О ремонте и модернизации компьютеров (М.А. Кузнецова, "Актуальная бухгалтерия", N 2, февраль 2011 г.)

О ремонте и модернизации компьютеров

В наш век компьютерных технологий ни одна организация не обходится в своей работе без компьютера. Поэтому, когда какая-нибудь его часть выходит из строя или морально устаревает, у бухгалтера возникают вопросы: как учесть замену части компьютера и какими документами ее оформить? Ответы на эти вопросы узнаете в нашей статье.

Как известно, компьютер учитывается как единый инвентарный объект основных средств, так как любая его часть не может выполнять свои функции по отдельности. Замена детали в компьютере может привести к изменению его эксплуатационных характеристик. Порядок отражения в учете операции по замене составной части компьютера и ее документальное оформление зависят от причины замены.

Ремонт или модернизация?

Как и любое основное средство, компьютер может устареть как физически, так и морально. Причем моральный износ происходит в несколько раз быстрее, нежели физический. Это объясняется тем, что компьютерные технологии не стоят на месте, а постоянно развиваются, в результате чего появляются новые, более усовершенствованные модели различных частей компьютера.

По мнению Минфина России*(1), при разграничении модернизации и ремонта компьютера определяющее значение имеет не то, как изменились его эксплуатационные характеристики, а тот факт, что сохраняется работоспособность инвентарного объекта, не изменившего выполнение своих функций в целом.

Поэтому замена вышедших из строя элементов компьютерной техники в связи с необходимостью поддержания компьютера в работоспособном состоянии является ремонтом. А замена отдельных его элементов на новые по причине морального износа не может рассматриваться как ремонт и является модернизацией*(2).

Ремонтируем компьютер

Итак, к расходам на ремонт компьютера относятся затраты на замену вышедших из строя составных частей, позволяющую восстановить работоспособность компьютера в целом и обеспечить выполнение им своих функций.

Основной особенностью ремонта является то, что понесенные в ходе него расходы, в частности стоимость новой детали, списываются на затраты единовременно, то есть отражаются в бухгалтерском учете того отчетного периода, к которому они относятся*(3).

Обращаем внимание, что первоначальная стоимость компьютера в результате ремонта не изменяется. Это еще один нюанс его ремонта как объекта основных средств.

В бухгалтерском учете затраты по ремонту компьютера относятся к расходам по обычным видам деятельности*(4). Они отражаются по дебету соответствующих счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) в корреспонденции с кредитом счетов учета произведенных затрат.

Так, приобретение новой составной части компьютера для проведения ремонта отражается по дебету счета 10 субсчет 10-5 "Запасные части" в корреспонденции со счетом 60. А при установке составной части компьютера ее стоимость следует списать с кредита счета 10 в дебет счетов учета затрат.

Затраты на произведенный ремонт компьютера отражаются в учете на основании соответствующих первичных учетных документов по учету операций отпуска материальных ценностей, начисления оплаты труда, задолженности поставщикам за выполненные работы по ремонту и других расходов*(5).

Рассмотрим подробно, что же это за документы. Во-первых, это приходный ордер по форме М-4, который оформляется при принятии на учет новой составной части компьютера, и требование-накладная (форма М-11) - при отпуске ее со склада*(6). Во-вторых, в качестве обоснования необходимости проведения ремонтных работ организации следует оформить дефектную ведомость, где нужно отразить суть поломки. Она может быть составлена в произвольной форме, но должна содержать все обязательные для первичного документа реквизиты, а именно:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- название организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц и их расшифровки*(7).

В-третьих, компания должна составить акт на демонтаж основного средства в свободной форме со всеми обязательными реквизитами, указанными выше.

В-четвертых, для оформления и учета приема-сдачи компьютера из ремонта следует использовать акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме N ОС-3. Этот документ подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт. Акт утверждается руководителем компании или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию.

Необходимо отметить, что если ремонт будет выполнять сторонняя организация, акт составляется в 2 экземплярах. Один из них остается в обществе, а другой передается фирме, проводившей ремонт.

В этом документе следует указать данные о состоянии компьютера на момент передачи в ремонт (в частности, о его восстановительной или остаточной стоимости и фактическом сроке эксплуатации). Кроме того, в нем должны быть отражены сведения о затратах, связанных с ремонтом компьютера: вид работы, расходы на демонтаж, стоимость выполненной работы по ремонту. Данные о ремонте должны быть внесены также в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма N ОС-6)*(8).

Пример

В организации вышел из строя жесткий диск компьютера. Был приобретен новый жесткий диск стоимостью 3930 руб. (в т.ч. НДС - 599,49 руб.).

Поскольку замена жесткого диска производится в результате его поломки, то данную операцию бухгалтер должен отразить в учете как ремонт компьютера следующими проводками:

Дебет 10-5 Кредит 60

- 3330,51 - принят на учет жесткий диск на основании приходного ордера по форме М-4;

Дебет 19 Кредит 60

- 599,49 руб. - отражен предъявленный НДС;

Дебет 68 "НДС" Кредит 19

- 599,49 руб. - принят к вычету предъявленный НДС;

Дебет 60 Кредит 51

- 3930 руб. - оплачен жесткий диск;

Дебет 26 Кредит 10-5

- 3330,51 руб. - списана стоимость жесткого диска при его установке в состав затрат на основании требования-накладной по форме М-11.

Отметим, что если организация создавала резерв на ремонт основных средств, то по мере выполнения ремонтных работ фактические затраты, связанные с их проведением, списываются в дебет счета 96 "Резервы предстоящих расходов" в корреспонденции с кредитом либо счета, на котором предварительно учитываются указанные расходы (например, счет 10-5), либо счетами учета расчетов (20, 23, 25, 26, 44 и др.). Этот порядок списания расходов за счет резерва применяется независимо от способа выполнения ремонтных работ, то есть не важно, самостоятельно фирма ремонтировала компьютер или с привлечением сторонней организации.

А если это модернизация?

Возможность изменения первоначальной стоимости компьютера, по которой он был принят к учету, является главной особенностью модернизации*(9). Затраты на ее проведение после окончания всех работ увеличивают первоначальную стоимость компьютера только в том случае, если в результате модернизации улучшились мощность, качество применения и прочие первоначально принятые нормативные показатели функционирования объекта. К таким расходам относятся, например, затраты, связанные с заменой системного блока на новый.

Кроме того, в случаях улучшения функционирования компьютера в результате проведенной модернизации организацией пересматривается срок полезного использования этого объекта*(10). Хотя СПИ может и не быть увеличен.

При установлении нового срока полезного использования компьютера сумма амортизационных отчислений будет определяться исходя из него, а также из увеличенной остаточной стоимости объекта.

Если же срок полезного использования не был увеличен, сумма амортизационных отчислений рассчитывается из оставшегося срока полезного использования и увеличенной остаточной стоимости компьютера.

Затраты на модернизацию компьютера отражаются в бухгалтерском учете того отчетного периода, к которому они относятся*(11). Они учитываются на счете 08 "Вложения во внеоборотные активы"*(12).

При приобретении новой составной части компьютера организации следует принять ее на учет в составе материально-производственных запасов, то есть в качестве материала, предназначенного для модернизации компьютера как объекта основного средства. Первоначально стоимость новой составной части компьютера отражается на счете 10 "Материалы" субсчет 5 "Запасные части" в корреспонденции со счетом 60. При принятии ее на учет оформляется приходный ордер по форме М-4, а при отпуске со склада - требование-накладная (форма М-11).

Приемка законченных работ по модернизации компьютера как объекта основных средств оформляется актом о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме N ОС-3*(13).

Сформированная на счете 08 стоимость проведенных работ по модернизации основного средства списывается в дебет счета 01. При этом в инвентарную карточку учета объекта (форма N ОС-6) вносится соответствующая информация о проведенной модернизации основного средства и изменении его стоимости.

В связи с тем, что старая составная часть компьютера подлежит выбытию из его состава, это рассматривается как частичная ликвидация объекта*(14). Организации следует составить акт на демонтаж основного средства в свободной форме со всеми обязательными реквизитами, которые должен содержать первичный документ.

Как правило, списание стоимости объекта при его полной или частичной ликвидации отражается в бухгалтерском учете на субсчете учета выбытия основных средств, открываемого к счету 01. Фирме следует установить первоначальную стоимость выбывающей части на основании первичных документов, предоставленных поставщиком, а также рассчитать иные затраты, включенные в первоначальную стоимость компьютера.

Необходимо отметить, что принять к учету выбывающую составную часть следует по текущей рыночной стоимости, которая определяется на дату принятия к учету*(15). Выбытие старой составной части компьютера отражается в учете по правилам отражения выбытия основного средства, то есть с отражением остаточной стоимости в составе прочих расходов, а дохода от выбытия (рыночной стоимости) - в составе прочих доходов*(16). Списание с учета старой составной части компьютера осуществляется в зависимости от того, будет она утилизироваться или подлежит продаже.

Пример

Первоначальная стоимость всего компьютера - 50 000 руб., затраты на доставку и установку - 5000 руб. Стоимость источника бесперебойного питания составила 1200 руб.

Сумма затрат на доставку и установку источника бесперебойного питания:

1200 x 5000 : 50 000 = 120 руб.

Первоначальная стоимость источника бесперебойного питания:

1200 + 120 = 1320 руб.

Чтобы рассчитать сумму накопленной амортизации, приходящейся на источник бесперебойного питания, необходимо его первоначальную стоимость (1320 руб.) разделить на произведение срока полезного использования и срока фактической эксплуатации данного объекта до момента его частичной ликвидации (при линейном способе начисления амортизации).

Пример

Организация приняла решение заменить системный блок, находящийся в рабочем состоянии, на новый, более усовершенствованный. Первоначальная стоимость старого системного блока составляет 15 000 руб. (без НДС). Стоимость нового системного блока составляет 23 600 руб. (в т.ч. НДС - 3600 руб.). Амортизация старого системного блока на момент модернизации составляет 4687,50 руб.

В результате модернизации улучшались показатели функционирования компьютера, поэтому компания приняла решение пересмотреть срок полезного использования. Отметим, что до модернизации первоначальная стоимость компьютера составляла 30 000 руб. Срок полезного использования, установленный при вводе его в эксплуатацию, - 32 месяца, а фактический срок использования на момент модернизации - 10 месяцев. Организацией применяется линейный способ начисления амортизации в бухгалтерском учете. Срок полезного использования увеличен фирмой на 12 месяцев.

В бухгалтерском учете организация отразит модернизацию компьютера следующими проводками:

Дебет 10-5 Кредит 60

- 20 000 руб. - принят к учету новый системный блок;

Дебет 19 Кредит 60

- 3600 руб. - предъявлен НДС со стоимости нового системного блока;

Дебет 68 "НДС" Кредит 19

- 3600 руб. - принят к вычету НДС, предъявленный со стоимости нового системного блока;

Дебет 01 "Выбытие элементов основных средств" Кредит 01

- 15 000 руб. - отражено выбытие старого системного блока в его первоначальной стоимости;

Дебет 02 Кредит 01 "Выбытие элементов основных средств"

- 4687,5 руб. - списана амортизация по старому системному блоку;

Дебет 91-2 Кредит 01 "Выбытие элементов основных средств"

- 10 312,5 руб. - списана остаточная стоимость старого системного блока;

Дебет 10-5 Кредит 91-1

- 8000 руб. - учтен в составе МПЗ старый системный блок по рыночной стоимости;

Дебет 08-4 Кредит 10-5

- 20 000 руб. - установлен новый системный блок на компьютер;

Дебет 01 Кредит 08-4

- 20 000 руб. - увеличена первоначальная стоимость компьютера на стоимость проведенной модернизации.

Амортизация за один месяц, начисляемая линейным способом в бухгалтерском учете, составит:

30 000 руб. : 32 мес. = 937,50 руб.

Начисленная амортизация на момент модернизации:

937,50 руб. х 10 мес. = 9375 руб.

Остаточная стоимость компьютера в бухгалтерском учете после проведения модернизации:

30 000 - (15 000 - 46 - 87,50) - 9375 + 20 000 = 30 312,50 руб.

Новый срок полезного использования:

32 - 10 + 12 = 34 мес.

Сумма ежемесячной амортизации после проведения модернизации:

30 312,50 руб. : 34 мес. = 891,54 руб.

Таким образом, в бухгалтерском учете фирма производит списание старой составной части компьютера из состава объекта основного средства и увеличивает первоначальную стоимость на затраты по модернизации, в частности на стоимость новой составной части. В связи с увеличением срока полезного использования в результате модернизации изменяется ежемесячная сумма амортизации.

М.А. Кузнецова,

аудитор аудиторской компании "Бетроен"

Экспертиза статьи:

О.В. Монако,

служба Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

"Актуальная бухгалтерия", N 2, февраль 2011 г.

------------------------------------------------------------------------

*(1) письмо Минфина России от 27.05.2005 N 03-03-01-04/4/67

*(2) письмо Минфина России от 01.12.2004 N 03-03-01-04/1/166

*(3) пп. 26, 27 ПБУ 6/01, утв. приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н (далее - ПБУ 6/01)

*(4) пп. 5, 7 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н

*(5) п. 67 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н

*(6) п. 100 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н

*(7) п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ; п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н

*(8) пост. Госкомстата России от 21.01.2003 N 7

*(9) п. 14 ПБУ 6/01

*(10) п. 20 ПБУ 6/01

*(11) п. 27 ПБУ 6/01

*(12) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н

*(13) п. 71 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н

*(14) п. 76 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н

*(15) п. 9 ПБУ 5/01, утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н

*(16) п. 31 ПБУ 6/01