.2008 N 26-к
				"Улыбка"). Принята на должность аниматора
2	09	11	2010	Трудовой договор расторгнут в связи с переводом по	Приказ от 09.11.2010 N 87-к
				просьбе работника на работу в Общество с ограниченной
				ответственностью "Радость", п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
				Менеджер по персоналу Осокина
				Ознакомлена. Травкина
				МП

Отличительной особенностью дубликата трудовой книжки в случае утраты будет надпись "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы. На практике нередко бывает так, что человек теряет трудовую книжку, а предприятий или организаций, где он работал, уже нет или они находятся в другом городе.

Если бывшее место работы находится в другом городе, необходимо послать туда запрос для подтверждения трудового стажа. Запрос оформляется на основе справок и копий приказов с предыдущего места работы.

Сложнее, если предприятия уже не существует. В этой ситуации необходимо обратиться в Государственный архив либо Пенсионный фонд. Если организация прошла официальную процедуру ликвидации, то документы должны храниться в городском государственном архиве. Так как архивы работают с физическими лицами, они не имеют права отказать в предоставлении сведений.

В случае, если организация не проходила процедуру ликвидации, можно обратиться в ПФР, где также ведется персонифицированный учет. Однако в ПФР могут не предоставить информацию физическому лицу.

Обратите внимание! Простая копия трудовой книжки не является документом, на основании которого выдается дубликат.

Тогда остается вариант обратиться в суд, и уж на запрос суда ПФР обязан будет ответить.

Но перед обращением в суд или архив обязательно нужно выяснить, действительно ли организация была ликвидирована в прямом смысле этого слова, а не прекратила свое существование вследствие реорганизации в виде слияния, присоединения, разделения. Если имела место реорганизация, все вопросы необходимо решать с правопреемником юридического лица.

Трудовая книжка пришла в негодность

Дубликат трудовой книжки (вкладыша), которая пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.), выдается в том же порядке, что и в случае утраты трудовой книжки работником.

При этом, помимо штампа "Дубликат" в новой трудовой, на титульном листе прежнего экземпляра учреждению нужно будет сделать надпись "Взамен выдан дубликат" с указанием серии и номера дубликата*(8).

Дубликат при внесении недействительной записи в трудовую книжку

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в ней записи, за исключением записи, признанной недействительной.

В этом случае, как и при выдаче дубликата трудовой книжки, которая пришла в негодность, в правом верхнем углу первой страницы дубликата делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

Утрата трудовой книжки в результате чрезвычайных ситуаций

Повод для выдачи дубликата трудовой книжки может дать и сам работодатель: например, массовая утрата данных документов. Причиной может быть и банальная кража, и чрезвычайные ситуации в виде стихийных бедствий и катастроф.

Поэтому п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек устанавливает обязанность работодателя выдать дубликаты трудовых книжек работникам в случае массовой утраты трудовых книжек вследствие чрезвычайных ситуаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данном учреждении осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух свидетелей и более, знающих работника по совместной с ним деятельности в одном учреждении. Если работник до поступления в данное бюджетное учреждение уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и трудовой стаж работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Работодатели, будьте бдительны!

В настоящее время согласно ст. 65 ТК РФ работодатель обязан оформить работнику новую трудовую книжку в случае ее порчи или утраты. Единственное условие - работник должен написать заявление с указанием причин отсутствия трудовой книжки при приеме на работу, хотя ранее новая трудовая книжка выдавалась только работнику, принятому на работу впервые, а при порче или утрате трудовой книжки выдавался ее дубликат.

Значит, теперь недобросовестный работник может воспользоваться ст. 65 ТК РФ: например, скрыть свое увольнение с прежнего места работы из-за виновных действий, а новому работодателю сказать, что потерял трудовую книжку.

Поэтому единственный вариант защиты для работодателя в данной ситуации - просить работника представить рекомендации с предыдущих мест работы. При этом работодателю нельзя забывать, что представление рекомендации - это право, а не обязанность соискателя при трудоустройстве. Работодатель даже в случае отказа работника представить рекомендации не сможет на данном основании отказать ему в приеме на работу.

Аналогичная ситуация возникает в том случае, если в трудовую книжку работника была внесена запись о дисквалификации его с определенной должности.

При этом для подстраховки от незаконного приема на работу работника, который был дисквалифицирован по решению суда и в трудовую книжку которого не была внесена соответствующая запись, работодатель не просто может, а обязан провести при приеме на работу проверку на дисквалификацию.

Информация, содержащаяся в реестре дисквалифицированных лиц, является открытой. Все заинтересованные граждане за плату вправе получить сведения из этого реестра в виде выписок о конкретных дисквалифицированных лицах.

Ответственность за нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек

Ответственность за ведение и хранение трудовых книжек несет работодатель. Если в бюджетном учреждении есть уполномоченное приказом руководителя лицо, которое ведет учет, выдачу, хранение трудовых книжек, в случае утраты накажут именно его. Если такое лицо не назначено, ответственность несет непосредственно руководитель бюджетного учреждения.

Согласно ст. 23.12 КоАП РФ дела об административных правонарушениях в области законодательства о труде и его охране рассматриваются Федеральной инспекцией труда и подведомственными ей государственными инспекциями труда.

Статьей 2.4 КоАП РФ предусмотрено, что должностное лицо в случае совершения административного правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей подлежит административной ответственности. Совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители организаций несут административную ответственность как должностные лица, если законом не установлено иное.

Размеры административных штрафов за нарушение законодательства о труде установлены в ст. 5.27 КоАП РФ: на должностных лиц - от 1 000 до 5 000 руб.; на учреждение - от 30 000 до 50 000 руб. (или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток).

Обратите внимание, что трудовая книжка работника может отсутствовать у работодателя только в случае ее выдачи работнику на законном основании, а именно при его увольнении. Поэтому следует помнить: выдавая работнику трудовую книжку по иным основаниям, даже под расписку, работодатель несет ответственность в случае ее утраты (Письмо Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0).

Ю.Н. Калмыкова,

эксперт журнала "Руководитель бюджетной организации"

"Руководитель бюджетной организации", N 1, январь 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Статья 65 ТК РФ.

*(2) Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".

*(3) Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008) "О трудовых книжках" (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей).

*(4) Пункт 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

*(5) Пункт 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

*(6) Пункт 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

*(7) Пункт 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

*(8) Пункт 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.