Письмо УФНС России по г. Москве от 9 декабря 2010 г. N 17-15/129855 О документах, необходимых для проведения процедуры замены и активации новой ЭКЛЗ в ККТ, используемой при наличных денежных расчетах индивидуальным предпринимателем, осуществляющим торговлю в г. Москве

Письмо УФНС России по г. Москве от 9 декабря 2010 г. N 17-15/129855

Вопрос: Индивидуальный предприниматель осуществляет торговлю в Москве. При наличных денежных расчетах использует ККТ с электронной контрольной лентой защищенной (ЭКЛЗ). Ежегодно на ККТ приходится ее менять. Какими документами регулируется проведение процедуры замены и активизации новой ЭКЛЗ? Должен ли предприниматель за свой счет приглашать мастера ЦТО при замене ЭКЛЗ? Считается ли замена ЭКЛЗ перерегистрацией ККТ?

Ответ: Согласно Федеральному закону от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ) организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт при реализации товаров, оказании услуг, выполнении работ, обязаны применять контрольно-кассовую технику, включенную в государственный реестр.

Согласно пункту 1 статьи 4 Закона N 54-ФЗ требования к ККТ, порядок и условия ее регистрации и применения определяются Правительством РФ.

На основании статьи 5 Закона N 54-ФЗ организации и предприниматели обязаны применять исправную ККТ, опломбированную в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти).

В налоговых органах регистрация, перерегистрация и снятие с регистрации ККТ осуществляются в строгом соответствии с постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 N 470 "Об утверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями" и приказом Минфина России от 10.03.2009 N 19н.

Регламент определяет сроки и последовательность проведения процедур по регистрации, перерегистрации и снятию с регистрации ККТ, порядок взаимодействия между налоговыми органами, организациями и предпринимателями.

В налоговых инспекциях регистрируется ККТ, оснащенная ЭКЛЗ и включенная в Государственный реестр ККТ.

Все ранее принятые и не отмененные нормативные правовые акты действуют в части, не противоречащей Закону N 54-ФЗ. Положения, касающиеся использования ЭКЛЗ, регламентированы Методическими указаниями по применению электронных контрольных лент защищенных в контрольно-кассовых машинах, утвержденными протоколом заседания Государственной межведомственной экспертной комиссии (ГМЭК) от 25.06.2002 N 4/69-2002 (далее - Методические указания).

Согласно пункту 1.1 Методических указаний ЭКЛЗ - это специальное техническое устройство, предназначенное для регистрации и хранения информации о каждом произведенном денежном расчете. Установить, заменить и снять ЭКЛЗ с ККТ имеют право только центры технического обслуживания (ЦТО) и генеральные поставщики (п. 3.1 Методических указаний).

Согласно письму УФНС России по г. Москве от 20.12.2005 N 22-08/94593 налоговые органы г. Москвы руководствуются Временным порядком замены и активизации электронной контрольной ленты защищенной до принятия нормативных актов по данному вопросу.

Замена ЭКЛЗ производится в случаях:

заполнения ЭКЛЗ;

истечения установленного срока эксплуатации ЭКЛЗ;

перерегистрации ККТ;

неисправности ЭКЛЗ.

В случае выдачи (печати) ККТ сообщения о заполнении памяти электронной контрольной ленты защищенной более чем на 90% пользователь ККТ незамедлительно уведомляет ЦТО о заполнении ЭКЛЗ и направляет гарантийное письмо-заявку на установку и активизацию новой ЭКЛЗ.

В случае истечения установленного срока эксплуатации ЭКЛЗ (12 месяцев от момента ее активизации) пользователь ККТ уведомляет ЦТО за месяц до его истечения и направляет гарантийное письмо-заявку на установку и активизацию новой ЭКЛЗ.

Пользователь ККТ представляет в налоговый орган до проведения процедуры замены и активизации ЭКЛЗ следующие документы:

карточку регистрации ККТ;

техническое заключение о причине замены ЭКЛЗ, выданное ЦТО;

акт по форме N КМ-2, заверенный печатью ЦТО (в трех экземплярах).

Для замены ЭКЛЗ необходимо:

снять краткий отчет по закрытиям смен из ЭКЛЗ за период от активизации до последней закрытой смены и итоги текущей смены из ЭКЛЗ;

провести закрытие архива в соответствии с эксплуатационной документацией генерального поставщика ККТ.

Пользователь ККТ после проведения процедуры замены и активизации ЭКЛЗ и оформления ЦТО необходимых документов представляет в налоговый орган:

формуляр (технический паспорт) ККТ. После замены и активизации ЭКЛЗ производится запись в графе "Особые отметки" о дате замены и активизации ЭКЛЗ с указанием регистрационного номера ЭКЛЗ. Запись заверяется штампом, оттиском пломбира и подписью специалиста ЦТО, производившего замену и активизацию ЭКЛЗ;

дополнительный лист к паспорту версии с отметкой об активизации ЭКЛЗ с указанием регистрационного номера ЭКЛЗ и даты активизации, заверенный подписью исполнителя и печатью ЦТО;

акт ввода в эксплуатацию ЭКЛЗ (приложение А к паспорту ЭКЛЗ). Оформляется специалистом ЦТО, производившим ввод ЭКЛЗ в эксплуатацию, заверяется подписью и печатью ЦТО;

акт по форме N КМ-2, который оформляется в следующем порядке:

в поле акта "Характер неисправности при отправке в ремонт и заключение специалиста ЦТО о состоянии блока фискальной памяти" должна быть сделана запись о выполненной технологической процедуре, состоянии блока фискальной памяти и состоянии ЭКЛЗ до выполнения технологической процедуры;

показания счетчиков ККТ до выполнения технологической процедуры указываются в столбце акта "Перед отправкой машины в ремонт";

показания счетчиков кассового аппарата после выполнения технологической процедуры указываются в столбце акта "При возврате машины из ремонта в организацию".

ЦТО, проводивший технологическую процедуру, оформляет соответствующие документы и передает их пользователю для представления в налоговый орган. К указанным документам должны быть приложены оформленные с помощью ККТ отчетные документы, на основании которых производилось заполнение документов.

Должностное лицо налогового органа подписывает акт по форме N КМ-2 в разделе "При возвращении (приеме) из ремонта". Акт подписывается в трех экземплярах и заверяется штампом налогового органа. Один экземпляр остается в налоговом органе. Второй экземпляр акта передается пользователю для передачи в ЦТО. Третий экземпляр остается у пользователя. Налоговый орган делает отметку о замене ЭКЛЗ в книге учета ККТ.

Снятые ЭКЛЗ подлежат хранению у пользователей ККТ в течение пяти лет с момента снятия. При этом пользователь должен обеспечить сохранность ЭКЛЗ с зарегистрированной в ней информацией в течение указанного срока, соблюдая установленные в паспорте ЭКЛЗ условия хранения. Ответственным за хранение ЭКЛЗ является должностное лицо организации или предприниматель.

Таким образом, процедура замены ЭКЛЗ требует от налогоплательщика четкого порядка действий и определенного количества документов, представляемых в налоговую инспекцию.

При представлении документов для замены ЭКЛЗ в налоговый орган присутствие специалиста ЦТО необязательно.

Процедура замены ЭКЛЗ не является исполнением государственной функции по перерегистрации ККТ.

Заместитель руководителя УФНС России по г. Москве государственный советник РФ 3-го класса

Е.А. Останина